施工管理と情報共有を「KANNA」に一本化。ペーパーレスに向けたタブレット利用率も改善、労働時間も減少

北海道の厳しい環境下において、電力・情報通信インフラを構築・維持

—— はじめに、株式会社北海電工の事業内容をお教えください。
 
斉藤様：私たち北海電工は、北海道電力グループの一員として、北海道を基盤に電力流通設備、電気設備、情報通信設備、空調などの管工事の設計・施工・保守、電力用の計装機器の製造などを通じ、社会インフラを支える総合設備企業です。
 
寒冷地での電気工事を多数行っており、災害が発生した際は、いち早く復旧に向けて対応可能な体制づくりを構築している点が強みです。当社は2024年10月1日に創業80周年を迎え、社名を「株式会社北海電工」へと一新しましたが、私たちには80年間にわたり、北海道のインフラ設備を構築してきた実績があります。今般の社名変更も長い歴史に磨きをかけ、さらなる成長と発展を目指すことへの意思表明です。
 
多岐にわたる事業のなかでも、私や木村が在籍する情報通信部門に「KANNA」を導入していますが、情報通信と名の付くとおり、主に通信関係の工事を管轄する部署です。皆さんがご使用になっているモバイル通信や各事業者様が使用される光ファイバー回線のほか、公共設備の維持管理のために設置されている監視カメラの通信設備を設計、施工し、保守するのも私たちの業務です。

情報通信部門の始まりは、電気制御を目的とした通信ネットワークの構築にあります。グループの母体である北海道電力の通信ネットワーク構築に端を発し、携帯電話を使用するためのモバイル通信に関しては、その黎明期から30年以上の歴史があります。今や、無くてはならないインフラとなった情報通信を維持するべく、道内に8つの拠点を設け、日々の業務に努めています。
 
また、道外で災害が発生した場合でも、復旧に向けて被災地に駆けつける体制も整えており、今年1月1日の能登半島地震でも、被災地へ応援に向かい、復旧工事に携わりました。

 

浸透が進まないタブレット端末の活用促進も視野に「KANNA」を導入

—— 情報通信部門に「KANNA」を導入。導入の背景には、どのような課題があったのでしょうか？
 
斉藤様：私たちはかねてから業務のデジタル化やDXに取り組み、その一環として、従業員にタブレット端末の導入を進めて参りましたが、お話ししたとおり、当社は80年前から続く企業です。その歴史の分だけ、体に染みついた業務プロセスがあり、各従業員がタブレット端末を持ち歩いても、同時に紙に印刷した資料を現場に持ち込むなど、タブレット端末の活用がなかなか進まずにいたのです。
 
また、「KANNA」を導入する以前は、施工業務に従事くださる協力会社とのやり取りは、基本的に電話かメール。施工スケジュールをお伝えするための電話のつもりが、急用ではないことにも話が膨らみ、一度の電話に時間がかかってしまう。これでは管理者である私たちだけでなく、協力会社の方の作業の手を止めさせることにもなり、彼らの時間を奪ってしまいます。

木村様：一方、図面や写真をはじめとする資料の共有にはメールを用いていましたが、資料の容量が大きい場合は、メール添付ができません。そんなときは外部のストレージサービスを利用していましたが、これがネックだったのかもしれません。外部ストレージからパソコンにダウンロードした資料をタブレットで閲覧するには、その資料をパソコンからタブレットに移行しなくてはいけません。この手間が足かせになり、結局は紙に刷り出した資料を持ち出していたような形です。
 
斉藤様：協力会社と我々の双方の時間を奪う電話も、手間を伴う資料共有も、どちらも非効率ですよね。しかし、建設業界に身を置く私たちは、こうした非効率を看過するわけにはいきません。今年は特に建設業も「2024年問題」が叫ばれたように、時間外労働も人材不足の問題も、業界全体が抱える大きな課題です。この課題を解決するためには、やはり、デジタルの力を活用し、業務効率化を推し進める必要があります。
 

—— タブレット端末のさらなる浸透や情報共有の円滑化を目的に、DXツールを導入されたのですね。では、そのツールに「KANNA」を選ばれた理由はどこにあったのでしょうか？
 
斉藤様：きっかけは我々が購読している業界紙の「電気新聞」でしたね。この新聞に「KANNA」が取り上げられていました。「KANNA」は協力会社に付与するアカウントが無制限に無料なため、初期費用を抑えられる。そう書かれた記事の内容から興味を持ち、「KANNA」のサービスサイトにアクセスしたところ、わかったことは、操作画面が非常にシンプルであること。パソコンだけでなく、スマートフォンでもタブレットでも見やすいインターフェースだな、と感じました。
 
さっそく、サイト内の「無料ではじめる」をクリックし、アカウントを作成。実際に操作してみました。実は「KANNA」と並行して他社の類似ツールとも比較検討しましたが、「KANNA」はどの機能も直感的に操作でき、なおかつ、機能が山盛り過ぎない。

私たちに必要な機能がわかりやすく表示され、ベンダーを通さずとも、自社に応じたオリジナルの業務フローに簡単にカスタマイズできます。これなら従来の施工管理に慣れ親しんだ従業員にも、DXに抵抗感をお持ちの現場の方にも浸透しやすいのではないか。そう思えたことが導入の決め手です。

北海電工が活用する「KANNA」の画面。自社でカスタマイズしている。

導入後タブレットの活用が活発化、従業員の平均労働時間が減少

—— では、実際に「KANNA」を導入活用され、どのような効果をお感じですか？
 
木村様：自社の従業員に加えて、協力会社の方にもアカウントを付与したのが2024年5月。本格的な運用開始から半年程度ではありますが、すでに効果を実感できています。まず、電話やメールを主としていた情報共有を「KANNA」に一本化した結果、電話にかかっていた時間が削減できたこと。また、資料共有のプロセスに無駄がなくなり、非常にスムーズになったと感じています。

以前は電話にメール、資料共有には外部ストレージも使用していましたが、今はすべてを「KANNA」に集約。連絡には案件ごとのチャットを活用し、資料を共有するにはフォルダに格納するだけです。こうした一元管理によって複数のツールを使用する煩雑さが解消され、さらには「KANNA」にアップされた情報を関係者全員が閲覧できることから意思疎通がスムーズになり、電話対応に割いていた時間が削減され、業務効率が改善されました。

斉藤様：ほかにも「KANNA」の導入以降、タブレット端末を活用する従業員が増えつつあります。先ほど木村が申し上げたように、タブレットから資料を閲覧するには、パソコンから情報を移行する手間が生じます。それが、パソコンからもスマホからもタブレットからもアクセスできる「KANNA」なら、データ移行の手間はゼロ。この効率の良さがタブレットの利用率向上につながっているのでしょう。

その効果は数字にも表れています。当社では「KANNA」の導入活用のみならず、業務効率化に向けたさまざまな取り組みを行っているため、複合的な結果ではありますが、昨年度の上期と今年度の上期を比較したところ、従業員の平均労働時間が約5％減。この定量的変化は「KANNA」を含む業務効率化施策のメリットとして、経営陣にも報告しています。

—— 複合的な取り組みの結果とは言え、労働時間が前年度比約5％減。こうした効果を生み出すには、「KANNA」の活用浸透に向けた工夫があったのではないでしょうか？
 
斉藤様：「KANNA」の活用を牽引する立場の私としては、目標はまだまだ先。今もDXに抵抗感を持つ従業員がいることも事実ですので、満足はしていません。ただ、導入から約半年で効果が見えつつある背景には、部署の枠組みを超えた管理職の面々からも「KANNA」活用の重要性を訴えてもらえるよう働きかけたほか、木村をはじめとする“推進メンバー”の存在がカギになっていると思います。
 
部署のDXを牽引する私自身が「KANNA」に大きな可能性を感じられたからこそ、導入を決定したわけですが、DXツールが苦手な従業員や協力会社の方々に対し、私一人が使い方のレクチャーをするのは困難です。そのため、道内に8つある拠点のそれぞれからリーダーとなる人員を選抜。まずは彼らに「KANNA」の利便性や操作方法を熟知してもらい、推進役になってもらおう、と考えたわけです。
 
木村様：札幌にある拠点からは3名のメンバーが選ばれ、私もその一人です。推進メンバーが選抜され、「KANNA」の本格運用が始まるまでの約3カ月間、メンバーと共に「こういう使い方をしたら便利だね、こんなカスタマイズをしたら使いやすいね」といった話し合いを重ね、協力会社に向けては先方の事務所にお伺いし、「KANNA」を導入する目的と操作の説明を直接しました。
 
実際の画面をご覧いただきながら操作説明をしたところ、協力会社の方も想像以上にスムーズにご理解くださり、「KANNA」の活用が進みつつある今、特にフォルダ機能は協力会社の皆さんにも好評です。関係各所に添付メールを送らずに一度のアップロードで全員への共有が完了するため、「これは便利ですね」「時間短縮になりますね」といったお声をいただいています。
 
斉藤様：好評の声は当社内でも同様です。先日、アカウントを持つ従業員がどれだけ「KANNA」を活用し、どれだけ利便性を感じているのか、社内アンケートを実施したところ、とても前向きな結果を得られています。「紙でのやり取りが減った」「協力会社の方との連絡が円滑化した」という声も多く、「KANNA」導入の背景にあった課題が解消されつつあります。

強いインフラ構築・維持のために、災害時にも「KANNA」で迅速対応を

—— ありがとうございます。それでは「KANNA」のようなDXツールも活用されながら、御社はどう発展されていくのか。最後に、今後の展望をお聞かせください。
 
斉藤様：先ほども申し上げたように、「KANNA」導入の効果が見えつつある今でも、目標はまだまだ先にあります。私が目指しているのは、当社の従業員も協力会社の皆さんも、業務に関わる全員が当たり前に「KANNA」を使いこなし、さらなる業務効率化を達成することです。
 
例えば、記録として必須の現場写真。私たちが携わる情報通信設備は、高所に設置することが多くあります。これまではズームをしても鮮明に撮影できるデジカメを用いてきましたが、最新のスマホに付属するカメラなら遜色ありません。そうである以上、現場撮影をスマホに移行し、撮影した写真を「KANNA」からシームレスに共有できる体制を整えたい。今後はこれを徹底していく予定です。

 
また、迅速な情報共有を可能にする「KANNA」は、災害対応にも有効だと考えます。私たちが拠点とする北海道は2018年9月に発生した胆振東部地震により、日本で初めてブラックアウト（※）を経験しています。重要インフラである電力を一刻も早く復旧させるには、まずは現場の状況をいち早く確認し、その状況を関係者に迅速に伝えることが重要。「KANNA」を活用すれば、それができます。
 
たとえ、大規模停電が起きたとしても発生から約10時間は携帯基地局が稼働できるため、「KANNA」を災害対応に生かせる可能性は十二分。そして、災害にも強い社会インフラを構築するには、より高品質な施工を目指さなければなりません。そのためには、やはり、業務効率化が不可欠。「KANNA」の力も借りながら無駄な業務を削り、さらなる成長と発展を目指します。

※大規模停電のこと。最大震度７の北海道胆振東部地震において、北海道全域で停電となった。