工事写真台帳はエクセルで作れる？作成手順や作る際のポイントも

工事写真台帳とは、建設や建築工事で撮影した写真を整理し、記録するための台帳のことです。

この工事写真台帳は、エクセルで作成することも可能であり、基本操作に慣れていれば、新たなツールを導入せずに作成を進められます。

ただ、エクセルで工事写真台帳を作成する際には、注意すべきポイントがいくつか存在します。これらを把握せずに作成を進めてしまうと、余計な手間が発生したり、ファイルが重くなったりするなどのトラブルにつながりかねません。

本記事では、工事写真台帳をエクセルで作成する方法について、テンプレートや手順を交えて解説します。

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【結論】工事写真台帳をエクセルで作ることは可能！

工事写真台帳は、エクセルを使って自作することが可能です。

エクセルでは、セルの配置や書式設定を自由に調整できるため、1から自分でレイアウトを設計できます。また、作成したデータを印刷できたり、PDF化できたりとさまざまな方法で共有できることから、自社や顧客の状況にあわせて柔軟な対応が可能です。

さらに、多くの企業ではすでにMicrosoft Officeを導入しているため、新たなソフトウェアを購入する必要がなく、追加のコストをかけずに工事写真台帳を作成できる点もメリットです。

上記を踏まえると、工事写真台帳をエクセルで作る方法はコストを抑えたい場合や自社独自のフォーマットを構築したい場合にピッタリといえるでしょう。

【4ステップ】工事写真台帳をエクセルで作成する際の手順

エクセルで工事写真台帳を作成する際は、テンプレート作成から写真の貼り付け、情報入力、出力まで、4つのステップで完結します。また、基本的なエクセル操作ができれば、あまり多くの時間をかけずに作成することも可能です。

ただ、工事写真台帳の作成にあたって、必要な工程やポイントをおさえていない場合、やり直しや調整が増えて時間がかかったり、レイアウトが崩れたりするおそれがあるため注意が必要です。

ここでは、工事写真台帳をエクセルで作成する際の手順について、以下の4ステップを解説します。

工事写真台帳をエクセルで作成する際の手順

1. テンプレートを作成する
2. 写真を貼り付ける
3. 工事情報・説明文を入力する
4. 提出方法に合わせて印刷・ダウンロードする

①テンプレートを作成する

まず、工事写真台帳のテンプレートを作成します。

テンプレートとは、写真や情報を入力するための枠組みのことです。具体的には、エクセルのセルを活用して、写真を貼り付ける枠、工事名や撮影日を記載する欄、説明文を入力する欄などを配置します。

テンプレートを選ぶ際には、自社の現場や顧客の状況を踏まえ、台帳の作成が容易であったり、共通しやすかったりといった観点で検討してください。

②写真を貼り付ける

テンプレートが完成すれば、次に撮影した工事写真を貼り付けましょう。

エクセルでは「挿入」タブから画像を選択し、該当するセルに配置することが可能です。この際に、写真のサイズや配置がずれないよう、あらかじめセルのサイズを調整しておくと作業がスムーズになります。

写真の枚数が多い場合は、ファイルサイズが大きくなりやすいため、画像の圧縮機能を活用することがおすすめです。

③工事情報・説明文を入力する

写真を貼り付けた後は、以下のような工事情報や説明文を入力しましょう。

工事情報や説明文の内容

• 工事名
• 撮影日
• 撮影箇所
• 施工内容

上記の情報は、写真だけでは伝わらない詳細な状況を補足するために欠かせない内容です。具体的に記載しておくことで、後から見返した際にも状況を正確に把握できます。

なお、国土交通省のルールでは、信憑性を担保するため、撮影後の写真の加工や修正が禁止されています。そのため、日付や時刻などは正確に記録し、入力ミスに注意することが大切です。

参考：国土交通省「写真管理基準」

④提出方法に合わせて印刷・ダウンロードする

すべての情報を入力し終えたら、提出方法にあわせて印刷やダウンロードをおこないます。

• 紙での提出
  →印刷プレビューでレイアウトを確認してから印刷
• データでの提出
  →「ファイル」タブから、「エクスポート」または「名前を付けて保存」を選択し、PDF形式で出力

依頼主の希望に合わせた形で提出することで、提出後の作り直しや再提出の可能性を減らせます。

工事写真台帳をエクセルで作成するメリット

エクセルは表計算ソフトとして広く普及しており、セルの配置や書式設定を自由に調整できる点が大きな特徴です。このような性質から、工事写真台帳の作成にも活用しやすく、さまざまなメリットが期待できます。

上記のメリットを理解しておくことで、エクセルを使った工事写真台帳の作成が、自社にとって適切な選択かどうかを判断しやすくなるでしょう。

ここでは、工事写真台帳をエクセルで作成するメリットについて、以下の5点を解説します。

工事写真台帳をエクセルで作成するメリット

1. 不要なコストが発生しない
2. カスタマイズ性が高い
3. 印刷・PDF化が容易
4. ファイルの共有がしやすい
5. 初心者でも扱いやすい

①不要なコストが発生しない

エクセルは、多くの企業ですでに導入されている表計算ソフトです。

そのため、エクセルで工事写真台帳を作成する場合には、新たにソフトウェアを購入したり、専用ツールの利用料を支払ったりする必要がありません。小規模な工事や予算が限られているプロジェクトにおいては、コストを抑えながら必要な書類を準備でき、経済的な負担を軽減できます。

②カスタマイズ性が高い

エクセルは、セルの配置や書式、レイアウトを自由に設計できるため、カスタマイズ性が高い点が特徴です。

このような特徴から、必要な要素をカスタマイズしながら、柔軟にレイアウトを調整できます。この柔軟性によって、自社の業務フローやクライアントの要望に合った工事写真台帳を作成することが可能です。

③印刷・PDF化が容易

エクセルの印刷機能では、ページレイアウトやページ番号の設定が可能で、紙での提出にも対応できます。他方、データ形式であれば、PDFをはじめとしたさまざまな形式での出力が可能です。

このような点から、現場の要求や顧客の指定にあわせて工事写真台帳の提出が可能となります。

④ファイルの共有がしやすい

エクセルファイルは、メールやチャット、クラウドストレージを通じて簡単に共有できる設計となっています。

そのため、複数の担当者と工事写真台帳を共有したい場合であっても、簡単にメールやチャットによって共有できます。また、OneDriveやGoogleドライブなどのクラウドサービスを活用すれば、リアルタイムでの共同編集もおこなえるため、現場の状況にあわせた指示がしやすくなるでしょう。

⑤初心者でも扱いやすい

エクセルは、多くのビジネスシーンで使用されているソフトウェアのため、操作に慣れている方も多く存在します。また、特別な専門知識がなくても、セルへの入力や画像の挿入などの操作方法を伝えれば、誰でも工事写真台帳を作成することが可能です。

このような手軽さによって、エクセルを用いれば、初心者であっても簡単に工事写真台帳の作成ができ、現場の負担を大幅に抑えられます。

工事写真台帳をエクセルで作成する際の5つのポイント

工事写真台帳は工事の進捗や施工状況を記録する重要な書類であるため、作成した際にファイルの消失や管理ミスなどのトラブルを防ぐ必要があります。

この点について、エクセルには自動保存や画像の圧縮機能など、トラブルを防げる機能が多数設けられています。これらの機能を活用することで、安全に工事写真台帳を作成できるでしょう。

ここでは、工事写真台帳をエクセルで作成する際のポイントについて、以下の5点を解説します。

工事写真台帳をエクセルで作成する際のポイント

1. 定期的に保存をおこなう
2. 画像の圧縮機能を活用する
3. ファイル名にルールを設ける
4. 写真サイズを揃えておく
5. 編集する人をルールで決める

①定期的に保存をおこなう

エクセルは、操作ミスやソフトウェアの不具合によって、作業中のファイルが保存されずに閉じてしまうケースがあります。そのため、もしファイルが保存前に閉じた場合、そこまでの作業が消えてしまい、やり直しになりかねません。

このような事態を避けるためには、作業中はこまめに保存をおこなうことが大切です。

②画像の圧縮機能を活用する

エクセルでの工事写真台帳は、写真の枚数が増えるほどファイルサイズが大きくなりやすい傾向にあります。​ファイルサイズが大きくなると、エクセルの動作が重くなり、共有時にファイルの送受信に時間がかかるなどの問題が発生します。

対策として、エクセルの画像圧縮機能を活用することで、画像ごとのデータが軽くなり、ファイル全体の容量を抑えることが可能です。

③ファイル名にルールを設ける

工事写真台帳のファイルが複数存在する場合、ファイル名にルールを決めておかないと、写真の判別がしづらくなってしまいます。

このようなことから、ファイル名には「〇〇工事_工事写真台帳_コンクリート打設」のように、「工事名や作成日、施工箇所」を含めるルールを設けましょう。このルールによって、整理がスムーズになり、誤った写真を提出してしまうリスクも防げます。

④写真サイズを揃えておく

工事写真台帳に貼り付ける写真のサイズがバラバラでは、レイアウトが崩れてしまい、見た目が悪くなります。

このような状況を防ぐために、写真を貼り付ける前に、あらかじめサイズを統一しておくことが大切です。エクセルの「図の書式設定」から、高さと幅を指定して調整すれば、統一感のある見やすい工事写真台帳を作成できるでしょう。

⑤編集する人をルールで決める

複数人で工事写真台帳を作成する場合、編集者が決まっていないと、異なる編集が加えられてしまい、内容の整合性が取れなくなるリスクがあります。

このような理由から、工事写真台帳は、担当者をルールで決めておくことが大切です。具体的には、「最終編集は現場責任者のみ」といったルールを設けることで、最終確認をしつつ体裁を整えられます。

工事写真台帳を作るなら、専用ツールがおすすめ！

工事写真台帳はエクセルを使って作成することが可能であるものの、写真の枚数が多い場合や複数の現場を同時に管理する場合は、手動での入力や管理に膨大な時間がかかるリスクがあります。

このような点を踏まえると、工事写真台帳の作成は専用ツールを利用するのがおすすめです。

たとえば、施工管理アプリ「KANNA」であれば、工事写真の撮影から台帳の作成、共有までを一元的におこなえます。また、スマートフォンやタブレットから直接写真を撮影し、その場で台帳に反映できるため、現場での作業効率が大幅に向上します。

さらに、KANNAは専門的なITスキルがなくても簡単に扱える点も魅力です。クラウド上でデータを管理するため、複数の現場や関係者との情報共有もスムーズにおこなえます。

このような点から、工事写真台帳の作成や管理をより効率化したい場合には、「KANNA」をはじめとした専用ツールの導入を検討してみてください。

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まとめ

本記事では、工事写真台帳をエクセルで作成する方法について、テンプレートや手順を交えて解説しました。

工事写真台帳は、エクセルを使って比較的手軽に作成することが可能です。テンプレートの作成から写真の貼り付け、工事情報の入力、提出方法にあわせた出力まで、一連の流れを把握しておけば、誰でもスムーズに作成できます。

ただ、作成時には定期的な保存や画像の圧縮、ファイル名のルール化といったポイントを意識しておくことが大切です。

加えて、エクセルだけでは運用が難しいと感じる場合には、「KANNA」をはじめとした専門ツールの導入もおすすめです。

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よくある質問

工事写真台帳のエクセルでの作り方は？

工事写真台帳をエクセルで作成する際は、以下のステップでおこないます。

工事写真台帳をエクセルで作成する手順

1. テンプレートを作成する
2. 写真を貼り付ける
3. 工事情報や説明文を入力する
4. 提出方法に合わせて印刷またはダウンロードする

工事写真台帳をエクセルで作成する際のポイントは？

工事写真台帳をエクセルで作成する際は、定期的に保存をおこなうことや画像の圧縮機能を活用すること、ファイル名にルールを設けることが重要です。これらのポイントを意識することで、ファイルの破損や管理ミスを防ぎ、効率的に作成できます。

工事写真台帳の作成・管理でおすすめの方法は？

工事写真台帳の作成・管理を効率的におこないたい場合には、「KANNA」をはじめとした専用ツールの利用がおすすめです。