Pal Communications Co., Ltd.

— ก่อนอื่น อยากให้เล่าถึงธุรกิจของบริษัท และภาพรวมของธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับอุปกรณ์ชาร์จรถยนต์ไฟฟ้า (EV) ของบริษัทให้ฟังหน่อยครับ

คุณอิชิซาวะ:
บริษัทของเรามีฐานการดำเนินงานอยู่ 2 แห่ง ได้แก่ สำนักงานใหญ่ในเมืองนีงาตะ จังหวัดนีงาตะ และสำนักงานในกรุงโตเกียว เดิมทีเราอยู่ในธุรกิจด้านโทรคมนาคม แต่เมื่อยุคสมัยเปลี่ยนไป เราก็ปรับตัวเข้าสู่งานด้านไฟฟ้า ซึ่งมีความใกล้เคียงกับอุตสาหกรรมก่อสร้างมากกว่า

ปัจจุบัน ธุรกิจหลักของเราประกอบด้วยการติดตั้งอุปกรณ์ชาร์จรถยนต์ไฟฟ้า (EV), ระบบผลิตไฟฟ้าพลังงานแสงอาทิตย์, การติดตั้งไฟ LED และการสำรวจปัญหาสัญญาณรบกวนทางคลื่นวิทยุ

ในบรรดาธุรกิจเหล่านี้ เราให้ความสำคัญกับธุรกิจอุปกรณ์ชาร์จ EV เป็นพิเศษ แม้ว่าธุรกิจนี้จะมีมาระยะหนึ่งแล้ว แต่เพิ่งเริ่มเติบโตอย่างจริงจังและได้รับแรงขับเคลื่อนมากขึ้นในช่วงประมาณ 5 ปีที่ผ่านมาเท่านั้นครับ.

ธุรกิจของเรามีทั้งรูปแบบ B2B และ B2C แต่ลูกค้าหลักคือดีลเลอร์รถยนต์

คุณอิชิซาวะ:
ธุรกิจของเรามีลักษณะทั้งแบบ B2B และ B2C แต่ลูกค้าหลักของเราคือตัวแทนจำหน่ายรถยนต์ (ดีลเลอร์) งานส่วนใหญ่ประมาณ 90% มาจากการแนะนำของดีลเลอร์รถยนต์แบรนด์ใหญ่ต่าง ๆ ขณะที่งานที่มาจากผู้ใช้งานปลายทางโดยตรงมีเพียงประมาณ 10% เท่านั้น

เวลาที่คุณซื้อรถ คุณก็ซื้อผ่านดีลเลอร์ใช่ไหมครับ? รถยนต์ไฟฟ้าก็เช่นเดียวกัน แต่ในส่วนของการติดตั้งเครื่องชาร์จ ดีลเลอร์จะเป็นผู้แนะนำลูกค้ามาให้เรา จากนั้นเราจะทำสัญญากับลูกค้า เก็บข้อมูลลูกค้าไว้ และประสานงานกับบริษัทพันธมิตรทั่วประเทศ เพื่อดำเนินการตั้งแต่การนัดหมาย การสำรวจหน้างาน การจัดทำใบเสนอราคา ไปจนถึงการติดตั้งจริง

ความเสี่ยงจากปัญหา “ใครพูดอะไรไว้” และการกระจายตัวของข้อมูล

— ปัญหาหลักของระบบบริหารความคืบหน้าแบบเดิมคืออะไร?

คุณอิชิซาวะ:
ลักษณะเฉพาะของธุรกิจนี้คือมีผู้เกี่ยวข้องจำนวนมาก ทั้งบริษัทของเรา ดีลเลอร์ ลูกค้า และบริษัทพันธมิตรในแต่ละพื้นที่

ในอดีตยังไม่มีรูปแบบมาตรฐานสำหรับการรับงาน โครงการต่าง ๆ ถูกส่งเข้ามาผ่านหลายช่องทาง ไม่ว่าจะเป็นอีเมล โทรศัพท์ แฟกซ์ และวิธีอื่น ๆ ทำให้ข้อมูลกระจัดกระจายและผูกติดอยู่กับผู้รับผิดชอบแต่ละคนได้ง่าย

เมื่อมีการเปลี่ยนผู้รับผิดชอบ ข้อมูลบางส่วนอาจสูญหาย เกิดปัญหาประเภท “พูดไว้หรือไม่ได้พูดไว้” และยังต้องเสียเวลาในการติดต่อสอบถามความคืบหน้ากันอยู่เสมอ ส่งผลให้ต้นทุนด้านการสื่อสารเพิ่มขึ้น

คุณฮาระ:
การจัดการรูปถ่ายหน้างานก็เป็นอีกปัญหาหนึ่งเช่นกัน

ก่อนหน้านี้ต้องนำรูปที่ถ่ายด้วยกล้องดิจิทัลหรือสมาร์ตโฟนมาโอนไปยังคอมพิวเตอร์ จากนั้นแยกเก็บเป็นโฟลเดอร์ สร้างไฟล์ ZIP แล้วส่งทางอีเมล ซึ่งใช้เวลามาก

บริษัทพันธมิตรบางแห่งอาจส่งรูปผ่านแอปพลิเคชันแชต แต่สุดท้ายก็ยังต้องนำรูปเหล่านั้นมาเก็บในคอมพิวเตอร์เพื่อการจัดการภายในองค์กรอยู่ดี กระบวนการเหล่านี้ทำให้การทำงานล่าช้าและยากต่อการแชร์ข้อมูลแบบเรียลไทม์

ให้ความสำคัญกับ “การใช้งานที่เข้าใจง่าย” มากกว่า “ความสามารถที่หลากหลาย”

— อะไรคือปัจจัยสำคัญที่ทำให้ตัดสินใจนำ KANNA มาใช้?

คุณอิชิซาวะ:
ที่ผ่านมาเราเคยทดลองใช้เครื่องมือหลายประเภทเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แต่สุดท้ายก็ไม่สามารถใช้งานได้อย่างแพร่หลายภายในองค์กร เพราะมีฟังก์ชันมากเกินไปและใช้งานได้ไม่เป็นธรรมชาติ

สำหรับการทำงานร่วมกับคนจำนวนมาก ทั้งดีลเลอร์ภายนอกและบริษัทพันธมิตร เราเชื่อว่าเครื่องมือที่ใคร ๆ ก็เข้าใจและใช้งานได้ง่าย มีความสำคัญมากกว่าเครื่องมือที่มีฟังก์ชันซับซ้อนจำนวนมาก

จริง ๆ แล้ว ผมเคยได้รับเชิญให้เข้าร่วมโครงการหนึ่งของบริษัทขนาดใหญ่ในฐานะสมาชิกภายนอก และได้มีโอกาสใช้ KANNA ตอนนั้นเองที่ผมประทับใจในความใช้งานง่ายของระบบ และได้รู้จัก KANNA เป็นครั้งแรก

เหตุผลสำคัญที่ทำให้เราตัดสินใจเลือกใช้ คือ

• ความใช้งานง่ายและเข้าใจได้ทันที

• ความสามารถในการปรับแต่ง (Customization) ได้อย่างยืดหยุ่นตามลักษณะงาน

ในกรณีของเรา เราไม่ได้ต้องการใช้ระบบเพียงเพื่อบริหารจัดการ “หน้างานก่อสร้าง” เท่านั้น แต่ต้องการใช้เป็นเสมือน “แฟ้มประวัติลูกค้า” สำหรับติดตามความคืบหน้าของลูกค้าแต่ละราย ซึ่งเราเชื่อว่า KANNA สามารถตอบโจทย์นี้ได้

ใช้งานเป็น “แฟ้มบริหารลูกค้า” และจัดการสถานะด้วยระบบสีแบบรวมศูนย์

— ปัจจุบันใช้งาน KANNA อย่างไรบ้าง?

คุณฮาระ:
เราใช้ KANNA เป็นเครื่องมือบริหารจัดการในระดับ “ลูกค้าแต่ละราย” มากกว่าการบริหารจัดการตาม “หน้างานก่อสร้าง”

โดยเราจะสร้างเทมเพลตสำหรับบันทึกข้อมูล เช่น

• ชื่อลูกค้า

• รุ่นรถ

• วันที่ส่งมอบรถ

• วันที่ต้องการให้เข้าสำรวจหน้างาน

และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยเก็บรวบรวมไว้ในลักษณะเดียวกับ เวชระเบียนหรือแฟ้มประวัติลูกค้า ทำให้สามารถติดตามสถานะและประวัติของลูกค้าแต่ละรายได้อย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง.

เราใช้งานฟังก์ชัน “การบริหารความคืบหน้า” อย่างเข้มข้นเป็นพิเศษ

คุณฮาระ:
ฟังก์ชันที่เราใช้งานมากที่สุดคือ การบริหารความคืบหน้า (Progress Management)

เราใช้ระบบกำหนดสีเพื่อแสดงสถานะของแต่ละขั้นตอนอย่างชัดเจน ไม่ว่าจะเป็น

• การรับคำสอบถามจากลูกค้า

• การสำรวจหน้างาน

• การจัดทำใบเสนอราคา

• การทำสัญญา

• การนัดหมายติดตั้ง

• การดำเนินงานติดตั้ง

• การส่งมอบและปิดงาน

การใช้สีแยกสถานะช่วยให้ทุกคนสามารถมองเห็นและเข้าใจความคืบหน้าของแต่ละโครงการได้ทันที

นอกจากนี้ ระบบยังส่งการแจ้งเตือนไปยังทั้งพนักงานของเราและบุคลากรของดีลเลอร์ ทำให้ทุกฝ่ายสามารถรับรู้ความคืบหน้าของงานแต่ละโครงการได้แบบเรียลไทม์ และทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้น

เรายังใช้ฟังก์ชัน รายงานหน้างาน (On-site Reporting) อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย โดยให้พนักงานอัปโหลดรูปภาพจากสมาร์ตโฟนทันทีหลังจากการสำรวจหน้างานหรือหลังเสร็จสิ้นการติดตั้ง

วิธีการนี้ช่วยลดภาระงานเอกสารหลังกลับถึงสำนักงานได้อย่างมาก เพราะไม่ต้องเสียเวลานำรูปภาพมาถ่ายโอน จัดเก็บ และจัดทำรายงานภายหลังเหมือนในอดีต ส่งผลให้กระบวนการทำงานรวดเร็วขึ้นและข้อมูลสามารถแชร์ให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบได้ทันที.

▲ “ความคืบหน้า” ถูกแบ่งหมวดหมู่และกำหนดสีอย่างชัดเจน ทำให้สามารถตรวจสอบสถานะได้ในทันที

▲ แต่ละโครงการจะแสดงเป็นกล่องสี โดยใช้สีแยกตามพื้นที่รับผิดชอบ

• สีเหลือง = จังหวัดอากิตะ (Akita)

• สีแดง = จังหวัดยามากาตะ (Yamagata)

• สีน้ำเงิน = จังหวัดอาโอโมริ (Aomori)

ลดภาระงานธุรการลง 40% พร้อมได้รับสัญญาขนาดใหญ่จากระบบบริหารจัดการที่น่าเชื่อถือ

— เมื่อเปรียบเทียบกับก่อนนำ KANNA มาใช้ ปริมาณงานด้านการบริหารโครงการลดลงมากน้อยเพียงใด และได้รับประโยชน์อะไรบ้าง?

คุณอิชิซาวะ:
ผมรู้สึกว่าเราสามารถลดภาระงานธุรการลงได้ประมาณ 40%

ในอดีต เราต้องกรอกข้อมูลลงใน Excel ด้วยตนเอง แต่หลังจากรวบรวมงานบริหารจัดการทั้งหมดมาไว้ใน KANNA การทำงานก็มีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดคือ ข้อมูลที่เคยกระจัดกระจายอยู่ในหัวของผมได้รับการจัดระเบียบอย่างเป็นระบบ

ก่อนหน้านี้ เราเก็บข้อมูลลูกค้าไว้ในเอกสารกระดาษ ต้องคอยเปิดตรวจสอบและเขียนข้อมูลเพิ่มเติมอยู่เสมอ แต่ปัจจุบันเราสามารถบริหารจัดการข้อมูลจำนวนมากกว่าเดิมได้จากศูนย์กลางบน KANNA

ด้วยเหตุนี้ ไม่ว่าเราจะอยู่ที่ไหนก็สามารถ

• ตรวจสอบข้อมูลที่จำเป็นได้ทันที

• อัปเดตข้อมูลได้แบบเรียลไทม์

ทำให้ความคล่องตัวในการทำงานนอกสถานที่เพิ่มขึ้นอย่างมาก

แต่ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดที่ผมอยากแบ่งปันคือ ผลลัพธ์ทางด้านการขาย

เมื่อช่วงฤดูร้อนที่ผ่านมา เราได้รับสัญญาใหม่จากตัวแทนจำหน่ายรถยนต์รายใหญ่แห่งหนึ่ง

ในโครงการติดตั้งเครื่องชาร์จ EV แบบ B2B2C ของพวกเขา ดีลเลอร์กำลังเผชิญปัญหาใหญ่ในเรื่อง

• การบริหารจัดการข้อมูลลูกค้า

• การป้องกันความผิดพลาดและข้อร้องเรียนต่าง ๆ

เมื่อเราเสนอแนวทางการทำงานของเรา พร้อมอธิบายว่า

"การใช้ KANNA จะช่วยให้สามารถมองเห็นความคืบหน้าของงานได้อย่างชัดเจน และลดปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการลูกค้า"

ทางดีลเลอร์ให้การประเมินระบบบริหารจัดการของเราในระดับสูงมาก และนั่นนำไปสู่การได้รับสัญญาดังกล่าว

ปัจจุบัน KANNA จึงไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือสำหรับเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเท่านั้น แต่ยังกลายเป็น

• เครื่องมือสร้างความแตกต่างจากคู่แข่ง

• เครื่องมือสร้างความน่าเชื่อถือ

• เครื่องมือสนับสนุนการขายที่ทรงพลัง

อีกด้วย

มุ่งสู่ “ระบบรับงานอัตโนมัติแบบสมบูรณ์”

— ในอนาคตมีระบบงานหรือแนวทางการใช้งาน KANNA ที่อยากทำให้เกิดขึ้นเพิ่มเติมหรือไม่?

คุณอิชิซาวะ:
ในอนาคต เราต้องการผลักดันการทำงานอัตโนมัติตั้งแต่ขั้นตอนต้นทาง หรือก็คือกระบวนการรับคำสั่งงาน (Order Processing)

เราต้องการเชื่อมต่อ KANNA เข้ากับแบบฟอร์มสมัครออนไลน์ เพื่อให้ข้อมูลที่ลูกค้าและผู้แนะนำกรอกเข้ามาถูกส่งเข้าสู่ KANNA โดยอัตโนมัติ

หากสามารถทำได้จริง จะเกิดประโยชน์หลายด้าน เช่น

• ลดภาระการกรอกข้อมูลซ้ำ

• ลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ

• ทำให้กระบวนการทำงานราบรื่นมากขึ้น

• สร้างระบบที่มีความแม่นยำและเชื่อถือได้มากขึ้น

และเราเชื่อว่าระบบลักษณะนี้จะช่วยเพิ่มคุณค่าและความน่าสนใจให้กับบริการของเราต่อคู่ค้าทางธุรกิจได้มากยิ่งขึ้น.

“รหัสผ่านคือ KANNA” เครื่องมือที่เชื่อมโยงความไว้วางใจและความมั่นใจ

— สุดท้ายนี้ หากต้องแนะนำ KANNA ให้กับบริษัทที่ทำธุรกิจลักษณะใกล้เคียงกัน คุณจะบอกว่าอย่างไร?

คุณอิชิซาวะ:
พูดตามตรง ผมไม่ค่อยอยากบอกบริษัทคู่แข่งในอุตสาหกรรมเดียวกันเท่าไร เพราะเดี๋ยวจะยิ่งเพิ่มการแข่งขันให้กับเรา (หัวเราะ)

แต่หากต้องแนะนำจริง ๆ ผมคงจะพูดถึงสองประเด็นหลัก คือ

• การลดต้นทุนผ่านการบริหารจัดการแบบรวมศูนย์

• การป้องกันปัญหาและความผิดพลาดในการดำเนินงาน

KANNA ช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น ทั้งในแนวตั้งภายในองค์กร และในแนวนอนระหว่างบริษัทพันธมิตรและคู่ค้าทางธุรกิจ อีกทั้งยังช่วยบริหารความเสี่ยง พร้อมปกป้องข้อมูลลูกค้าที่สำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ปัจจุบัน ภายในบริษัทและในเครือข่ายพันธมิตรของเรา มีประโยคที่ใช้กันจนกลายเป็นภาษากลาง เช่น

“ใส่ข้อมูลไว้ใน KANNA ก่อนก็แล้วกัน”
“คอยเช็กใน KANNA นะ”

และบางครั้งถึงขั้นพูดกันว่า

“รหัสผ่านคือ KANNA”

เพียงแค่ได้ยินคำนี้ ทุกคนก็รู้สึกถึงความมั่นใจและความน่าเชื่อถือร่วมกันได้ทันที

ผมคิดว่านี่แหละครับ คือคุณค่าที่แท้จริงของ KANNA — ไม่ใช่แค่เครื่องมือสำหรับจัดการงาน แต่เป็นแพลตฟอร์มที่สร้าง ความไว้วางใจ ความโปร่งใส และความอุ่นใจ ให้กับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง.