ก้าวข้ามการบริหารงานด้วย Excel: ขับเคลื่อน Digital Transformation และเปลี่ยนแนวคิดการทำงานของทุกภาคส่วนในอุตสาหกรรมการผลิต
ความสำเร็จการใช้งาน KANNA จากลูกค้า
Nippon Tokushu Body
ก้าวข้ามการบริหารงานด้วย Excel: ขับเคลื่อน Digital Transformation และเปลี่ยนแนวคิดการทำงานของทุกภาคส่วนในอุตสาหกรรมการผลิต
Manufacturing Industry
Wholesale and Retail Trade
Japan


Company Name
Nippon Tokushu Body
Number of Employees
50
Business Activities
ธุรกิจผลิตและจำหน่ายรถบ้าน (Camper Van) และรถดัดแปลงพิเศษ พร้อมบริการออกแบบและผลิตตามความต้องการของลูกค้า
Services
KANNA Project
จากรถเพื่อการท่องเที่ยวสู่สำนักงานเคลื่อนที่และศูนย์ปฏิบัติการฉุกเฉิน: บทบาทที่ขยายตัวของรถบ้านยุคใหม่
รถบ้าน (Camper Van) กำลังได้รับความสนใจเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ไม่เพียงในฐานะยานพาหนะสำหรับการท่องเที่ยวและพักผ่อนเท่านั้น แต่ยังถูกนำไปใช้เป็น สำนักงานเคลื่อนที่ (Mobile Office) และ ศูนย์พักพิงหรือฐานปฏิบัติการในสถานการณ์ภัยพิบัติ (Emergency Shelter & Disaster Response Base) อีกด้วย
Nihon Tokushu Body Co., Ltd. ผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิตและจำหน่ายรถบ้านและยานพาหนะเฉพาะทาง ยังคงเติบโตอย่างต่อเนื่องด้วยจุดแข็งด้านมาตรฐานความปลอดภัยระดับสูง และความสามารถในการปรับแต่งรถให้สอดคล้องกับความต้องการเฉพาะของลูกค้าแต่ละราย
อย่างไรก็ตาม เบื้องหลังการเติบโตนั้น บริษัทต้องเผชิญกับความท้าทายสำคัญ นั่นคือ ระบบบริหารจัดการกระบวนการทำงานที่ซับซ้อนและยุ่งยากเกินความจำเป็น
เนื่องจากรถแต่ละคันเป็นงานผลิตตามสั่ง (Custom Order) ที่มีรายละเอียดและสเปกแตกต่างกัน การใช้ Excel ในการจัดการข้อมูลและติดตามความคืบหน้าของงานจึงกลายเป็นภาระที่เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ
การอัปเดตข้อมูลใช้เวลานาน ข้อมูลกระจายอยู่ในหลายไฟล์ และเมื่อเวลาผ่านไป พนักงานก็เริ่มตั้งคำถามว่า
“ไฟล์ Excel ที่เปิดอยู่นี้เป็นเวอร์ชันล่าสุดจริงหรือไม่?”
ความไม่มั่นใจดังกล่าวทำให้พนักงานจำนวนมากหันกลับไปพึ่งพาการสื่อสารด้วยวาจาแทน
ผลที่ตามมาคือปัญหาประเภท
“บอกแล้วหรือยัง?”
“ใครบอกว่าอย่างนั้น?”
“เข้าใจไม่ตรงกัน”
เกิดขึ้นบ่อยครั้ง และส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันของแต่ละฝ่าย
เพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้ บริษัทจึงตัดสินใจนำ KANNA เข้ามาใช้เป็นแพลตฟอร์มกลางในการบริหารจัดการงาน
ด้วยการปรับแต่งระบบให้ตอบโจทย์ทั้งพนักงานรุ่นใหม่ที่คุ้นเคยกับเทคโนโลยี และพนักงานที่มีประสบการณ์สูงแต่ไม่คุ้นชินกับเครื่องมือดิจิทัลมากนัก ทำให้การใช้งาน KANNA ค่อย ๆ ขยายไปทั่วทั้งองค์กร
ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานเท่านั้น
แต่ยังนำไปสู่ การเปลี่ยนแปลงวิธีคิด (Mindset Transformation) ของพนักงานอีกด้วย
พนักงานเริ่มมองเห็นภาพรวมของกระบวนการทำงานมากขึ้น เข้าใจบทบาทของตนเองในบริบทของทั้งองค์กร และมีแนวโน้มที่จะคิดเชิงรุกในการแก้ไขปัญหาและปรับปรุงการทำงานมากกว่าเดิม
ในการสัมภาษณ์ครั้งนี้ เราได้พูดคุยกับ คุณ Susumu Nakamura หัวหน้ากลุ่มบริหารจัดการกระบวนการผลิต (Chief of the Process Management Group) และ คุณ Nanami Noguchi จากทีมเดียวกัน ถึงความท้าทายที่เป็นจุดเริ่มต้นของการนำ KANNA มาใช้งาน วิธีการประยุกต์ใช้ KANNA ในปัจจุบัน และวิสัยทัศน์เกี่ยวกับอนาคตของการบริหารงานในองค์กรการผลิตยุคดิจิทัล.
Background And Effects of KANNA Implementation
Issue
ความท้าทายก่อนนำ KANNA มาใช้
การอัปเดตตารางบริหารกระบวนการผลิตที่จัดการผ่าน Excel ซึ่งมีความซับซ้อน ใช้เวลามากและสร้างภาระให้กับงานอื่น ๆ
เนื่องจากต้องปรับปรุงข้อมูลด้วยตนเองอยู่ตลอดเวลา การแก้ไขกำหนดการหรือสถานะงานแต่ละครั้งจึงใช้เวลานาน ส่งผลให้พนักงานต้องแบ่งเวลาออกจากงานหลักเพื่อมาดูแลและอัปเดตไฟล์ Excelการขาดระบบแบ่งปันข้อมูลแบบเรียลไทม์ทำให้เกิดความไม่มีประสิทธิภาพในการทำงาน
ทีมงานต้องพึ่งพาทั้งการอัปเดตข้อมูลในสเปรดชีตและการสื่อสารด้วยวาจาควบคู่กันไป ทำให้ข้อมูลไม่เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ เกิดความสับสนในการทำงาน และเพิ่มความเสี่ยงต่อความคลาดเคลื่อนของข้อมูลระหว่างแผนก
Key Factors For Implementation
เหตุผลที่เลือก KANNA
คุ้มค่าและเข้าถึงได้ง่ายด้านต้นทุน
ไม่มีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น (Initial Fee) และมีค่าบริการรายเดือนในระดับที่เหมาะสม ช่วยลดอุปสรรคด้านงบประมาณในการเริ่มต้นโครงการ Digital Transformationปรับแต่งการใช้งานได้อย่างยืดหยุ่น (Highly Customizable)
รองรับการตั้งค่าและปรับแต่งกระบวนการทำงานได้โดยไม่ต้องเขียนโปรแกรม (No-Code) ทำให้องค์กรสามารถออกแบบระบบให้สอดคล้องกับรูปแบบการดำเนินงานและขั้นตอนการทำงานของตนเองได้อย่างเต็มที่ทีมสนับสนุนที่ให้คำปรึกษาอย่างใกล้ชิด (Comprehensive Support)
ตั้งแต่ช่วงเริ่มต้นโครงการ ทีมงาน KANNA ให้ความสำคัญกับการรับฟังความคิดเห็นและความต้องการของลูกค้าอย่างจริงจัง พร้อมให้คำแนะนำและสนับสนุนการปรับใช้ระบบอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้การนำ KANNA มาใช้งานเกิดประสิทธิภาพสูงสุด
Effects and Improvements
ผลลัพธ์หลังการนำ KANNA มาใช้
มองเห็นบทบาทและความคืบหน้าของงานของพนักงานแต่ละคนได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
ทำให้ทุกคนเข้าใจสถานะงานของตนเองและทีมโดยรวม ส่งเสริมให้พนักงานมีความคิดเชิงรุก (Proactive Mindset) มากขึ้น และสามารถตัดสินใจหรือดำเนินงานได้โดยไม่ต้องรอคำสั่งอยู่ตลอดเวลาลดความยุ่งยากในการจัดทำรายงานประจำวัน
ด้วยรูปแบบการกรอกข้อมูลที่สามารถเลือกจากตัวเลือกที่กำหนดไว้ ทำให้การบันทึกข้อมูลทำได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น ส่งผลให้อัตราการส่งรายงานสูงขึ้น และองค์กรสามารถนำข้อมูลที่ได้รับไปใช้วิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นใช้ฟังก์ชันอัปโหลดรูปภาพเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงาน
ลดความจำเป็นในการดาวน์โหลด ย้ายไฟล์ จัดเรียง หรือแยกประเภทภาพถ่ายด้วยตนเอง ข้อมูลจากหน้างานสามารถอัปโหลดและจัดเก็บเข้าสู่ระบบได้ทันที ช่วยประหยัดเวลาและลดภาระงานด้านเอกสารและการจัดการข้อมูล
ผู้ให้สัมภาษณ์

Mr. Susumu Nakamura Chief, Process Management Group / Chief, Production Engineering Group Ms. Nanami Noguchi Process Management Group
ความต้องการรถบ้านที่เติบโตอย่างต่อเนื่อง กับความท้าทายในการบริหารกระบวนการผลิตที่ซับซ้อน
— ก่อนอื่น อยากให้ช่วยเล่าถึงธุรกิจของบริษัทให้ฟังครับ
คุณนากามูระ:
ธุรกิจหลักของเราคือ การผลิตและจำหน่ายรถบ้าน (Camper Van)
เราใช้ตัวถังรถของ Isuzu เป็นพื้นฐาน และดำเนินงานทุกขั้นตอนภายในบริษัทเอง ตั้งแต่การออกแบบ การพัฒนา ไปจนถึงการผลิตเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์ตกแต่งภายในรถ
หนึ่งในจุดแข็งสำคัญของเราคือความสามารถในการ ปรับแต่งรถให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของลูกค้าแต่ละราย (High Customization)
นับตั้งแต่ก่อตั้งบริษัทในปี 2014 สิ่งที่เราให้ความสำคัญสูงสุดมาโดยตลอดคือ ความปลอดภัย
นอกจากการตรวจสอบคุณภาพอย่างเข้มงวดก่อนส่งมอบรถแล้ว เรายังให้บริการบำรุงรักษาหลังการขาย เพื่อให้ลูกค้าสามารถใช้งานรถได้อย่างปลอดภัยในระยะยาว
แม้ว่าหลายคนจะมองว่ารถบ้านเป็นยานพาหนะสำหรับการท่องเที่ยวและพักผ่อน แต่ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ความต้องการจากภาคธุรกิจและหน่วยงานภาครัฐได้เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง
รถบ้านถูกนำไปใช้งานในหลากหลายรูปแบบ เช่น
สำนักงานเคลื่อนที่ (Mobile Office)
ห้องประชุมเคลื่อนที่
ยานพาหนะสำหรับงานสวัสดิการสาธารณะ
หน่วยปฏิบัติงานภาคสนาม
นอกจากนี้ ยังได้รับความสนใจในฐานะ ศูนย์พักพิงฉุกเฉินในช่วงเกิดภัยพิบัติ
รถรุ่น EXPEDITION STRIKER ของเรา ยังเป็นรถบ้านรุ่นแรกในประเทศญี่ปุ่นที่ได้รับ Phase Free Certification ซึ่งเป็นการรับรองความสามารถในการใช้งานได้ทั้งในสถานการณ์ปกติและสถานการณ์ฉุกเฉิน
— ในฐานะผู้ผลิตรถบ้านที่มีความต้องการจากหลากหลายภาคส่วนเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง บริษัทกำลังเผชิญกับความท้าทายอะไรบ้าง?
คุณนากามูระ:
ความท้าทายหลักอยู่ที่ การบริหารจัดการกระบวนการผลิต (Process Management) ซึ่งเป็นหน้าที่ที่ผมและคุณโนกุจิดูแลโดยตรง
ก่อนหน้านี้ เราใช้ Excel เป็นเครื่องมือหลักในการบริหารงานทั้งหมด
อย่างไรก็ตาม ในอุตสาหกรรมการผลิต โดยเฉพาะการผลิตรถตามสั่ง (Custom-Built Vehicles) การเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นอยู่เสมอ
เนื่องจากรถแต่ละคันมีรายละเอียดและสเปกที่แตกต่างกัน ทำให้ไฟล์ Excel ที่ใช้ติดตามงานมีความซับซ้อนมากขึ้นเรื่อย ๆ จนเริ่มยากต่อการบริหารจัดการ
ปัญหาที่ตามมาคือ
การอัปเดตข้อมูลใน Excel ต้องใช้เวลามาก
ขณะที่ Excel เองก็ไม่สามารถรองรับการแบ่งปันข้อมูลแบบเรียลไทม์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลหรือกำหนดการ ทีมงานในโรงงานมักไม่ได้รับข้อมูลล่าสุดทันที
เราจึงต้องเดินจากสำนักงานไปยังพื้นที่ผลิตเพื่อแจ้งข้อมูลด้วยวาจา จากนั้นจึงกลับมาแก้ไขข้อมูลใน Excel อีกครั้ง
กระบวนการนี้เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่าในทุกวัน
เมื่อเวลาผ่านไป พนักงานจำนวนมากเริ่มรู้สึกว่า
“ถึงจะเปิดดูตารางงานใน Excel ก็ไม่ได้หมายความว่าข้อมูลนั้นจะเป็นข้อมูลล่าสุดจริง ๆ”
แม้การอัปเดต Excel จะยังจำเป็นต่อการจัดเก็บข้อมูลและการติดตามประวัติการทำงาน
แต่ในทางปฏิบัติ เราก็ไม่สามารถเลิกใช้การสื่อสารด้วยวาจาได้
สุดท้ายจึงเกิดรูปแบบการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ คือ
ต้องอัปเดตข้อมูลใน Excel
ต้องเดินไปแจ้งข้อมูลด้วยตนเอง
ต้องตอบคำถามและยืนยันข้อมูลซ้ำหลายครั้ง
หรือพูดง่าย ๆ ว่าเป็นการทำงานซ้ำซ้อนระหว่าง
“การสื่อสารด้วยวาจา” และ “การดูแลข้อมูลในสเปรดชีต”
ซึ่งกลายเป็นความท้าทายและความอึดอัดใจของทีมงานมาโดยตลอด
ด้วยเหตุนี้ เราจึงเริ่มมองหาเครื่องมือที่สามารถรวบรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียว ทำให้ทุกคนเข้าถึงข้อมูลล่าสุดได้ทันที และลดการพึ่งพาการสื่อสารด้วยวาจาลง ซึ่งท้ายที่สุดก็นำไปสู่การตัดสินใจนำ KANNA เข้ามาใช้ในการบริหารกระบวนการผลิตขององค์กร.

ทีมสนับสนุนที่ช่วยผลักดันให้การนำระบบไปใช้เกิดขึ้นจริง
— เพื่อแก้ไขปัญหาความไม่มีประสิทธิภาพในการบริหารกระบวนการผลิต อะไรคือเหตุผลที่ทำให้คุณเลือก KANNA?
คุณนากามูระ:
ปัจจัยสำคัญที่สุดคือ ฟังก์ชันการจัดการตารางกระบวนการผลิต (Process Scheduling)
KANNA ช่วยให้เราสามารถก้าวข้ามการบริหารตารางงานด้วย Excel ได้ในที่สุด พร้อมทั้งทำให้การแบ่งปันข้อมูลแบบเรียลไทม์เป็นจริงได้
อีกหนึ่งเหตุผลสำคัญคือเรื่องของ ต้นทุน
หากเราต้องพัฒนาระบบขึ้นมาใช้เองภายในองค์กร จะต้องใช้งบประมาณเริ่มต้นจำนวนมาก
ในขณะที่ KANNA ไม่มีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น (Initial Fee) และมีค่าใช้จ่ายรายเดือนที่เหมาะสม จึงทำให้การขออนุมัติโครงการภายในองค์กรเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาก
นอกจากนี้ KANNA ยังมีความยืดหยุ่นในการปรับแต่งระบบสูงมาก
ในช่วงแรก KANNA ถูกแนะนำให้เรารู้จักในฐานะ "ซอฟต์แวร์บริหารงานก่อสร้าง" ทำให้เรายังไม่แน่ใจว่าจะสามารถนำมาปรับใช้กับกระบวนการผลิตของโรงงานได้หรือไม่
แต่เมื่อได้ศึกษาระบบอย่างจริงจัง เราพบว่าสามารถปรับแต่งทั้งการตั้งค่า รายการข้อมูล และหน้าจอการทำงานต่าง ๆ ได้อย่างละเอียด
จึงมั่นใจว่าสามารถออกแบบให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานของเราได้อย่างแท้จริง
สิ่งที่สร้างความมั่นใจให้เราอีกอย่างหนึ่งคือ ทีม Customer Success และทีมสนับสนุนของ KANNA
ตั้งแต่ช่วงเริ่มต้นการพูดคุย ทีมงานให้ความสำคัญกับการรับฟังปัญหาและความต้องการของเราอย่างจริงจัง
พวกเขาไม่เพียงแนะนำระบบ แต่ยังช่วยคิดและให้คำปรึกษาว่าจะนำ KANNA มาปรับใช้กับกระบวนการทำงานของเราอย่างไร
การสนับสนุนอย่างใกล้ชิดเช่นนี้ทำให้เรามั่นใจและตัดสินใจเดินหน้าการนำระบบมาใช้งาน
รายงานผ่านมือถือได้ง่าย พนักงานทุกคนใช้งานได้จริง
— หลังจากนำ KANNA มาใช้แล้ว ปัจจุบันใช้งานระบบอย่างไรบ้าง?
คุณนากามูระ:
เนื่องจากพนักงานหน้างานจำนวนมากเคยชินกับแนวคิดที่ว่า
“ตารางกระบวนการผลิตอาจไม่ใช่ข้อมูลล่าสุดเสมอไป”
เราไม่ได้เริ่มต้นด้วยการให้ทุกคนใช้ฟังก์ชัน Process Chart ทันที
แต่เลือกใช้แนวทางค่อยเป็นค่อยไป โดยเริ่มจากให้พนักงานใช้งาน ฟังก์ชันรายงาน (Reports) ก่อน เพื่อสร้างความคุ้นเคยกับระบบ
ก่อนหน้านี้ เราใช้รายงานประจำวันในรูปแบบกระดาษ
แต่หลังจากนำ KANNA มาใช้ เราได้เปลี่ยนมาใช้การรายงานแบบดิจิทัลทั้งหมด
ในอดีต แม้พนักงานจะส่งรายงานทุกวัน แต่เราไม่มีเวลามากพอที่จะรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านั้นอย่างจริงจัง
จึงไม่น่าแปลกใจที่พนักงานหลายคนจะรู้สึกว่า
“มีใครอ่านรายงานพวกนี้จริงหรือเปล่า?”
ปัจจุบัน ข้อมูลรายงานทั้งหมดถูกจัดเก็บอยู่ในระบบและสามารถส่งออก (Export) ได้อย่างง่ายดาย
ทำให้รายงานประจำวันกลายเป็นข้อมูลที่มีคุณค่าในการวิเคราะห์และปรับปรุงการดำเนินงาน
พนักงานเองก็เริ่มมองเห็นว่าการส่งรายงานมีความหมายและก่อให้เกิดประโยชน์จริง
คุณโนกุจิ:
ฉันเพิ่งเข้ามาร่วมงานได้ประมาณ 6 เดือนค่ะ
ตอนที่เข้ามาใหม่ ๆ เรายังคงใช้รายงานแบบกระดาษอยู่
พูดตามตรง ฉันรู้สึกตกใจมาก
“ทุกวันนี้เรายังใช้กระดาษอยู่จริง ๆ เหรอ?” (หัวเราะ)
สำหรับคนรุ่นฉันที่เติบโตมากับเทคโนโลยีดิจิทัล การใช้สมาร์ตโฟนจดบันทึกหรือกรอกข้อมูลถือเป็นเรื่องปกติมาก
นอกเหนือจากการเรียนแล้ว เราแทบไม่ได้เขียนอะไรด้วยลายมืออีกเลย
ดังนั้นเมื่อบริษัทเปลี่ยนมาใช้ฟังก์ชัน Reports ของ KANNA
ฉันรู้สึกโล่งใจและดีใจมากจริง ๆ ค่ะ (หัวเราะ)
เพราะทุกอย่างสะดวกขึ้น รวดเร็วขึ้น และสอดคล้องกับวิธีการทำงานของคนรุ่นใหม่มากกว่าเดิมอย่างเห็นได้ชัด.

คุณนากามูระ:
แม้ว่าเราจะมีพนักงานรุ่นใหม่ที่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีดิจิทัลอย่างคุณโนกุจิอยู่ในทีม แต่ในขณะเดียวกันก็มีพนักงานจำนวนไม่น้อยที่ไม่ถนัดการใช้งานเครื่องมือดิจิทัลหรือสมาร์ตโฟนมากนัก
ด้วยเหตุนี้ สิ่งที่เราให้ความสำคัญมากที่สุดในการปรับแต่ง KANNA คือ ความง่ายในการใช้งาน (Ease of Use)
เราออกแบบฟอร์มรายงานใหม่โดยตัดการพิมพ์ข้อความออกเกือบทั้งหมด และเปลี่ยนทุกช่องให้สามารถเลือกคำตอบจากเมนูแบบดรอปดาวน์ (Drop-down Menu) ได้
วิธีนี้ช่วยให้แม้แต่พนักงานที่ไม่คุ้นเคยกับการใช้สมาร์ตโฟน หรือรู้สึกว่าการส่งรายงานประจำวันเป็นเรื่องยุ่งยาก ก็สามารถกรอกข้อมูลได้อย่างง่ายดาย
ผลลัพธ์คือ ทุกคนสามารถส่งรายงานประจำวันได้อย่างสม่ำเสมอ โดยไม่รู้สึกว่าเป็นภาระเพิ่มเติมในการทำงาน
นอกจากนี้ ฟังก์ชัน อัปโหลดรูปภาพ (Photo Feature) ของ KANNA ก็มีประโยชน์อย่างมากต่อการดำเนินงานของเรา
ก่อนหน้านี้ เรามีการจ้างผู้ผลิตภายนอกผลิตส่วนตัวถังหรือส่วนพื้นที่อยู่อาศัยของรถบ้าน (Shell) ให้กับเรา
เมื่อพนักงานไปรับตัวรถกลับมา พวกเขาจะถ่ายภาพเพื่อตรวจสอบรอยขีดข่วน ความเสียหาย หรือความผิดปกติต่าง ๆ ก่อนส่งมอบเข้าสู่กระบวนการผลิตขั้นต่อไป
จากนั้นรูปภาพเหล่านี้จะถูกส่งทางอีเมลไปยังผู้จัดการ
และผู้จัดการจะต้องเป็นผู้ดำเนินการ
ดาวน์โหลดไฟล์ภาพ
ตรวจสอบรายละเอียด
จัดเรียงไฟล์
บันทึกลงในโฟลเดอร์ของลูกค้าแต่ละรายด้วยตนเอง
ปัญหาคือ ตัวถังรถก่อนเข้าสู่ขั้นตอนการตกแต่งภายในมีลักษณะคล้ายกันมาก
เมื่อมีรูปภาพจำนวนมากถูกส่งเข้ามาในแต่ละวัน การแยกแยะว่า
“รูปนี้เป็นของลูกค้ารายไหน?”
กลายเป็นงานที่ใช้เวลาค่อนข้างมาก
พนักงานต้องเสียเวลาไปกับการค้นหา จัดหมวดหมู่ และจัดเก็บข้อมูลภาพถ่าย แทนที่จะใช้เวลากับงานที่สร้างคุณค่าให้กับธุรกิจโดยตรง
หลังจากนำ KANNA มาใช้ รูปภาพทั้งหมดสามารถอัปโหลดและเชื่อมโยงกับโครงการหรือรถของลูกค้าแต่ละรายได้ทันที
ทำให้ทุกคนสามารถค้นหา ตรวจสอบ และเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องได้จากระบบเดียว
ไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดไฟล์ จัดเรียงโฟลเดอร์ หรือเสียเวลาแยกประเภทภาพถ่ายอีกต่อไป
ส่งผลให้การจัดการข้อมูลหน้างานมีความรวดเร็ว เป็นระบบ และมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด.

คุณนากามูระ:
หลังจากนำ KANNA มาใช้ กระบวนการจัดการรูปภาพที่เคยยุ่งยากก็กลายเป็นเรื่องง่ายอย่างมาก
พนักงานเพียงแค่เปิดโปรเจกต์ที่เกี่ยวข้องใน KANNA และถ่ายภาพหน้างานหรือชิ้นงานได้ทันที รูปภาพทั้งหมดจะถูกบันทึกและจัดเก็บในตำแหน่งที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ
ทำให้ไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดไฟล์ จัดเรียงโฟลเดอร์ หรือแยกประเภทภาพด้วยตนเองอีกต่อไป
ที่น่าสนใจคือ พนักงานที่รับผิดชอบงานถ่ายภาพและตรวจรับชิ้นงานของเรามีอายุเกือบ 60 ปีแล้ว แต่เขาสามารถใช้งานฟังก์ชันนี้ได้อย่างไม่มีปัญหาตั้งแต่เริ่มต้น
และเพราะเขาเห็นประโยชน์และความสะดวกจากการใช้งานด้วยตัวเอง การใช้ KANNA จึงค่อย ๆ แพร่หลายและได้รับการยอมรับภายในทีมอย่างเป็นธรรมชาติ
สร้างการมองเห็นงานและความเป็นเจ้าของงานผ่านการติดตามความคืบหน้า
— KANNA ช่วยแก้ปัญหาด้านการจัดการตารางการผลิต ซึ่งเป็นเหตุผลหลักในการนำระบบมาใช้งานได้อย่างไรบ้าง?
คุณนากามูระ:
ปัจจุบัน เรายังคงอยู่ในช่วงทดลองและปรับปรุงวิธีการใช้งานอย่างต่อเนื่อง
เราได้สร้างเทมเพลตขึ้นมาสองประเภท ได้แก่
เทมเพลตสำหรับบริหารงานตามรถแต่ละคัน (Vehicle-Based Template)
เทมเพลตสำหรับบริหารงานตามลูกค้าแต่ละราย (Customer-Based Template)
สำหรับเทมเพลตที่อ้างอิงตามรถแต่ละคัน ผมและคุณโนกุจิในฐานะผู้ดูแลกระบวนการผลิต จะเป็นผู้กำหนดและบันทึกแผนการผลิตล่วงหน้า
ส่วนเทมเพลตที่อ้างอิงตามลูกค้า พนักงานหน้างานจะเป็นผู้บันทึกผลการดำเนินงานจริง เช่น ระยะเวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอนการผลิต
เหตุผลที่เราแยกระหว่าง
"แผนงาน (Plan)" และ "ผลการดำเนินงานจริง (Actual)"
ออกจากกันอย่างชัดเจน ก็เพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงด้านวิธีคิดของพนักงาน
เมื่อพนักงานเป็นผู้บันทึกข้อมูลผลงานของตนเอง พวกเขาจะสามารถมองเห็นภาพรวมของกระบวนการทำงานได้มากขึ้น
และเริ่มเข้าใจว่า
งานแต่ละขั้นตอนใช้เวลาจริงเท่าใด
ขั้นตอนไหนเป็นคอขวด
จุดใดที่สามารถปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้
สิ่งนี้ช่วยกระตุ้นให้พนักงานเริ่มคิดเชิงรุกและเสนอแนวทางปรับปรุงงานด้วยตนเอง โดยไม่ต้องรอคำสั่งจากหัวหน้างานเสมอไป
ปัจจุบัน เรายังคงอยู่ในช่วงเปลี่ยนผ่าน
โดยยังต้องใช้งานทั้ง Excel และ KANNA ควบคู่กันไป พร้อมกับยังมีการสื่อสารด้วยวาจาในบางกรณีเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงตารางงาน
อย่างไรก็ตาม ผมเชื่อว่าเมื่อ KANNA ถูกใช้งานอย่างแพร่หลายมากขึ้น
พนักงานจะเริ่มสร้างพฤติกรรมใหม่ในการตรวจสอบข้อมูลจากระบบด้วยตนเอง แทนที่จะคอยสอบถามจากผู้อื่น
การให้แต่ละคนบันทึกความคืบหน้าของงานด้วยตนเอง ไม่เพียงช่วยให้เห็นภาพรวมของงานมากขึ้น แต่ยังเป็นการเพิ่มโอกาสให้พนักงานคุ้นเคยและใช้งาน KANNA ในชีวิตประจำวันอีกด้วย
Digital Transformation คือกุญแจสำคัญในการดึงดูดและรักษาคนรุ่นใหม่
ผสานงานฝีมือเข้ากับเทคโนโลยีผ่าน DX
— สุดท้ายนี้ อยากให้ช่วยเล่าถึงความคาดหวังในอนาคต และฝากข้อความถึงองค์กรที่กำลังผลักดัน Digital Transformation
คุณนากามูระ:
สิ่งที่ผมคาดหวังมากที่สุดคือ
การที่พนักงานจะมีความคิดเชิงรุก (Proactive Mindset) มากขึ้น
ในฐานะผู้บริหารหรือผู้จัดการ เราไม่สามารถรับรู้รายละเอียดของทุกกระบวนการได้ทั้งหมด
คนที่เข้าใจงานจริงมากที่สุดคือพนักงานที่อยู่หน้างาน
ดังนั้น เราอยากให้ทุกคนสามารถมองงานของตนเองอย่างเป็นกลาง และตั้งคำถามว่า
"ตรงนี้ยังปรับปรุงได้ไหม?"
"เราสามารถทำให้ดีขึ้นกว่านี้ได้หรือเปล่า?"
การสร้างวัฒนธรรมการทำงานเช่นนี้คือเป้าหมายสำคัญของเรา
และในฐานะผู้บริหาร หน้าที่ของเราคือรับฟังข้อเสนอแนะเหล่านั้น และร่วมกันออกแบบกระบวนการผลิตที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ผมเชื่อว่า KANNA มีศักยภาพที่จะช่วยให้สิ่งนี้เกิดขึ้นได้จริง
ในอนาคต เราไม่ได้ต้องการใช้ KANNA แค่สำหรับการบริหารการผลิตเท่านั้น
แต่ยังต้องการขยายไปสู่ การบริหารข้อมูลลูกค้า (Customer Management) ด้วย
ปัจจุบัน ข้อมูลการผลิตและข้อมูลลูกค้ายังถูกเก็บแยกกันอยู่
เมื่อเราต้องการข้อมูลลูกค้า จึงต้องติดต่อสอบถามจากอีกแผนกหนึ่งอยู่เสมอ
หากสามารถรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ใน KANNA ได้
ทุกฝ่ายจะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้จากจุดเดียว
สำหรับผม KANNA เปรียบเสมือน
"ลิ้นชักเก็บข้อมูลขององค์กร"
ที่ช่วยรวบรวมทุกสิ่งไว้ในที่เดียว และสามารถหยิบใช้งานได้ทันทีเมื่อต้องการ
คุณโนกุจิ:
ฉันเห็นด้วยอย่างมากค่ะ
KANNA เป็นเหมือน "ลิ้นชักข้อมูล" จริง ๆ
ตอนนี้บริษัทกำลังเตรียมเปิดโรงงานแห่งใหม่ในประเทศเวียดนาม
และคุณนากามูระ ซึ่งเป็นหัวหน้างานและผู้ที่คอยสอนงานฉันมาตลอด กำลังจะต้องเดินทางไปทำงานที่นั่นเป็นเวลานาน
ตอนที่ได้ยินข่าวครั้งแรก ฉันตกใจมาก
"แล้วหลังจากนี้ใครจะคอยสอนงานฉันล่ะ!?" (หัวเราะ)
แต่เมื่อคิดถึง KANNA ฉันกลับรู้สึกมั่นใจขึ้นมาก
เพราะข้อมูล ประวัติการทำงาน และองค์ความรู้ต่าง ๆ ถูกเก็บไว้ในระบบอยู่แล้ว
ฉันสามารถย้อนดูข้อมูลเดิม วางแผนงาน และบริหารกระบวนการผลิตได้ด้วยตัวเอง โดยไม่จำเป็นต้องติดต่อหัวหน้างานที่อยู่ต่างประเทศตลอดเวลา
สำหรับฉัน KANNA ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือจัดการงาน แต่เป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยส่งต่อองค์ความรู้ภายในองค์กร สร้างความต่อเนื่องในการทำงาน และสนับสนุนการเติบโตของบุคลากรในระยะยาวอีกด้วย.

การที่พนักงานสามารถแก้ไขปัญหาและตัดสินใจได้ด้วยตนเอง โดยไม่จำเป็นต้องคอยถามหัวหน้างานหรือผู้มีประสบการณ์อยู่ตลอดเวลา นั่นคือรูปแบบองค์กรที่เราอยากสร้างให้เกิดขึ้น
แน่นอนว่าการพัฒนาพนักงานทุกคนให้ไปถึงจุดนั้นต้องใช้เวลา แต่ตลอดเส้นทางนี้ ทีมงาน KANNA ถือเป็นพาร์ตเนอร์ที่น่าเชื่อถืออย่างยิ่ง
ผมเชื่อว่าหลายองค์กรกำลังเผชิญกับความท้าทายเดียวกัน คือ
จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างไร
จะขับเคลื่อน Digital Transformation (DX) อย่างไรให้เกิดผลจริง
จะเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานขององค์กรได้อย่างไร
สิ่งที่ทำให้ KANNA แตกต่างคือ ทีมงานรับฟังลูกค้าอย่างจริงจัง
พวกเขาไม่เพียงรับฟังความคิดเห็นของเราเท่านั้น แต่ยังร่วมกันคิด วิเคราะห์ และออกแบบแนวทางการใช้งาน รวมถึงการปรับแต่งระบบให้เหมาะสมกับกระบวนการทำงานเฉพาะขององค์กรเราอีกด้วย
ปัจจุบัน อุตสาหกรรมการผลิตทั่วโลกกำลังเผชิญกับปัญหาการขาดแคลนแรงงานอย่างต่อเนื่อง
ด้วยเหตุนี้ การสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดึงดูดและรักษาคนรุ่นใหม่ไว้กับองค์กรจึงกลายเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง
สำหรับคนรุ่นใหม่ เครื่องมือดิจิทัลไม่ใช่ทางเลือก แต่เป็นสิ่งจำเป็นในการทำงาน
หากองค์กรยังคงยึดติดกับวิธีการทำงานแบบเดิมที่ใช้เอกสารกระดาษหรือกระบวนการแบบแอนะล็อกมากเกินไป
ในอนาคต การดึงดูดบุคลากรรุ่นใหม่เข้ามาร่วมงานจะยิ่งเป็นเรื่องยากขึ้น
ดังนั้น สิ่งที่เราต้องทำคือการสร้างรากฐานการทำงานที่สามารถรองรับทั้งสองกลุ่มได้พร้อมกัน
รองรับพนักงานรุ่นใหม่ที่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีดิจิทัล
พร้อมทั้งคำนึงถึงพนักงานที่อาจยังไม่คุ้นชินกับเครื่องมือดิจิทัลมากนัก
KANNA ช่วยให้เราสามารถเดินไปสู่เป้าหมายนั้นได้
ด้วยความยืดหยุ่นในการปรับแต่งระบบที่หลากหลาย และทีมสนับสนุนที่พร้อมให้คำปรึกษาอย่างใกล้ชิด
KANNA จึงไม่ใช่เพียงเครื่องมือสำหรับบริหารการผลิตเท่านั้น แต่เป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้องค์กรสามารถสร้าง Digital Transformation ที่นำไปใช้ได้จริง (Practical DX) และเติบโตได้อย่างยั่งยืนในระยะยาว
Article Published on:





