業務を広げる展望も視野にコロナ渦でKANNAが有用だったワケとは

Dropboxを使っていたが……進捗が把握しきれないことに問題を感じていた

──まず初めに、「KANNA」を導入されたきっかけをお伺いしてもよろしいでしょうか？

佐々木 晶子さん(以下、佐々木)：もともと、KANNAを開発された長濱さんと知り合いだったこともあり、KANNAリリース初期の頃にお話しをいただいたことがきっかけです。

今は社内で案件ごとの情報管理に加え勤怠の報告、業務連絡にもKANNAを活用しています。

ササキアキコデザイン室の代表、佐々木晶子さん

──管理ソフトは、KANNAが初の導入だったのでしょうか？

佐々木：これまでは社内の情報管理に「Dropbox」のストレージを活用しておりました。

Dropboxでも案件ごとに図面や資料をまとめること、ファイルを共有することはできましたが、データを揃えるのも大変ですし、何よりも進捗の把握が困難でした。

受注できた案件であるのか、それとも手付かずの案件なのか、

ひと目でそれぞれの進捗やステータスが把握できない問題がありました。

一方、KANNAは案件を基本データから進捗までまとめて管理ができ、KANNAを導入した社員全員で共有できるため、これまでの問題を一挙に解決してくれたと思います。

「着工前」「着工中」、「完了」と進捗が一目瞭然で、難航している案件や時間がかかっているプロセスに対し、フォローに入ることができます。

私が社内ミーティングに出れずとも、KANNAさえ見ればスタッフがどこまで仕事を進めているのかを把握できるので、逐一、確認をとる手間が大きく省けました。

──進捗を確認できることで、現場に適切なヘルプを出せるようになったのですね。具体的にはどのような業務フローで使用されていますか？

佐々木：案件がきた瞬間、打ち合わせが進行する中で、受領した資料をその都度KANNAに入れています。依頼内容はもちろん、見積書や住宅設備の情報など案件に携わるうえで必要な情報は全てKANNAで管理しています。

KANNAはアカウントが持つ容量内でフォルダを無限に作ることができるため、

フォルダを分けて、情報を整理することで、簡単に見やすくすることができます。

今は在宅での作業も増えましたので、在宅勤務時にもKANNAにアクセスしてもらっています。私自身、案件管理が楽になったように、スタッフもまた、情報のやり取りがスムーズに行えるようになったことに、便利さを感じております。

必要な情報が埋もれるLINE、今後はKANNAに一本化を検討も？

──仕事上、扱う資料や情報量も膨大に思えますが、スタッフとのやりとりもKANNAを入れてから変わりましたか？

佐々木：KANNA導入前のやりとりは全て「LINE」です。これまでは、スタッフにあげてもらったPDFデータを移動中にLINEで見直しているのが常でした。

「KANNA」がスタッフのコミュニケーションも円滑にさせた

LINEの問題点は、必要な情報が埋もれてしまうことにあります。プライベートなチャットも混在し、案件ごとにグループを作っても、「どの情報が、どこに格納されているのか」見つからず、混乱してしまうことが、しばしばありました。

KANNAなら、確認したい資料へのアクセスが容易です。スタッフも私もLINEを遡る手間が省けたことで、仕事に集中しやすくなりました。

現段階ではまだLINEとの併用なのですが、コミュニケーションの不要なストレスを軽減させるために、将来的にKANNAへ一本化させていきたいですね。

在宅勤務が増えてもKANNAでスムーズな情報のやり取りを実現！

──先ほど、新型コロナウィルスが蔓延した2020年から在宅勤務も増えたとお聞きしましたが、リモートワークが推進されるなかで、KANNAが有用だった点はありますか？

佐々木：これまで図面の元データなどは、容量もありUSBで持ち運んだり、データを移動したりすることがほとんどでした。しかし、それでは図面をチェックしたり、データに何か修正を加えたいとき、すぐに渡せないというジレンマが発生していたのですが、この問題もKANNAで解決されたように思います。

当たり前と考えられていた”手間”を省く「KANNA」

LINEやメールで送ろうと思っても、扱うデータ量が多く、容量が大きいことから、アップロードできないトラブルも度々発生していました。

ずっと送信を待っていたのに送れないというのもストレスでしたし、

「発信側が元データを圧縮」「受信側が解凍する」という二度手間になり、緊急の案件ではそのやりとりさえ、ストレスを溜める原因になっていました。

KANNAであれば、サーバーにデータがあがっているのでアクセスするだけで簡単に元のデータが確認できます。「送付する」手間から省けることで、目の前の仕事に集中することができるようになり、とても業務が効率化されました。

また、データはサーバーにアップされているため、たとえば「明日図面を急いで直さなければいけない」「案件の担当者が対応できない」といった緊急時でも、別の担当者で空いた時間で助けることができるため、相互でデータを遠隔で確認できるばかりか、相互のフォローも潤滑に回るようになりました。

もちろん、データを取りに一度事務所へ戻らなきゃいけないということもなくなりましたし、在宅勤務でも業務をうまく回すことにも一役買ってくれました。

KANNAをさらに活用してお客様の希望を実現するようにしたい

──今後は、どのようにKANNAを利用しつつ、事業を発展させていこうとお考えでしょうか？展望をお聞かせください。

佐々木：

これまでは、デザインのみで関わる案件も多かったのですが、KANNAで業務の些末な負担が減った分、これからはより多くのプロジェクトで設計、デザイン、施工までを一貫して携わりたいと考えています。

目標は「設計から施工」までの一貫工事を増やすこと、女性に寄り添う姿勢は揺るがない

先日、実際に創業で店舗出店するお客様の店舗デザインを、施工まで一貫して担当したのですが、一気通貫で承れたことで、やってあげたいこと全て、満足いくところまで提供できたことにやりがいや、嬉しさを感じました。

お客様視点で見てみても、デザインから施工まで一貫して任せられることは、問い合わせもひとつで済みますし、非常にスムーズに物事が進みました。

今後は施工をもっと増やし、最後のお引き渡しまでお客様と一緒に伴走できるデザイン設計事務所でありたいと考えています。

もちろん、承る仕事が多岐に渡る分、今までよりもさらに管理する情報や、職人さんやお客様とのやりとりも多くなることは火を見るより明らかですが。KANNAできちんと情報を一元管理をして整理すれば、情報迷子になる可能性はグッと減りますし、実現可能な目標だと考えています。

また、弊社ササキアキコデザイン室では、インテリアデザインやリノベーションを中心にお客様の要望をきちんと形に表現することを大切にしてきました。そのうえで、女性スタッフのみで構成されていることこそ弊社の特色です。

女性ならではの気持ちを理解できること、そして女性だから見える視点やアイディアがあります。また、在宅でリノベーションを行いたい場合、男性を部屋にいれることに抵抗を感じるお客様もいらっしゃいます。

KANNAで無駄な時間を省いた分、これまで以上に多くのお客様のご要望に丁寧に応えられる会社へと成長させていくことが目標です。