ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารจัดการอาคาร กับความท้าทายในการแบ่งปันข้อมูล

— ช่วยเล่าถึงธุรกิจของ Nomura Real Estate Partners ให้ฟังหน่อยครับ

คุณยามาซาโตะ:

ในฐานะหนึ่งในบริษัทภายใต้ Nomura Real Estate Holdings Group เรารับผิดชอบด้านการบริหารและดำเนินงานอาคารแบบครบวงจร

จุดแข็งสำคัญของกลุ่มบริษัทคือแนวคิดที่เราเรียกว่า

“การบูรณาการตั้งแต่การพัฒนา การขาย ไปจนถึงการบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์” (Integrated Development, Sales, and Management Model)

บริษัทแต่ละแห่งภายในกลุ่มทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด เพื่อส่งมอบบริการที่ครอบคลุมตั้งแต่การพัฒนาโครงการ การก่อสร้าง การขาย ไปจนถึงการบริหารจัดการและดูแลทรัพย์สินในระยะยาว

ภายใต้โครงสร้างดังกล่าว บริษัทของเรารับผิดชอบด้านการบริหารจัดการ ซึ่งมีขอบเขตงานที่กว้างขวางมาก

เราให้บริการด้าน

• การบริหารจัดการอาคารสำนักงาน (Office Building Management)

• การบริหารจัดการศูนย์การค้าและอาคารพาณิชย์ (Commercial Facility Management)

• การบริหารจัดการคอนโดมิเนียม (Condominium Management)

• การบริหารจัดการอาคารและสิ่งปลูกสร้างภาครัฐ (Public Facility Management)

นอกจากนี้ เรายังดูแลโครงสร้างพื้นฐานสำคัญของสังคม เช่น

• ศูนย์ข้อมูล (Data Centers)

ซึ่งต้องอาศัยมาตรฐานการบริหารจัดการและความน่าเชื่อถือในระดับสูง

ขณะเดียวกัน ธุรกิจของเรายังครอบคลุมบริการที่เกี่ยวข้องอีกหลากหลายด้าน ไม่ว่าจะเป็น

• งานก่อสร้างและปรับปรุงอาคาร

• งานติดตั้งระบบและอุปกรณ์ต่าง ๆ

• งานควบคุมและบริหารหน้างานก่อสร้าง

• งานซ่อมแซมและรีโนเวตอาคาร

กล่าวได้ว่า เราเป็นผู้ให้บริการด้าน Property & Facility Management แบบครบวงจร ที่ดูแลวงจรชีวิตของอาคารและอสังหาริมทรัพย์ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการใช้งานในระยะยาว

และภายในองค์กรของเรา หนึ่งในหน่วยงานที่รับผิดชอบโครงการฟื้นฟูและปรับปรุงคอนโดมิเนียม ได้เริ่มเผชิญกับความท้าทายด้านการแบ่งปันข้อมูลและการประสานงานที่ซับซ้อนมากขึ้น ซึ่งกลายเป็นจุดเริ่มต้นของการผลักดัน Digital Transformation และการนำ KANNA เข้ามาใช้งานในเวลาต่อมา.

สำหรับผมและคุณมิซูมิ เราสังกัดอยู่ใน ฝ่ายที่อยู่อาศัย (Residential Division) ภายใต้ธุรกิจบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์ของบริษัท

เมื่อเปรียบเทียบกับบริษัทที่ดำเนินธุรกิจด้านการบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์เพียงอย่างเดียว ขนาดธุรกิจของเราอาจดูไม่ใหญ่มากนัก

อย่างไรก็ตาม ด้วยความเชี่ยวชาญในฐานะทีมผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารจัดการอาคาร เราได้สร้างระบบการให้บริการแบบครบวงจรที่ครอบคลุมตั้งแต่

• การบริหารจัดการอาคารและสิ่งอำนวยความสะดวก (Operations & Facility Management)

• การบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์เพื่อการเช่า (Rental Management)

ไปจนถึงการดูแลและรักษามูลค่าของทรัพย์สินในระยะยาว

Excel แก้ไขพร้อมกันไม่ได้ อีเมลถูกกลบหาย: ข้อจำกัดของการบริหารงานแบบเดิม

— อะไรคือความท้าทายที่ทำให้ฝ่ายที่อยู่อาศัยตัดสินใจนำ KANNA มาใช้?

คุณยามาซาโตะ:

เรารับผิดชอบการบริหารจัดการอพาร์ตเมนต์ให้เช่าภายใต้แบรนด์ของ Nomura Real Estate Group เป็นหลัก ได้แก่

• PROUD FLAT

• Prime Urban

เมื่อผู้เช่าย้ายออกจากห้องพัก จะต้องมีการดำเนินงาน ปรับปรุงและฟื้นฟูสภาพห้อง (Restoration Work) ก่อนที่จะสามารถเปิดรับผู้เช่ารายใหม่ได้

อย่างไรก็ตาม กระบวนการดังกล่าวเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องหลายฝ่าย ไม่ว่าจะเป็น

• บริษัทผู้รับเหมาและพาร์ตเนอร์

• ทีมงานฝ่ายขาย

• ผู้ดูแลทรัพย์สิน

• ผู้ประสานงานโครงการ

ซึ่งเป็นผู้รับผิดชอบงานในแต่ละขั้นตอน

ความท้าทายที่เราเผชิญคือ การแบ่งปันข้อมูลระหว่างทุกฝ่ายให้เป็นไปอย่างราบรื่นและทันเวลา

เราจำเป็นต้องติดตามข้อมูลสำคัญจำนวนมาก เช่น

• ห้องใดมีผู้เช่าย้ายออกแล้ว

• งานปรับปรุงจะเริ่มเมื่อใด

• กำหนดแล้วเสร็จคือเมื่อใด

• ห้องพร้อมปล่อยเช่าอีกครั้งเมื่อใด

แม้จะเป็นข้อมูลพื้นฐานของกระบวนการทำงาน แต่กลับเป็นเรื่องยากที่จะทำให้ทุกคนรับรู้ข้อมูลชุดเดียวกันได้อย่างต่อเนื่อง

ในขณะนั้น เราใช้ Excel และอีเมล เป็นเครื่องมือหลักในการบริหารจัดการงาน

แต่ Excel มีข้อจำกัดหลายประการ โดยเฉพาะในด้านการทำงานร่วมกัน

เมื่อมีการแก้ไขข้อมูล

• ไม่สามารถอัปเดตและแชร์ข้อมูลให้ทุกฝ่ายเห็นพร้อมกันได้ทันที

• ต้องส่งไฟล์เวอร์ชันใหม่ผ่านอีเมล

• ผู้รับต้องเปิดไฟล์และตรวจสอบด้วยตนเอง

ทำให้เกิดความล่าช้าในการสื่อสารและติดตามงาน

นอกจากนี้ เมื่อจำนวนโครงการและอีเมลเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ

ข้อมูลสำคัญก็มักถูกกลบอยู่ในกล่องจดหมาย และยากต่อการค้นหาย้อนหลัง

ผลลัพธ์คือ

• การติดตามสถานะงานใช้เวลามาก

• การค้นหาข้อมูลไม่สะดวก

• การประสานงานระหว่างทีมงานและคู่ค้าขาดความคล่องตัว

ซึ่งเป็นข้อจำกัดสำคัญของการบริหารงานแบบเดิม และเป็นจุดเริ่มต้นที่ทำให้เรามองหาเครื่องมือดิจิทัลอย่าง KANNA เพื่อช่วยรวบรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียว และทำให้ทุกฝ่ายสามารถเข้าถึงข้อมูลล่าสุดได้แบบเรียลไทม์.

คุณมิซูมิ:

ก่อนนำ KANNA มาใช้ เราบริหารจัดการกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่ผู้เช่าย้ายออกไปจนถึงการรับผู้เช่ารายใหม่เข้าพักผ่าน Excel

แต่ปัญหาสำคัญคือ เมื่อมีใครในบริษัทเปิดไฟล์อยู่ ไฟล์นั้นจะกลายเป็น Read-Only (เปิดดูได้อย่างเดียว) ทำให้ผู้อื่นไม่สามารถแก้ไขหรืออัปเดตข้อมูลได้

หลายครั้งที่ฉันต้องรอให้ไฟล์ว่างก่อนจึงจะเข้าไปแก้ไขข้อมูลได้ แต่ระหว่างนั้นก็มักมีงานอื่นเข้ามาแทรก ทำให้ลืมกลับมาอัปเดตข้อมูล หรืออัปเดตล่าช้ากว่าที่ควรจะเป็น

อีกหนึ่งความท้าทายคือเรื่อง การมองเห็นข้อมูล (Visibility)

นอกจากข้อมูลพื้นฐานอย่าง

• วันที่ผู้เช่าย้ายออก

• กำหนดการปรับปรุงห้อง

เรายังต้องจัดเก็บข้อมูลสำคัญอื่น ๆ อีกมากมาย เช่น

• รหัสระบบ Auto Lock

• ชื่อผู้รับเหมาที่รับผิดชอบงาน

• รายละเอียดการประสานงาน

• สถานะของงานในแต่ละขั้นตอน

เมื่อข้อมูลเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ไฟล์ Excel ก็มีความซับซ้อนมากขึ้นตามไปด้วย

จนบางครั้งการค้นหาข้อมูลที่ต้องการใช้เวลานานกว่าที่ควร

ในขณะที่ข้อมูลภายในองค์กรถูกบริหารจัดการผ่าน Excel

การสื่อสารกับผู้รับเหมาและบริษัทคู่ค้าภายนอกกลับใช้

• โทรศัพท์

• อีเมล

เป็นหลัก

โดยเฉพาะอีเมล ซึ่งถือเป็นปัญหาใหญ่สำหรับทีมงานของเรา

เนื่องจากเป็นเรื่องปกติที่อีเมลหนึ่งฉบับจะถูกส่งสำเนา (CC) ไปยังผู้เกี่ยวข้องจำนวนมาก

เมื่อจำนวนโครงการเพิ่มขึ้น กล่องจดหมายก็เต็มไปด้วยอีเมลจำนวนมหาศาล

ส่งผลให้ข้อมูลสำคัญถูกกลบหายอยู่ท่ามกลางข้อความต่าง ๆ และยากต่อการติดตามย้อนหลัง

อีกประเด็นหนึ่งที่สร้างภาระในการทำงานคือ การแลกเปลี่ยนภาพถ่ายสำหรับการประเมินราคาและตรวจสอบหน้างาน

งานส่วนใหญ่ที่เราติดต่อกับผู้รับเหมาจะเกี่ยวข้องกับการส่งภาพถ่ายของห้องพักหรือจุดที่ต้องซ่อมแซม เพื่อใช้ประกอบการประเมินราคาและวางแผนงาน

แต่เนื่องจากอีเมลมีข้อจำกัดด้านขนาดไฟล์

ผู้รับเหมาจึงต้องนำภาพถ่ายหลายรูปมารวมเป็นไฟล์ PDF ก่อนส่งให้เรา

ปัญหาคือ เมื่อภาพถูกบีบอัด คุณภาพของภาพก็ลดลงอย่างมาก

ทำให้ไม่สามารถตรวจสอบรายละเอียดสำคัญได้อย่างชัดเจน

หลายครั้งเราต้องติดต่อกลับไปเพื่อขอภาพเพิ่มเติม เช่น

“ช่วยถ่ายภาพมุมนี้ใกล้ ๆ อีกหน่อยได้ไหมครับ”

“รบกวนส่งภาพระยะใกล้ของจุดนี้เพิ่มเติม เพื่อให้เห็นรายละเอียดชัดเจนขึ้น”

ซึ่งทำให้เกิดการสื่อสารซ้ำหลายรอบ

เพิ่มภาระให้ทั้งทีมงานภายในและผู้รับเหมา และส่งผลให้กระบวนการดำเนินงานล่าช้าโดยไม่จำเป็น

ด้วยข้อจำกัดของการใช้ Excel และอีเมลในการบริหารจัดการข้อมูลและการสื่อสาร ทีมงานจึงเริ่มมองหาเครื่องมือที่สามารถรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียว เข้าถึงได้ง่าย และช่วยให้การทำงานร่วมกันระหว่างทีมงานและบริษัทคู่ค้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งนำไปสู่การตัดสินใจนำ KANNA เข้ามาใช้ในเวลาต่อมา.

คุณยามาซาโตะ:

การขอให้ผู้รับเหมาถ่ายภาพใหม่ไม่ได้เป็นเพียงการเพิ่มภาระงานให้กับพาร์ตเนอร์ของเราเท่านั้น

แต่ยังส่งผลให้เราต้องรอข้อมูลเพิ่มเติม ทำให้กระบวนการทำงานล่าช้าลงสำหรับทั้งสองฝ่าย

กล่าวได้ว่าเป็นความไม่มีประสิทธิภาพที่เกิดขึ้นร่วมกันตลอดทั้งกระบวนการ

นอกจากนี้ ทีมงานที่รับผิดชอบงานปรับปรุงและฟื้นฟูห้องพักของเรามีเพียง 3 คน เท่านั้น

แต่ต้องดูแลโครงการในอพาร์ตเมนต์มากกว่า 200 อาคาร

เราจึงต้องบริหารจัดการทั้ง

• ความคืบหน้าของงานแต่ละห้อง

• การประสานงานกับผู้รับเหมา

• การสื่อสารกับทีมฝ่ายขาย

• การรายงานข้อมูลให้ผู้บริหาร

ไปพร้อมกัน

อย่างไรก็ตาม เมื่อยังต้องพึ่งพา Excel และอีเมลเป็นหลัก เรารู้สึกชัดเจนว่ารูปแบบการทำงานเดิมได้เดินมาถึงขีดจำกัดแล้ว

“เราใช้ KANNA อยู่แล้วครับ”

เสียงตอบรับจากผู้รับเหมา กลายเป็นแรงผลักดันสำคัญในการตัดสินใจ

— อะไรคือเหตุผลสำคัญที่ทำให้คุณเลือก KANNA เพื่อแก้ปัญหาการแบ่งปันข้อมูล?

คุณมิซูมิ:

ปัจจัยที่สำคัญที่สุดคือ ความชัดเจนในการมองเห็นข้อมูล (Visibility)

KANNA ออกแบบหน้าจอการใช้งานโดยรวบรวมฟังก์ชันที่จำเป็นไว้ในรูปแบบที่กระชับและเข้าใจง่าย

เมื่อเปิดใช้งาน ทุกคนสามารถเข้าใจได้ทันทีว่า

• ข้อมูลอยู่ตรงไหน

• ต้องทำอะไรต่อ

• จะค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างไร

โดยแทบไม่ต้องอาศัยการเรียนรู้ที่ซับซ้อน

ก่อนหน้านี้ เราได้ศึกษาระบบบริหารจัดการงานหลายประเภทที่พัฒนาขึ้นสำหรับอุตสาหกรรมก่อสร้างโดยเฉพาะ

แต่สิ่งที่กังวลคือ

บางระบบมีฟังก์ชันจำนวนมากเกินไป

จนทำให้การใช้งานดูซับซ้อนและอาจกลายเป็นอุปสรรคต่อการนำไปใช้งานจริง

ในทางกลับกัน KANNA มีจุดเด่นเรื่อง

• ความเรียบง่ายของฟังก์ชัน

• การออกแบบที่เข้าใจง่าย

• การเข้าถึงข้อมูลที่สะดวก

ทำให้เรามั่นใจว่าไม่เพียงแต่ทีมงานภายในองค์กรเท่านั้น

แต่รวมถึงบริษัทผู้รับเหมาและพาร์ตเนอร์ภายนอกก็สามารถเรียนรู้และเริ่มใช้งานได้อย่างรวดเร็วเช่นกัน

อีกเรื่องที่ช่วยผลักดันการตัดสินใจของเราอย่างมากคือเสียงตอบรับจากผู้รับเหมา

ในระหว่างที่เรากำลังพิจารณาระบบต่าง ๆ อยู่ เราได้สอบถามความคิดเห็นจากบริษัทคู่ค้าหลายแห่ง

และได้รับคำตอบกลับมาบ่อยครั้งว่า

“บริษัทเราก็ใช้ KANNA อยู่แล้วครับ”

“ทีมของเราใช้งาน KANNA เป็นประจำอยู่แล้ว”

เมื่อได้ยินเช่นนั้น เราจึงรู้สึกมั่นใจมากขึ้นว่า

การนำ KANNA มาใช้จะไม่สร้างภาระด้านการเรียนรู้หรือการเปลี่ยนแปลงให้กับพาร์ตเนอร์มากนัก

ในทางกลับกัน ยังช่วยให้ทุกฝ่ายสามารถเริ่มต้นทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว

ส่งผลให้ต้นทุนด้านการอบรม การปรับตัว และการนำระบบไปใช้งานจริง (Onboarding Cost) ลดลงอย่างมาก

และนั่นก็กลายเป็นอีกหนึ่งเหตุผลสำคัญที่ทำให้เราตัดสินใจเลือก KANNA ในที่สุด.

ใช้ KANNA จัดการ “1 ห้อง = 1 โปรเจกต์” รวมทุกข้อมูลไว้ในที่เดียว

คุณมิซูมิ:

ปัจจุบัน เราใช้งาน KANNA โดยกำหนดให้ ห้องพักแต่ละยูนิตเป็นหนึ่งโปรเจกต์ (1 Unit = 1 Project)

ข้อมูลสำคัญทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับห้องนั้นจะถูกจัดเก็บรวมไว้ในโปรเจกต์เดียว ไม่ว่าจะเป็น

• ข้อมูลพื้นฐานของห้องพัก

• ใบเสนอราคา

• เอกสารต่าง ๆ

• รูปภาพหน้างาน

• ประวัติการดำเนินงาน

แนวทางนี้ช่วยป้องกันการสับสนระหว่างห้องพักหรืออาคารต่าง ๆ และทำให้เราสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

นอกจากนี้ ในแต่ละโปรเจกต์ยังสามารถเชิญผู้เกี่ยวข้องเข้าร่วมได้ตามความจำเป็น และยังสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลบางส่วนให้เป็นความลับได้อีกด้วย

ด้วยเหตุนี้ เราจึงไม่จำเป็นต้องแยกเครื่องมือสำหรับการสื่อสารภายในและภายนอกองค์กรอีกต่อไป

ทุกอย่างสามารถบริหารจัดการได้จากแพลตฟอร์มเดียว

“ผู้รับเหมาหลายรายใช้งาน KANNA อยู่แล้ว”

ปัจจัยสำคัญที่ช่วยเร่งการตัดสินใจ

คุณยามาซาโตะ:

ก่อนนำ KANNA มาใช้ เราได้สอบถามความคิดเห็นจากบริษัทผู้รับเหมาคู่ค้าหลายแห่ง

สิ่งที่น่าสนใจคือ มีผู้รับเหมาหลายรายตอบกลับมาว่า

“บริษัทของเราก็ใช้งาน KANNA อยู่แล้วครับ”

สำหรับเครื่องมือด้านการแบ่งปันข้อมูลและการบริหารโครงการ การที่ทุกฝ่ายสามารถใช้งานได้อย่างราบรื่นถือเป็นปัจจัยสำคัญที่สุด

โดยปกติแล้ว การแนะนำระบบใหม่ให้ผู้รับเหมาหรือพาร์ตเนอร์ใช้งานร่วมกันมักต้องใช้เวลาในการอธิบาย อบรม และติดตามผลอย่างต่อเนื่อง

แต่เมื่อคู่ค้าจำนวนหนึ่งคุ้นเคยกับ KANNA อยู่แล้ว

กระบวนการนำระบบไปใช้งานร่วมกันจึงง่ายขึ้นอย่างมาก

นี่จึงเป็นอีกหนึ่งเหตุผลสำคัญที่ผลักดันให้เราตัดสินใจเลือก KANNA

ปัจจุบัน นอกจากฝ่ายบริหารทรัพย์สิน (Property Management Division) แล้ว ฝ่ายรีโนเวต (Renovation Division) ของบริษัทก็ได้นำ KANNA มาใช้งานเช่นกัน

เพิ่มประสิทธิภาพ ลดความเครียด และลดภาระให้กับผู้รับเหมา

— หลังจากนำ KANNA มาใช้แล้ว มีการเปลี่ยนแปลงอะไรเกิดขึ้นบ้าง?

คุณมิซูมิ:

การเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจนที่สุดคือ

เราสามารถอัปเดตและเข้าถึงข้อมูลได้ทันทีในเวลาที่ต้องการ โดยไม่ต้องรอใคร

ในอดีตที่ยังใช้ Excel เรามักเจอปัญหาไฟล์ถูกเปิดใช้งานโดยผู้อื่นจนกลายเป็น Read-Only อยู่บ่อยครั้ง

ทำให้ต้องเสียเวลารอเพื่อเข้าไปแก้ไขข้อมูล

ขณะที่การค้นหาข้อมูลก็ต้องเปิดไฟล์ Excel หลายชุด และค้นหาอีเมลจำนวนมาก

แต่ตอนนี้ เพียงแค่พิมพ์

• ชื่ออาคาร

• หมายเลขห้อง

ลงในช่องค้นหาของ KANNA

เราก็สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ทันที

ภายในหน้าโปรเจกต์เดียว เราสามารถตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดได้พร้อมกัน ไม่ว่าจะเป็น

• ข้อมูลพื้นฐาน

• เอกสาร

• รูปภาพ

• ประวัติการดำเนินงาน

การจัดการข้อมูลตามห้องพักแต่ละยูนิตช่วยลดความเสี่ยงในการสับสนข้อมูลระหว่างโครงการได้อย่างมาก

โดยเฉพาะเรื่องใบเสนอราคา

ในอดีต แม้จะมีการแก้ไขตัวเลขหรือรายละเอียด แต่รูปแบบเอกสารก็มักดูเหมือนเดิม

ทำให้ยากต่อการแยกแยะว่าไฟล์ใดคือเวอร์ชันล่าสุด

แต่ใน KANNA ระบบจะแสดงวันที่อัปเดตอย่างชัดเจน

จึงสามารถตรวจสอบข้อมูลล่าสุดได้ทันที

ผลลัพธ์คือ

ความผิดพลาดในการสั่งงานและการอนุมัติเอกสารลดลงอย่างเห็นได้ชัด

คุณยามาซาโตะ:

ก่อนใช้ KANNA แม้แต่คำถามเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็มักจบลงด้วยการโทรศัพท์มาสอบถามผมหรือคุณมิซูมิ

แต่ตอนนี้ ผู้เกี่ยวข้องสามารถเข้าไปค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ด้วยตนเองผ่าน KANNA

ส่งผลให้จำนวนสายโทรศัพท์ลดลงอย่างมาก

ทุกครั้งที่มีสายเข้า เราจำเป็นต้องหยุดงานที่กำลังทำอยู่เพื่อให้ข้อมูล

เมื่อเกิดขึ้นบ่อยครั้งก็กลายเป็นความเครียดสะสมในการทำงาน

ปัจจุบัน ความเครียดเหล่านั้นลดลงไปมาก

เพราะทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องได้ทันทีโดยไม่ต้องลังเลหรือรอการตอบกลับ

และประโยชน์นี้ไม่ได้เกิดขึ้นเฉพาะกับทีมของเราเท่านั้น

แต่เกิดขึ้นกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องในโครงการ

ลดภาระให้ผู้รับเหมา พร้อมยกระดับคุณภาพการสื่อสารด้วยภาพถ่าย

เรายังสามารถลดภาระงานให้กับผู้รับเหมาได้อย่างมากอีกด้วย

อย่างที่คุณมิซูมิกล่าวไปก่อนหน้านี้

ในอดีต ผู้รับเหมาจำเป็นต้องรวมรูปภาพหลายรูปเป็นไฟล์ PDF ก่อนส่งทางอีเมล เนื่องจากข้อจำกัดด้านขนาดไฟล์แนบ

แต่ปัจจุบัน พวกเขาสามารถอัปโหลดภาพความละเอียดสูงได้โดยตรงใน KANNA

พร้อมจัดหมวดหมู่ตามพื้นที่ เช่น

• ห้องนั่งเล่น (Living Room)

• ห้องนอน (Bedroom)

• ห้องน้ำ (Bathroom)

ได้อย่างเป็นระบบ

สิ่งนี้ช่วยให้

• ผู้รับเหมาส่งข้อมูลได้ง่ายขึ้น

• ทีมงานตรวจสอบข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น

• ลดการขอถ่ายภาพซ้ำ

• ลดการสื่อสารที่ไม่จำเป็น

และทำให้กระบวนการทำงานระหว่างทุกฝ่ายมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างชัดเจน.

ปัจจุบัน ผู้รับเหมาสามารถอัปโหลดรูปภาพได้อย่างอิสระและครบถ้วนมากขึ้น ตั้งแต่

• ภาพมุมกว้างที่แสดงภาพรวมของห้องทั้งห้อง

• ภาพระยะใกล้ของอุปกรณ์หรือจุดที่ต้องตรวจสอบ

• ภาพรายละเอียดของงานซ่อมแซมหรือจุดชำรุด

ด้วยข้อมูลภาพที่ครบถ้วนและมีความละเอียดสูง เราจึงแทบไม่ต้องขอให้ผู้รับเหมาถ่ายภาพเพิ่มเติมอีกต่อไป

ในอดีต เรามักต้องส่งคำขอซ้ำ เช่น

“รบกวนส่งภาพระยะใกล้ของจุดนี้เพิ่มเติม”

“ช่วยถ่ายภาพมุมนี้อีกภาพได้ไหมครับ”

แต่ปัจจุบัน ปัญหาเหล่านั้นแทบจะหายไปทั้งหมด

สำหรับผู้รับเหมาเอง ก็ได้รับประโยชน์อย่างชัดเจนเช่นกัน

ก่อนหน้านี้ พวกเขาต้องใช้เวลาในการ

• คัดเลือกรูปภาพที่จำเป็น

• จัดเรียงไฟล์

• รวมรูปภาพเป็นไฟล์ PDF

• ส่งผ่านอีเมล

ซึ่งเป็นงานที่ใช้เวลาและไม่ได้สร้างมูลค่าเพิ่มโดยตรง

เมื่อเปลี่ยนมาใช้ KANNA ขั้นตอนเหล่านี้ถูกตัดออกไปทั้งหมด

เพียงอัปโหลดภาพเข้าสู่โปรเจกต์ที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลก็พร้อมใช้งานทันที

จึงกล่าวได้ว่าประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นจาก KANNA เป็นสิ่งที่ทุกฝ่ายสามารถสัมผัสได้อย่างชัดเจน

สร้างมาตรฐานใหม่ของการบริหารความคืบหน้าโครงการ

— สุดท้ายนี้ อยากทราบแผนการใช้งาน KANNA ในอนาคต

คุณยามาซาโตะ:

หากถามว่า

“การบริหารความคืบหน้าที่มีประสิทธิภาพควรมีลักษณะอย่างไร?”

ผมคิดว่า KANNA ได้แสดงให้เราเห็นถึง “รูปแบบในอุดมคติของการบริหารความคืบหน้าโครงการ” แล้ว

ตลอดหลายปีที่ผ่านมา เรารับรู้ถึงข้อจำกัดของการจัดการงานผ่าน Excel และอีเมลมาโดยตลอด

แต่ในขณะเดียวกัน การเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานที่ผู้คนคุ้นเคยก็ไม่ใช่เรื่องง่าย

สิ่งที่เราทำไม่ได้มีเพียงการสอนวิธีใช้งาน KANNA เท่านั้น

แต่เราพยายามอธิบายให้ทุกคนเห็นอย่างชัดเจนว่า

• งานใดจะถูกลดหรือกำจัดออกไป

• กระบวนการใดจะง่ายขึ้น

• การทำงานจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างไร

เมื่อทุกคนเข้าใจถึงประโยชน์ที่ได้รับจริง การเปลี่ยนแปลงจึงเกิดขึ้นได้อย่างราบรื่น

และนำไปสู่ผลลัพธ์ด้านประสิทธิภาพที่เราได้รับในปัจจุบัน

ในมุมมองของผม การนำ KANNA มาใช้ในแผนกของเราเป็นเพียง

“ก้าวแรกของการยกระดับประสิทธิภาพการดำเนินงาน”

เท่านั้น

ธุรกิจบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์มีงานที่หลากหลายและซับซ้อนมาก

จนถึงตอนนี้ เรายังนำกระบวนการเข้าสู่ระบบดิจิทัลได้เพียงบางส่วนเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม จากผลลัพธ์ที่เราได้รับ เรามองเห็นศักยภาพของ KANNA อย่างชัดเจน

ในอนาคต เราวางแผนที่จะขยายการใช้งาน KANNA ไปสู่

การบริหารงานซ่อมบำรุงสำหรับห้องพักที่ยังมีผู้พักอาศัย (Occupied Unit Maintenance)

เพื่อให้สามารถ

• ติดตามงานได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น

• เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างทีมงานและผู้รับเหมาได้ดียิ่งขึ้น

• เพิ่มความรวดเร็วในการตอบสนองต่อผู้พักอาศัย

• ลดงานซ้ำซ้อนในการประสานงาน

และยกระดับประสิทธิภาพการดำเนินงานโดยรวมขององค์กรให้สูงขึ้นไปอีกขั้น