Kumahira Co., Ltd.

ความท้าทายด้านการแบ่งปันข้อมูลและการจัดส่งเอกสารแบบดั้งเดิมของบริษัทผู้นำด้านความปลอดภัย

— ก่อนอื่น อยากให้ช่วยเล่าถึงธุรกิจของบริษัทให้ฟังหน่อยครับ

คุณเอโนะกิ:
บริษัทของเราดำเนินธุรกิจด้านผลิตภัณฑ์และบริการที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยอย่างครอบคลุม ไม่ว่าจะเป็น

• ระบบรักษาความปลอดภัย (Security Systems)

• ตู้นิรภัยและอุปกรณ์จัดเก็บรักษาทรัพย์สิน (Safes and Preservation Equipment)

• งานวางแผนและออกแบบ

• อุปกรณ์สำหรับการอนุรักษ์ทรัพย์สินทางวัฒนธรรม

• ประตูและอุปกรณ์เฉพาะทาง (Specialized Doors)

นับตั้งแต่ก่อตั้งบริษัทในปี ค.ศ. 1898 เราได้สั่งสมประสบการณ์และความเชี่ยวชาญมากว่า 120 ปี จนปัจจุบันครองส่วนแบ่งตลาดระดับแนวหน้าในธุรกิจโซลูชันด้านความปลอดภัยของประเทศญี่ปุ่น

ด้วยความสามารถทางเทคนิคที่ได้รับการพัฒนามาอย่างต่อเนื่องตลอดประวัติศาสตร์อันยาวนานของบริษัท ประกอบกับความมุ่งมั่นและความรับผิดชอบในการปกป้องทรัพย์สินของลูกค้า เราได้เป็นผู้นำในการพัฒนา ตู้นิรภัยที่ผลิตภายในประเทศญี่ปุ่น มาโดยตลอด

ปัจจุบัน เราได้ก้าวสู่การเป็น บริษัทด้านความปลอดภัยแบบครบวงจร (Total Security Company) ที่นำเสนอโซลูชันหลากหลายรูปแบบ เช่น

• ระบบควบคุมการเข้าออก (Access Control Systems)

• ประตูรักษาความปลอดภัย (Security Gates)

• โซลูชันด้านความปลอดภัยสำหรับองค์กรและสถานที่สำคัญ

เพื่อช่วยสร้าง ความปลอดภัยและความอุ่นใจ ให้กับลูกค้าและสังคมโดยรวมอย่างต่อเนื่อง.

เราดำเนินงานร่วมกับ บริษัทในเครือ Kumahira Manufacturing อย่างใกล้ชิด เพื่อให้บริการแบบครบวงจร ตั้งแต่การวิจัยและพัฒนา การผลิต การติดตั้ง การบำรุงรักษา ไปจนถึงการสนับสนุนหลังการขาย

นอกจากนี้ เรายังมีสาขาและสำนักงานกระจายอยู่ทั่วประเทศญี่ปุ่น ทำให้สามารถให้บริการและดูแลลูกค้าได้อย่างใกล้ชิดในแต่ละพื้นที่ พร้อมตอบสนองความต้องการเฉพาะของลูกค้าได้อย่างละเอียดและรวดเร็ว

ในบรรดาหน่วยงานต่าง ๆ ของบริษัท ฝ่ายเทคนิค (Technical Department) ซึ่งรับผิดชอบงานติดตั้ง บำรุงรักษา และซ่อมแซมระบบและอุปกรณ์ของบริษัท คือทีมงานที่เป็นผู้ผลักดันการนำ KANNA มาใช้งานภายในองค์กร

ขอบเขตงานของฝ่ายเทคนิคครอบคลุมผลิตภัณฑ์และโซลูชันที่หลากหลาย ตั้งแต่

• ระบบรักษาความปลอดภัยดิจิทัลขั้นสูง (Advanced Digital Security Systems)

• ระบบควบคุมการเข้าออกและการรักษาความปลอดภัย

• ตู้นิรภัย (Safes)

• อุปกรณ์จัดเก็บและอนุรักษ์ทรัพย์สิน (Preservation Equipment)

• ประตูและอุปกรณ์เฉพาะทางเพื่อการป้องกันและรักษาความปลอดภัย (Specialized Protective Doors)

ด้วยลักษณะงานที่ต้องประสานงานกับหลายฝ่าย ทั้งภายในองค์กรและบริษัทพันธมิตร การจัดการข้อมูลและการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจึงเป็นปัจจัยสำคัญต่อความสำเร็จของการดำเนินงาน และเป็นเหตุผลสำคัญที่ทำให้ทีมงานเริ่มมองหาเครื่องมืออย่าง KANNA เพื่อเข้ามาช่วยยกระดับกระบวนการทำงาน.

— ในด้านการประสานงานกับทีมงานภาคสนาม ก่อนหน้านี้คุณเผชิญกับความท้าทายอะไรบ้าง?

คุณโคคุโบะ:
ความท้าทายสำคัญที่เราเผชิญคือการประสานงานกับบริษัทพันธมิตรที่รับผิดชอบงานภาคสนาม เช่น งานติดตั้ง การบำรุงรักษา และการซ่อมแซม

ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ แบบก่อสร้างและแบบติดตั้ง (Project Drawings) ซึ่งเป็นข้อมูลสำคัญสำหรับการดำเนินงานหน้างาน โดยแบบเหล่านี้มักมีการปรับปรุงทุกครั้งที่มีการประชุมหารือกับลูกค้า

ทุกครั้งที่มีการแก้ไข เราจำเป็นต้องส่งแบบฉบับล่าสุดให้กับบริษัทพันธมิตร แต่ก่อนนำ KANNA มาใช้ วิธีการหลักของเราคือการส่งผ่านอีเมล

ปัญหาคือ เมื่อส่งอีเมลไปแล้ว หากไม่ได้รับการตอบกลับ เราไม่สามารถมั่นใจได้ว่าผู้รับได้เปิดอ่านและรับทราบข้อมูลแล้วจริงหรือไม่

นอกจากนี้ อีเมลยังมีโอกาสถูกกลบด้วยข้อความอื่น ๆ ในกล่องจดหมาย ทำให้ผู้รับมองข้ามข้อมูลสำคัญ หรือในบางกรณีอาจถูกลบโดยไม่ตั้งใจ

เมื่อมีการแก้ไขแบบบ่อยครั้ง ปัญหายิ่งทวีความซับซ้อนขึ้น บางครั้งแม้แต่พนักงานภายในของเราเองก็เข้าใจว่าตนได้ส่งแบบฉบับล่าสุดไปแล้ว แต่ในความเป็นจริงกลับยังไม่ได้ส่ง ส่งผลให้เกิดความเสี่ยงในการใช้งานข้อมูลที่ไม่เป็นปัจจุบัน

อีกประเด็นหนึ่งคือ เราขอให้บริษัทพันธมิตรส่ง ภาพถ่ายจากหน้างาน กลับมา เพื่อใช้ตรวจสอบคุณภาพงานติดตั้ง แต่ช่องทางการส่งข้อมูลกลับไม่มีมาตรฐานเดียวกัน

บางบริษัทส่งภาพผ่านอีเมล ขณะที่บางบริษัทส่งผ่านข้อความหรือแอปพลิเคชันแชต ทำให้ข้อมูลกระจัดกระจายอยู่หลายช่องทาง

ความไม่สอดคล้องของวิธีการสื่อสารนี้สร้างภาระในการค้นหาข้อมูลย้อนหลัง เพราะเราต้องสลับไปมาระหว่างประวัติอีเมลและประวัติข้อความอยู่ตลอดเวลา แม้จะเป็นความสูญเสียเวลาเพียงเล็กน้อยในแต่ละครั้ง แต่เมื่อสะสมเข้าด้วยกันก็ส่งผลกระทบต่อระยะเวลาการดำเนินงานโดยรวม (Lead Time) อย่างมีนัยสำคัญ.

คุณเอโนะกิ:

อีกหนึ่งปัญหาที่เราเผชิญคือ การแบ่งปันข้อมูลที่พึ่งพาบุคคลมากเกินไป

เมื่อการสื่อสารดำเนินผ่านอีเมลหรือข้อความแชต ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บอยู่ในบัญชีอีเมลหรือสมาร์ตโฟนของผู้รับผิดชอบแต่ละคน ทำให้ข้อมูลไม่สามารถถูกแชร์และเข้าถึงได้ในระดับทั้งแผนก

ผลที่ตามมาคือ เมื่อผู้รับผิดชอบไม่อยู่ ไม่ว่าจะเป็นการลาพักร้อน การออกไปปฏิบัติงานภายนอก หรือเหตุผลอื่น ๆ การตอบสนองต่อคำถามหรือการดำเนินการต่าง ๆ ก็ทำได้ยาก และไม่สามารถตอบสนองได้อย่างทันท่วงที

นอกจากนี้ ความรวดเร็วในการดำเนินงานไม่ได้เกี่ยวข้องเฉพาะกับการประสานงานภายในเท่านั้น แต่ยังรวมถึง การชำระเงินให้กับบริษัทพันธมิตร อีกด้วย

เนื่องจาก กฎหมายว่าด้วยการรับช่วงงาน (Subcontract Act) ของญี่ปุ่นจะได้รับการปรับปรุงและเปลี่ยนเป็น “กฎหมายว่าด้วยการทำธุรกรรมที่เป็นธรรมและเหมาะสม (Proper Transactions Act)” ในเดือนมกราคม ปี 2026 ข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎหมาย (Compliance) จึงมีความเข้มงวดมากขึ้น

การรับประกันว่าการชำระเงินให้คู่ค้าจะดำเนินการได้อย่างตรงเวลาและไม่มีความล่าช้า ถือเป็นส่วนหนึ่งของความรับผิดชอบต่อสังคมขององค์กรเรา

อย่างไรก็ตาม ก่อนนำ KANNA มาใช้ เราแลกเปลี่ยนเอกสารสำคัญต่าง ๆ เช่น

• ใบแจ้งหนี้ (Invoices)

• ใบเสร็จรับเงิน (Receipts)

• เอกสารทางธุรกิจอื่น ๆ

ผ่านทางไปรษณีย์แบบดั้งเดิม

กระบวนการที่ยังคงใช้เอกสารกระดาษนี้ทำให้ต้องใช้เวลาหลายวันกว่าเอกสารจะถูกส่งถึงผู้รับ และมีความเสี่ยงที่จะส่งผลให้การดำเนินการชำระเงินล่าช้า

ด้วยเหตุนี้ การเพิ่มความรวดเร็วให้กับกระบวนการจัดการเอกสาร จึงเป็นอีกหนึ่งเหตุผลสำคัญที่ทำให้เราตัดสินใจนำ KANNA เข้ามาใช้ในองค์กร

เพราะเราเชื่อว่าการเปลี่ยนจากกระบวนการแบบกระดาษไปสู่ระบบดิจิทัล ไม่เพียงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยเสริมสร้างการปฏิบัติตามกฎหมาย ลดความเสี่ยง และสร้างความเชื่อมั่นให้กับคู่ค้าทางธุรกิจได้อีกด้วย.

“เครื่องมือที่ทำให้เรามั่นใจว่าในที่สุดก็จะเลิกพึ่งพาไปรษณีย์ได้”

— เหตุผลที่เลือก KANNA

คุณเอโนะกิ:
หากอธิบายอย่างง่าย งานของเราคือ การบริหารจัดการงานก่อสร้าง (Construction Management)

ระหว่างที่เรากำลังมองหาเครื่องมือด้าน Digital Transformation (DX) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในส่วนนี้ เราก็ได้รู้จักกับ KANNA

เราได้เปรียบเทียบ KANNA กับบริการอื่น ๆ ที่มีลักษณะใกล้เคียงกันหลายราย แต่สิ่งที่ทำให้ KANNA โดดเด่นเป็นพิเศษคือ ความสามารถในการปรับแต่ง (Customization) ที่สูงมาก

เราสามารถแก้ไขชื่อรายการและสถานะต่าง ๆ ในกระบวนการทำงานได้อย่างอิสระผ่านระบบ No-Code โดยไม่ต้องเขียนโปรแกรม ทำให้มั่นใจได้ว่าสามารถนำไปใช้งานให้สอดคล้องกับระบบงานหลักของบริษัทได้อย่างยืดหยุ่น

อีกปัจจัยสำคัญคือเรื่อง ความปลอดภัยของข้อมูล (Security)

ธุรกิจของเราคือการปกป้องทรัพย์สิน ความปลอดภัย และความอุ่นใจของลูกค้า ดังนั้นการรั่วไหลของข้อมูลจึงเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้โดยเด็ดขาด

ด้วยเหตุนี้ เมื่อพิจารณานำระบบภายนอกเข้ามาใช้งาน เราจึงกำหนดเกณฑ์ด้านความปลอดภัยที่เข้มงวดมาก

KANNA สามารถตอบโจทย์ข้อกำหนดทั้งหมดของเราได้ รวมถึงฟังก์ชัน การจำกัดการเข้าถึงตาม IP Address (IP Restriction) ซึ่งเป็นหนึ่งในเงื่อนไขสำคัญขององค์กร

ในด้านฟังก์ชันการใช้งาน KANNA ก็ครอบคลุมทุกสิ่งที่เราต้องการ

ไม่ว่าจะเป็น

• แบบก่อสร้างและแบบติดตั้ง

• รูปภาพจากหน้างาน

• เอกสารต่าง ๆ

• การสื่อสารผ่านระบบแชต

ทั้งหมดสามารถรวมศูนย์และจัดการภายใต้แต่ละโครงการได้

เมื่อผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกฝ่ายสามารถเข้าถึงข้อมูลชุดเดียวกันได้ เราจึงเชื่อว่าสิ่งนี้จะช่วยแก้ปัญหาข้อมูลที่เคยกระจายอยู่กับบุคคลแต่ละคนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สิ่งที่ดึงดูดใจเราเป็นพิเศษคือฟังก์ชัน KANNA Reports

ฟังก์ชันนี้ช่วยให้เอกสารและแบบฟอร์มที่จำเป็นทั้งหมดสามารถเปลี่ยนเป็นดิจิทัลได้อย่างสมบูรณ์ และสามารถดำเนินการทั้งการส่งและการรับเอกสารภายใน KANNA ได้โดยตรง

นั่นทำให้เรารู้สึกว่า

“ในที่สุดเราก็จะสามารถหลุดพ้นจากการพึ่งพาเอกสารที่ส่งทางไปรษณีย์แบบเดิมได้เสียที”

ในช่วงการประเมิน เราเปรียบเทียบ KANNA กับบริการอื่น ๆ โดยพิจารณาจากหลายด้าน ทั้งความสามารถในการปรับแต่งและมาตรฐานด้านความปลอดภัย

แต่ปัจจัยสุดท้ายที่ทำให้เราตัดสินใจเลือก KANNA คือ

“ใช้งานง่ายอย่างเป็นธรรมชาติ”

หากพนักงานของเราและบริษัทพันธมิตรไม่สามารถใช้งานได้จริง การนำระบบมาใช้ก็ไม่มีความหมาย

เครื่องมือที่มีขั้นตอนซับซ้อนเกินไปมักไม่สามารถฝังรากในองค์กรได้

แต่เมื่อได้ทดลองใช้ KANNA เรารู้สึกทันทีว่า

“ระบบนี้ใช้งานได้จริงแน่นอน”

และนั่นคือเหตุผลสุดท้ายที่ผลักดันให้เราตัดสินใจนำ KANNA มาใช้

เปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นดิจิทัล ลดค่าไปรษณีย์และค่าอากรแสตมป์

— หลังจากนำ KANNA มาใช้แล้ว มีผลลัพธ์อะไรเกิดขึ้นบ้าง?

คุณโคคุโบะ:
ผลลัพธ์ที่เห็นได้ชัดที่สุดคือ

การลดปัญหาประเภท “ส่งแล้วหรือยัง”, “บอกแล้วหรือยัง”, “ได้รับข้อมูลหรือยัง” จนแทบหมดไป

สิ่งนี้เกิดขึ้นได้จากการที่ KANNA ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการแบ่งปันข้อมูล

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง KANNA เชื่อมโยงระหว่าง ระบบแชตและโฟลเดอร์เอกสาร

เมื่อเราโพสต์ไฟล์ลงในแชต ไฟล์นั้นจะถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์ที่กำหนดโดยอัตโนมัติ

จากมุมมองของผู้ดูแลระบบ นั่นหมายความว่า

• การส่งข้อมูล

• การจัดเก็บข้อมูล

สามารถทำเสร็จได้ในขั้นตอนเดียว

ซึ่งมีประสิทธิภาพอย่างมาก

สำหรับบริษัทพันธมิตรเอง ก็ได้รับประโยชน์เช่นกัน เพราะสามารถรับข้อมูลได้อย่างทันท่วงที และเข้าถึงเอกสารที่จำเป็นได้ทุกที่ทุกเวลา

ทำให้การประสานงานระหว่างสำนักงานใหญ่ ทีมงานภาคสนาม และบริษัทคู่ค้าเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากกว่าที่เคย.

ด้วยฟังก์ชัน แสดงสถานะการอ่านข้อความ (Read Receipt) ในระบบแชต เราไม่ต้องกังวลอีกต่อไปว่าผู้รับได้ตรวจสอบเอกสารหรือข้อมูลที่ส่งไปแล้วหรือยัง ส่งผลให้ทั้งจำนวนสายโทรศัพท์ที่เราต้องโทรออก และสายที่ได้รับจากคู่ค้า ลดลงอย่างมาก

ในอดีต เรามักต้องโทรศัพท์เพื่อติดตามว่าอีกฝ่ายได้ตรวจสอบเอกสารแล้วหรือไม่ หรือในทางกลับกัน บริษัทพันธมิตรก็มักโทรเข้ามาเพื่อสอบถามและยืนยันวิธีการดำเนินงานหน้างาน

ปัจจุบัน การสื่อสารเหล่านี้สามารถดำเนินการผ่านแชตของ KANNA ได้ทั้งหมด

นอกจากนี้ เนื่องจากสามารถแนบรูปภาพในแชตได้โดยตรง เราจึงเข้าใจสภาพหน้างานได้ชัดเจนกว่าการอธิบายด้วยคำพูดทางโทรศัพท์เพียงอย่างเดียว ทำให้สามารถให้คำแนะนำหรือคำสั่งงานได้อย่างแม่นยำมากขึ้น

แม้ว่าการโทรศัพท์จะยังไม่หายไปทั้งหมด แต่รูปแบบการทำงานเปลี่ยนไปอย่างมาก

ปัจจุบัน เราสามารถเปิด KANNA บนคอมพิวเตอร์ และพูดคุยทางโทรศัพท์ไปพร้อมกับดูรูปภาพที่ถูกโพสต์ในแชตได้ทันที

ก่อนหน้านี้ หากมีคนพูดว่า

“ผมส่งรูปให้ทางข้อความแล้วนะครับ”

การเปิดดูรูปภาพระหว่างคุยโทรศัพท์จำเป็นต้องใช้หูฟัง หรือสลับไปใช้โหมดลำโพง ซึ่งเป็นเรื่องเล็ก ๆ ที่เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่าในทุกวันทำงาน

ตอนนี้ความยุ่งยากเหล่านั้นหายไปทั้งหมด

ยิ่งไปกว่านั้น การที่รูปภาพทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้เป็นประวัติภายในระบบ ยังถือเป็นข้อได้เปรียบสำคัญในการตรวจสอบย้อนหลังอีกด้วย

อีกหนึ่งด้านที่เห็นผลชัดเจนคือ การส่งไฟล์ขนาดใหญ่

โปรแกรมอัปเดตเฟิร์มแวร์สำหรับระบบรักษาความปลอดภัยของเรามีขนาดไฟล์ค่อนข้างใหญ่ ในอดีตเราจึงต้องพึ่งพาบริการจัดเก็บไฟล์ภายนอก (External Storage Services) ในการส่งต่อข้อมูล

แต่ปัจจุบัน เพียงแค่อัปโหลดไฟล์ขึ้น KANNA ก็เพียงพอแล้ว

เราไม่ต้อง

• ตั้งรหัสผ่านให้ไฟล์

• เขียนอีเมลประกอบ

• คอยพิจารณาว่าใครบ้างที่ต้องได้รับไฟล์นั้น

ทุกอย่างกลายเป็นเรื่องง่ายและสะดวกอย่างมาก

คุณทาคาฮาชิ:

ผลกระทบจาก KANNA ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงเรื่องการแบ่งปันข้อมูลเท่านั้น

ในความเป็นจริง ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นกับ กระบวนการจัดการเอกสารทางธุรกิจ ถือว่าเปลี่ยนแปลงการทำงานของเราอย่างสิ้นเชิง

เราได้เปลี่ยนเอกสารทั้งหมดที่จำเป็นตั้งแต่เริ่มต้นโครงการจนถึงขั้นตอนการชำระเงินให้เป็นดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็น

• ใบเสนอราคา (Quotation)

• ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)

• ใบยืนยันการสั่งซื้อ (Order Confirmation)

• ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

• ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

รวมถึงเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

นอกจากนี้ เรายังปรับปรุงกระบวนการทำงานทั้งหมดให้สอดคล้องกับ KANNA อีกด้วย

ตัวอย่างเช่น เมื่อเริ่มต้นโครงการ

1. เราจะโพสต์รายละเอียดการว่าจ้างงานให้บริษัทพันธมิตรผ่านแชตของโครงการใน KANNA

2. บริษัทพันธมิตรจะจัดทำใบเสนอราคาผ่าน KANNA Reports

3. พนักงานของเราตรวจสอบใบเสนอราคา

4. ใช้ฟังก์ชัน Approval Flow เพื่อแจ้งผลว่า

   • “อนุมัติ (Approved)” หรือ

   • “ส่งกลับเพื่อแก้ไข (Returned)”

5. เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว เราจะออกใบสั่งซื้อตามรายละเอียดในใบเสนอราคา

6. บริษัทพันธมิตรจะส่งใบยืนยันการรับคำสั่งซื้อกลับมา

7. พร้อมกันนั้น บริษัทพันธมิตรจะบันทึก

   • วันที่เริ่มโครงการ

   • มูลค่างานหรือยอดสั่งซื้อ

ผ่านฟังก์ชันรายงานของ KANNA

กระบวนการทั้งหมดนี้เกิดขึ้นภายในแพลตฟอร์มเดียว ทำให้การติดตามสถานะ การอนุมัติเอกสาร และการประสานงานกับคู่ค้าเป็นไปอย่างรวดเร็ว โปร่งใส และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ตลอดเวลา.

คุณเอโนะกิ:

ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นคือ เวลาที่ใช้ในการจัดการเอกสารลดลงอย่างมาก

ในอดีต เมื่อเรายังใช้การส่งเอกสารทางไปรษณีย์ หากพบข้อผิดพลาดในเอกสารแม้เพียงเล็กน้อย เราจำเป็นต้องจัดทำเอกสารใหม่และส่งทางไปรษณีย์อีกครั้ง จากนั้นก็ต้องรอจนกว่าเอกสารฉบับแก้ไขจะเดินทางถึงปลายทาง

กระบวนการดังกล่าวสร้างความล่าช้าและเป็นภาระอย่างมาก (หัวเราะ)

ยิ่งไปกว่านั้น เอกสารทุกฉบับที่ส่งทางไปรษณีย์ยังมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ไม่ว่าจะเป็น

• ค่าจัดส่งทางไปรษณีย์

• ค่าอากรแสตมป์สำหรับเอกสารบางประเภท เช่น ใบยืนยันการสั่งซื้อและใบเสร็จรับเงิน

เมื่อเราเปลี่ยนเอกสารทั้งหมดให้เป็นดิจิทัลผ่าน KANNA ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ก็ถูกกำจัดออกไปโดยสิ้นเชิง

เราไม่ต้องเสียค่าไปรษณีย์อีกต่อไป และไม่ต้องเสียค่าอากรแสตมป์สำหรับเอกสารที่ดำเนินการผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์

ผลลัพธ์ที่ได้จึงไม่ได้เป็นเพียงการลดต้นทุนของบริษัทเท่านั้น แต่ยังช่วยลดภาระให้กับบริษัทพันธมิตรของเราด้วย

ทั้งสองฝ่ายได้รับประโยชน์ร่วมกันจาก

• กระบวนการทำงานที่รวดเร็วขึ้น

• การลดงานเอกสารที่ซ้ำซ้อน

• การลดต้นทุนในการดำเนินงาน

• ความสามารถในการติดตามและตรวจสอบเอกสารได้ทันที

จึงกล่าวได้ว่าการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลครั้งนี้ ไม่ได้เป็นเพียงการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แต่ยังช่วยสร้างระบบการทำงานที่มีความคล่องตัว โปร่งใส และยั่งยืนมากขึ้นสำหรับทั้งองค์กรและเครือข่ายคู่ค้าของเราอีกด้วย.

สร้างคู่มือการใช้งานเพื่อให้การนำระบบมาใช้เป็นไปอย่างราบรื่นและมั่นคง

— หลังจากเห็นผลลัพธ์จากการนำ KANNA มาใช้แล้ว บริษัทมีวิธีการอย่างไรในการผลักดันให้เกิดการใช้งานจริงทั่วทั้งองค์กร?

คุณเอโนะกิ:

เพื่อค้นหาแนวทางการใช้งาน KANNA ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรของเรา เราเลือกที่จะ ไม่เปิดใช้งานพร้อมกันทั่วประเทศในทุกสาขา

แต่เริ่มต้นจากการทดลองใช้งานในวงจำกัดก่อน โดยเลือกเพียง สำนักงานใหญ่ (ฝ่ายขาย) และ สาขาคันโต เป็นพื้นที่นำร่อง

แม้ว่า KANNA จะเป็นระบบที่ใช้งานง่ายอยู่แล้ว แต่เราต้องการให้ทั้งพนักงานและบริษัทพันธมิตรที่อาจไม่คุ้นเคยกับเครื่องมือดิจิทัลสามารถใช้งานได้อย่างมั่นใจและต่อเนื่อง

ดังนั้น ก่อนที่จะขยายการใช้งานไปทั่วประเทศ เราจึงเก็บรวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับ

• ความสะดวกในการใช้งานจริง

• ปัญหาที่พบระหว่างการใช้งาน

• รูปแบบการดำเนินงานที่เหมาะสม

เพื่อออกแบบระบบการทำงานที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพโดยไม่สร้างภาระเพิ่มเติมให้กับผู้ใช้งาน

ประมาณ 3 เดือนหลังจากเริ่มโครงการนำร่อง เราจึงเริ่มขยายการใช้งานไปยังสาขาอื่น ๆ ทั่วประเทศ

ในช่วงเวลานั้น เราได้จัดทำ คู่มือการใช้งาน 2 ฉบับ

• คู่มือสำหรับพนักงานภายใน

• คู่มือสำหรับบริษัทพันธมิตร

โดยแต่ละฉบับมีความยาวประมาณ 100 หน้า

นอกจากนี้ เรายังเพิ่มลิงก์ของคู่มือเหล่านี้ไว้ในฟังก์ชันแจ้งเตือนของ KANNA เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเปิดดูและค้นหาวิธีการใช้งานได้ทันทีเมื่อเกิดข้อสงสัย

ผู้ที่รับผิดชอบจัดทำคู่มือเหล่านี้ก็คือคุณทาคาฮาชิที่นั่งอยู่ตรงนี้

ตอนนี้เขาแทบจะกลายเป็น ผู้เชี่ยวชาญด้าน KANNA ไปแล้วครับ (หัวเราะ)

คุณทาคาฮาชิ:

KANNA มีการเปิดตัวฟังก์ชันใหม่ ๆ อยู่เสมอ

พูดตามตรง บางครั้งแม้แต่ผมเองก็ยังตามไม่ทันเหมือนกันครับ (หัวเราะ)

แต่ทุกครั้งที่มีฟังก์ชันใหม่เปิดตัว ผมจะรีบทดลองใช้งานทันที เพื่อดูว่าสามารถนำมาปรับใช้กับงานของเราได้อย่างไร และจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้มากน้อยแค่ไหน

อย่างไรก็ตาม เราก็พบว่าคู่มือที่ประกอบด้วยเพียงข้อความและผังงาน (Flowchart) อาจยังเข้าถึงได้ยากสำหรับผู้ใช้งานบางกลุ่ม

ด้วยเหตุนี้ ปัจจุบันเราจึงกำลังพัฒนาคู่มือรูปแบบใหม่ โดยรวบรวมขั้นตอนการใช้งานทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบ วิดีโอสอนการใช้งาน (Video Manual) ที่เข้าใจง่าย

เราคาดหวังว่าวิดีโอเหล่านี้จะช่วยให้ทั้งพนักงานและบริษัทพันธมิตรสามารถเรียนรู้และใช้งาน KANNA ได้สะดวกยิ่งขึ้น และช่วยผลักดันให้การใช้งานแพลตฟอร์มแพร่หลายทั่วทั้งองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในอนาคต.

สร้างคู่มือวิดีโอและต่อยอดการใช้งาน KANNA เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพทั้งองค์กร

คุณเอโนะกิ:

สำหรับการจัดทำคู่มือวิดีโอ เราได้นำบริการออนไลน์ภายนอกที่เคยติดตั้งไว้เมื่อหลายปีก่อนกลับมาใช้งาน

แม้ว่าระบบดังกล่าวจะอยู่กับองค์กรมาประมาณ 5 ปีแล้ว แต่ในความเป็นจริงกลับไม่ได้ถูกใช้งานอย่างแพร่หลาย และค่อย ๆ กลายเป็นเพียงเครื่องมือที่มีไว้ตามรูปแบบเท่านั้น

ในช่วงเวลาเดียวกับที่เรากำลังผลักดันการใช้งาน KANNA บริษัทก็กำลังดำเนินโครงการปรับปรุงระบบหลัก (Core Systems) ด้วยเช่นกัน

เรามองว่าช่วงเวลานี้เป็น จุดเปลี่ยนสำคัญขององค์กร

เป้าหมายของเราไม่ได้มีเพียงการใช้ KANNA ให้เกิดประโยชน์สูงสุดเท่านั้น แต่ยังต้องการนำบริการและเครื่องมืออื่น ๆ ที่บริษัทมีอยู่แล้วกลับมาใช้ให้คุ้มค่ามากที่สุด และเชื่อมโยงทุกระบบเข้าด้วยกันเพื่อยกระดับประสิทธิภาพการดำเนินงานของทั้งองค์กร

คุณโคคุโบะ:

แน่นอนว่าการสนับสนุนผ่านคู่มือเป็นสิ่งสำคัญ

แต่หากต้องการให้เครื่องมือหรือบริการใดหยั่งรากและถูกใช้งานอย่างแท้จริงในองค์กร สิ่งสำคัญที่สุดคือ

ผู้ใช้งานต้องได้สัมผัสประโยชน์ของมันด้วยตนเอง

ในฐานะผู้ผลักดันการนำ KANNA มาใช้ ผมพยายามสื่อสารกับทั้งพนักงานภาคสนามและบริษัทพันธมิตรอยู่เสมอว่า

“ถ้าใช้ KANNA งานของคุณจะง่ายขึ้น”

นอกจากนี้ KANNA ยังเพิ่งเปิดตัวฟังก์ชันใหม่อย่าง Task Management

ผมเชื่อว่าหน้าที่ของผมคือการเป็นคนแรกที่ทดลองใช้ แสดงให้เห็นถึงความสะดวกและประโยชน์ที่ได้รับ เพื่อทำหน้าที่เป็นตัวอย่างให้กับผู้ใช้งานคนอื่น ๆ

มุ่งสู่การกำหนดมาตรฐานการใช้งาน KANNA เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพทั่วทั้งองค์กร

— ในอนาคต คุณมองภาพการทำงานและรูปแบบการดำเนินงานร่วมกับ KANNA อย่างไร?

คุณเอโนะกิ:

อย่างที่กล่าวไปก่อนหน้านี้ ประโยชน์จากการนำ KANNA มาใช้งานนั้นเห็นได้อย่างชัดเจน

ในปัจจุบัน ระดับการใช้งาน KANNA ของแต่ละสาขายังแตกต่างกันอยู่บ้าง

แต่เราพบว่าบรรดาสาขาที่ใช้งาน KANNA อย่างจริงจัง มักได้รับผลลัพธ์ด้านประสิทธิภาพอย่างชัดเจน และเมื่อเห็นผลลัพธ์ พวกเขาก็ยิ่งมีแรงจูงใจที่จะใช้งาน KANNA มากขึ้น

จึงเกิดเป็นวงจรเชิงบวก (Positive Feedback Loop) ภายในองค์กร

ผลลัพธ์เหล่านี้ได้รับการยอมรับในวงกว้าง จนกระทั่งหน่วยงานที่รับผิดชอบงานซ่อมบำรุงโดยเฉพาะก็เริ่มแสดงความสนใจที่จะนำ KANNA ไปใช้เช่นกัน และมีแผนจะเริ่มใช้งานตั้งแต่ปีงบประมาณหน้า

เนื่องจากแต่ละแผนกมีรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกัน

• วิธีดำเนินงาน

• กระบวนการอนุมัติ

• การประสานงาน

จึงแตกต่างกันไปตามลักษณะงาน

ความแตกต่างเหล่านี้อาจทำให้การทำงานร่วมกันระหว่างแผนกเป็นไปได้ยากขึ้น และเพิ่มความเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาด

ด้วยเหตุนี้ การกำหนดมาตรฐานการใช้งาน KANNA ให้เป็นหนึ่งเดียวทั่วทั้งองค์กร จึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง

เมื่อการใช้งาน KANNA ขยายจากฝ่ายเทคนิคไปสู่แผนกอื่น ๆ เราเชื่อว่าจะเกิดแนวคิดและวิธีการใช้งานใหม่ ๆ จากแต่ละสาขาและแต่ละหน่วยงาน

ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ สาขาชูโงกุ–ชิโกกุ (Chugoku-Shikoku Branch) ซึ่งเป็นหนึ่งในสาขาที่ใช้งาน KANNA อย่างแข็งขัน

ปัจจุบันพวกเขาได้เริ่มนำ ฟังก์ชันปฏิทิน (Calendar Function) มาใช้ในการประสานงานและจัดตารางงานร่วมกับบริษัทพันธมิตรแล้ว

เราต้องการรวบรวมแนวทางการใช้งานที่เกิดขึ้นจากแต่ละสาขาเหล่านี้ นำมาจัดทำเป็นมาตรฐาน และเผยแพร่ให้ทั่วทั้งองค์กร

เป้าหมายสูงสุดคือการสร้างระบบที่ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นพนักงานหรือบริษัทพันธมิตร สามารถได้รับประโยชน์จากการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันอย่างเท่าเทียม

และทำให้ KANNA กลายเป็นแพลตฟอร์มกลางที่ช่วยขับเคลื่อนการทำงานของทั้งองค์กรได้อย่างแท้จริง.