設備保全の現場では、紙やExcelによる管理、担当者への業務の属人化、点検・修理履歴の共有などに課題を抱えるケースがあります。こうした課題の解決に役立つのが「設備保全システム」です。設備情報や点検・修理履歴などを一元管理することで、保全業務の効率化やヒューマンエラーの低減、設備の安定稼働につなげられます。
本記事では、設備保全システムの導入効果や機能、選び方、実際の導入事例までわかりやすく解説します。
設備保全システムとは
設備保全システムとは、工場や施設などの設備・機器に関する情報を一元管理し、点検や修理、部品交換などの保全業務を効率化するシステムです。CCM（Computerized Maintenance Management System）とも呼ばれており、設備台帳や点検記録、修理・故障履歴、保全計画などをデジタル化することで、紙やExcelによる管理の手間を削減できます。
また、蓄積したデータを活用すれば、設備の状態や故障傾向を把握しやすくなり、適切なタイミングでのメンテナンスや突発故障の予防にも役立ちます。
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設備保全システムの導入効果
設備保全システムを導入すると、設備情報や保全業務を一元管理できるため、業務効率化や設備の安定稼働につながります。主な導入効果は以下のとおりです。
・属人化を解消して人手不足の解消に貢献
・生産性の向上
・ヒューマンエラーの低減
・突発故障の減少
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属人化を解消して人手不足の解消に貢献
設備の点検方法や故障時の対応、過去の修理内容などをシステム上に蓄積・共有することで、特定の担当者しか把握していない情報を減らせます。ベテラン社員の知識やノウハウも組織の情報として残せるため、担当者の退職・異動による影響を抑えられるほか、新任担当者への引き継ぎや教育も効率化できます。限られた人員でも保全業務を進めやすくなり、人手不足への対応につながります。
生産性の向上
設備情報や点検記録、修理履歴などを一元管理すると、紙の書類やExcelファイルを探したり、同じ情報を転記したりする作業を減らせます。さらに、点検予定や対応状況を可視化することで、担当者間の確認・連絡もスムーズになります。保全担当者が情報整理などの付帯業務に費やす時間を削減し、本来注力すべき点検や整備に時間を充てやすくなることがメリットです。
ヒューマンエラーの低減
紙やExcelを中心とした設備管理では、記入漏れや転記ミス、点検忘れなどが発生する可能性があります。設備保全システムで点検項目や作業手順を標準化し、点検結果を直接記録できる環境を整えることで、こうした人的ミスの低減が期待できます。また、写真や過去の記録を確認しながら作業できるようにすれば、担当者による判断のばらつきも抑えやすくなります。
突発故障の減少
点検結果や故障・修理履歴を継続的に蓄積すると、設備ごとの不具合の傾向や部品交換の周期を把握しやすくなります。その情報をもとに適切な保全計画を立て、故障する前に点検や部品交換を実施することで、突発的な設備停止のリスクを低減できます。設備の安定稼働につながるだけでなく、緊急修理による追加コストや生産停止による機会損失の抑制も期待できます。
設備保全システムの機能（できること）
設備保全システムには、設備情報の管理から点検・修理、データ分析まで、保全業務を支援するさまざまな機能があります。代表的な機能は以下のとおりです。
・機器台帳管理
・保全計画管理
・点検管理
・保全履歴管理
・修理案件管理
・交換部品・在庫管理
・レポート・ダッシュボード
・集計・分析管理
・図書管理（写真・図面の管理など）
機器台帳管理
設備名や型式、メーカー、設置場所、導入年月日など、設備・機器に関する基本情報を一元管理する機能です。設備ごとに点検記録や修理履歴などを紐づけることで、必要な情報をすぐに確認できます。
保全計画管理
定期点検や部品交換、整備などの保全計画を作成・管理する機能です。設備ごとの実施時期や担当者を設定し、予定を可視化することで、点検漏れを防ぎながら計画的な保全業務を進めやすくなります。
点検管理
日常点検や定期点検の項目、実施状況、結果などを管理する機能です。スマートフォンやタブレットから現場で結果を入力できるシステムなら、紙への記入や事務所での転記作業を削減できます。
保全履歴管理
設備ごとに過去の点検、故障、修理、部品交換などの履歴を記録・確認する機能です。過去に「いつ・どのような不具合が発生し、どう対応したか」を把握でき、故障原因の特定や再発防止に活用できます。
修理案件管理
設備の故障や不具合に対する修理案件を登録し、対応状況や担当者などを管理する機能です。依頼受付から対応完了までを可視化することで、対応漏れや連絡ミスを防ぎ、迅速な修理につなげられます。
交換部品・在庫管理
設備の修理・保全に使用する交換部品や消耗品の在庫数、使用履歴などを管理する機能です。必要な部品の欠品を防ぎやすくなるほか、過剰在庫を把握して適正な在庫量を維持するのにも役立ちます。
レポート・ダッシュボード
点検状況や故障件数、修理状況などをグラフや一覧で表示する機能です。設備や拠点ごとの状況を視覚的に確認できるため、現場の状況把握や管理者への報告、改善施策の検討に活用できます。
集計・分析管理
故障件数や故障原因、設備停止時間、保全コストなど、蓄積したデータを集計・分析する機能です。故障が多い設備や部品などを把握し、点検周期や保全方法を見直すことで、保全活動の改善につなげられます。
図書管理（写真・図面の管理など）
設備の写真や図面、取扱説明書、点検マニュアルなどの資料を保管・共有する機能です。設備や案件に紐づけて管理することで、必要な資料を探す時間を削減し、現場からでも必要な情報を確認しやすくなります。
設備保全システムを選ぶポイント
設備保全システムは、機能の多さだけでなく、現場で継続して利用できるかを確認することが重要です。比較する際は、以下のポイントを確認しましょう。
・必要な機能があるか
・実際に使う人が使いやすいか
・既存システムと連携は可能か
・サポート体制は充実しているか
・セキュリティ対策は万全か
・オンプレ型かクラウド型か
必要な機能があるか
まず、自社の設備保全業務に必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。多機能なシステムでも、自社が解決したい課題に対応できなければ十分な効果は得られません。
「紙の点検表をなくしたい」「修理履歴を一元管理したい」など、導入目的と必要な機能を事前に整理することが重要です。将来的な運用拡大を想定し、機能を追加・拡張できるかも確認しておくとよいでしょう。
実際に使う人が使いやすいか
設備保全システムは管理者だけでなく、現場の作業員が日常的に利用するケースも多いため、操作性が重要です。入力項目が多すぎたり操作が複雑だったりすると、システムが定着しない可能性があります。
パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットから利用できるか、現場で直感的に操作できるかなどを確認しましょう。無料トライアルやデモがあれば、実際の利用者に試してもらうことをおすすめします。
既存システムと連携は可能か
すでに基幹システムや生産管理システム、在庫管理システムなどを利用している場合は、設備保全システムとの連携可否を確認しましょう。既存データを取り込めなければ、二重入力が必要になり、かえって現場の負担が増える場合があります。
API連携やCSVによるデータ入出力など、自社が必要とする方法に対応しているかを確認し、システム全体で効率化できる構成を検討することが大切です。
サポート体制は充実しているか
設備保全システムを現場に定着させるには、導入時・導入後のサポートも重要です。初期設定や既存データの移行を支援してもらえるか、操作方法について相談できる窓口があるかなどを確認しましょう。
また、問い合わせ方法や対応時間、マニュアル・FAQの充実度も比較ポイントです。特に初めて設備保全業務をデジタル化する企業は、運用設計まで相談できるサービスを選ぶと導入を進めやすくなります。
セキュリティ対策は万全か
設備保全システムには設備情報や図面、取引先情報などを保存する場合があるため、セキュリティ対策も確認が必要です。通信や保存データの暗号化、アクセス権限の設定、二段階認証、操作ログなど、必要な対策が用意されているか確認しましょう。
自社のセキュリティポリシーや取引先から求められる基準を整理したうえで、要件を満たすサービスを選定することが大切です。
オンプレ型かクラウド型か
設備保全システムには、自社サーバーへ構築するオンプレミス型と、インターネット経由で利用するクラウド型があります。オンプレミス型は自社要件に合わせて環境を構築しやすい一方、サーバーの導入・保守などに費用や人的リソースが必要です。クラウド型はサーバーを自社で用意する必要がなく、比較的スムーズに導入でき、スマートフォンなどから場所を問わず情報共有しやすい点が特徴です。
費用だけでなく、自社のセキュリティ要件、既存システムとの連携、運用・保守体制などを踏まえて選択しましょう。
設備保全システムの導入事例
設備保全システムを導入することで、紙帳票の削減や情報共有の効率化など、さまざまな効果が期待できます。ここでは、実際の導入事例を2つ紹介します。
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老舗食品製造会社が紙帳票を脱却、リアルタイム同期で在庫ロスを防ぎ生産管理を改善（中央冷蔵さま）
食品の冷凍・冷蔵や製氷などを手掛ける中央冷蔵さまでは、約20種類の紙帳票を使用しており、保管や過去記録の検索、リアルタイムな情報確認が課題でした。
そこで「KANNAレポート」を導入。従業員が入力した製造量・出荷量・在庫量などをリアルタイムで確認できるようになり、配送手配の遅れや在庫に関するロスの抑制につながっています。さらに紙とペンが不要になり、工場への持ち込み物削減による安全性向上や経費削減にも貢献しています。
詳しい記事内容はこちらから→ 「老舗食品製造会社が紙帳票を脱却、リアルタイム同期で在庫ロスを防ぎ生産管理を改善（中央冷蔵さま）」
製造業のメンテナンス業務にKANNAを活用。写真の共有・整理を自動化し、事務作業が約30時間減（TVEさま）
バルブの製造・メンテナンスを手掛けるTVEさまでは、1現場で数千枚に及ぶ写真のデータ移行や整理が大きな負担でした。
「KANNA」導入後は、スマートフォンで撮影した写真が指定フォルダへ保存され、クラウドで即時共有される運用へ移行。データ移行・整理の負担を削減しました。3拠点・19件の工事を対象とした2カ月間の算出では、関連する作業時間が149.5時間から120.2時間となり、29.3時間削減。写真の撮り漏れ防止にもつながっています。
設備保全業務の効率化には「KANNA」がおすすめ
設備保全業務を効率化したい場合は、現場の情報をクラウドで一元管理できる「KANNA」がおすすめです。案件やタスク、写真・資料、工程などの情報をまとめて管理でき、現場と管理者間の情報共有をスムーズにできます。写真管理や帳票のデジタル化にも活用できるため、紙・Excelやデジカメを使った煩雑な管理からの脱却にも有効です。また、スマートフォンからも利用でき、現場で情報を登録・確認しやすい点も特徴です。
設備保全の属人化や事務作業の負担に課題を感じている場合は、「KANNA」の活用を検討してみてください。
まとめ
設備保全は、設備の故障を未然に防ぎ、安定稼働や品質の維持、安全性の確保、設備の長寿命化、コストの最適化を実現するために欠かせない取り組みです。事後保全・予防保全・予知保全を設備の特性に応じて使い分けるとともに、点検や修繕などの履歴を適切に蓄積・共有することが重要です。
一方、人材不足や技術者の高齢化、設備の老朽化などにより、従来の紙やExcelを中心とした管理では担当者の負担が大きくなりやすいという課題があります。設備保全を効率化するには、IoT・AIによる予知保全に加えて、現場管理アプリを活用した情報の一元管理も有効です。
アプリ評価No.1現場管理アプリ「KANNA」を活用すれば、設備の点検結果や写真、関連情報をクラウド上で管理し、現場と管理者の情報共有をスムーズにできます。設備保全の管理方法を見直し、点検・報告業務の効率化や属人化の解消を進めたい方は、「KANNA」の機能や活用方法をぜひご確認ください。
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設備保全システムに関するよくある質問
設備保全管理システムとは何ですか？
設備保全システムとは、工場や施設などの設備・機器に関する情報を一元管理し、点検や修理、部品交換などの保全業務を効率化するシステムです。CCM（Computerized Maintenance Management System）とも呼ばれており、設備台帳や点検記録、修理・故障履歴、保全計画などをデジタル化することで、紙やExcelによる管理の手間を削減できます。
また、蓄積したデータを活用すれば、設備の状態や故障傾向を把握しやすくなり、適切なタイミングでのメンテナンスや突発故障の予防にも役立ちます。
KANNA現場ノート編集部
現場の効率化から経営改善まで、建設業界のDX化をワンプラットフォームで実現・サポートするKANNA(カンナ)です。現場管理、経営、法令対応など、建設業界にまつわる様々なお役立ち情報を提供します。
