ก้าวข้ามการบริหารงานด้วย Excel: ขับเคลื่อน Digital Transformation และเปลี่ยนแนวคิดการทำงานของทุกภาคส่วนในอุตสาหกรรมการผลิต

ความสำเร็จการใช้งาน KANNA จากลูกค้า

Nippon Tokushu Body

ก้าวข้ามการบริหารงานด้วย Excel: ขับเคลื่อน Digital Transformation และเปลี่ยนแนวคิดการทำงานของทุกภาคส่วนในอุตสาหกรรมการผลิต

Manufacturing Industry

Wholesale and Retail Trade

Japan

Company Name

Nippon Tokushu Body

Number of Employees

50

Business Activities

ธุรกิจผลิตและจำหน่ายรถบ้าน (Camper Van) และรถดัดแปลงพิเศษ พร้อมบริการออกแบบและผลิตตามความต้องการของลูกค้า

Services

KANNA Project

จากรถเพื่อการท่องเที่ยวสู่สำนักงานเคลื่อนที่และศูนย์ปฏิบัติการฉุกเฉิน: บทบาทที่ขยายตัวของรถบ้านยุคใหม่

รถบ้าน (Camper Van) กำลังได้รับความสนใจเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ไม่เพียงในฐานะยานพาหนะสำหรับการท่องเที่ยวและพักผ่อนเท่านั้น แต่ยังถูกนำไปใช้เป็น สำนักงานเคลื่อนที่ (Mobile Office) และ ศูนย์พักพิงหรือฐานปฏิบัติการในสถานการณ์ภัยพิบัติ (Emergency Shelter & Disaster Response Base) อีกด้วย

Nihon Tokushu Body Co., Ltd. ผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิตและจำหน่ายรถบ้านและยานพาหนะเฉพาะทาง ยังคงเติบโตอย่างต่อเนื่องด้วยจุดแข็งด้านมาตรฐานความปลอดภัยระดับสูง และความสามารถในการปรับแต่งรถให้สอดคล้องกับความต้องการเฉพาะของลูกค้าแต่ละราย

อย่างไรก็ตาม เบื้องหลังการเติบโตนั้น บริษัทต้องเผชิญกับความท้าทายสำคัญ นั่นคือ ระบบบริหารจัดการกระบวนการทำงานที่ซับซ้อนและยุ่งยากเกินความจำเป็น

เนื่องจากรถแต่ละคันเป็นงานผลิตตามสั่ง (Custom Order) ที่มีรายละเอียดและสเปกแตกต่างกัน การใช้ Excel ในการจัดการข้อมูลและติดตามความคืบหน้าของงานจึงกลายเป็นภาระที่เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ

การอัปเดตข้อมูลใช้เวลานาน ข้อมูลกระจายอยู่ในหลายไฟล์ และเมื่อเวลาผ่านไป พนักงานก็เริ่มตั้งคำถามว่า

“ไฟล์ Excel ที่เปิดอยู่นี้เป็นเวอร์ชันล่าสุดจริงหรือไม่?”

ความไม่มั่นใจดังกล่าวทำให้พนักงานจำนวนมากหันกลับไปพึ่งพาการสื่อสารด้วยวาจาแทน

ผลที่ตามมาคือปัญหาประเภท

  • “บอกแล้วหรือยัง?”

  • “ใครบอกว่าอย่างนั้น?”

  • “เข้าใจไม่ตรงกัน”

เกิดขึ้นบ่อยครั้ง และส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันของแต่ละฝ่าย

เพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้ บริษัทจึงตัดสินใจนำ KANNA เข้ามาใช้เป็นแพลตฟอร์มกลางในการบริหารจัดการงาน

ด้วยการปรับแต่งระบบให้ตอบโจทย์ทั้งพนักงานรุ่นใหม่ที่คุ้นเคยกับเทคโนโลยี และพนักงานที่มีประสบการณ์สูงแต่ไม่คุ้นชินกับเครื่องมือดิจิทัลมากนัก ทำให้การใช้งาน KANNA ค่อย ๆ ขยายไปทั่วทั้งองค์กร

ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานเท่านั้น

แต่ยังนำไปสู่ การเปลี่ยนแปลงวิธีคิด (Mindset Transformation) ของพนักงานอีกด้วย

พนักงานเริ่มมองเห็นภาพรวมของกระบวนการทำงานมากขึ้น เข้าใจบทบาทของตนเองในบริบทของทั้งองค์กร และมีแนวโน้มที่จะคิดเชิงรุกในการแก้ไขปัญหาและปรับปรุงการทำงานมากกว่าเดิม

ในการสัมภาษณ์ครั้งนี้ เราได้พูดคุยกับ คุณ Susumu Nakamura หัวหน้ากลุ่มบริหารจัดการกระบวนการผลิต (Chief of the Process Management Group) และ คุณ Nanami Noguchi จากทีมเดียวกัน ถึงความท้าทายที่เป็นจุดเริ่มต้นของการนำ KANNA มาใช้งาน วิธีการประยุกต์ใช้ KANNA ในปัจจุบัน และวิสัยทัศน์เกี่ยวกับอนาคตของการบริหารงานในองค์กรการผลิตยุคดิจิทัล.

Background And Effects of KANNA Implementation

Issue

ความท้าทายก่อนนำ KANNA มาใช้

  • การอัปเดตตารางบริหารกระบวนการผลิตที่จัดการผ่าน Excel ซึ่งมีความซับซ้อน ใช้เวลามากและสร้างภาระให้กับงานอื่น ๆ
    เนื่องจากต้องปรับปรุงข้อมูลด้วยตนเองอยู่ตลอดเวลา การแก้ไขกำหนดการหรือสถานะงานแต่ละครั้งจึงใช้เวลานาน ส่งผลให้พนักงานต้องแบ่งเวลาออกจากงานหลักเพื่อมาดูแลและอัปเดตไฟล์ Excel

  • การขาดระบบแบ่งปันข้อมูลแบบเรียลไทม์ทำให้เกิดความไม่มีประสิทธิภาพในการทำงาน
    ทีมงานต้องพึ่งพาทั้งการอัปเดตข้อมูลในสเปรดชีตและการสื่อสารด้วยวาจาควบคู่กันไป ทำให้ข้อมูลไม่เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ เกิดความสับสนในการทำงาน และเพิ่มความเสี่ยงต่อความคลาดเคลื่อนของข้อมูลระหว่างแผนก

Key Factors For Implementation

เหตุผลที่เลือก KANNA

  • คุ้มค่าและเข้าถึงได้ง่ายด้านต้นทุน
    ไม่มีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น (Initial Fee) และมีค่าบริการรายเดือนในระดับที่เหมาะสม ช่วยลดอุปสรรคด้านงบประมาณในการเริ่มต้นโครงการ Digital Transformation

  • ปรับแต่งการใช้งานได้อย่างยืดหยุ่น (Highly Customizable)
    รองรับการตั้งค่าและปรับแต่งกระบวนการทำงานได้โดยไม่ต้องเขียนโปรแกรม (No-Code) ทำให้องค์กรสามารถออกแบบระบบให้สอดคล้องกับรูปแบบการดำเนินงานและขั้นตอนการทำงานของตนเองได้อย่างเต็มที่

  • ทีมสนับสนุนที่ให้คำปรึกษาอย่างใกล้ชิด (Comprehensive Support)
    ตั้งแต่ช่วงเริ่มต้นโครงการ ทีมงาน KANNA ให้ความสำคัญกับการรับฟังความคิดเห็นและความต้องการของลูกค้าอย่างจริงจัง พร้อมให้คำแนะนำและสนับสนุนการปรับใช้ระบบอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้การนำ KANNA มาใช้งานเกิดประสิทธิภาพสูงสุด

Effects and Improvements

ผลลัพธ์หลังการนำ KANNA มาใช้

  • มองเห็นบทบาทและความคืบหน้าของงานของพนักงานแต่ละคนได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
    ทำให้ทุกคนเข้าใจสถานะงานของตนเองและทีมโดยรวม ส่งเสริมให้พนักงานมีความคิดเชิงรุก (Proactive Mindset) มากขึ้น และสามารถตัดสินใจหรือดำเนินงานได้โดยไม่ต้องรอคำสั่งอยู่ตลอดเวลา

  • ลดความยุ่งยากในการจัดทำรายงานประจำวัน
    ด้วยรูปแบบการกรอกข้อมูลที่สามารถเลือกจากตัวเลือกที่กำหนดไว้ ทำให้การบันทึกข้อมูลทำได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น ส่งผลให้อัตราการส่งรายงานสูงขึ้น และองค์กรสามารถนำข้อมูลที่ได้รับไปใช้วิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

  • ใช้ฟังก์ชันอัปโหลดรูปภาพเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงาน
    ลดความจำเป็นในการดาวน์โหลด ย้ายไฟล์ จัดเรียง หรือแยกประเภทภาพถ่ายด้วยตนเอง ข้อมูลจากหน้างานสามารถอัปโหลดและจัดเก็บเข้าสู่ระบบได้ทันที ช่วยประหยัดเวลาและลดภาระงานด้านเอกสารและการจัดการข้อมูล

ผู้ให้สัมภาษณ์

Mr. Susumu Nakamura Chief, Process Management Group / Chief, Production Engineering Group Ms. Nanami Noguchi Process Management Group

ความต้องการรถบ้านที่เติบโตอย่างต่อเนื่อง กับความท้าทายในการบริหารกระบวนการผลิตที่ซับซ้อน

— ก่อนอื่น อยากให้ช่วยเล่าถึงธุรกิจของบริษัทให้ฟังครับ

คุณนากามูระ:

ธุรกิจหลักของเราคือ การผลิตและจำหน่ายรถบ้าน (Camper Van)

เราใช้ตัวถังรถของ Isuzu เป็นพื้นฐาน และดำเนินงานทุกขั้นตอนภายในบริษัทเอง ตั้งแต่การออกแบบ การพัฒนา ไปจนถึงการผลิตเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์ตกแต่งภายในรถ

หนึ่งในจุดแข็งสำคัญของเราคือความสามารถในการ ปรับแต่งรถให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของลูกค้าแต่ละราย (High Customization)

นับตั้งแต่ก่อตั้งบริษัทในปี 2014 สิ่งที่เราให้ความสำคัญสูงสุดมาโดยตลอดคือ ความปลอดภัย

นอกจากการตรวจสอบคุณภาพอย่างเข้มงวดก่อนส่งมอบรถแล้ว เรายังให้บริการบำรุงรักษาหลังการขาย เพื่อให้ลูกค้าสามารถใช้งานรถได้อย่างปลอดภัยในระยะยาว

แม้ว่าหลายคนจะมองว่ารถบ้านเป็นยานพาหนะสำหรับการท่องเที่ยวและพักผ่อน แต่ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ความต้องการจากภาคธุรกิจและหน่วยงานภาครัฐได้เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง

รถบ้านถูกนำไปใช้งานในหลากหลายรูปแบบ เช่น

  • สำนักงานเคลื่อนที่ (Mobile Office)

  • ห้องประชุมเคลื่อนที่

  • ยานพาหนะสำหรับงานสวัสดิการสาธารณะ

  • หน่วยปฏิบัติงานภาคสนาม

นอกจากนี้ ยังได้รับความสนใจในฐานะ ศูนย์พักพิงฉุกเฉินในช่วงเกิดภัยพิบัติ

รถรุ่น EXPEDITION STRIKER ของเรา ยังเป็นรถบ้านรุ่นแรกในประเทศญี่ปุ่นที่ได้รับ Phase Free Certification ซึ่งเป็นการรับรองความสามารถในการใช้งานได้ทั้งในสถานการณ์ปกติและสถานการณ์ฉุกเฉิน

— ในฐานะผู้ผลิตรถบ้านที่มีความต้องการจากหลากหลายภาคส่วนเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง บริษัทกำลังเผชิญกับความท้าทายอะไรบ้าง?

คุณนากามูระ:

ความท้าทายหลักอยู่ที่ การบริหารจัดการกระบวนการผลิต (Process Management) ซึ่งเป็นหน้าที่ที่ผมและคุณโนกุจิดูแลโดยตรง

ก่อนหน้านี้ เราใช้ Excel เป็นเครื่องมือหลักในการบริหารงานทั้งหมด

อย่างไรก็ตาม ในอุตสาหกรรมการผลิต โดยเฉพาะการผลิตรถตามสั่ง (Custom-Built Vehicles) การเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นอยู่เสมอ

เนื่องจากรถแต่ละคันมีรายละเอียดและสเปกที่แตกต่างกัน ทำให้ไฟล์ Excel ที่ใช้ติดตามงานมีความซับซ้อนมากขึ้นเรื่อย ๆ จนเริ่มยากต่อการบริหารจัดการ

ปัญหาที่ตามมาคือ

การอัปเดตข้อมูลใน Excel ต้องใช้เวลามาก

ขณะที่ Excel เองก็ไม่สามารถรองรับการแบ่งปันข้อมูลแบบเรียลไทม์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลหรือกำหนดการ ทีมงานในโรงงานมักไม่ได้รับข้อมูลล่าสุดทันที

เราจึงต้องเดินจากสำนักงานไปยังพื้นที่ผลิตเพื่อแจ้งข้อมูลด้วยวาจา จากนั้นจึงกลับมาแก้ไขข้อมูลใน Excel อีกครั้ง

กระบวนการนี้เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่าในทุกวัน

เมื่อเวลาผ่านไป พนักงานจำนวนมากเริ่มรู้สึกว่า

“ถึงจะเปิดดูตารางงานใน Excel ก็ไม่ได้หมายความว่าข้อมูลนั้นจะเป็นข้อมูลล่าสุดจริง ๆ”

แม้การอัปเดต Excel จะยังจำเป็นต่อการจัดเก็บข้อมูลและการติดตามประวัติการทำงาน

แต่ในทางปฏิบัติ เราก็ไม่สามารถเลิกใช้การสื่อสารด้วยวาจาได้

สุดท้ายจึงเกิดรูปแบบการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ คือ

  • ต้องอัปเดตข้อมูลใน Excel

  • ต้องเดินไปแจ้งข้อมูลด้วยตนเอง

  • ต้องตอบคำถามและยืนยันข้อมูลซ้ำหลายครั้ง

หรือพูดง่าย ๆ ว่าเป็นการทำงานซ้ำซ้อนระหว่าง

“การสื่อสารด้วยวาจา” และ “การดูแลข้อมูลในสเปรดชีต”

ซึ่งกลายเป็นความท้าทายและความอึดอัดใจของทีมงานมาโดยตลอด

ด้วยเหตุนี้ เราจึงเริ่มมองหาเครื่องมือที่สามารถรวบรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียว ทำให้ทุกคนเข้าถึงข้อมูลล่าสุดได้ทันที และลดการพึ่งพาการสื่อสารด้วยวาจาลง ซึ่งท้ายที่สุดก็นำไปสู่การตัดสินใจนำ KANNA เข้ามาใช้ในการบริหารกระบวนการผลิตขององค์กร.

ทีมสนับสนุนที่ช่วยผลักดันให้การนำระบบไปใช้เกิดขึ้นจริง

— เพื่อแก้ไขปัญหาความไม่มีประสิทธิภาพในการบริหารกระบวนการผลิต อะไรคือเหตุผลที่ทำให้คุณเลือก KANNA?

คุณนากามูระ:

ปัจจัยสำคัญที่สุดคือ ฟังก์ชันการจัดการตารางกระบวนการผลิต (Process Scheduling)

KANNA ช่วยให้เราสามารถก้าวข้ามการบริหารตารางงานด้วย Excel ได้ในที่สุด พร้อมทั้งทำให้การแบ่งปันข้อมูลแบบเรียลไทม์เป็นจริงได้

อีกหนึ่งเหตุผลสำคัญคือเรื่องของ ต้นทุน

หากเราต้องพัฒนาระบบขึ้นมาใช้เองภายในองค์กร จะต้องใช้งบประมาณเริ่มต้นจำนวนมาก

ในขณะที่ KANNA ไม่มีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น (Initial Fee) และมีค่าใช้จ่ายรายเดือนที่เหมาะสม จึงทำให้การขออนุมัติโครงการภายในองค์กรเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาก

นอกจากนี้ KANNA ยังมีความยืดหยุ่นในการปรับแต่งระบบสูงมาก

ในช่วงแรก KANNA ถูกแนะนำให้เรารู้จักในฐานะ "ซอฟต์แวร์บริหารงานก่อสร้าง" ทำให้เรายังไม่แน่ใจว่าจะสามารถนำมาปรับใช้กับกระบวนการผลิตของโรงงานได้หรือไม่

แต่เมื่อได้ศึกษาระบบอย่างจริงจัง เราพบว่าสามารถปรับแต่งทั้งการตั้งค่า รายการข้อมูล และหน้าจอการทำงานต่าง ๆ ได้อย่างละเอียด

จึงมั่นใจว่าสามารถออกแบบให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานของเราได้อย่างแท้จริง

สิ่งที่สร้างความมั่นใจให้เราอีกอย่างหนึ่งคือ ทีม Customer Success และทีมสนับสนุนของ KANNA

ตั้งแต่ช่วงเริ่มต้นการพูดคุย ทีมงานให้ความสำคัญกับการรับฟังปัญหาและความต้องการของเราอย่างจริงจัง

พวกเขาไม่เพียงแนะนำระบบ แต่ยังช่วยคิดและให้คำปรึกษาว่าจะนำ KANNA มาปรับใช้กับกระบวนการทำงานของเราอย่างไร

การสนับสนุนอย่างใกล้ชิดเช่นนี้ทำให้เรามั่นใจและตัดสินใจเดินหน้าการนำระบบมาใช้งาน

รายงานผ่านมือถือได้ง่าย พนักงานทุกคนใช้งานได้จริง

— หลังจากนำ KANNA มาใช้แล้ว ปัจจุบันใช้งานระบบอย่างไรบ้าง?

คุณนากามูระ:

เนื่องจากพนักงานหน้างานจำนวนมากเคยชินกับแนวคิดที่ว่า

“ตารางกระบวนการผลิตอาจไม่ใช่ข้อมูลล่าสุดเสมอไป”

เราไม่ได้เริ่มต้นด้วยการให้ทุกคนใช้ฟังก์ชัน Process Chart ทันที

แต่เลือกใช้แนวทางค่อยเป็นค่อยไป โดยเริ่มจากให้พนักงานใช้งาน ฟังก์ชันรายงาน (Reports) ก่อน เพื่อสร้างความคุ้นเคยกับระบบ

ก่อนหน้านี้ เราใช้รายงานประจำวันในรูปแบบกระดาษ

แต่หลังจากนำ KANNA มาใช้ เราได้เปลี่ยนมาใช้การรายงานแบบดิจิทัลทั้งหมด

ในอดีต แม้พนักงานจะส่งรายงานทุกวัน แต่เราไม่มีเวลามากพอที่จะรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านั้นอย่างจริงจัง

จึงไม่น่าแปลกใจที่พนักงานหลายคนจะรู้สึกว่า

“มีใครอ่านรายงานพวกนี้จริงหรือเปล่า?”

ปัจจุบัน ข้อมูลรายงานทั้งหมดถูกจัดเก็บอยู่ในระบบและสามารถส่งออก (Export) ได้อย่างง่ายดาย

ทำให้รายงานประจำวันกลายเป็นข้อมูลที่มีคุณค่าในการวิเคราะห์และปรับปรุงการดำเนินงาน

พนักงานเองก็เริ่มมองเห็นว่าการส่งรายงานมีความหมายและก่อให้เกิดประโยชน์จริง

คุณโนกุจิ:

ฉันเพิ่งเข้ามาร่วมงานได้ประมาณ 6 เดือนค่ะ

ตอนที่เข้ามาใหม่ ๆ เรายังคงใช้รายงานแบบกระดาษอยู่

พูดตามตรง ฉันรู้สึกตกใจมาก

“ทุกวันนี้เรายังใช้กระดาษอยู่จริง ๆ เหรอ?” (หัวเราะ)

สำหรับคนรุ่นฉันที่เติบโตมากับเทคโนโลยีดิจิทัล การใช้สมาร์ตโฟนจดบันทึกหรือกรอกข้อมูลถือเป็นเรื่องปกติมาก

นอกเหนือจากการเรียนแล้ว เราแทบไม่ได้เขียนอะไรด้วยลายมืออีกเลย

ดังนั้นเมื่อบริษัทเปลี่ยนมาใช้ฟังก์ชัน Reports ของ KANNA

ฉันรู้สึกโล่งใจและดีใจมากจริง ๆ ค่ะ (หัวเราะ)

เพราะทุกอย่างสะดวกขึ้น รวดเร็วขึ้น และสอดคล้องกับวิธีการทำงานของคนรุ่นใหม่มากกว่าเดิมอย่างเห็นได้ชัด.

คุณนากามูระ:

แม้ว่าเราจะมีพนักงานรุ่นใหม่ที่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีดิจิทัลอย่างคุณโนกุจิอยู่ในทีม แต่ในขณะเดียวกันก็มีพนักงานจำนวนไม่น้อยที่ไม่ถนัดการใช้งานเครื่องมือดิจิทัลหรือสมาร์ตโฟนมากนัก

ด้วยเหตุนี้ สิ่งที่เราให้ความสำคัญมากที่สุดในการปรับแต่ง KANNA คือ ความง่ายในการใช้งาน (Ease of Use)

เราออกแบบฟอร์มรายงานใหม่โดยตัดการพิมพ์ข้อความออกเกือบทั้งหมด และเปลี่ยนทุกช่องให้สามารถเลือกคำตอบจากเมนูแบบดรอปดาวน์ (Drop-down Menu) ได้

วิธีนี้ช่วยให้แม้แต่พนักงานที่ไม่คุ้นเคยกับการใช้สมาร์ตโฟน หรือรู้สึกว่าการส่งรายงานประจำวันเป็นเรื่องยุ่งยาก ก็สามารถกรอกข้อมูลได้อย่างง่ายดาย

ผลลัพธ์คือ ทุกคนสามารถส่งรายงานประจำวันได้อย่างสม่ำเสมอ โดยไม่รู้สึกว่าเป็นภาระเพิ่มเติมในการทำงาน

นอกจากนี้ ฟังก์ชัน อัปโหลดรูปภาพ (Photo Feature) ของ KANNA ก็มีประโยชน์อย่างมากต่อการดำเนินงานของเรา

ก่อนหน้านี้ เรามีการจ้างผู้ผลิตภายนอกผลิตส่วนตัวถังหรือส่วนพื้นที่อยู่อาศัยของรถบ้าน (Shell) ให้กับเรา

เมื่อพนักงานไปรับตัวรถกลับมา พวกเขาจะถ่ายภาพเพื่อตรวจสอบรอยขีดข่วน ความเสียหาย หรือความผิดปกติต่าง ๆ ก่อนส่งมอบเข้าสู่กระบวนการผลิตขั้นต่อไป

จากนั้นรูปภาพเหล่านี้จะถูกส่งทางอีเมลไปยังผู้จัดการ

และผู้จัดการจะต้องเป็นผู้ดำเนินการ

  • ดาวน์โหลดไฟล์ภาพ

  • ตรวจสอบรายละเอียด

  • จัดเรียงไฟล์

  • บันทึกลงในโฟลเดอร์ของลูกค้าแต่ละรายด้วยตนเอง

ปัญหาคือ ตัวถังรถก่อนเข้าสู่ขั้นตอนการตกแต่งภายในมีลักษณะคล้ายกันมาก

เมื่อมีรูปภาพจำนวนมากถูกส่งเข้ามาในแต่ละวัน การแยกแยะว่า

“รูปนี้เป็นของลูกค้ารายไหน?”

กลายเป็นงานที่ใช้เวลาค่อนข้างมาก

พนักงานต้องเสียเวลาไปกับการค้นหา จัดหมวดหมู่ และจัดเก็บข้อมูลภาพถ่าย แทนที่จะใช้เวลากับงานที่สร้างคุณค่าให้กับธุรกิจโดยตรง

หลังจากนำ KANNA มาใช้ รูปภาพทั้งหมดสามารถอัปโหลดและเชื่อมโยงกับโครงการหรือรถของลูกค้าแต่ละรายได้ทันที

ทำให้ทุกคนสามารถค้นหา ตรวจสอบ และเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องได้จากระบบเดียว

ไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดไฟล์ จัดเรียงโฟลเดอร์ หรือเสียเวลาแยกประเภทภาพถ่ายอีกต่อไป

ส่งผลให้การจัดการข้อมูลหน้างานมีความรวดเร็ว เป็นระบบ และมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด.

คุณนากามูระ:

หลังจากนำ KANNA มาใช้ กระบวนการจัดการรูปภาพที่เคยยุ่งยากก็กลายเป็นเรื่องง่ายอย่างมาก

พนักงานเพียงแค่เปิดโปรเจกต์ที่เกี่ยวข้องใน KANNA และถ่ายภาพหน้างานหรือชิ้นงานได้ทันที รูปภาพทั้งหมดจะถูกบันทึกและจัดเก็บในตำแหน่งที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ

ทำให้ไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดไฟล์ จัดเรียงโฟลเดอร์ หรือแยกประเภทภาพด้วยตนเองอีกต่อไป

ที่น่าสนใจคือ พนักงานที่รับผิดชอบงานถ่ายภาพและตรวจรับชิ้นงานของเรามีอายุเกือบ 60 ปีแล้ว แต่เขาสามารถใช้งานฟังก์ชันนี้ได้อย่างไม่มีปัญหาตั้งแต่เริ่มต้น

และเพราะเขาเห็นประโยชน์และความสะดวกจากการใช้งานด้วยตัวเอง การใช้ KANNA จึงค่อย ๆ แพร่หลายและได้รับการยอมรับภายในทีมอย่างเป็นธรรมชาติ

สร้างการมองเห็นงานและความเป็นเจ้าของงานผ่านการติดตามความคืบหน้า

— KANNA ช่วยแก้ปัญหาด้านการจัดการตารางการผลิต ซึ่งเป็นเหตุผลหลักในการนำระบบมาใช้งานได้อย่างไรบ้าง?

คุณนากามูระ:

ปัจจุบัน เรายังคงอยู่ในช่วงทดลองและปรับปรุงวิธีการใช้งานอย่างต่อเนื่อง

เราได้สร้างเทมเพลตขึ้นมาสองประเภท ได้แก่

  • เทมเพลตสำหรับบริหารงานตามรถแต่ละคัน (Vehicle-Based Template)

  • เทมเพลตสำหรับบริหารงานตามลูกค้าแต่ละราย (Customer-Based Template)

สำหรับเทมเพลตที่อ้างอิงตามรถแต่ละคัน ผมและคุณโนกุจิในฐานะผู้ดูแลกระบวนการผลิต จะเป็นผู้กำหนดและบันทึกแผนการผลิตล่วงหน้า

ส่วนเทมเพลตที่อ้างอิงตามลูกค้า พนักงานหน้างานจะเป็นผู้บันทึกผลการดำเนินงานจริง เช่น ระยะเวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอนการผลิต

เหตุผลที่เราแยกระหว่าง

"แผนงาน (Plan)" และ "ผลการดำเนินงานจริง (Actual)"

ออกจากกันอย่างชัดเจน ก็เพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงด้านวิธีคิดของพนักงาน

เมื่อพนักงานเป็นผู้บันทึกข้อมูลผลงานของตนเอง พวกเขาจะสามารถมองเห็นภาพรวมของกระบวนการทำงานได้มากขึ้น

และเริ่มเข้าใจว่า

  • งานแต่ละขั้นตอนใช้เวลาจริงเท่าใด

  • ขั้นตอนไหนเป็นคอขวด

  • จุดใดที่สามารถปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้

สิ่งนี้ช่วยกระตุ้นให้พนักงานเริ่มคิดเชิงรุกและเสนอแนวทางปรับปรุงงานด้วยตนเอง โดยไม่ต้องรอคำสั่งจากหัวหน้างานเสมอไป

ปัจจุบัน เรายังคงอยู่ในช่วงเปลี่ยนผ่าน

โดยยังต้องใช้งานทั้ง Excel และ KANNA ควบคู่กันไป พร้อมกับยังมีการสื่อสารด้วยวาจาในบางกรณีเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงตารางงาน

อย่างไรก็ตาม ผมเชื่อว่าเมื่อ KANNA ถูกใช้งานอย่างแพร่หลายมากขึ้น

พนักงานจะเริ่มสร้างพฤติกรรมใหม่ในการตรวจสอบข้อมูลจากระบบด้วยตนเอง แทนที่จะคอยสอบถามจากผู้อื่น

การให้แต่ละคนบันทึกความคืบหน้าของงานด้วยตนเอง ไม่เพียงช่วยให้เห็นภาพรวมของงานมากขึ้น แต่ยังเป็นการเพิ่มโอกาสให้พนักงานคุ้นเคยและใช้งาน KANNA ในชีวิตประจำวันอีกด้วย

Digital Transformation คือกุญแจสำคัญในการดึงดูดและรักษาคนรุ่นใหม่

ผสานงานฝีมือเข้ากับเทคโนโลยีผ่าน DX

— สุดท้ายนี้ อยากให้ช่วยเล่าถึงความคาดหวังในอนาคต และฝากข้อความถึงองค์กรที่กำลังผลักดัน Digital Transformation

คุณนากามูระ:

สิ่งที่ผมคาดหวังมากที่สุดคือ

การที่พนักงานจะมีความคิดเชิงรุก (Proactive Mindset) มากขึ้น

ในฐานะผู้บริหารหรือผู้จัดการ เราไม่สามารถรับรู้รายละเอียดของทุกกระบวนการได้ทั้งหมด

คนที่เข้าใจงานจริงมากที่สุดคือพนักงานที่อยู่หน้างาน

ดังนั้น เราอยากให้ทุกคนสามารถมองงานของตนเองอย่างเป็นกลาง และตั้งคำถามว่า

"ตรงนี้ยังปรับปรุงได้ไหม?"

"เราสามารถทำให้ดีขึ้นกว่านี้ได้หรือเปล่า?"

การสร้างวัฒนธรรมการทำงานเช่นนี้คือเป้าหมายสำคัญของเรา

และในฐานะผู้บริหาร หน้าที่ของเราคือรับฟังข้อเสนอแนะเหล่านั้น และร่วมกันออกแบบกระบวนการผลิตที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ผมเชื่อว่า KANNA มีศักยภาพที่จะช่วยให้สิ่งนี้เกิดขึ้นได้จริง

ในอนาคต เราไม่ได้ต้องการใช้ KANNA แค่สำหรับการบริหารการผลิตเท่านั้น

แต่ยังต้องการขยายไปสู่ การบริหารข้อมูลลูกค้า (Customer Management) ด้วย

ปัจจุบัน ข้อมูลการผลิตและข้อมูลลูกค้ายังถูกเก็บแยกกันอยู่

เมื่อเราต้องการข้อมูลลูกค้า จึงต้องติดต่อสอบถามจากอีกแผนกหนึ่งอยู่เสมอ

หากสามารถรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ใน KANNA ได้

ทุกฝ่ายจะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้จากจุดเดียว

สำหรับผม KANNA เปรียบเสมือน

"ลิ้นชักเก็บข้อมูลขององค์กร"

ที่ช่วยรวบรวมทุกสิ่งไว้ในที่เดียว และสามารถหยิบใช้งานได้ทันทีเมื่อต้องการ

คุณโนกุจิ:

ฉันเห็นด้วยอย่างมากค่ะ

KANNA เป็นเหมือน "ลิ้นชักข้อมูล" จริง ๆ

ตอนนี้บริษัทกำลังเตรียมเปิดโรงงานแห่งใหม่ในประเทศเวียดนาม

และคุณนากามูระ ซึ่งเป็นหัวหน้างานและผู้ที่คอยสอนงานฉันมาตลอด กำลังจะต้องเดินทางไปทำงานที่นั่นเป็นเวลานาน

ตอนที่ได้ยินข่าวครั้งแรก ฉันตกใจมาก

"แล้วหลังจากนี้ใครจะคอยสอนงานฉันล่ะ!?" (หัวเราะ)

แต่เมื่อคิดถึง KANNA ฉันกลับรู้สึกมั่นใจขึ้นมาก

เพราะข้อมูล ประวัติการทำงาน และองค์ความรู้ต่าง ๆ ถูกเก็บไว้ในระบบอยู่แล้ว

ฉันสามารถย้อนดูข้อมูลเดิม วางแผนงาน และบริหารกระบวนการผลิตได้ด้วยตัวเอง โดยไม่จำเป็นต้องติดต่อหัวหน้างานที่อยู่ต่างประเทศตลอดเวลา

สำหรับฉัน KANNA ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือจัดการงาน แต่เป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยส่งต่อองค์ความรู้ภายในองค์กร สร้างความต่อเนื่องในการทำงาน และสนับสนุนการเติบโตของบุคลากรในระยะยาวอีกด้วย.

การที่พนักงานสามารถแก้ไขปัญหาและตัดสินใจได้ด้วยตนเอง โดยไม่จำเป็นต้องคอยถามหัวหน้างานหรือผู้มีประสบการณ์อยู่ตลอดเวลา นั่นคือรูปแบบองค์กรที่เราอยากสร้างให้เกิดขึ้น

แน่นอนว่าการพัฒนาพนักงานทุกคนให้ไปถึงจุดนั้นต้องใช้เวลา แต่ตลอดเส้นทางนี้ ทีมงาน KANNA ถือเป็นพาร์ตเนอร์ที่น่าเชื่อถืออย่างยิ่ง

ผมเชื่อว่าหลายองค์กรกำลังเผชิญกับความท้าทายเดียวกัน คือ

  • จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างไร

  • จะขับเคลื่อน Digital Transformation (DX) อย่างไรให้เกิดผลจริง

  • จะเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานขององค์กรได้อย่างไร

สิ่งที่ทำให้ KANNA แตกต่างคือ ทีมงานรับฟังลูกค้าอย่างจริงจัง

พวกเขาไม่เพียงรับฟังความคิดเห็นของเราเท่านั้น แต่ยังร่วมกันคิด วิเคราะห์ และออกแบบแนวทางการใช้งาน รวมถึงการปรับแต่งระบบให้เหมาะสมกับกระบวนการทำงานเฉพาะขององค์กรเราอีกด้วย

ปัจจุบัน อุตสาหกรรมการผลิตทั่วโลกกำลังเผชิญกับปัญหาการขาดแคลนแรงงานอย่างต่อเนื่อง

ด้วยเหตุนี้ การสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดึงดูดและรักษาคนรุ่นใหม่ไว้กับองค์กรจึงกลายเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง

สำหรับคนรุ่นใหม่ เครื่องมือดิจิทัลไม่ใช่ทางเลือก แต่เป็นสิ่งจำเป็นในการทำงาน

หากองค์กรยังคงยึดติดกับวิธีการทำงานแบบเดิมที่ใช้เอกสารกระดาษหรือกระบวนการแบบแอนะล็อกมากเกินไป

ในอนาคต การดึงดูดบุคลากรรุ่นใหม่เข้ามาร่วมงานจะยิ่งเป็นเรื่องยากขึ้น

ดังนั้น สิ่งที่เราต้องทำคือการสร้างรากฐานการทำงานที่สามารถรองรับทั้งสองกลุ่มได้พร้อมกัน

  • รองรับพนักงานรุ่นใหม่ที่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีดิจิทัล

  • พร้อมทั้งคำนึงถึงพนักงานที่อาจยังไม่คุ้นชินกับเครื่องมือดิจิทัลมากนัก

KANNA ช่วยให้เราสามารถเดินไปสู่เป้าหมายนั้นได้

ด้วยความยืดหยุ่นในการปรับแต่งระบบที่หลากหลาย และทีมสนับสนุนที่พร้อมให้คำปรึกษาอย่างใกล้ชิด

KANNA จึงไม่ใช่เพียงเครื่องมือสำหรับบริหารการผลิตเท่านั้น แต่เป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้องค์กรสามารถสร้าง Digital Transformation ที่นำไปใช้ได้จริง (Practical DX) และเติบโตได้อย่างยั่งยืนในระยะยาว

Article Published on:

Read more