ITOKI CORPORATION
ความสำเร็จการใช้งาน KANNA จากลูกค้า
ITOKI CORPORATION
ITOKI CORPORATION
Wholesale and Retail Trade
Transportation and Postal Services
Manufacturing Industry
Construction Industry
Japan
Company Name
ITOKI CORPORATION
Number of Employees
1,996
Business Activities
การจำหน่ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน การบริหารจัดการโลจิสติกส์ บริการจัดส่งสินค้า และงานก่อสร้างสำนักงาน
Services
KANNA Project
KANNA Report
ITOKI CORPORATION เป็นผู้ให้บริการด้านการจำหน่ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน การบริหารจัดการโลจิสติกส์ และบริการออกแบบตกแต่งภายในพร้อมงานก่อสร้าง
บริษัทมุ่งเน้นการสร้างสรรค์พื้นที่และสภาพแวดล้อมที่หลากหลายในทุกประเภทของพื้นที่ ตั้งแต่พื้นที่ทำงานในสำนักงาน พื้นที่สาธารณะ พื้นที่เฉพาะทาง ไปจนถึงพื้นที่ใช้งานทั่วไป
ขอบเขตการให้บริการของบริษัทไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการจัดการพื้นที่เท่านั้น แต่ยังครอบคลุมถึงการนำเข้าสินค้า การจัดส่งสินค้า และการให้บริการที่รวดเร็วและใส่ใจในทุกขั้นตอนของการดำเนินงานดังกล่าวอีกด้วย.
Background And Effects of KANNA Implementation
Issue
1) ข้อมูลถูกแชร์กับบริษัทขนส่งผ่านเอกสารกระดาษและแฟกซ์
ทำให้การสื่อสารและการอัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์เป็นเรื่องยาก
2) พนักงานขับรถมีภาระงานสูง
บริษัทจึงต้องการเพิ่มประสิทธิภาพและผลิตภาพในการดำเนินงานด้านการจัดส่งสินค้าให้มากยิ่งขึ้น
Key Factors For Implementation
เพื่อเปลี่ยนกระบวนการสื่อสารข้อมูลด้านโลจิสติกส์สู่ระบบดิจิทัล (Digitalization) ให้สามารถแบ่งปันข้อมูลได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว พร้อมสร้างระบบการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น.
Effects and Improvements
1) ผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานโลจิสติกส์ทุกฝ่ายสามารถใช้ KANNA เพื่อตรวจสอบข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับการจัดส่งและการส่งมอบสินค้าได้ตลอดเวลา
ส่งผลให้สามารถแบ่งปันข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ รวมถึงช่วยลดระยะเวลาในการแก้ไขปัญหาเมื่อเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิด
2) ด้วยการเป็นแอปพลิเคชันบนสมาร์ตโฟน KANNA ช่วยลดภาระงานด้านเอกสารและงานธุรการของพนักงานขับรถและบุคลากรด้านการจัดส่ง
อีกทั้งยังช่วยให้สามารถใช้เวลาระหว่างการเดินทางได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทำให้การดำเนินงานโดยรวมมีประสิทธิผลสูงขึ้น.
ผู้ให้สัมภาษณ์
Mr.Takayuki Kakuno: General Manager (Tokyo Base), Logistics Department, Engineering Management Division Ms.Nanako Iwase: Logistics Procurement Section, Procurement Department, Engineering Management Division, Digital Business Department, DX Management Division, Business Reform Section 3
— ช่วยเล่าถึงธุรกิจของ ITOKI CORPORATION ให้ฟังหน่อยครับ
คุณอิวาเสะ:
ที่ ITOKI เราดำเนินธุรกิจหลักอยู่ 3 กลุ่ม ได้แก่
ธุรกิจด้านสถานที่ทำงาน (Workplace Business)
ธุรกิจอุปกรณ์และภาครัฐ (Equipment & Public Business)
ธุรกิจ IT และการแบ่งปันข้อมูล (IT & Sharing Business)
ในบรรดาธุรกิจทั้งหมด Workplace Business ซึ่งรับผิดชอบการออกแบบสำนักงานและพื้นที่ทำงานต่าง ๆ เป็นธุรกิจหลักที่สร้างรายได้ประมาณ 70% ของยอดขายทั้งหมดของบริษัท
ส่วนใน Equipment & Public Business เราดำเนินธุรกิจที่หลากหลายเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็น
ระบบโลจิสติกส์สำหรับคลังสินค้าอัตโนมัติ (Automated Warehouse Logistics Systems)
ตู้จัดแสดงงานศิลปะ (Art Display Cases)
รวมถึงโซลูชันและอุปกรณ์เฉพาะทางสำหรับองค์กรและหน่วยงานภาครัฐอีกหลากหลายประเภท.
— ธุรกิจใดที่ได้นำ KANNA มาใช้งาน?
คุณคาคุโนะ:
ในการออกแบบ “สถานที่ทำงาน” (Place of Work) ให้สมบูรณ์ จำเป็นต้องมีอุปกรณ์และเฟอร์นิเจอร์หลากหลายประเภทเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมสำหรับการทำงาน
ด้วยเหตุนี้ เราจึงได้นำ KANNA มาใช้ใน ฝ่ายโลจิสติกส์ (Logistics Department) ซึ่งรับผิดชอบการขนส่งและจัดส่งอุปกรณ์ต่าง ๆ
เพื่อให้สามารถส่งมอบสินค้าให้แก่ลูกค้าทั่วประเทศญี่ปุ่นได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
ปัจจุบัน บริษัทมีศูนย์กระจายสินค้าและฐานปฏิบัติการด้านโลจิสติกส์หลายแห่งทั่วประเทศญี่ปุ่น
รวมถึงศูนย์โลจิสติกส์แห่งใหม่ที่เปิดดำเนินการในปี 2023 ได้แก่
ITOKI Tokyo Logistics Center ในเมืองโซกะ จังหวัดไซตามะ (Soka City, Saitama Prefecture)
ITOKI Tokyo BASE ในเขตโคโตะ กรุงโตเกียว (Koto-ku, Tokyo)
ซึ่งก่อสร้างแล้วเสร็จและเริ่มดำเนินงานในช่วงฤดูร้อนและฤดูใบไม้ร่วงของปี 2023 ตามลำดับ.
คุณคาคุโนะ:
การดำเนินงานด้านโลจิสติกส์ของเราได้รับการสนับสนุนจากบริษัทขนส่งในหลากหลายภูมิภาคทั่วประเทศญี่ปุ่น
อย่างไรก็ตาม ปัจจุบันอุตสาหกรรมโลจิสติกส์กำลังเผชิญกับจุดเปลี่ยนครั้งสำคัญ
ภายใต้กฎหมายปฏิรูปการทำงาน (Work Style Reform Act) ซึ่งจะมีผลบังคับใช้ตั้งแต่เดือนเมษายน ปี 2024 เป็นต้นไป พนักงานขับรถขนส่งจะถูกจำกัดชั่วโมงทำงานล่วงเวลาไว้ที่ ไม่เกิน 960 ชั่วโมงต่อปี
ประเด็นนี้เป็นที่รู้จักกันในอุตสาหกรรมโลจิสติกส์ว่า
“ปัญหาโลจิสติกส์ปี 2024” (2024 Logistics Problem)
ซึ่งก่อให้เกิดความกังวลเกี่ยวกับการขาดแคลนแรงงาน ความสามารถในการขนส่งที่ลดลง และความเสี่ยงต่อการส่งมอบสินค้าที่อาจล่าช้า
ด้วยเหตุนี้ หนึ่งในเหตุผลสำคัญที่เราตัดสินใจเปิดศูนย์โลจิสติกส์แห่งใหม่ทั้งสองแห่ง ก็เพื่อปรับโครงสร้างเครือข่ายการจัดส่งสินค้าในเขตมหานครโตเกียว (Tokyo Metropolitan Area) และเตรียมความพร้อมในการรับมือกับ “ปัญหาโลจิสติกส์ปี 2024”
โดยมีเป้าหมายเพื่อรักษาประสิทธิภาพในการจัดส่งสินค้า และสร้างระบบโลจิสติกส์ที่ยั่งยืนรองรับการเปลี่ยนแปลงของอุตสาหกรรมในอนาคต.
— อะไรคือความท้าทายที่อยู่เบื้องหลังการนำ KANNA มาใช้ ในขณะที่บริษัทกำลังเตรียมรับมือกับ “ปัญหาโลจิสติกส์ปี 2024”?
คุณอิวาเสะ:
อย่างที่คุณคาคุโนะกล่าวไปก่อนหน้านี้ การดำเนินงานด้านโลจิสติกส์ของเราอาศัยความร่วมมือจากบริษัทขนส่งในหลายภูมิภาคทั่วประเทศ
แม้ว่าฝ่ายที่ติดต่อและดูแลลูกค้าโดยตรงจะเป็นฝ่ายขายของเรา แต่ผู้ที่รับผิดชอบการขนส่งสินค้าและการติดตั้งเพื่อสร้างพื้นที่ทำงานให้แล้วเสร็จตามแผน คือบริษัทคู่ค้าภายนอกและผู้รับเหมาช่วง
อย่างไรก็ตาม เนื่องจากมีผู้เกี่ยวข้องจำนวนมากในแต่ละโครงการ
จึงเกิดปัญหาในเรื่องของการแบ่งปันข้อมูลอยู่บ่อยครั้ง
โดยเฉพาะในบางกรณีที่ข้อมูลล่าสุดไม่สามารถส่งต่อไปยังทุกฝ่ายได้อย่างทันท่วงที
ส่งผลให้เกิดความล่าช้าในการรับรู้และอัปเดตข้อมูลระหว่างผู้ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการทำงาน.
งานติดตั้งเฟอร์นิเจอร์ควรจัดวางอย่างไรเพื่อสร้างพื้นที่ทำงานตามที่ออกแบบไว้? ในความเป็นจริง การเปลี่ยนแปลงผังการจัดวางในนาทีสุดท้ายเกิดขึ้นได้บ่อยครั้ง
ก่อนนำ KANNA มาใช้ การแบ่งปันข้อมูลส่วนใหญ่ดำเนินการผ่านเอกสารกระดาษ แฟกซ์ และโทรศัพท์ โดยพนักงานต้องกลับไปที่สำนักงานเพื่อตรวจสอบสถานะต่าง ๆ
นอกจากนี้ เรายังใช้วิธีเดียวกันในการรายงาน “เหตุการณ์ผิดปกติ (Anomaly Reports)” ซึ่งหมายถึงกรณีที่ไม่สามารถติดตั้งอุปกรณ์ตามแบบที่กำหนดไว้ได้ หรือสภาพหน้างานแตกต่างจากข้อมูลที่ได้รับแจ้งไว้ก่อนหน้านั้น
ข้อมูลล่าสุดและรายงานเหตุการณ์ผิดปกติจะถูกกรอกลงในแบบฟอร์ม จากนั้นส่งผ่านแฟกซ์ และนำไปแบ่งปันต่อให้กับบริษัทขนส่งและพนักงานขับรถที่รับผิดชอบการขนส่ง
อย่างไรก็ตาม การสื่อสารที่ต้องส่งต่อข้อมูลผ่านเอกสารหลายทอดในลักษณะนี้ ทำให้ไม่สามารถแบ่งปันข้อมูลได้อย่างทันท่วงที
เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว เราจึงมองว่าการนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาใช้เป็นทางออกที่เหมาะสม
นี่คือปัญหาเบื้องหลังและวัตถุประสงค์สำคัญที่นำไปสู่การตัดสินใจนำ KANNA มาใช้งาน
— KANNA เป็นแพลตฟอร์มที่สามารถปรับแต่งได้สูง และถูกพัฒนาขึ้นจากประสบการณ์จริงในหน้างาน
บริษัทต้องการเปลี่ยนจากการสื่อสารผ่านแฟกซ์ไปสู่การสื่อสารแบบดิจิทัล เพื่อให้สามารถแบ่งปันข้อมูลได้อย่างทันท่วงที เหตุใดจึงเลือก KANNA สำหรับจุดประสงค์นี้?
คุณอิวาเสะ:
ในช่วงแรก เราพิจารณาที่จะนำระบบที่ใช้งานอยู่ภายในองค์กรมาใช้สำหรับการแบ่งปันข้อมูล
อย่างไรก็ตาม เนื่องจากเราคาดการณ์ว่าจะมีผู้ใช้งานจากภายนอกองค์กรเข้ามาเกี่ยวข้องในกระบวนการโลจิสติกส์ด้วย เราจึงเริ่มพิจารณาโซลูชันจากผู้ให้บริการภายนอก
เราได้เปรียบเทียบบริการหลายรูปแบบที่มีลักษณะใกล้เคียงกัน และเริ่มให้ความสนใจกับ KANNA จากการเข้าร่วมสัมมนาออนไลน์ (Webinar) ที่จัดโดย คุณ Hikaru Nagahama ตัวแทนจาก ALDAGRAM INC. ผู้พัฒนาและให้บริการ KANNA.
ระหว่างการสัมมนาออนไลน์ คุณนากาฮามะได้เล่าว่า สมัยเป็นนักศึกษาเขาเคยทำงานพาร์ตไทม์ในไซต์งานก่อสร้าง และความไม่มีประสิทธิภาพของการแบ่งปันข้อมูลผ่านเอกสารกระดาษที่เขาได้พบเห็นในช่วงเวลานั้น กลายมาเป็นจุดเริ่มต้นสำคัญในการพัฒนา KANNA
เมื่อเราได้ขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ KANNA ก็พบว่าระบบใช้งานได้ง่าย แม้สำหรับผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีดิจิทัล และยังมีเวอร์ชันทดลองใช้งานฟรีอีกด้วย
นอกจากนี้ KANNA ยังมีทั้งแอปพลิเคชันและเวอร์ชันเว็บเบราว์เซอร์ ทำให้สามารถใช้งานได้ผ่านสมาร์ตโฟนและแท็บเล็ต
และปัจจัยสำคัญที่สุดที่ทำให้เราตัดสินใจเลือก KANNA คือ ความสามารถในการปรับแต่งระบบได้อย่างยืดหยุ่น (High Customizability)
ตัวอย่างเช่น หากเราต้องการปรับเปลี่ยนรายการสถานะความคืบหน้าของงานให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานของบริษัท KANNA ก็สามารถปรับแต่งได้ภายในองค์กรเอง โดยไม่ต้องเขียนโค้ด และไม่จำเป็นต้องประสานงานกับผู้ให้บริการระบบทุกครั้ง
สิ่งนี้ช่วยให้การนำระบบไปใช้งานและการปรับปรุงกระบวนการทำงานเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็วมาก
เนื่องจากเราจำเป็นต้องรับมือกับปัญหาด้านโลจิสติกส์อย่างทันท่วงที ท่ามกลางสถานการณ์ “ปัญหาโลจิสติกส์ปี 2024” ที่กำลังใกล้เข้ามา
ความสามารถในการปรับแต่ง KANNA ได้ด้วยตนเอง โดยไม่ต้องอาศัยทักษะหรือความรู้เฉพาะทาง ทำให้แต่ละองค์กรสามารถปรับระบบให้สอดคล้องกับความต้องการของตนได้อย่างรวดเร็ว
ผมคิดว่านี่คือจุดแข็งสำคัญของ KANNA ครับ.
คุณอิวาเสะใช้งาน KANNA ผ่านทั้งคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และสมาร์ตโฟน โดยใช้หน้าจอ “Project Board” ของ KANNA เพื่อตรวจสอบ “สถานะความคืบหน้า (Progress Status)” ของแผนการจัดส่งหลายรายการได้ในหน้าจอเดียว
(ภาพหน้าจอนี้เป็นภาพการใช้งานจริง)
— KANNA ถูกนำมาใช้โดยมีแนวคิดตั้งแต่แรกว่าจะให้บริษัทคู่ค้าภายนอกใช้งานร่วมด้วย
เมื่อเปลี่ยนจากการสื่อสารด้วยเอกสารกระดาษมาเป็นระบบดิจิทัล บริษัทคู่ค้าและผู้รับเหมาของคุณมีปฏิกิริยาอย่างไรบ้าง?
คุณคาคุโนะ:
อย่างที่ได้กล่าวไปก่อนหน้านี้เกี่ยวกับ “ปัญหาโลจิสติกส์ปี 2024” ปัจจุบันมีบุคลากรจำนวนมากในอุตสาหกรรมโลจิสติกส์ที่อยู่ในวัยสูงอายุ
ด้วยเหตุนี้ ในช่วงแรกจึงมีบางคนที่รู้สึกลังเลหรือไม่คุ้นเคยกับการเปลี่ยนมาใช้เครื่องมือดิจิทัล
อย่างไรก็ตาม หากยกตัวอย่างจากการใช้งานโซเชียลมีเดียหรือแอปพลิเคชันเกม จะเห็นได้ว่าผู้คนสามารถเรียนรู้และคุ้นเคยกับเครื่องมือใหม่ ๆ ได้เมื่อใช้งานอย่างต่อเนื่อง
ด้วยแนวคิดนี้ ก่อนเริ่มใช้งานจริงอย่างเต็มรูปแบบ เราจึงเริ่มต้นด้วยการชวนทุกฝ่ายว่า
“ลองใช้งานไปด้วยกันก่อน”
และค่อย ๆ ดำเนินการนำระบบมาใช้งานร่วมกันทีละขั้นตอน.
การสัมภาษณ์ครั้งนี้จัดขึ้นโดยสมาชิก 5 คนจาก ฝ่ายโลจิสติกส์ แผนกบริหารงานวิศวกรรม (Logistics Department, Engineering Management Division)
สำนักงานใหญ่ของ ITOKI ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบ “สถานที่ทำงาน” (Places to Work) มีห้องประชุมที่ได้รับการออกแบบอย่างมีสไตล์ พร้อมสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นแสงสว่าง อุณหภูมิ เสียง และแม้กระทั่งกลิ่นหอมภายในห้อง
คุณคาคุโนะ:
สิ่งเดียวกันนี้ก็ใช้ได้กับการนำเครื่องมือดิจิทัลมาใช้งานเช่นกัน
แม้แต่สำหรับคนที่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีดิจิทัลอยู่แล้ว การบอกเพียงว่า
“เราจะเปลี่ยนวิธีการทำงานนะ”
โดยไม่อธิบายหรือสนับสนุนอย่างเหมาะสม ก็ไม่ใช่เรื่องที่น่ายินดีนัก
ยิ่งสำหรับพนักงานภาคสนามอย่างพนักงานขับรถ ซึ่งไม่ได้ทำงานอยู่หน้าคอมพิวเตอร์เป็นประจำ เรายิ่งให้ความสำคัญกับการสนับสนุนอย่างใกล้ชิด
เราลงพื้นที่ไปพร้อมกับพวกเขา ช่วยตรวจสอบบนสมาร์ตโฟนว่ามีการติดตั้งแอปพลิเคชันเรียบร้อยหรือไม่
ขณะเดียวกัน สำหรับผู้ที่ดูแลงานจัดส่งภายในสำนักงาน เราก็ร่วมกันตรวจสอบการใช้งานผ่านเวอร์ชันเว็บเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์
ด้วยวิธีนี้ บริษัทคู่ค้าของเราจึงค่อย ๆ เข้าใจถึงความสะดวกและประโยชน์ของ KANNA มากขึ้น
โดยเฉพาะผู้ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับแบบแปลน (Drawings) จะเข้าใจประเด็นนี้ได้เป็นอย่างดี
อย่างที่หลายคนทราบ ข้อความและรายละเอียดบนแบบแปลนการจัดวางพื้นที่มักมีขนาดเล็กมาก
ด้วยเหตุนี้ หลายคนจึงคุ้นเคยกับการตรวจสอบแบบแปลนจากเอกสารกระดาษโดยตรง
อย่างไรก็ตาม หากจัดเก็บแบบแปลนไว้ใน KANNA
ผู้ใช้งานสามารถขยายภาพแบบแปลนบนหน้าจอสมาร์ตโฟนหรือคอมพิวเตอร์ได้อย่างง่ายดาย
โดยไม่จำเป็นต้องพกพาแบบแปลนกระดาษขนาดใหญ่ติดตัวอยู่ตลอดเวลา
ส่งผลให้สามารถอ่านรายละเอียด ตัวอักษร และคำสั่งต่าง ๆ บนแบบแปลนได้ชัดเจนกว่าการดูจากเอกสารกระดาษเสียอีก
แม้แต่ผู้ที่ในช่วงแรกแสดงความกังวลหรือไม่เห็นด้วยกับการนำเครื่องมือดิจิทัลมาใช้ ก็ยังกล่าวว่า
“จริง ๆ แล้วดูง่ายกว่ากระดาษอีกนะ”
“แบบนี้ดีกว่าเยอะเลย”
ระบบการทำงานแบบพนักงานขับรถ 2 คนต่อทีม เหมาะอย่างยิ่งกับ KANNA ที่ใช้งานได้ครบจบผ่านสมาร์ตโฟน พร้อมรองรับการแก้ไขปัญหาได้ทันที
— หลังจากนำ KANNA มาใช้งานแล้ว สามารถช่วยแก้ไขปัญหาที่เผชิญอยู่ได้มากน้อยเพียงใด?
คุณอิวาเสะ:
ปัจจุบัน เรากำลังทยอยขยายการใช้งาน KANNA ไปทั่วประเทศ แต่ในขณะนี้ยังอยู่ในช่วงดำเนินการในพื้นที่ เมฮัง (Meihan Area) เป็นหลัก
จากผลการใช้งานในระดับนี้ เราสัมผัสได้อย่างชัดเจนว่า ระยะเวลาที่ใช้ในการแบ่งปันข้อมูลจากทีมงานหน้างานไปยังฝ่ายขาย รวมถึงเวลาที่ฝ่ายขายใช้ในการดำเนินการต่อ โดยเฉพาะในกรณีของ การรายงานเหตุการณ์ผิดปกติ (Anomaly Reports) ลดลงอย่างมาก
แม้ว่าระยะเวลาที่ลดลงจะขึ้นอยู่กับลักษณะของแต่ละกรณี แต่สิ่งที่เห็นได้ชัดคือ
ก่อนนำ KANNA มาใช้ กระบวนการตั้งแต่การรายงานไปจนถึงการดำเนินการเสร็จสิ้น อาจใช้เวลาหลายวัน
แต่ในปัจจุบัน หลายกรณีสามารถดำเนินการเสร็จสิ้นได้ภายในเวลาเพียงไม่กี่ชั่วโมงหลังจากมีการรายงานเข้ามา
ผลลัพธ์นี้สะท้อนให้เห็นถึงความสามารถของ KANNA ในการช่วยให้ข้อมูลถูกส่งต่อไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว ลดความล่าช้าจากการสื่อสารหลายขั้นตอน และช่วยให้สามารถตอบสนองต่อปัญหาหน้างานได้อย่างทันท่วงทีมากขึ้น.
จริง ๆ แล้ว การนำ KANNA มาใช้สำหรับการแบ่งปัน รายงานเหตุการณ์ผิดปกติ (Anomaly Reports) นั้นเป็นแนวคิดที่เริ่มต้นมาจากทีมงานหน้างานเอง
ในตอนแรก เราวางแผนที่จะใช้ KANNA สำหรับการแบ่งปันข้อมูลในสถานการณ์ปกติก่อน และหลังจากที่ผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายคุ้นเคยกับการใช้งานระบบแล้ว จึงค่อยขยายไปสู่การสื่อสารในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิดหรือปัญหาหน้างาน
อย่างไรก็ตาม สิ่งที่เหนือความคาดหมายคือ เราได้รับข้อเสนอจากพนักงานหน้างานว่า
“อยากใช้ KANNA สำหรับการรายงานเหตุการณ์ผิดปกติด้วย”
ซึ่งเป็นสิ่งที่เราไม่ได้คาดคิดมาก่อน
คุณคาคุโนะ:
ผมรู้สึกว่าการดำเนินงานด้านโลจิสติกส์กับ KANNA เข้ากันได้ดีมากกว่าที่เราคาดไว้
บริษัทขนส่งที่ร่วมงานกับเราส่วนใหญ่ใช้รูปแบบการทำงานแบบ ทีมพนักงานขับรถ 2 คน
โดยทั่วไป
พนักงานขับรถที่มีประสบการณ์มากกว่าจะรับผิดชอบการขับรถเป็นหลัก
ส่วนพนักงานที่อายุน้อยกว่าจะทำหน้าที่เป็นผู้ช่วย
และโดยส่วนใหญ่ พนักงานรุ่นใหม่เหล่านี้คุ้นเคยกับการใช้งานสมาร์ตโฟนและแอปพลิเคชันต่าง ๆ อยู่แล้ว
ด้วยเหตุนี้ พวกเขาจึงสามารถเรียนรู้และใช้งาน KANNA ได้อย่างรวดเร็ว
เมื่อเกิดเหตุการณ์ผิดปกติหรือปัญหาหน้างาน ผู้ช่วยที่อยู่ในทีมสามารถใช้สมาร์ตโฟนบันทึกข้อมูล ถ่ายภาพ และส่งรายงานผ่าน KANNA ได้ทันที
ทำให้การสื่อสารจากหน้างานไปยังผู้เกี่ยวข้องเป็นไปอย่างรวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น
นี่จึงเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้เรารู้สึกว่า KANNA เหมาะสมกับงานโลจิสติกส์มากกว่าที่คาดไว้ในตอนแรก.
หน้าจอ KANNA เมื่อใช้งานผ่านแท็บเล็ต
คุณคาคุโนะ:
ในอดีต หลังจากเสร็จสิ้นงานจัดส่ง พนักงานขับรถจะต้องเดินทางกลับมาที่สำนักงานก่อน แล้วจึงจัดทำรายงานในรูปแบบเอกสารกระดาษ
แต่หลังจากนำ KANNA มาใช้งาน กระบวนการดังกล่าวเปลี่ยนไปอย่างมาก
พนักงานสามารถจัดทำรายงานได้ทันทีผ่านแอปพลิเคชันที่ติดตั้งบนสมาร์ตโฟน ไม่ว่าจะอยู่ที่สถานที่ใดก็ตาม
เมื่อบันทึกข้อมูลแล้ว รายงานจะถูกส่งและแบ่งปันไปยังหัวหน้างานของพนักงานขับรถที่อยู่ในสำนักงานได้ทันที
หลังจากหัวหน้างานตรวจสอบและยืนยันข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ก็สามารถส่งต่อข้อมูลไปยังฝ่ายขายของเราได้ทันที
เมื่อถึงขั้นตอนนั้น งานในส่วนของการจัดส่งก็ถือว่าเสร็จสมบูรณ์
เพียงแค่การเปลี่ยนแปลงนี้ก็ช่วยลดภาระงานของพนักงานขับรถได้อย่างมาก และช่วยประหยัดเวลาได้เป็นอย่างดี
ยิ่งไปกว่านั้น ผู้ที่รับผิดชอบดูแลงานจัดส่งในหน้างานเองก็สามารถสัมผัสได้ถึงประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นจากการใช้งาน KANNA
และเป็นผู้ที่มองเห็นคุณค่าของระบบนี้ได้อย่างชัดเจนจากการใช้งานจริงในแต่ละวัน.
คุณอิวาเสะ: ยังมีอีกหลายด้านที่ KANNA ให้ผลลัพธ์เกินกว่าที่เราคาดหวังไว้ในตอนแรก
ตัวอย่างเช่น ก่อนการจัดส่งจริง เรามักจะลงพื้นที่เพื่อตรวจสอบสถานที่ติดตั้งล่วงหน้า และให้ผู้รับเหมาช่วงจัดทำรายงานผลการตรวจสอบส่งกลับมา
อย่างไรก็ตาม เนื่องจากรายงานดังกล่าวต้องแนบภาพถ่ายหน้างาน ผู้จัดทำรายงานจึงต้องถ่ายภาพด้วยกล้องดิจิทัลหรือสมาร์ตโฟน จากนั้นโอนภาพเข้าสู่คอมพิวเตอร์ แล้วนำไปแทรกลงในรายงาน
ในบางกรณี ยังต้องเสียเวลาเพิ่มเติมกับการปรับขนาดภาพ การครอปภาพ และการจัดรูปแบบเอกสารอีกด้วย
แต่ด้วยฟังก์ชัน Reports ของ KANNA กระบวนการทั้งหมดตั้งแต่การถ่ายภาพไปจนถึงการแนบรูปภาพลงในรายงาน สามารถดำเนินการได้ภายในแอปพลิเคชันเดียว
นอกจากนี้ เนื่องจากระบบจัดเก็บประวัติการสนทนาแยกตามแต่ละโปรเจกต์ จึงช่วยให้สามารถแบ่งปันข้อมูลได้อย่างถูกต้องและแม่นยำยิ่งขึ้น
ในขณะเดียวกัน เราก็เริ่มพิจารณาความเป็นไปได้ในการนำ KANNA มาใช้สำหรับการแจ้งยืนยันการจัดส่งเสร็จสิ้นในกรณีของงานจัดส่งขนาดเล็ก ที่ไม่จำเป็นต้องมีเอกสารรายละเอียดจำนวนมาก
— การตอบโจทย์แนวโน้มของสังคม ด้วยโลจิสติกส์ที่มีประสิทธิภาพและไร้กระดาษมากยิ่งขึ้น
ดูเหมือนว่าจากประสบการณ์การใช้งาน KANNA บริษัทสามารถขยายขอบเขตการใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง จนเกิดเป็นวงจรเชิงบวกในการพัฒนาการดำเนินงาน แล้วบริษัทมีวิสัยทัศน์หรือแผนงานในอนาคตอย่างไรต่อจากวงจรเชิงบวกนี้?
คุณคาคุโนะ:
สำหรับ KANNA อย่างที่ผมได้กล่าวไปก่อนหน้านี้ เป้าหมายสำคัญของเราในตอนนี้คือการขยายการใช้งานระบบไปทั่วประเทศ แทนที่จะจำกัดการใช้งานอยู่เพียงในพื้นที่เมฮัง (Meihan Area) เท่านั้น
หากสามารถขยายการใช้งานได้สำเร็จ ผมเชื่อว่าเราจะได้รับแนวคิดใหม่ ๆ เกี่ยวกับวิธีการนำ KANNA ไปใช้ประโยชน์มากขึ้น
เช่นเดียวกับกรณีที่ทีมงานหน้างานเสนอให้นำ KANNA มาใช้สำหรับการรายงานเหตุการณ์ผิดปกติ ซึ่งเป็นแนวคิดที่เราไม่ได้คาดคิดไว้ในตอนแรก
มุมมองและความคิดเห็นจากผู้ที่ทำงานอยู่ในหน้างานจริง และมองเห็นการดำเนินงานด้านโลจิสติกส์จากมุมที่แตกต่างจากเรา ถือเป็นข้อมูลที่มีคุณค่าอย่างยิ่ง
เราจึงเชื่อว่า การรับฟังข้อเสนอแนะจากผู้ใช้งานเหล่านี้จะช่วยให้เราสามารถพัฒนาวิธีการใช้งาน KANNA และปรับปรุงกระบวนการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นได้ในอนาคต.
คุณคาคุโนะ:
เราจำเป็นต้องพิจารณาต่อไปว่า ควรสร้างรูปแบบการดำเนินงานอย่างไร เพื่อให้สามารถแบ่งปันข้อมูลได้รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้นด้วยการใช้ KANNA
ทุกครั้งที่มีข้อเสนอแนะหรือแนวคิดใหม่ ๆ จากผู้ใช้งาน เราก็มักจะนำคำขอเหล่านั้นไปปรึกษากับผู้ดูแล KANNA อยู่เสมอ แม้ว่าบางครั้งจะเป็นข้อเสนอที่ค่อนข้างท้าทายก็ตาม
แต่ทีมงาน KANNA ก็พร้อมให้การสนับสนุนอย่างใกล้ชิดและเป็นกันเองอยู่เสมอ
สิ่งที่น่าประทับใจคือ รูปแบบการสนับสนุนของ KANNA ไม่ใช่เพียงการ
“ติดตั้งระบบให้แล้วจบ จากนั้นลูกค้าต้องดูแลกันเอง”
แต่กลับให้ความสำคัญกับการติดตามผลหลังการใช้งานอย่างต่อเนื่อง
จนถึงทุกวันนี้ เรายังคงมีการประชุมร่วมกันเดือนละครั้ง และผมก็มีความคาดหวังต่อการสนับสนุนจากทีม KANNA ในอนาคตเช่นกัน
คุณอิวาเสะ:
สำหรับอนาคตของอุตสาหกรรมโลจิสติกส์ เราไม่สามารถมองข้าม “ปัญหาโลจิสติกส์ปี 2024” ที่กำลังใกล้เข้ามาได้
การขนส่งและการจัดส่งสินค้าเป็นเสมือนรากฐานสำคัญของธุรกิจทั้งหมด
ตัวอย่างเช่น แม้ว่าจะสามารถจัดส่งสินค้าได้ตรงตามกำหนดเวลา แต่ในบางกรณีอาจต้องใช้เวลาในการเตรียมพื้นที่หน้างาน ทำให้พนักงานขับรถต้องรออยู่ที่สถานที่ติดตั้งเป็นระยะเวลาหนึ่ง
ภายใต้สถานการณ์ที่อุตสาหกรรมกำลังเผชิญกับปัญหาการขาดแคลนแรงงานและข้อจำกัดด้านชั่วโมงการทำงานล่วงเวลา หากต้องการลดภาระงานและลดเวลาทำงานล่วงเวลาของพนักงานขับรถ เราจำเป็นต้องเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในส่วนใดส่วนหนึ่งของกระบวนการอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้.
คุณอิวาเสะ:
หากต้องการยกระดับประสิทธิภาพของงานโลจิสติกส์ สิ่งสำคัญที่สุดคือการเพิ่มความแม่นยำของข้อมูล
การสร้างข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อถือได้เป็นหน้าที่ของเราเอง แต่ในขณะเดียวกัน เราก็ต้องอาศัย KANNA เพื่อช่วยสื่อสารข้อมูลที่มีความถูกต้องสูงเหล่านั้นไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด
นอกจากนี้ การใช้ KANNA เป็นศูนย์กลางในการแบ่งปันข้อมูล ยังช่วยให้เราสามารถผลักดันอีกหนึ่งเป้าหมายสำคัญขององค์กรได้ นั่นคือ
การดำเนินงานแบบไร้กระดาษ (Paperless Operations)
ซึ่งเป็นประเด็นที่ได้รับความสำคัญมากขึ้นจากแนวโน้มทางสังคมและการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในปัจจุบัน
ต่อจากนี้ไป เราจะยังคงมุ่งมั่นพัฒนาระบบโลจิสติกส์ที่สามารถดำเนินงานได้อย่าง รวดเร็ว รอบคอบ และมีประสิทธิภาพ พร้อมตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงและความต้องการของสังคม โดยใช้ KANNA เป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว.
Article Published on:
