工程表のテンプレートの選び方とは？おすすめサイト・専用ツールも

工程表とは、プロジェクトの作業内容やスケジュール、進捗状況を一覧にまとめた表のことです。複数の工程が絡み合うプロジェクトにおいて納期管理や業務効率化のために欠かせないツールとなっています。

そんな工程表はインターネット上で無料のテンプレートが数多く公開されており、誰でも手軽に作成できる環境が整っています。

ただ、テンプレートは種類が豊富なため、自社のプロジェクト規模や目的に適したものが選びづらい難点があるため注意が必要です。

本記事では、工程表のテンプレートの選び方について、ポイントやおすすめサイト・専用ツール、注意点も交えて解説します。

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【前提】工程表はなぜ必要なのか？

工程表とは、プロジェクトの作業内容やスケジュール、進捗状況を管理するために1つの表にまとめたもののことです。昨今ではプロジェクト単位で運営する幅広い事業で利用されています。

そんな工程表は、プロジェクトの担当者全員が同じスケジュールを把握するために欠かせません。また、作業ごとの細かな進捗を管理するツールとしての役割も担っており、工程表を確認すればすべての進捗状況を可視化できます。

このように、工程表は建設や工事などの現場において、納期の共有・厳守や全体的な作業の可視化といった重要な役割を担っており、現場に欠かせないツールとなっています。

関連記事：工程表とは？役割や行程表との違い、5つの種類とおすすめの方法も

自分で作成する場合、工程表のテンプレートから作るのがおすすめ！

工程表を自分で作成する場合、1から作成するには多くの準備や手間がかかり、現実的ではありません。

このような点から、工程表のテンプレートを活用するのがおすすめです。

工程表のテンプレートは、あらかじめフォーマットが整っているため、必要な情報を入力するだけで工程表を完成させられます。また、テンプレートの種類も豊富であるため、プロジェクト規模や目的にあったものを選べます。

加えて、ExcelやGoogleスプレッドシート向けの工程表のテンプレートが多く、無料でダウンロードできることから、コストをかけずに簡単に作成できる点もおすすめできる理由です。

工程表のテンプレートを選ぶ際の5つのポイント

工程表のテンプレートは、インターネット上に数多く公開されています。しかし、どのテンプレートを選ぶかによって、作成の手間や使い勝手が大きく異なります。

このような点から、テンプレートを選ぶ際には、どのようなポイントを意識すれば良いかを把握しておくことが大切です。

ここでは、工程表のテンプレートを選ぶ際のポイントについて、以下5点を解説します。

工程表のテンプレートを選ぶ際のポイント

1. 工程表の利用目的は何か？
2. プロジェクトの規模はどの程度か？
3. 作成や管理のリソースはどのくらいか？
4. 誰でも見やすいものか？
5. カスタマイズができるか？

①工程表の利用目的は何か？

工程表には日程管理をおもな目的とするものや、進捗率の把握に特化したものなど、さまざまな種類があります。

そのため、利用目的が曖昧なままテンプレートを選んでしまうと、必要な機能が不足していたり、複雑すぎて使いこなせなかったりするリスクがあります。

このような点から、テンプレートを選ぶ前には、工程表の利用目的を明確にすることが重要です。

②プロジェクトの規模はどの程度か？

小規模な工事であれば、シンプルなバーチャート工程表のテンプレートで十分対応できます。一方、大規模なプロジェクトでは複数の工程を階層的に管理できるテンプレートや、ネットワーク工程表が求められます。

このように、工程表のテンプレートを活用する際には、プロジェクトの規模に応じて適切なものを選ばなければなりません。

③作成や管理のリソースはどのくらいか？

表計算の関数やExcelのマクロを駆使した高機能な工程表のテンプレートは便利である一方で、操作に慣れていないと作成や管理作業に多くの時間を要してしまいます。

そのため、工程表の作成・管理にかけられる時間や人員も、テンプレート選びの重要な判断材料といえるでしょう。たとえば、リソースが限られている場合には、シンプルで直感的に操作できるテンプレートがおすすめです。

④誰でも見やすいものか？

工程表は現場の担当者や協力会社など、多くの関係者が閲覧するものです。

そのため、専門知識がなくても直感的に理解できるデザインのテンプレートを選ぶことが大切です。見やすさを軽視すると、認識のズレやミスにつながるリスクがあります。

たとえば、色分けやアイコンが効果的に使われているテンプレートは、視認性が高く、情報の伝達がスムーズになります。

⑤カスタマイズができるか？

プロジェクトごとに必要な項目や管理方法は異なります。

そのため、テンプレートを選ぶ際は、自社の運用に合わせてカスタマイズできるかどうかを確認しましょう。列の追加や項目の変更が柔軟にできるテンプレートを選ぶことで、より実用的な工程表を作成できます。

知っておきたい工程表の5つの種類

工程表には、目的や現場の状況に応じて使い分けられる5つの種類が存在します。これらの種類はそれぞれで特徴やメリット、注意点が大きく異なります。

そのため、これから工程表の作成を検討しているのであれば、以下のような工程表の種類ごとの特性を理解し、プロジェクトの規模や性質にあわせて選択することが大切です。

【無料あり】工程表のテンプレートを掲載しているおすすめサイト3選

工程表のテンプレートは、さまざまなサイトで無料で公開されています。

ただ、サイトごとに利用できるテンプレートの種類が異なるため、必ず作成したい工程表のイメージにあわせたものを選ばなければなりません。信頼性が高く、使いやすいテンプレートを提供しているサイトを選ぶことで、スムーズに工程表作成を始められます。

ここでは、工程表のテンプレートを掲載しているおすすめサイトについて、以下3点を紹介します。

工程表のテンプレートを掲載しているおすすめサイト

1. Microsoft
2. アイピア
3. ビズオーシャン

①Microsoft

Microsoftは、ExcelやWordで利用できるテンプレートを豊富に提供しているサービスです。

Microsoftではガントチャート形式のテンプレートが充実しており、Excelに慣れているユーザーであればすぐに工程表の作成が可能です。テンプレートの種類はシンプルなデザインから、プロジェクト管理に特化した高機能なものまで幅広く揃っており、プロジェクトの規模や目的に応じて選択できます。

Microsoft 365を利用している企業であれば、クラウド上での共有・共同編集も容易におこなえるため、チームでの運用にも適しています。

②アイピア

アイピアは、建築やリフォーム業に特化した工程表テンプレートを無料で提供しているサイトです。

このサイトでは期間別のテンプレートが揃っており、進捗管理機能付きのものや、QC工程表など、現場のニーズに応じた多彩なフォーマットが用意されています。これらのフォーマットは現場で実際に使われることを想定して設計されているため、実務にそのまま活用しやすい点が特徴です。

ページの後半にはテンプレートの注意点も記載されているため、工程表の作成に自信がなくても安心して利用できます。

③ビズオーシャン

ビズオーシャンは、ビジネス文書のテンプレートを多数掲載している国内最大級のテンプレートサイトです。

そんなビズオーシャンの工程表のカテゴリーには、バーチャート形式やガントチャート形式など、汎用性の高いテンプレートが豊富に揃っています。無料の会員登録をおこなえば、すぐにダウンロードして利用できるため、コスト面でも優しい点が特徴です。

工程表以外にも、見積書や請求書など関連する書類のテンプレートも充実しているため、業務全体の効率化を図りたい事業者にも便利なサイトです。

工程表のテンプレートを活用する際の注意点

工程表のテンプレートは、作成・管理の自動化が難しい点や、運用面での制約がある点などの注意点も存在します。

このように、工程表のテンプレートは利便性の高さがある一方で、万能ではない点に留意が必要です。

ここでは、工程表のテンプレートを活用する際の注意点について、以下5点を紹介します。

工程表のテンプレートを活用する際の注意点

1. 作成や管理の自動化は難しい
2. 専門的な知識・経験がないと、カスタマイズできない
3. OSによって利用できない
4. スマートフォン・タブレットで操作しづらい
5. 属人化してしまって、誰も編集できない

①作成や管理の自動化は難しい

ExcelやGoogleスプレッドシートがベースとなるテンプレートは、基本的に手動での入力・更新が前提となっています。そのため、進捗状況の変更や日程の修正は、すべて手作業で対応しなければなりません。

このような点から、頻繁に更新が発生するプロジェクトでは、入力ミスや更新漏れが起きやすくなります。

自動化された工程管理を求める場合は、専用ツールの導入を検討しましょう。

②専門的な知識・経験がないと、カスタマイズできない

工程表のテンプレートをそのまま使う分には問題ありませんが、自社の運用にあわせてカスタマイズしようとすると、関数やマクロなどの表計算ソフトの知識が必要になります。

とくに、高機能なテンプレートの場合には、VBAといった専門的なスキルがなければ、レイアウト変更や機能追加は簡単ではありません。

このような点から、カスタマイズの自由度を重視する場合は、ノーコードで設定変更できる専用ツールが適しています。

③OSによって利用できない

Excelのテンプレートは、WindowsとMacでレイアウトが崩れたり、一部の機能が動作しなかったりするケースが珍しくありません。また、スマートフォン・タブレット用のExcelアプリでは、マクロが動作しないといった制約が存在します。

もし、異なるOS環境で工程表を共有する必要がある場合は、事前に動作確認をおこなうか、クラウド型の専用ツールを検討するのが無難です。

④スマートフォン・タブレットで操作しづらい

ExcelやGoogleスプレッドシートのテンプレートは、基本的にパソコン環境での利用を想定して設計されています。

そのため、スマートフォンやタブレットでは、画面サイズの制約から操作しづらく、入力ミスが発生しやすくなります。

現場でリアルタイムに工程表を確認・更新したい場合は、モバイル対応の専用アプリを活用するのが効果的です。

⑤属人化してしまって、誰も編集できない

テンプレートを特定の担当者が独自にカスタマイズしていくと、その担当者しか編集方法を理解していない状態に陥りがちです。このような状況で担当者が異動や退職した場合、メンテナンスや修正ができなくなるリスクがあります。

属人化を防ぐためには、操作マニュアルを作成しておくか、誰でも直感的に操作できる専用ツールを導入することが有効です。

工程表の作成・管理を効率化するなら、専用ツールの活用がおすすめ！

工程表の作成はテンプレートを利用すれば、誰でも作成が可能です。しかし、作成・管理の自動化ができなかったり、専門的な知識・経験が必要であったりといった問題点があります。

このような点を踏まえると、工程表の作成・管理には専用ツールを活用するのがおすすめです。

なかでも「KANNA」であれば、スマートフォンやタブレットから直感的に操作でき、現場情報をリアルタイムで共有できます。

KANNAは工程表の作成・管理が簡単にできるだけでなく、図面共有や写真管理、チャット機能などの現場で必要な機能がオールインワンで揃っています。また、協力会社のアカウント数も無制限で利用できるため、大規模プロジェクトでもコストを気にせず導入可能です。

このような点から、工程表の作成・管理を効率化し、現場のDX化を推進したい方は、ぜひKANNAをはじめとした専用ツールの導入を検討するのがおすすめです。

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まとめ

本記事では、工程表のテンプレートの選び方について、ポイントやおすすめサイト・専用ツール、注意点も交えて解説しました。

工程表のテンプレートはインターネット上のさまざまな無料サイトによって提供されており、誰でも手軽に工程表を作成することが可能です。

そんな工程表のテンプレートの活用にあたっては、利用目的やプロジェクト規模、管理リソースを考慮し、適したものを選択することが大切です。

ただ、テンプレートには自動化の難しさや属人化のリスクといった注意点もあります。

より効率的な工程管理を目指すなら、「KANNA」のような専用ツールの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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よくある質問

工程表を自身で作る際におすすめの方法は？

工程表を自身で作る場合、無料で利用できるテンプレートを活用するのがおすすめです。

工程表のテンプレートを提供しているおすすめのサイトは？

工程表のテンプレートを提供しているおすすめのサイトとして、以下の3点が挙げられます。

工程表のテンプレートを掲載しているおすすめサイト

• Microsoft
• アイピア
• ビズオーシャン

工程表の作成・管理を効率的にしたい場合は？

工程表の作成や管理を効率的にしたい場合、「KANNA」をはじめとした専用ツールの導入を検討するのがおすすめです。