【物流管理】物流の “2024年問題” に向けて「KANNA(カンナ)」で配送における非効率を改善。デジタル化により、「伝言ゲーム」状態の情報共有を刷新、ドライバーや配送会社の負担も軽減

間近に迫る“物流の2024年問題”に向け、新たに二つの物流拠点を開設

—— はじめに、株式会社イトーキの事業内容をお教えください。
 
岩瀬様：私たちイトーキでは、ワークプレイス事業、設備機器・パブリック事業、IT・シェアリング事業の3つを軸にビジネスを展開しています。なかでも売上の約7割を占めているのが、オフィス空間をはじめ、人々が働く場をデザインするワークプレイス事業です。また、設備機器・パブリック事業に関しては自動倉庫の物流システムや美術品の展示ケースなども手掛けています。

—— では、「KANNA」を導入されているのは、どちらの事業なのでしょう？
 
角野様：「働く場」をデザインするには、環境を整えるためのあらゆる什器が必要になります。そこで、什器を運送するための物流部門に「KANNA」を導入しました。私たちは全国のお客様へ迅速に商品をお届けするため、国内に複数の物流拠点を設けています。2023年の夏から秋にかけて新設した埼玉県草加市の「イトーキ東京ロジスティクスセンター」、東京都江東区の「イトーキ東京BASE」もそのひとつです。

私たちの物流を支えてくださるのは、各地の配送会社さんです。しかし、物流業界は今、大きな岐路に立たされています。働き方改革法案の一環として2024年4月から、ドライバーさんの時間外労働が年間960時間に制限されますよね。いわゆる、物流業界の“2024年問題” です。私たちが新たに二つの物流拠点を開設したのも、首都圏の供給網を再構築し、“2024年問題”に対応するためです。

 
—— “物流の2024年問題”への対応も図られるなか、「KANNA」を導入された背景にはどのような課題があったのでしょうか？
 
岩瀬様：角野が申し上げましたとおり、私たちの物流は各地の配送会社さんに支えられています。納品先であるお客様とのやり取りをするのは弊社の営業部門ですが、商品を運搬し、働く場を構築するための設置作業をしてくださるのは、外部の協力会社の皆さんです。しかしながら、関わる人の多さゆえに最新情報の共有に遅れが生じるケースもありました。

働く場をデザインするために、どう什器を配置すべきか。そのレイアウトに直前変更が生じることは珍しくありません。変更のたびに、都度、最新情報を共有するわけですが、「KANNA」の導入以前は基本的に紙やファックス、電話でのやり取り、状況確認のために事務所に戻るといった情報共有手段をとっていました。また、図面どおりの設置が難しかったり、共有事項と現場の状況が異なったりといった事態が起きることを「異常報告」と呼んでいるのですが、この異常報告の共有に関しても同様の手段をとっていました。
 
最新情報や異常報告を用紙に記載し、ファックスで送信、それを配送業者さんや実際の運搬を担うドライバーの方にも共有する。しかし、紙資料による伝言ゲームのような状態では、どうしてもタイムリーな情報共有が難しくなります。この問題を解決するには、デジタルの力を用いるのが適切ではないか。これが「KANNA」導入の背景にあった課題であり、導入の目的です。
 
現場の実感から生まれた「KANNA」こその、高いカスタマイズ性

—— タイムリーな情報共有のために伝達手段をファックスからデジタルに切り替える。そうした目的のために「KANNA」を選ばれた理由とは？

岩瀬様：当初は、すでに社内の情報共有に用いているシステムを応用することを考えていました。しかし、物流に関しては社外の方にも利用いただくことが前提のため、外部のソリューションを検討し始めた形です。そこで、いくつかの類似サービスを比較検討し、なかでも「KANNA」に注目したきっかけは、「KANNA」の提供元であるアルダグラムの代表・長濱さんが参加されていたウェビナーにあります。

そのウェビナーでは、長濱さん自身が学生時代に建設の現場でアルバイトをしており、その際、紙をベースとした情報共有の非効率性を目の当たりにしたことが「KANNA」開発の礎になった、と話されていました。弊社の課題との親和性を感じたのをきっかけに資料請求をしたところ、「KANNA」はデジタルに不慣れな人にも使いやすく、かつ無料トライアルが可能。さらにWEBブラウザだけでなくアプリを提供していることから、スマートフォンやタブレットでも利用できる。それに最大の決め手としては、カスタマイズ性の高さでしたね。
 
例えば、進捗状況の項目を自社に合わせて変更したいと思ったときに、「KANNA」はベンダーによる調整を介さずとも、ノーコードで、自社でカスタマイズできる。そうすると、実装するまでのスピードは圧倒的に早くなります。間近に迫った“2024年問題”に向けても、物流にまつわる課題にはスピーディーに対応しなくてはなりません。一口にカスタマイズ性の高さと言っても、各社に応じたアレンジが、専門的なスキルや知識がなくとも自社でできる。それが「KANNA」の強みなのかな、と。

岩瀬様はKANNAを、パソコン、タブレット、スマートフォンすべての端末で活用。

複数案の配送の「進捗状況」を一目で把握するためKANNAの「案件ボード」でチェック（実際使用している画面）

—— 社外の協力会社の方にも利用いただくことを前提とした「KANNA」の導入。情報伝達の方法を紙からデジタルに切り替えるにあたり、協力会社の方々の反応はいかがだったのでしょうか？
 
角野様：“2024年問題”でも触れられているように、物流業界では高齢者層の方が多く活躍されています。それだけに、デジタルツールへの移行に抵抗感を持たれる方もいらっしゃいました。ただ、SNSやゲームのアプリを例にするとわかりやすいように、どんなツールも使っているうちに慣れてきますよね。そこで、本格運用の前に、「まずは一緒に触ってみましょう」というところから導入をスタートさせています。
 

取材は、エンジニアリング統括部 物流部のメンバー5人で対応くださった。

「働く場」をデザインするイトーキ本社は、会議室もオシャレな空間で、照明の明るさ、室温、音、香りまで心地の良い空間

これはデジタルツールに慣れた方も同様に、強制的に「やり方を変えます」では気持ちいいはずがありません。ドライバーさんのようなノンデスクワーカーの方には、実際にアプリがダウンロードされたスマホで確認しながら、事務所で配送を管理されている方にはブラウザ版の画面をパソコンで見ながら、一緒に寄り添うことを大事にしたところ、協力会社の皆さんも「KANNA」の便利さを理解くださいました。
 
図面を扱う方ならおわかりのように、レイアウト図面に書かれた文字は小さい。紙の図面に対して目を凝らすように確認される方も少なくありません。しかし、「KANNA」にレイアウト図を格納しておけば、大きな紙の図面を持ち歩かずとも、スマートフォンやパソコンの画面を簡単に拡大することができます。これができることによって、紙よりも、図面の細かい文字や指示が見やすくなったのです。最初はデジタルツールの導入に抵抗感を示されていた方も、「むしろ紙より見やすい。こちらのほうが良い」とおっしゃっています。

ドライバーの2人1組体制に着目し、スマホで完結する「KANNA」アプリがフィット。即日のトラブル対応も可能に

—— 実際に「KANNA」を導入され、課題解決に対する効果はいかがでしょう？
 
岩瀬様：今は「KANNA」を全国規模で導入することを目指して、まずは名阪エリアに限定して運用を進めている段階です。この規模で運用してみて、特に異常報告に関しては、現場の方から弊社の営業部門に情報を共有し、営業が処理を完了するまでに要する時間が圧倒的に短縮しつつあると感じています。ケースバイケースではあるものの、「KANNA」の導入前は処理の完了までに数日かかっていた案件が、今では報告発生から数時間で完結することも珍しくありません。

実は、異常報告の共有に「KANNA」を利用するという動きは、現場の方から持ち上がったことなんです。私たちとしては通常時の情報共有に「KANNA」を用い、想定外のことが起こった際の連絡手段に関しては、関係者全員が「KANNA」の操作に慣れてから、徐々に進めていくような流れを想定していました。それが現場の方から、異常報告の共有にも「KANNA」を利用したい、と。これは意外でした。
 
角野様：私たちが想定していた以上に、物流と「KANNA」の相性が良かったのではないかと感じます。弊社の物流に協力いただいている配送会社さんでは、基本的に2人1組の体制を取られています。主にベテランの方が運転を担当し、若手の方が助手を務めるペア体制のため、助手の方は走行中にも問題なく、スマホを操作できます。しかも、若手の方ですから、アプリの操作も手慣れたものです。

タブレット利用時の「KANNA」画面

以前は配送先から事務所に戻り、紙の報告書を作成。それからファックス送信していたのが、「KANNA」の導入以降は、報告書の作成が場所を問わず、手持ちのスマートフォンにインストールしたアプリ上で完結し、さらには事務所にいるドライバーさんの上司の方にも即時共有が可能です。上司の方が最終確認をした後に弊社の営業部門に共有したら、配送としてのタスクは完了。これだけでドライバーさんの負担となっていた手間が省かれ、時間のロスもかなり削減されます。実際に配送を担う現場の方ご自身が、「KANNA」の効率性の高さに気づいてくださったんです。

 
岩瀬様：「KANNA」の効果が当初の想定以上という点は、ほかにもあります。例えば、弊社では実際の納品前に、現場の下見を行うことが少なくありません。この下見を担ってくださるのも協力会社の方々で、下見後には報告書の提出をお願いしています。ただ、報告書には現場の写真が必要になるため、デジカメやスマホで撮影した写真をパソコンに移し、そこから報告書に貼り付ける、といった作業が必要です。時には、写真のリサイズやトリミングといった編集作業も発生します。
 
それが「KANNA」の報告書機能なら、写真撮影も報告書への添付も、すべてがアプリ上で完結しますよね。しかも、案件ごとにチャットの履歴も残るため、より正確な情報共有ができます。こうした報告書の作成を「KANNA」に一元化する動きが浸透しつつあるのと同時に、細かな資料を必要としない小規模な配送に関しても、納品完了の通知を「KANNA」で済ませられないか、その検討を始めています。

物流の効率化もペーパーレス化も、社会の動きにつぶさに対応

—— 実際に「KANNA」を導入された実感から運用の幅を広げ、好循環を生み出されているのですね。では、そうした好循環の先に見据える、御社の展望をお聞かせください。

角野様：「KANNA」に関して言うならば、先に述べたように名阪エリアに限定している運用体制から、まずは全国での導入展開をしていくことが第一です。そうなると、現場の方から異常報告にも「KANNA」を用いたい、というお声が上がったように、さらなる運用のアイデアが出てくるはずです。私たちとは別の角度から物流の現場を見ておられる方のご意見は、非常に貴重。そのお声をもとに、よりブラッシュアップされていくと考えます。

「KANNA」の力を借りながら、よりスピーディーかつ正確な情報共有を実現するためには、どのような運用体制が必要になるのか。新たな声が上がるたびに、「KANNA」の担当者には難しい要望をお伝えすることになるはずです。しかし、「KANNA」の担当者は、常に伴走型のサポートをしてくださいます。「KANNA」のサポート体制は導入して終わり、あとは自力で頑張ってください、という営業スタイルではなく、導入後のフォローアップが手厚い。今も月に一度のミーティングを設定くださいますし、今後のサポートにも期待しています。
 
岩瀬様：そして、物流部門の展望としては、間近に迫った“2024年問題”を、けっして無視できません。配送や納品の現場は生ものです。予期せぬトラブルが付き物であり、例えば、時間どおりに配送をしたところ、現場の整備に時間がかかり、ドライバーの方に待機をお願いしてしまうこともあります。人手不足のドライバーさんの時間外労働を短縮するには、どこかに効率化が必要です。

物流業務を効率化させるには、情報の精度を高める必要があります。これは私たち自身の役割ですが、精度の高い情報をいかに効率的に伝えるか、これには「KANNA」の力が必要です。また、情報共有に「KANNA」を用いることで、これもまた喫緊の課題であるペーパーレスも叶います。こうした社会の流れにつぶさに対応しながら、今後も迅速かつ丁寧な物流を進めていきたいと考えています。

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