【電力会社/四電工】資料共有も報告書作成も、“痒いところに手が届く”アプリによって業務時間を短縮

複数の課題を解消し、業界全体の課題である「時間外労働」を改善

—— はじめに、御社・四電工の事業内容をお教えください。

今井様：総合設備企業として、主にインフラにかかわる設備工事に従事しています。“四電工”という名前から電気関係に特化していると思われる方もいらっしゃいますが、それだけではありません。

電力設備から空調や給水設備の管工事、情報通信工事やシステム制御工事をはじめ、事業は多岐にわたります。また、事業を展開しているエリアも四国にとどまらず、全国各地から工事のご依頼をいただいています。

—— 全国各地の設備工事に従事される御社は、従業員数2000名以上の大企業。なかでも今回、「KANNA」を導入になったシステム技術部は、どのような部署なのでしょう？

今井様：電気計装工事が主な仕事です。具体的には、計測制御器にかかわる電気工事から自動制御のためのソフトウェア開発、それらを管理するためのパソコンツールの開発もしています。一言にまとめるなら、制御監視に特化した部署ですね。

—— 「KANNA」を導入された背景には、どのような課題があったのでしょうか？

今井様：情報共有における煩わしさを解消し、業務時間を短縮したい。これが「KANNA」の導入背景であり、導入目的です。弊社では以前から業務資料のクラウド化を進めていますが、データの共有サーバーを設けていても、資料を見るにはその都度、サーバーにアクセスする必要がありますよね。

特に短期工事の場合は仮設事務所が設けられず、ちょっとした資材置き場があるのみ。狭いスペースでパソコンを開き、テザリングで共有サーバーにアクセスするような状況でした。こうした小さな煩わしさも、積み重なると大きな時間のロスになってしまいます。

時間外労働を改善することは、建設業界全体の課題です。現場での情報共有をスムーズにするのはもちろん、今以上に紙の資料からデータへの移行を進め、さらには現場における人数管理も円滑にしたい。時間外労働を改善するには、こうした複数の課題を解消し、業務全体の時間を短縮する必要があります。

操作性にもカスタマイズの柔軟性にも優れ、他社アカウント数無制限

 —— そこでお選びになったのが「KANNA」ですが、サービスをお知りになったきっかけは？

今井様：複数の施工管理アプリがあるなか、どれを選んだらいいのか。検討のための勉強会にも出席していましたが、直接的なきっかけは、モノタロウさまからの紹介でした。モノタロウさまには、急な資材調達の際にお世話になっています。そこでちょっとご相談してみたところ、「KANNA」をご紹介いただきまして。

—— では、実際に「KANNA」をお選びになった決め手はどこにあったのでしょう？

今井様：第一の決め手になったのは、視覚的な使いやすさです。ほかの施工管理アプリを試してみたこともありますが、なかでも「KANNA」は分かりやすさに優れていました。協力会社さまのなかには、アプリの操作に不慣れな方もいらっしゃいます。そうした方でも「KANNA」であれば、ぱっと見の段階から直感的な操作が可能なはずだ、と。

それにアカウント数(※ 他社アカウント)が無制限なことも、大きな魅力でした。多くの施工管理アプリがアカウント数に応じた料金体系なのに対し、「KANNA」は違います。テスト運用の段階から一部の協力会社の方にも使用いただいていますが、それが可能だったのも、「KANNA」独自の料金体系によって初期費用を抑えられたからです。

玉井様：ほかの施工管理アプリとの比較でいうと、「KANNA」はカスタマイズの柔軟性にも優れていますよね。多くのアプリは内容がパッケージ化されていますが、「KANNA」は必要な機能だけを表示し、不要な機能を消すといったカスタマイズが可能です。痒いところに手が届く、融通が利くといった印象があります。

正直なところ、もっとこうなったらいいな、と感じる点がないわけではありません。ただ、「KANNA」の営業の方は私たちがお伝えする要望にも、真摯に向き合ってくださいます。そうした前向きな姿勢に将来性を感じた点も、「KANNA」を選んだ理由です。

資料共有も報告書の作成も、どんな場所でも効率的にスムーズに

—— 実際に「KANNA」を導入された印象はいかがですか？

玉井様：約2か月間のテスト運用を終え、4月から本格運用といった段階ではありますが、大きく二つの点において、弊社の業務に貢献いただいています。まずは「KANNA」の報告書機能ですね。弊社には情報共有といった側面だけでなく、法的にも記録として残さなくてはいけない書類が多くあります。

そうした報告書類がスマホやタブレットから、さくっと作成できる。今井がお話ししたように、以前は資材置き場の狭いスペースでパソコンを開き、肩を縮こめながら作業をしていました。「KANNA」の導入後はそうした煩わしさが解消され、作成後にはすぐに電子データとしてアップロードできます。

もうひとつは協力会社さまとの連携強化ですね。セキュリティーの面から、外部の方とのやり取りでは共有サーバーは使えません。そのため、図面や施行写真といった資料を共有するには、毎度のようにメールを用いていました。しかし、社会全体の電子化に伴って、一つひとつのデータ量は大きくなるばかりです。

大きなデータはメール添付もできず、そうした場合は大容量のデータ送信サービスを利用していましたが、これもまた企業ごとのセキュリティー規定によって、使えないことが多々あります。なかなかに苦心していましたが、「KANNA」なら協力会社さまにもアカウントを付与するだけ。即時の資料共有が可能になり、非常に助けられています。

—— 「協力会社さまにはアプリの操作に不慣れな方もいらっしゃる」というお話がありましたが、操作性に関してはいかがでしょう？

玉井様：操作性に関しても、特に問題は感じていません。皆さま、最初からスムーズにお使いになっていますし、共有した資料の閲覧だけでなく、写真のアップロードも簡単なことから、協力会社の方からも「これいいね」という声が上がっています。もちろん、弊社の人間にも好評です。

今井様：特に現場を管理する弊社の立場からすると、案件ごとの個別管理が可能な点もメリットです。弊社では同一の協力会社さまに複数の案件を依頼することが少なくありません。すると、どうしても資料がごっちゃになり、連絡に手違いが生じることもありましたが、案件ごとにスレッドが立てられる「KANNA」なら、そうした心配はありません。

玉井様：個別管理という点では、チャット機能も非常に便利ですね。多くの案件を管理していると、頭の整理をするのも容易ではありません。「KANNA」の場合は協力会社さまとのメッセージのやり取りも案件ごとに表示されるため、頭の整理がつきやすくなります。また、チャットに画像が投稿できるところも、進捗管理に貢献いただいています。

誰でも簡単に使えるからこそ、社外にも無理なく浸透させられる

—— すると、御社の課題であった「業務時間の短縮」に効果はありそうでしょうか？

今井様：はい。これから本格運用といった段階ではありますが、報告書類の作成しやすさも、協力会社さまとの連携強化も業務の円滑化につながり、すでに効果を実感しつつあります。同時に何よりも評価しているのが、使うのが簡単、面倒ではない、という点です。

私たち自身はソフトウェア開発もしているため、「KANNA」のようなデジタルツールに面倒さを感じることはありません。ただし、すべての協力会社さまもそうかというと、一概には言えませんよね。最初の段階で使いづらいと感じられては、せっかくのツールも浸透しづらい。その点において、操作が簡単な「KANNA」には大きな期待を寄せています。

—— それでは最後に、今後の展望をお聞かせください。

今井様：電気計装の工事には、非常に専門的な知識が必要です。そのため、うちの部署はちょっと特殊です。私たち自身が設計もすれば、現場作業をすることもありますし、ソフトウェアやパソコンツールの開発に加え、自らが営業をすることも少なくありません。ゆえに部署の一人ひとりにかかる負担も大きくなりますが、この負担を少しでも解消したい。

負担を少しでも解消し、部署としての業務を拡大することが私たちの目標です。そのためにも、業界全体の課題である時間外労働の改善のためにも、業務一つひとつのクオリティーを担保しながら、業務量をコンパクトにする必要があります。

私たちが「KANNA」を導入したのも、今後の業務拡大を見据えてのことです。「KANNA」を利用しながら協力会社さまとの連携を深め、お任せできる部分はお任せする。そして、私たちはより専門性の高い仕事に注力し、実績も売上も、拡大していきたいと考えています。