การแก้ไขปัญหาหลายด้านพร้อมกัน พร้อมรับมือกับปัญหาการทำงานล่วงเวลาของทั้งอุตสาหกรรม

－ ก่อนอื่น ช่วยเล่าถึงธุรกิจของ Yondenko ให้เราฟังหน่อย

คุณ Imai:
Yondenko เป็นบริษัทด้านงานระบบอาคารแบบครบวงจร (Comprehensive Facility Company) โดยดำเนินธุรกิจหลักด้านงานก่อสร้างระบบสาธารณูปโภคและโครงสร้างพื้นฐาน

ขอบเขตธุรกิจของเราครอบคลุมงานที่หลากหลาย ตั้งแต่งานติดตั้งระบบไฟฟ้า งานระบบปรับอากาศและสุขาภิบาล งานระบบสารสนเทศและการสื่อสาร ไปจนถึงงานระบบควบคุม (System Control)

นอกจากนี้ เรายังรับงานก่อสร้างจากพื้นที่ต่าง ๆ ทั่วประเทศญี่ปุ่นอีกด้วย.

－ บริษัทของคุณดำเนินธุรกิจด้านงานระบบอาคารทั่วประเทศและมีพนักงานมากกว่า 2,000 คน อยากให้ช่วยเล่าเพิ่มเติมเกี่ยวกับแผนก System Technology Department ซึ่งเป็นแผนกที่นำ KANNA มาใช้งาน

คุณ Imai:
งานหลักของเราคืองานติดตั้งระบบไฟฟ้าและเครื่องมือวัดควบคุม (Electrical Instrumentation Construction)

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง งานติดตั้งระบบไฟฟ้าสำหรับอุปกรณ์ตรวจวัดและควบคุม การพัฒนาซอฟต์แวร์สำหรับระบบควบคุมอัตโนมัติ รวมถึงการพัฒนาเครื่องมือคอมพิวเตอร์เพื่อใช้บริหารจัดการระบบเหล่านี้

กล่าวโดยสรุป เราเป็นแผนกที่มีความเชี่ยวชาญด้านระบบควบคุมและระบบมอนิเตอร์เป็นหลัก

－ อะไรคือปัญหาที่นำไปสู่การตัดสินใจนำ KANNA มาใช้?

คุณ Imai:
เราต้องการลดความยุ่งยากในการแบ่งปันข้อมูลและลดชั่วโมงการทำงาน ซึ่งเป็นเหตุผลหลักที่ทำให้เราตัดสินใจนำ KANNA มาใช้

ก่อนหน้านี้ บริษัทได้ดำเนินการเปลี่ยนเอกสารการทำงานให้เป็นดิจิทัลมาอย่างต่อเนื่อง แต่แม้จะมีเซิร์ฟเวอร์สำหรับจัดเก็บข้อมูลร่วมกันแล้ว พนักงานก็ยังต้องเข้าไปยังเซิร์ฟเวอร์ทุกครั้งเมื่อต้องการเปิดดูเอกสาร

สำหรับโครงการระยะสั้น หลายครั้งไม่มีการจัดตั้งสำนักงานชั่วคราว มีเพียงพื้นที่เล็ก ๆ สำหรับเก็บวัสดุอุปกรณ์

ในพื้นที่ที่คับแคบเช่นนั้น เราจำเป็นต้องเปิดคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊กและเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตผ่านการแชร์สัญญาณ (Tethering) เพื่อเข้าใช้งานเซิร์ฟเวอร์

ความไม่สะดวกเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้ เมื่อสะสมเข้าด้วยกัน กลับกลายเป็นการสูญเสียเวลาจำนวนมาก

การลดการทำงานล่วงเวลาเป็นความท้าทายที่ทั้งอุตสาหกรรมก่อสร้างกำลังเผชิญ

นอกเหนือจากการทำให้การแบ่งปันข้อมูลในหน้างานเป็นไปอย่างราบรื่นแล้ว เรายังต้องการเร่งเปลี่ยนจากเอกสารกระดาษไปสู่ข้อมูลดิจิทัล รวมถึงยกระดับการบริหารจัดการบุคลากรในหน้างาน

หากต้องการลดการทำงานล่วงเวลา เราจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาเหล่านี้ไปพร้อมกัน และลดระยะเวลาในการทำงานโดยรวม

ความยืดหยุ่นในการปรับแต่งระบบและจำนวนบัญชีผู้ใช้งานสำหรับบริษัทคู่ค้าที่ไม่จำกัด

－ แล้วคุณได้รู้จัก KANNA ได้อย่างไร?

คุณ Imai:
ปัจจุบันมีแอปพลิเคชันบริหารงานก่อสร้างอยู่หลายระบบ และในตอนนั้นเราก็กำลังพิจารณาว่าควรเลือกใช้ระบบใด

เรายังเข้าร่วมงานสัมมนาและกิจกรรมทดลองใช้งานของหลายบริษัทเพื่อเปรียบเทียบระบบต่าง ๆ

อย่างไรก็ตาม ผู้ที่แนะนำ KANNA ให้เราโดยตรงคือ MonotaRO

เราใช้บริการ MonotaRO เป็นประจำในการจัดซื้อวัสดุเร่งด่วน จึงขอคำแนะนำจากพวกเขา และได้รับการแนะนำให้รู้จักกับ KANNA

－ อะไรคือเหตุผลสำคัญที่ทำให้คุณตัดสินใจเลือก KANNA?

คุณ Imai:
เหตุผลแรกคือ ความง่ายในการใช้งานและความเข้าใจได้จากหน้าจอการใช้งาน

เราเคยทดลองใช้แอปบริหารงานก่อสร้างหลายระบบ แต่ KANNA มีความโดดเด่นในเรื่องความชัดเจนของหน้าจอ

บริษัทคู่ค้าของเราบางแห่งมีพนักงานที่ไม่คุ้นเคยกับการใช้งานแอปพลิเคชันมากนัก

แต่ KANNA เป็นระบบที่แม้แต่ผู้ที่ไม่เคยใช้งานลักษณะนี้มาก่อนก็สามารถใช้งานได้อย่างเป็นธรรมชาติตั้งแต่ครั้งแรกที่เห็น

นอกจากนี้ การที่ บัญชีผู้ใช้งานสำหรับบริษัทคู่ค้า (Partner Company Accounts) ไม่มีการจำกัดจำนวน ก็ถือเป็นข้อได้เปรียบที่สำคัญมาก

แอปบริหารงานก่อสร้างส่วนใหญ่คิดค่าบริการตามจำนวนบัญชีผู้ใช้งาน แต่ KANNA แตกต่างออกไป

เราจึงสามารถทดลองใช้งานร่วมกับบริษัทคู่ค้าบางแห่งได้โดยไม่ต้องกังวลเรื่องค่าใช้จ่ายเริ่มต้นมากนัก ซึ่งเป็นผลมาจากรูปแบบการคิดค่าบริการที่เป็นเอกลักษณ์ของ KANNA

คุณ Tamai:
เมื่อเปรียบเทียบกับแอปบริหารงานก่อสร้างอื่น ๆ KANNA ยังโดดเด่นในด้าน ความยืดหยุ่นในการปรับแต่งระบบ

หลายระบบมีฟังก์ชันที่ถูกกำหนดไว้ตายตัว แต่ KANNA สามารถเลือกแสดงเฉพาะฟังก์ชันที่ต้องการ และซ่อนฟังก์ชันที่ไม่จำเป็นได้

จึงให้ความรู้สึกราวกับว่าเป็นแอปพลิเคชันที่ออกแบบมาเพื่อรองรับการทำงานของเราโดยเฉพาะ

พูดตามตรง ยังมีบางจุดที่เราคิดว่าสามารถพัฒนาเพิ่มเติมได้

อย่างไรก็ตาม ทีมฝ่ายขายของ KANNA รับฟังความคิดเห็นของเราอย่างรวดเร็วและจริงจังอยู่เสมอ

ทัศนคติในการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและศักยภาพของระบบในอนาคต ก็เป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้เราเลือก KANNA

การแบ่งปันเอกสารและการจัดทำรายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพจากทุกที่

－ หลังจากนำ KANNA มาใช้งานจริง ผลลัพธ์เป็นอย่างไรบ้าง?

คุณ Tamai:
หลังจากทดลองใช้งานประมาณสองเดือน เราก็เริ่มใช้งานเต็มรูปแบบในเดือนเมษายน

KANNA ช่วยสนับสนุนการทำงานของเราในสองด้านสำคัญ

ประการแรกคือ ฟังก์ชัน Report

บริษัทของเราไม่ได้มีเพียงการแบ่งปันข้อมูลเท่านั้น แต่ยังมีเอกสารจำนวนมากที่จำเป็นต้องจัดเก็บเป็นหลักฐานตามข้อกำหนดของกฎหมาย

ด้วย KANNA เราสามารถจัดทำรายงานได้อย่างรวดเร็วผ่านสมาร์ตโฟนหรือแท็บเล็ต

อย่างที่คุณ Imai กล่าวไว้ ก่อนหน้านี้เราต้องเปิดโน้ตบุ๊กทำงานในพื้นที่แคบ ๆ เช่น ห้องเก็บวัสดุ และต้องก้มทำงานอยู่ตลอด

หลังจากนำ KANNA มาใช้ ความยุ่งยากเหล่านั้นก็หมดไป และเราสามารถอัปโหลดเอกสารในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้ทันที

ประโยชน์สำคัญอีกประการหนึ่งคือ การทำงานร่วมกับบริษัทคู่ค้ามีประสิทธิภาพมากขึ้น

เนื่องจากข้อกำหนดด้านความปลอดภัย เราไม่สามารถใช้เซิร์ฟเวอร์ร่วมในการสื่อสารกับบุคคลภายนอกได้

ที่ผ่านมา เราจึงต้องใช้อีเมลในการส่งเอกสาร เช่น แบบก่อสร้างหรือภาพถ่ายหน้างาน

แต่เมื่อข้อมูลดิจิทัลมีขนาดใหญ่ขึ้นเรื่อย ๆ ไฟล์จำนวนมากก็ไม่สามารถแนบผ่านอีเมลได้

เราจึงต้องใช้บริการรับส่งไฟล์ขนาดใหญ่ แต่บริการเหล่านั้นก็มักถูกจำกัดด้วยนโยบายด้านความปลอดภัยของแต่ละบริษัท

การทำงานจึงค่อนข้างยุ่งยาก

แต่เมื่อใช้ KANNA เราเพียงแค่สร้างบัญชีผู้ใช้งานให้บริษัทคู่ค้า ก็สามารถแบ่งปันเอกสารได้ทันที ซึ่งช่วยเราได้อย่างมาก

－ ก่อนหน้านี้คุณกล่าวว่าบริษัทคู่ค้าบางแห่งอาจไม่คุ้นเคยกับการใช้งานแอปพลิเคชัน แล้วในแง่ของการใช้งานจริงเป็นอย่างไรบ้าง?

คุณ Tamai:
ในด้านการใช้งาน เราแทบไม่พบปัญหาสำคัญเลย

ทุกคนสามารถเริ่มใช้งานได้อย่างราบรื่นตั้งแต่แรก

ไม่เพียงแต่การเปิดดูเอกสารที่แชร์ไว้จะทำได้ง่าย แต่การอัปโหลดรูปภาพก็สะดวกเช่นกัน

เราได้รับเสียงตอบรับจากบริษัทคู่ค้าหลายแห่งว่า "ระบบนี้ดีมาก"

แน่นอนว่าพนักงานของเราก็ให้การตอบรับในเชิงบวกเช่นเดียวกัน

คุณ Imai:
ในมุมของการบริหารไซต์งาน ความสามารถในการแยกบริหารแต่ละโครงการถือเป็นข้อได้เปรียบอย่างมาก

บริษัทคู่ค้าของเราหลายแห่งรับผิดชอบหลายโครงการพร้อมกัน ทำให้ในอดีตเอกสารมักปะปนกันและเกิดความผิดพลาดในการสื่อสาร

แต่ KANNA สามารถแยกพื้นที่การสื่อสารของแต่ละโครงการออกจากกันได้ จึงช่วยขจัดปัญหาเหล่านี้

คุณ Tamai:
ฟังก์ชัน Chat ก็มีประโยชน์อย่างมากเช่นกัน

เมื่อมีหลายโครงการพร้อมกัน การติดตามข้อมูลมักทำได้ยาก

แต่ใน KANNA ข้อความที่สื่อสารกับบริษัทคู่ค้าจะถูกแยกตามแต่ละโครงการ ทำให้การบริหารจัดการเป็นระเบียบมากขึ้น

นอกจากนี้ การแนบรูปภาพในแชตก็ช่วยให้การติดตามความคืบหน้าของโครงการมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ใช้งานง่าย ช่วยให้บริษัทคู่ค้าภายนอกสามารถเริ่มใช้งานได้อย่างราบรื่น

－ คุณคิดว่า KANNA ช่วยแก้ไขปัญหาเรื่องการลดชั่วโมงการทำงานได้หรือไม่?

คุณ Imai:
ช่วยได้ครับ

แม้ว่าเราจะเพิ่งเริ่มเข้าสู่ช่วงการใช้งานเต็มรูปแบบ แต่การจัดทำรายงานที่ง่ายขึ้น และการทำงานร่วมกับบริษัทคู่ค้าที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ก็ช่วยให้การดำเนินงานราบรื่นขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

สิ่งที่เราให้ความสำคัญมากที่สุดคือ ความเรียบง่ายและใช้งานได้โดยไม่ยุ่งยาก

เนื่องจากเราเองก็พัฒนาซอฟต์แวร์ จึงไม่ได้รู้สึกว่าเครื่องมือดิจิทัลอย่าง KANNA ใช้งานยาก

แต่เราไม่สามารถคาดหวังได้ว่าบริษัทคู่ค้าทุกแห่งจะรู้สึกเช่นเดียวกัน

หากระบบใช้งานยากตั้งแต่แรก ก็ย่อมเป็นอุปสรรคต่อการนำไปใช้ในวงกว้าง

ในแง่นี้ เราคาดหวังกับ KANNA มาก เพราะเป็นระบบที่ใช้งานง่าย

－ สุดท้ายนี้ อยากให้ช่วยเล่าถึงวิสัยทัศน์ในอนาคตของบริษัท

คุณ Imai:
งานระบบไฟฟ้าและเครื่องมือวัดควบคุมเป็นงานที่ต้องใช้ความรู้เฉพาะทางสูง ทำให้แผนกของเรามีลักษณะเฉพาะตัว

เราดูแลทุกอย่างตั้งแต่งานออกแบบ งานภาคสนาม การพัฒนาซอฟต์แวร์ การพัฒนาเครื่องมือบนคอมพิวเตอร์ และบางครั้งยังต้องรับผิดชอบงานขายด้วย

ภาระงานของพนักงานแต่ละคนจึงค่อนข้างสูง และเราต้องการลดภาระดังกล่าวให้ได้มากที่สุด

เป้าหมายของเราคือ ลดภาระงานของพนักงาน พร้อมกับขยายขอบเขตการดำเนินงานของแผนก

เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ รวมถึงช่วยแก้ไขปัญหาการทำงานล่วงเวลาของทั้งอุตสาหกรรม เราจำเป็นต้องรักษาคุณภาพของงานแต่ละด้านไว้ พร้อมกับเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานโดยรวม

เหตุผลที่เรานำ KANNA มาใช้ ก็เพื่อสนับสนุนการเติบโตของธุรกิจในอนาคต

ด้วยการใช้ KANNA เพื่อเสริมสร้างการทำงานร่วมกับบริษัทคู่ค้า และมอบหมายงานที่สามารถถ่ายโอนได้ เราจะสามารถทุ่มเทเวลาให้กับงานที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญเฉพาะทางได้มากยิ่งขึ้น

เราหวังว่าจะสามารถขยายทั้งผลงานและรายได้ของบริษัทต่อไป

ชื่อบริษัท: Yondenko Corporation

ประเภทธุรกิจ: งานติดตั้งระบบไฟฟ้า งานระบบปรับอากาศและสุขาภิบาล งานระบบสารสนเทศและการสื่อสาร และงานวิศวกรรมระบบควบคุม

ก่อตั้ง: 1 พฤษภาคม 1963

จำนวนพนักงาน: 2,060 คน (ข้อมูล ณ สิ้นเดือนมีนาคม 2022)

เว็บไซต์: https://www.yondenko.co.jp/