見やすい工程表の作り方とは？エクセルでのポイントやおすすめツールも

工程表はプロジェクト内のさまざまな関係者が確認する資料であることから、作る際には”見やすさ”を意識して作らなければなりません。

もし、見づらい工程表を作ってしまうと、関係者間で認識ズレが生じたり、納期遅れが発生したりといった事態になってしまうためです。

このような点を踏まえ、これから工程表を作るのであれば、本記事で解説するポイントをおさえるようにしてください。

本記事では、見やすい工程表の作り方について、エクセルでのポイントやおすすめツールまで解説します。

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見やすい工程表が求められる3つの理由

見やすい工程表はプロジェクトの関係者全員が同じ情報を正確に受け取れ、認識のズレや納期遅れなどのトラブルを未然に防ぐことが可能です。ほかにもトラブルが生じた際に、その状況を正確に捉え、二次被害を避ける際にも役立ちます。

このような点を踏まえ、これから工程表を作る際には「なぜ、見やすさが大切なのか」といった理由を把握しておくことが大切です。

ここでは、見やすい工程表が求められる理由について、以下3点を解説します。

見やすい工程表が求められる理由

1. 関係者の認識ズレ防止のため
2. 進捗を把握し、工期を守るため
3. トラブルへの迅速な対応のため

関連記事：工程表とは？役割や行程表との違い、5つの種類とおすすめの方法も

①関係者の認識ズレ防止のため

工程表は複数の関係者が共有する資料であり、表現が曖昧であったり、情報が整理されていなかったりすると、その確認者によって認識のズレが生じてしまいます。

このような事態を防止する観点から、工程表を作る際には、プロジェクト内のどの関係者が見ても、その内容が伝わるようにしなければなりません。見やすい工程表が作成できれば、関係者間の認識を揃え、プロジェクトの円滑な進行につながります。

②進捗を把握し、工期を守るため

もし、現場で使われる工程表が見づらかった場合、リアルタイムでの進捗が把握できないおそれがあります。また、定められた工期に対して、「自身の作業がどのくらい進められているのか」がわからず、現場が混乱しかねません。

このような点から、工程表を作る際には、進捗状況を正確に把握できる見やすい形にしなければなりません。見やすい工程表は、作業進捗の現状が一目で把握でき、進捗が遅れている場合には早めに対策を打つことが可能です。

③トラブルへの迅速な対応のため

工事現場では、天候や資材の遅延、急な人員不足などの予期せぬトラブルが発生することも珍しくありません。もし、このようななかで、工程の状況が把握しづらいと、影響範囲の判断や対応も遅れてしまうでしょう。

一方で、見やすい工程表は、作業進捗の現状や重要な作業、納期までの残日数などを一目で確認できます。そのため、生じたトラブルに対して、「どの作業が影響を受けるのか」や「人員に余裕のある作業はどれか」を素早く特定でき、調整や代替案の検討が早まります。

工程表の種類と作りやすさ

工程表にはいくつかの種類があり、それぞれ特徴や作りやすさが異なります。具体的には、作業内容と納期を把握するためのものや、進捗管理に特化したもの、作業間の関係性が明瞭なものといったものが挙げられます。

建設や建築の現場では、現場の規模や工程表を利用する目的に応じて、それぞれの工程表が使われています。なかには複数の種類を併用するケースも少なくありません。

このような点を踏まえ、現場の規模や利用目的、併用の有無も含めて適切な工程表を作ることが大切です。

なお、以下では、代表的な工程表の種類と、その特徴・作りやすさをまとめているため、参考にしてください。

見やすい工程表の作り方とは？

工程表を見やすくするためには、作り方の段階で、「どのように設計するのか」を把握しておく必要があります。たとえば、「誰が読むのか」を決めておいたり、「どの作業が関係しているのか」を明瞭にしたりといった工夫が挙げられます。

上記を踏まえて、見やすい工程表の作り方を知っておきましょう。

ここでは、見やすい工程表の作り方について、以下の流れで解説します。

見やすい工程表の作り方

1. 目的と読み手を決める
2. 必要な情報を洗い出す
3. 作業を階層化して構成を作成する
4. 読み順を設計して配置する
5. 余白・行間・列幅を整える

①目的と読み手を決める

工程表の作成前に、「どのような目的を持って、誰に対して共有するものなのか」を決めましょう。たとえば、施主向けなら全体工程を、現場向けなら作業詳細を優先するといった判断が求められます。

もし、読み手と目的が曖昧なまま作成すると、載せる情報と削る情報の基準が定まらず、詰め込みすぎた工程表になってしまいかねないため、目的と読み手の決定は大切なポイントといえるでしょう。

②必要な情報を洗い出す

工程表に必要な情報を、事前にリストアップし、記載の有無や優先順位を整理しましょう。

なお、必要な情報を洗い出す際には、作業名や担当者、期間や進捗状況、重要度といった項目のなかから、目的に応じて取捨選択することがポイントです。丁寧に洗い出すことで、本当に伝えるべき内容が明確になり、工程表の見やすさが向上します。

③作業を階層化して構成を作成する

次に、大・中・小などの階層構造を作り、作業の構成を整理しましょう。たとえば、基礎工事の下に、掘削や配筋、型枠を配置すれば、「どの段階に、どの作業が含まれるか」が一目でわかります。

このように、作業ごとに階層構造を設けて、工程表に記載することで、工程表が読みやすく、理解しやすいものになります。

④読み順を設計して配置する

必要な情報を整理できたら、次に、左上から右下へ視線が流れるように、読み順を設計して配置しましょう。具体的には、作業名は左側、期間は右側に配置するのがおすすめです。

読み順を意識して工程表を作ることで、工程表の可読性が大きく向上します。

⑤余白・行間・列幅を整える

工程表に必要な情報を記載できれば、最後に、適度な余白を設け、行の高さを統一し、列幅を見やすく調整しましょう。

もし、この工程をおこなわなかった場合、必要な情報が詰め込みすぎたり、どこが区切りかわかりづらかったりといったデザインになり、工程表が読みづらくなってしまいます。

上記のような視覚設計によって、工程表が見やすく、読み疲れしにくいものになります。

見やすい工程表を作るための5つのポイント

見やすい工程表を作る際には、「どのようなポイントを意識すべきか」を知っておく必要があります。

ポイントのなかには簡単な工夫だけで、工程表を見やすくできるものもあるため、本記事で解説するポイントを理解し、実践するようにしてください。

ここでは、見やすい工程表を作るためのポイントについて、以下5点を解説します。

見やすい工程表を作るためのポイント

1. 色は3色程度に抑え、必ず意味を持たせる
2. フォントサイズ・太字で情報の優先度を示す
3. ガントチャートのバー表示を工夫する
4. 用語を整える
5. 表現・運用のルールを決める

①色は3色程度に抑え、必ず意味を持たせる

工程表に使用している色が多すぎてしまうと、かえって視覚的な混乱を招きかねません。

このようなことから、工程表を作る際には、色は3色程度に抑え、一つひとつの色にルールを決めておくことが大切です。このような色分けのルール化によって、工程表の情報が直感的に伝わりやすくなります。

②フォントサイズ・太字で情報の優先度を示す

工程表に使用する文字がすべて同じサイズ・同じ太さの場合、「どの情報が重要なのか」といった情報が伝わりづらくなってしまいます。

このようなことから、工程表のなかで見てほしい情報を強調するルールを設けることが大切です。基本的には「重要な情報は太字」と「見出しのサイズを大きく」というルールだけでも十分に見やすくなります。

③ガントチャートのバー表示を工夫する

ガントチャート工程表を作成する場合、期間を並べるだけでは、進捗や問題点が伝わりにくいおそれがあります。

そのため、進捗を示したい場合は「バーを2色で塗り分ける」、重要工程を強調したい場合は「色や太さを変える」といったように、バー表示を工夫することが有効です。このような表示方法の最適化によって、ガントチャート工程表での情報伝達力が高まります。

④用語を整える

工程表は社内だけでなく、施主や協力会社など複数の立場の人が見る資料です。そのため、専門用語や略語が多いと、人によって解釈が分かれ、認識ズレが起こりやすくなります。

このような点を踏まえ、誰が見ても理解できる名称や一般的な表現に統一するようにしましょう。用語の整理によって、プロジェクトの関係者全員が同じ理解を持ちやすくなります。

⑤表現・運用のルールを決める

工程表は表現ルールが決まっていないと、担当者ごとに見せ方が変わり、読みにくくなります。

そのため、表現や運用をルールとして文書化し、チーム全体で共有することが大切です。ルールを仕組み化することで、誰が作成・更新しても一定の見やすさを維持できます。

【おすすめ】見やすい工程表を作成するために、専用ツールを使おう！

工程表はエクセルやGoogleスプレッドシートといった表計算ソフト・ツールで作成することが可能です。

しかし、工程表の管理やメンテナンス、全体への共有といった点で課題が生じやすいのが実情です

このような課題を解消するためには、専用ツールの利用がおすすめです。

なかでも、「KANNA」は建設・建築業界における施工管理にも対応した現場管理アプリであり、工程表作成から進捗管理、関係者との共有までを一元化できる点が特徴です。また、リアルタイムで情報の更新ができ、クラウド上で管理されていることからスマートフォンやタブレットで工程表を共有できます。

もし、見やすい工程表の作成に手間取ってしまっている場合、「KANNA」をはじめとした専用ツールの導入を検討してみてください。

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まとめ

本記事では、見やすい工程表の作り方について、エクセルでのポイントやおすすめツールまで解説しました。

見やすい工程表は、関係者の認識ズレを防ぎ、進捗把握をスムーズにし、トラブル対応を早める効果があります

ただ、見やすい工程表を作るためには、目的・読み手の明確化や作業の階層化、視覚的な配慮などの細かなポイントをおさえなければなりません。

上記を踏まえ、より効率的に見やすい工程表の作成・管理をおこないたい場合には、「KANNA」をはじめとした専用ツールの活用も検討してみるのがおすすめです。

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よくある質問

見やすい工程表が求められる理由とは？

見やすい工程表が求められる理由は、以下3点が挙げられます。

見やすい工程表が求められる理由

1. 関係者の認識ズレ防止のため
2. 進捗を把握し、工期を守るため
3. トラブルへの迅速な対応のため

見やすい工程表の作り方とは？

見やすい工程表の作り方について、以下の流れで解説します。

見やすい工程表の作り方

1. 目的と読み手を決める
2. 必要情報を洗い出す
3. タスクを階層化して構成を作成する
4. 読み順を設計して配置する
5. 余白・行間・列幅を整える

見やすい工程表を簡単に作るには？

見やすい工程表の作成・管理を簡単に作りたい場合、「KANNA」をはじめとした専用ツールの活用がおすすめです。