【レジャー施設・ビル施設管理】歴史を積み重ねてきた企業・施設だからこそ、情報の属人化を脱却し、積み重ねてきた技術を未来に引き継ぐ資産に

“街”としての価値を提供するからこそ、多岐にわたる工事案件

—— はじめに、株式会社東京ドームの事業内容をお教えください。
 
山口様：東京ドームシティに関わる事業を中核に、流通や不動産賃貸にホテル運営など、多角的に事業を展開しています。なかでも東京ドームシティに関しては、野球やコンサートにヒーローショー、さらには遊園地といった、お客様にエンターテインメントをお届けすることが最大の業務です。
 

また、そうした非日常的なエンターテインメントだけでなく、東京ドームに併設した融合商業施設 ラクーアのように、お客様の生活に密着するような施設も運営しています。“東京ドームシティ”という名前のとおり、“街”としての価値をご提供しているのも、弊社の大きな特徴です。
 
—— では、「KANNA」を導入されているのは、どちらの事業なのでしょうか？
 
山口様：東京ドームシティ事業のなかでも、私が所属している施設部に「KANNA」を導入しています。東京ドームシティは、東京ドームを中心とした複合施設。施設内のあらゆる設備が正常に機能するよう、その工事を管理する部署になります。手掛ける範囲としては小規模な設備修繕から大規模な改修工事まで、本当にさまざまですね。皆さんがご存じの東京ドームに関わる工事も私たちの管轄です。
 
具体的な業務としては、東京ドームシティを構成する各事業所から工事や修繕の依頼を受け、その差配をすることです。依頼を受け、現場の状況を見聞きし、適切な工事業者を選定し、発注に向けた見積金額が適正かを判断する。そして、社内稟議が通った際には工事の日程を調整し、進捗管理や安全管理もしています。東京ドームシティは大きな施設のため、月に何十もの案件が同時進行している状況ですね。

連絡連携とDX、コロナ禍に浮き彫りになった属人化の改善に向けて

—— 「KANNA」を導入された背景には、どのような課題があったのでしょうか？
 
山口様：設備のメンテナンスを担当している課を中心に、さまざまな部署と連絡を取り合う必要があるため、メールや電話も参加するべき会議も多く、会議中にほかの案件の緊急電話が入ることも珍しくありません。また、事業が多岐にわたることから、弊社は勤務時間の形態もさまざま。私たち施設部は土日休みの一方、シフト制の部署も多くあります。すると、連絡しようにも電話がつながらない事態が生じます。
 
電話なのかメールなのか、連絡手段が一定でないことから進捗管理がしづらく、さらに会議中にも電話に出なくてはならないのは、あまりよろしくありません。特に私たち施設部の休み明けである月曜の朝には、ものすごい量の電話がかかってくるんです（苦笑）。そうした状況では伝達や認識に漏れが生じることも否めず、この連絡連携の煩雑さや手間を改善したいというのが「KANNA」導入の背景です。
 
また、業務が属人化していたことも、改善すべき課題の一つです。これが特に顕著化したのがコロナ禍でしたね。社内でのやり取りも工事業者とのやり取りも、施設部の業務は案件ごとの担当制です。以前から社内システムを用いた進捗共有はしていたものの、現場の資料や細かな申し送りに関しては、担当者のパソコンと頭の中。担当者が出社できなくなると、工程表の確認もできない状況です。東京ドームシティは誕生から20年以上が経過しており、過去の情報集約が属人化していたことにも課題を感じていました。
 

 
 
それでも工事を止めるわけにはいかないため、申し訳ないとは思いながら、コロナ禍で休養中の担当者

に電話をかけて情報の確認をしていましたね。担当制の業務は工事業者さんとの信頼関係を築ける一方、緊急時にはめっぽう弱い。そのことを痛感するのと同時に、ちょうど会社全体としてペーパーレス化をはじめとするDXの推進が掲げられていたことも相まって、デジタルの力を用いたプロジェクト管理アプリの導入を検討し始めた形です。
 
—— すると、プロジェクト管理アプリに「KANNA」を選ばれた理由とは？
 
山口様：まず惹かれたのがチャット機能です。多くの人が使い慣れたコミュニケーションアプリと同じような感覚で操作できるな、と。それに進捗管理の面からすると、複数の案件が一覧表示され、案件ごとにステータスの進行状況が通知・表示されること、写真や資料の格納ができることも決め手の一つ。複数のサービスを比較検討しましたが、私たちの業務との親和性が最も高かったのが「KANNA」です。
 

東京ドーム様が実際に活用されている「KANNA」内のチャット機能

「＠＋ユーザー名」のメンションを付けて送信する相手を明確にする機能や、

特定の相手のメッセージを「引用」するリプライ機能がある

情報伝達の精度が向上し、リアルタイムの進捗通知が安心材料に

—— 実際に「KANNA」を導入され、課題解決に対する効果はいかがでしょうか？
 
山口様：導入から2か月ほどということもあり、今は工事業者さんの協力もいただきながら、まずは私自身が「KANNA」を利用することのメリットを社内に示しているような段階です。課題解決のためには、まずは「KANNA」を浸透させていくことが第一ではありますが、改善の兆しは見え始めてきています。
 
まず、連絡手段をチャット中心に切り替えたことで、メールを書くのに要していた時間が大きく削減されました。これはどの企業も同様に、メールには「お世話になっております」といった定型文を付ける文化がありますよね。そうした定型文が不要になり、さらに「KANNA」のチャットにはリプライ機能もあることから、過去にお伝えしたことを繰り返さなくとも、それにひも付いた明確な伝達が可能です。
 
また、ステータス進行の通知と表示は、管理側はもちろん、工事業者の方にも好評です。

今、どの案件がどのフローにあるのか、進捗ごとにプッシュ通知されるため、管理者は漏れのない現状把握ができます。私自身、「この案件の見積もりはもらったかな？」と、過去のメールをさかのぼる必要がなくなりました。その一方、工事業者の方からすると、この機能が一つの安心材料になっているようです。

チャットのリプライ機能

各案件のフロー(進捗状況)が一目でわかる。この表示は各社カスタマイズすることが可能

※いずれもサンプル画像

私たちは月に何十もの工事案件を管理しているため、時には着工時期がずれたり、決済をお待たせしたりすることもあります。それが「KANNA」を利用していれば、ステータスが進行するごとに通知されるほか、写真や資料が更新された際にもプッシュ通知がされますよね。すると、工事業者の方も現状を把握でき、「待機の状況ではあるものの、この案件は動いているんだな」と安心されるようです。

このプッシュ通知は、私にとってもありがたいですね。休日のように連絡の中身が確認できない状況であっても、「何か連絡が来ているな」ということは認識できます。すると、通知の量によって対応すべき仕事の量がつかめるので、おのずと月曜の出社に向けた心構えができるといいますか（笑）。

「プッシュ機能」画面サンプル。フロー(進捗状況)の変更や「報告」が追加されると、スマホに通知が来る。アプリを開かずとも進捗状況が一目で把握できる   

歴史を積み重ねてきた企業だからこそ、DXによる情報の資産化へ

—— そうした好事例をまさに今、社内にお示しいただいている最中なのですね。では、「KANNA」を浸透いただいた先に見据える、御社の展望をお聞かせください。
 
山口様：私を一つのサンプルとして部署全体に「KANNA」を浸透させ、ひいては弊社全体にも導入を進めていければ、と考えています。連絡手段も、工事に関わる資料や画像の保存も「KANNA」に一元化できたなら、連絡連携の円滑化や属人化からの脱却、さらにはペーパーレス化といった当初の目的にとどまらず、弊社の業務をよりブラッシュアップできるのではないか、と期待しているからです。

東京ドームシティの始まりは、昭和12年に開場した後楽園球場にあります。それを始まりに、あらゆるエンターテインメント施設やビルを開業させ、運営してきた歴史があります。“デジタル”といった概念すら希薄だった時代から続く企業だけに、過去の資料を見つけ出すのも容易ではありません。
 
しかし、創業から80年以上にわたって積み重ねてきた歴史と技術は、私たちの貴重な資産です。こうした積み重ねが今も続いている以上、何に迷い、どう脱却し、どのように完成に至り、どう維持してきたのか、事細かに記録を残していくべきだと考えます。そして、工事に関わるあらゆることを「KANNA」に一元化できたなら、「KANNA」に保存された情報がそのまま、未来に引き継ぐ資産になります。

また、コロナ禍をきっかけに課題の一つである属人化が顕著化しましたが、災害の多い日本において出社が難しくなるような緊急事態は、いつ起こるかわかりません。それでも「KANNA」に情報を一元化できていれば、万が一の際にも手元のスマートフォンから、何かしらの対応策が見えてくるはずです。こうした可能性を感じられたからには、今後もより、「KANNA」を浸透させていきたいと思います。