工事ごとの原価や利益を正確に把握するために欠かせない「工事台帳」。しかし、エクセルや紙で管理していると入力ミスや集計作業の負担が増え、管理の限界を感じることも少なくありません。そこで注目されているのが工事台帳ソフトです。
本記事では、工事台帳ソフトの必要性や導入メリット、選び方、おすすめ製品をわかりやすく解説します。工事管理業務の効率化を検討している方はぜひ参考にしてください。
工事台帳とは
工事台帳とは、工事ごとの受注金額や実行予算、材料費、労務費、外注費などの原価情報を一元管理する帳票や管理台帳のことです。工事ごとの収支状況や利益率を把握できるため、建設業や設備工事業では重要な管理資料として活用されています。工事台帳を適切に管理することで、原価超過の早期発見や経営判断の迅速化につながります。
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なぜ工事台帳ソフトは必要か
工事台帳の管理を効率化し、原価や利益を正確に把握するためには、工事台帳ソフトの活用が欠かせません。
エクセルや紙での管理には限界があるから
工事台帳をエクセルや紙で管理している場合、入力ミスや計算ミスが発生しやすく、情報更新のたびに手間がかかります。また、複数の担当者が同時に管理する際にはデータの整合性を保つことが難しく、最新情報の共有にも時間がかかります。工事件数が増えるほど管理負担は大きくなり、原価管理の精度低下や業務効率の悪化を招くため、工事台帳ソフトによる一元管理が重要になります。
関連記事：施工管理における原価管理とは？基本知識から進め方・効率化のポイントまでわかりやすく解説
工事台帳ソフトを活用するメリット
工事台帳ソフトを導入することで、原価管理の精度向上だけでなく、現場と事務所をつなぐ情報共有や業務効率化も実現できます。主なメリットは以下の通りです。
・工事にかかる原価を正確に把握できる
・書類作業に係る業務を大幅に効率化できる
・リアルタイムな情報共有が可能になる
・データの属人化を防止できる
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工事にかかる原価を正確に把握できる
材料費や外注費、労務費などの原価情報を工事ごとに自動集計できるため、収支状況を正確に把握できます。利益率の確認や原価超過の早期発見が可能となり、適切なコスト管理と利益確保につながります。
書類作業に係る業務を大幅に効率化できる
工事情報や原価データを一元管理できるため、転記作業や集計作業を大幅に削減できます。見積書や請求書などの関連書類と連携できる製品であれば、事務作業の負担をさらに軽減できます。
リアルタイムな情報共有が可能になる
クラウド型の工事台帳ソフトであれば、現場と事務所が同じデータをリアルタイムで確認できます。最新の原価状況や進捗状況を即座に共有できるため、迅速な意思決定やトラブル対応が可能になります。
データの属人化を防止できる
工事情報や原価データをシステム上で一元管理することで、特定の担当者しか内容を把握していない状態を防げます。担当者の異動や退職が発生しても、業務の引き継ぎをスムーズに行えます。
工事台帳ソフトの選定ポイント
工事台帳ソフトは製品によって機能や運用方法が異なるため、自社の業務に適したものを選ぶことが重要です。主な選定ポイントを確認しましょう。
・クラウド型かオンプレ型か
・必要な機能が揃っているか
・ITが苦手な現場の人でも使いやすいか
・アフターサポートが充実しているか
・セキュリティは万全か
クラウド型かオンプレ型か
クラウド型はインターネット環境があればどこからでも利用でき、保守管理の負担も少ない点が特徴です。一方、オンプレミス型は自社サーバーで運用するため、独自のセキュリティ要件に対応しやすいメリットがあります。
必要な機能が揃っているか
工事台帳機能だけでなく、見積管理や請求管理、工程管理、帳票管理、写真台帳管理などの機能があるかも確認しましょう。自社の業務フローに必要な機能が備わっているかを事前にチェックすることが重要です。
関連記事：工事管理システムとは？基本機能・導入メリット・成功事例をわかりやすく解説
ITが苦手な現場の人でも使いやすいか
建設現場ではITツールに慣れていない利用者も少なくありません。直感的な操作画面やシンプルな入力方法を採用しているソフトであれば、導入後の定着率向上が期待できます。
アフターサポートが充実しているか
導入時の設定支援や操作説明、問い合わせ対応などのサポート体制も重要です。特に初めてシステムを導入する企業は、手厚いサポートを受けられる製品を選ぶと安心です。
セキュリティ対策は万全か
工事情報や顧客情報を扱うため、データの暗号化やアクセス権限管理、バックアップ体制などのセキュリティ対策が十分に整備されているか確認しましょう。
おすすめの工事台帳ソフト5選
工事台帳の作成・管理を効率化できる代表的なソフトを紹介します。自社の業務内容や規模に合わせて比較検討してみてください。
KANNA
KANNAは、施工管理を中心に、工事情報や写真、報告書などを一元管理できるクラウドサービスです。工事ごとの情報共有がしやすく、原価管理や案件管理の効率化にも役立ちます。シンプルな操作性で現場にも定着しやすい点が特徴です。
ANDPAD
ANDPADは建設業界向けクラウド施工管理サービスです。原価管理や請求書管理はもちろん、工程管理や写真管理、チャット機能など幅広い機能を搭載しており、工事情報を一元管理できます。協力会社との情報共有にも強みがあります。
AnyONE
AnyONEはリフォーム業や工務店に強みを持つ業務管理システムです。工事台帳管理のほか、見積作成や顧客管理、原価管理など幅広い業務を一元化できる点が特徴です。
サクミル
サクミルは中小規模の工事会社に強みを持つクラウドサービスです。案件管理や工事台帳管理、報告書作成などを効率化でき、現場業務と事務業務の双方をサポートします。
uconnect
uconnectは建設・設備工事業向けの業務管理システムです。工事台帳や原価管理、工程管理などを一元化でき、案件ごとの収支状況を把握しやすくなります。
工事台帳ソフトには「KANNA」がおすすめ
工事台帳ソフトを選ぶなら、現場と事務所の情報共有をスムーズに行えるKANNA」がおすすめです。工事情報や写真、報告書などをクラウド上で一元管理できるため、リアルタイムな情報共有を実現できます。また、直感的な操作画面を採用しており、ITツールに不慣れな現場担当者でも利用しやすい点が魅力です。工事台帳管理だけでなく、施工管理全体の効率化を目指す企業に適したサービスといえるでしょう。
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まとめ
工事台帳ソフトは、工事ごとの原価や利益を正確に管理し、業務効率化や情報共有の改善を実現するために欠かせないツールです。特に工事件数が増えるほど、エクセルや紙による管理では限界が生じやすく、リアルタイムな情報共有や正確な原価管理が難しくなります。導入を検討する際は、必要な機能が揃っているか、現場でも使いやすいか、サポート体制やセキュリティ対策が十分かなどを確認することが重要です。
なかでもアプリ評価No.1施工管理アプリ「KANNA」は、台帳管理だけでなく、写真管理や報告書作成、現場との情報共有まで一元化できるため、施工管理全体の効率化を実現できます。工事台帳の管理方法を見直したい方は、まずは「KANNA」の資料を無料ダウンロードして機能や活用事例を確認してみてはいかがでしょうか。
KANNA現場ノート編集部
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