Okinawa Electric Power Company, Inc.

พลังงานไฟฟ้าเพื่อโอกินาวา — จังหวัดหมู่เกาะที่เผชิญพายุไต้ฝุ่นอยู่เป็นประจำ

— ก่อนอื่น อยากให้ช่วยเล่าถึงธุรกิจของ Okinawa Electric Power Company ให้ฟังหน่อยครับ

คุณยามาชิโระ:

ในฐานะผู้ให้บริการไฟฟ้าเพียงรายเดียวของจังหวัดโอกินาวา ธุรกิจหลักของเราคือการผลิตและจ่ายกระแสไฟฟ้าให้แก่ประชาชนทั่วทั้งภูมิภาค

โอกินาวาเป็นจังหวัดหมู่เกาะที่ครอบคลุมพื้นที่ทางทะเลกว้างขวาง โดยมีระยะทางประมาณ 1,000 กิโลเมตรจากตะวันออกถึงตะวันตก และ 400 กิโลเมตรจากเหนือจรดใต้

พื้นที่ดังกล่าวประกอบด้วยเกาะจำนวนมากที่มีขนาดแตกต่างกัน

ปัจจุบัน เรารับผิดชอบการจ่ายกระแสไฟฟ้าให้กับ 38 เกาะที่มีผู้อยู่อาศัย รวมถึงเกาะหลักของโอกินาวาด้วย.

ในขณะเดียวกัน การปกป้องและอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมทางธรรมชาติอันงดงามของโอกินาวาก็เป็นอีกหนึ่งภารกิจสำคัญของเรา ควบคู่ไปกับการรักษาเสถียรภาพในการจ่ายกระแสไฟฟ้า

ด้วยเหตุนี้ ประเด็นด้านสิ่งแวดล้อมจึงถูกกำหนดให้เป็นหนึ่งในนโยบายสำคัญระดับสูงสุดของกลยุทธ์การบริหารองค์กร

และในปัจจุบัน เรากำลังขยายบทบาททางธุรกิจไปสู่การเป็นผู้ให้บริการ โซลูชันด้านพลังงานแบบครบวงจร (Comprehensive Energy Solutions) เพื่อตอบสนองต่อความต้องการด้านพลังงานและความยั่งยืนที่เพิ่มขึ้นในอนาคต.

คุณมิเนอิ:

โอกินาวาไม่ได้มีเพียงเกาะห่างไกลจำนวนมากเท่านั้น แต่ยังตั้งอยู่ในพื้นที่ที่ได้รับผลกระทบจากพายุไต้ฝุ่นอยู่บ่อยครั้งอีกด้วย

ด้วยเหตุนี้ การรักษาเสถียรภาพของระบบไฟฟ้าและการส่งเสริมการใช้พลังงานหมุนเวียนในโอกินาวาจึงจำเป็นต้องอาศัยแนวทางเฉพาะที่แตกต่างจากภูมิภาคอื่นของประเทศญี่ปุ่น

หนึ่งในจุดแข็งสำคัญที่สุดของเราคือการมี ระบบโครงข่ายไฟฟ้าขนาดเล็กที่ดำเนินงานอย่างอิสระ (Independent Small-Scale Grid)

ซึ่งช่วยให้ฝ่ายระบบส่งและจำหน่ายไฟฟ้า (Transmission & Distribution Division) สามารถทำงานร่วมกับฝ่ายผลิตและจำหน่ายไฟฟ้า (Generation & Retail Division) ได้อย่างใกล้ชิดและไร้รอยต่อ โดยเฉพาะในช่วงที่เกิดภัยพิบัติทางธรรมชาติ

ในภูมิภาคอื่นของประเทศญี่ปุ่น ธุรกิจด้านระบบส่งและจำหน่ายไฟฟ้า กับธุรกิจด้านการผลิตและจำหน่ายไฟฟ้า มักดำเนินการโดยคนละบริษัท

อย่างไรก็ตาม ภายใต้สภาพแวดล้อมเฉพาะของโอกินาวา ซึ่งต้องเผชิญกับพายุไต้ฝุ่นเป็นประจำ การรักษาเสถียรภาพในการจ่ายกระแสไฟฟ้าให้กับเกาะที่มีผู้อยู่อาศัยทั้ง 38 เกาะ จำเป็นต้องอาศัยความร่วมมือที่ใกล้ชิดยิ่งกว่าเดิม

ด้วยการมีระบบสำรองที่แข็งแกร่งและการประสานงานที่มีประสิทธิภาพ เราจึงสามารถทำให้ทั้งฝ่ายระบบส่งและจำหน่ายไฟฟ้า รวมถึงฝ่ายผลิตและจำหน่ายไฟฟ้า ตอบสนองต่อสถานการณ์ฉุกเฉินและภัยพิบัติได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิผล.

คุณโฮคามะ:

ธุรกิจของเราครอบคลุมงานที่หลากหลาย แต่การนำ KANNA มาใช้งานในครั้งนี้มุ่งเน้นไปที่ ฝ่ายระบบส่งกำลังไฟฟ้า (Transmission Department) เป็นหลัก

ภายในฝ่ายระบบส่งกำลังไฟฟ้า ซึ่งรับผิดชอบงานด้าน

• การก่อสร้างระบบส่งกำลังไฟฟ้า

• การบำรุงรักษาอุปกรณ์และโครงสร้างพื้นฐาน

• การซ่อมแซมระบบส่งกำลังไฟฟ้า

เราได้นำ KANNA มาใช้เป็นเครื่องมือในการเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น.

ลดการสูญเสียเวลาและข้อผิดพลาดจากการคัดลอกข้อมูลในการจัดทำรายงาน

— Okinawa Electric ได้นำ KANNA มาใช้ในงานบำรุงรักษาและซ่อมแซมระบบส่งกำลังไฟฟ้า อะไรคือความท้าทายที่นำไปสู่การตัดสินใจครั้งนี้?

คุณยาฮาตะ:

การตรวจตราแนวสายส่ง (Patrol Inspection) และการตรวจสอบอุปกรณ์ของระบบส่งกำลังไฟฟ้า เป็นภารกิจสำคัญในการรักษาเสถียรภาพของการจ่ายกระแสไฟฟ้า

สำหรับงานเหล่านี้ เราได้รับความร่วมมือจากบริษัทคู่ค้าหลายแห่ง โดยมี Okinawa Denko Co., Ltd. ซึ่งเป็นบริษัทในเครือของ Okinawa Electric ทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานหลักในการบริหารจัดการงานตรวจตราและตรวจสอบต่าง ๆ

ในกระบวนการทำงานจริง บริษัทคู่ค้าจะเป็นผู้ดำเนินการตรวจตราและตรวจสอบในแต่ละพื้นที่ จากนั้นจัดทำรายงานผลการดำเนินงานและส่งให้กับเจ้าหน้าที่ของ Okinawa Denko

ทีมงานของ Okinawa Denko จะทำการตรวจสอบรายงานที่ได้รับจากแต่ละหน้างาน รวบรวมและจัดเรียงข้อมูลตามแต่ละเส้นทางสายส่ง (Transmission Line) ก่อนที่จะส่งรายงานฉบับสรุปมายังพวกเราที่ Okinawa Electric ต่อไป.

ขจัดการสูญเสียเวลาและข้อผิดพลาดจากการคัดลอกข้อมูลในการจัดทำรายงาน

— คุณได้นำ KANNA มาใช้ในงานบำรุงรักษาและซ่อมแซมระบบส่งกำลังไฟฟ้า อะไรคือความท้าทายที่นำไปสู่การตัดสินใจครั้งนี้?

คุณยาฮาตะ:

หลังจากได้รับรายงานจาก Okinawa Denko แล้ว เราจะทำการตรวจสอบข้อมูลเพื่อพิจารณาว่าอุปกรณ์แต่ละจุดจำเป็นต้องดำเนินการอย่างไรต่อไป และหากพบว่าต้องมีการซ่อมแซม เราก็จะจัดทำแผนงานก่อสร้างและซ่อมบำรุงต่อไป

อย่างไรก็ตาม ก่อนนำ KANNA มาใช้งาน ความไม่มีประสิทธิภาพไม่ได้เกิดขึ้นเฉพาะกับบริษัทคู่ค้าที่ปฏิบัติงานในหน้างานเท่านั้น แต่ยังเกิดขึ้นกับ Okinawa Denko ซึ่งทำหน้าที่ประสานงาน รวมถึงพวกเราที่ Okinawa Electric ด้วยเช่นกัน

คุณยามาชิโระ:

ความท้าทายแรกของบริษัทคู่ค้าคือ กระบวนการคัดลอกข้อมูล (Transcription Work) ที่จำเป็นต้องนำข้อมูลจากกระดาษเข้าสู่ระบบดิจิทัลก่อนส่งรายงาน

เนื่องจากงานตรวจตราและตรวจสอบอุปกรณ์เกิดขึ้นกลางแจ้ง แม้ว่าจะมีคอมพิวเตอร์พกพาอยู่ก็ตาม แต่ก็ไม่สะดวกต่อการใช้งานในพื้นที่ปฏิบัติงานจริง

ดังนั้น เจ้าหน้าที่จึงต้องจดข้อมูลแต่ละรายการลงบนกระดาษด้วยลายมือ และใช้กล้องดิจิทัลถ่ายภาพที่จำเป็นสำหรับจัดทำรายงาน

เมื่อต้องส่งรายงานให้ Okinawa Denko ข้อมูลที่เขียนด้วยลายมือทั้งหมดจะต้องถูกพิมพ์ใหม่ลงใน Excel หรือ Word อีกครั้ง ขณะเดียวกันก็ต้องนำภาพถ่ายจาก SD Card โอนเข้าสู่คอมพิวเตอร์

และเพื่อดำเนินการขั้นตอนเหล่านี้ พนักงานยังต้องเดินทางกลับจากหน้างานไปยังสำนักงานก่อนเสมอ

สิ่งเหล่านี้ทำให้เกิดความล่าช้าเพิ่มเติมอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

ยิ่งไปกว่านั้น กระบวนการคัดลอกข้อมูลยังเพิ่มความเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลอีกด้วย

กล่าวได้ว่า กระบวนการทำงานแบบเดิมก่อให้เกิดความสูญเสียสองต่อ คือ

• สูญเสียเวลาในการดำเนินงาน

• เสี่ยงต่อข้อผิดพลาดจากการคัดลอกข้อมูล

ความล่าช้าที่เกิดขึ้นในฝั่งของบริษัทคู่ค้า ส่งผลกระทบต่อ Okinawa Denko โดยตรงเช่นกัน

เนื่องจาก Okinawa Denko ต้องรอการส่งรายงานจากแต่ละหน้างานก่อนจึงจะสามารถตรวจสอบข้อมูลได้

และหากพบข้อมูลที่ไม่ชัดเจนในรายงาน เจ้าหน้าที่ก็จำเป็นต้องติดต่อกลับไปยังผู้ปฏิบัติงานในพื้นที่เพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมหรือให้แก้ไขรายงาน

ซึ่งกลายเป็นอีกหนึ่งสาเหตุของความล่าช้าในกระบวนการทั้งหมด

คุณยาฮาตะ:

เมื่อทั้งบริษัทคู่ค้าและ Okinawa Denko ประสบกับความล่าช้าเช่นนี้ ก็ยิ่งทำให้พวกเราที่ Okinawa Electric ได้รับรายงานช้าตามไปด้วย

นั่นหมายความว่า ในกรณีเร่งด่วน อาจเกิดความเสี่ยงที่การตอบสนองต่อปัญหาจะล่าช้าออกไป

นอกจากนี้ เนื่องจาก Okinawa Denko จะรวบรวมรายงานก่อนส่งต่อมายังเรา ทำให้ในบางครั้งเราต้องตรวจสอบรายงานจำนวนมากพร้อมกันในคราวเดียว

การตรวจเอกสารจำนวนมากภายในช่วงเวลาสั้น ๆ เช่นนี้ ย่อมเพิ่มความเสี่ยงต่อการมองข้ามข้อมูลสำคัญ

ดังนั้น ความท้าทายของเราไม่ได้มีเพียงการลดการสูญเสียเวลาเท่านั้น

แต่ยังรวมถึงการสร้างกระบวนการทำงานที่ช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดหรือการตกหล่นของข้อมูลในการตรวจสอบด้วย

และนี่คือแรงผลักดันสำคัญที่ทำให้เราตัดสินใจนำ KANNA มาใช้งาน

KANNA Report ช่วยปรับปรุงกระบวนการรายงานทั้งหมด ตั้งแต่การจัดทำ ส่ง และตรวจสอบรายงาน พร้อมขจัดความล่าช้าจากการเดินทาง

— คุณนำ KANNA มาใช้ไม่เพียงเพื่อลดเวลาที่สูญเสียไปในกระบวนการจัดทำ ส่ง และตรวจสอบรายงาน แต่ยังต้องการลดความเสี่ยงจากการตรวจสอบข้อมูลตกหล่นด้วย อะไรคือเหตุผลที่ทำให้คุณเลือก KANNA?

คุณมิเนอิ:

แน่นอนว่าความง่ายในการใช้งานและฟังก์ชันการทำงานที่ครบถ้วนเป็นปัจจัยสำคัญ

แต่สิ่งที่เป็นเหตุผลหลักในการตัดสินใจของเราคือ

KANNA สามารถออกบัญชีผู้ใช้งานให้กับบริษัทภายนอกได้ไม่จำกัดจำนวนโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

เราให้ความร่วมมืออย่างใกล้ชิดกับ Okinawa Denko ซึ่งเป็นบริษัทในเครือ รวมถึงบริษัทคู่ค้าที่อยู่ภายใต้การประสานงานของ Okinawa Denko ซึ่งล้วนเป็นองค์กรที่เราไว้วางใจ

อย่างไรก็ตาม ในบางโครงการที่มีการเปิดประมูลแข่งขัน เราอาจต้องทำงานร่วมกับบริษัทอื่นนอกเหนือจาก Okinawa Denko ด้วย

ในกรณีเช่นนี้ จำเป็นต้องมีการสร้างบัญชีผู้ใช้งานเพิ่มเติม

การที่ KANNA สามารถเพิ่มบัญชีสำหรับบริษัทภายนอกได้อย่างไม่จำกัดโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ทำให้เรามั่นใจได้ว่า เราสามารถเชิญพันธมิตรใหม่เข้ามาใช้งานระบบได้ทุกเมื่อ โดยไม่ต้องกังวลเรื่องต้นทุนที่เพิ่มขึ้นและยังสามารถขอให้ทุกบริษัทใช้ KANNA เป็นมาตรฐานเดียวกันในการดำเนินงานได้อีกด้วย

คุณยามาชิโระ:

ในเชิงการใช้งานจริง ฟังก์ชันที่เป็นปัจจัยสำคัญที่สุดสำหรับเราคือ

KANNA Report ที่สามารถจัดทำรายงานได้โดยตรงจากสมาร์ตโฟนหรือแท็บเล็ต

อย่างที่กล่าวไปก่อนหน้านี้ เดิมทีบริษัทคู่ค้าต้องจดข้อมูลลงบนกระดาษในหน้างาน ถ่ายภาพด้วยกล้องดิจิทัล แล้วจึงกลับไปยังสำนักงานเพื่อจัดทำรายงานในรูปแบบดิจิทัล กระบวนการนี้ไม่มีประสิทธิภาพอย่างมากแต่เมื่อใช้ KANNA Report ความไม่มีประสิทธิภาพเหล่านั้นก็หายไป

เมื่อปฏิบัติงานเสร็จ พนักงานสามารถ

• กรอกข้อมูลผ่านอุปกรณ์พกพา

• ถ่ายภาพและแนบไฟล์ได้ทันทีในหน้างาน

• สร้างรายงานได้ทันทีภายในระบบเดียว

ทุกอย่างสามารถดำเนินการได้บนซอฟต์แวร์เดียว

ยิ่งไปกว่านั้น KANNA ยังรองรับการนำเข้าแบบฟอร์ม Excel ที่เราใช้งานอยู่เดิม ทำให้ผู้ปฏิบัติงานยังสามารถใช้งานรูปแบบรายงานที่คุ้นเคยได้ โดยไม่เกิดความสับสนในการกรอกข้อมูล และเนื่องจากทุกขั้นตอนเป็นดิจิทัลตั้งแต่ต้น จึงไม่จำเป็นต้องมีการคัดลอกข้อมูลอีกต่อไป ส่งผลให้ทั้งภาระงานและความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลลดลงอย่างมาก.

เมื่อจัดทำรายงานเสร็จ รายงานจะถูกอัปโหลดขึ้นสู่ระบบคลาวด์โดยอัตโนมัติในทันที

ทำให้ทั้งเจ้าหน้าที่ของ Okinawa Denko และ Okinawa Electric Power สามารถเข้าถึงและตรวจสอบเอกสารได้ทันที โดยไม่เกิดความล่าช้าจากการส่งต่อข้อมูล

นอกจากนี้ เนื่องจากสามารถตรวจสอบรายงานได้ทันทีที่มีการอัปโหลดเข้าระบบ ปัญหาหรือเหตุการณ์เร่งด่วนจึงสามารถถูกตรวจพบและดำเนินการแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว

กล่าวได้ว่า ฟังก์ชันของ KANNA Report สามารถแก้ไขปัญหาหลักที่เราเผชิญอยู่ได้โดยตรง

ลดการสูญเสียเวลา ข้อผิดพลาดจากการคัดลอกข้อมูล และช่องว่างในการสื่อสารได้พร้อมกัน

— หลังจากนำ KANNA มาใช้งานแล้ว คุณเห็นผลลัพธ์หรือการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง?

คุณยามาชิโระ:

ผลลัพธ์ที่เราได้รับจาก KANNA Report เป็นไปตามที่เราคาดหวังไว้ทุกประการ

สำหรับผู้ปฏิบัติงานในหน้างาน สิ่งที่เปลี่ยนไปก็คือ จากเดิมที่ต้องจดข้อมูลลงบนกระดาษ ก็เปลี่ยนมาเป็นการบันทึกข้อมูลผ่านอุปกรณ์พกพาแทน

เพียงกรอกข้อมูลที่จำเป็นลงในแบบฟอร์ม เหมือนกับการจดบันทึกตามปกติ ระบบก็จะสร้างรายงานให้โดยอัตโนมัติ

แม้แต่ส่วนที่ต้องแนบรูปภาพก็ใช้งานได้ง่าย เนื่องจากมีการแสดงสัญลักษณ์รูปกล้องอย่างชัดเจน ทำให้ผู้ใช้งานเข้าใจได้ทันทีว่าต้องแนบภาพในส่วนใด

ด้วยเหตุนี้ การใช้งานจึงเป็นไปอย่างเป็นธรรมชาติ เข้าใจง่าย และไม่จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมที่ซับซ้อน

ผลลัพธ์ที่ได้คือ

• ลดเวลาในการจัดทำรายงาน

• ลดความผิดพลาดจากการคัดลอกข้อมูล

• ลดความล่าช้าในการส่งต่อข้อมูล

• เพิ่มความรวดเร็วในการตรวจสอบและตอบสนองต่อปัญหา

ทั้งหมดนี้เกิดขึ้นได้ภายในกระบวนการทำงานเดียวผ่าน KANNA Report.

เมื่อจัดทำรายงานเสร็จ รายงานจะถูกอัปโหลดขึ้นสู่ระบบคลาวด์โดยอัตโนมัติทันที

ทั้งเจ้าหน้าที่ของ Okinawa Electric Power และ Okinawa Denko สามารถเข้าถึงรายงานดังกล่าวได้แบบเรียลไทม์ และด้วยระบบการแจ้งเตือน (Push Notification) ทุกครั้งที่มีการส่งรายงานใหม่ ผู้ที่เกี่ยวข้องจะได้รับข้อมูลโดยไม่เกิดความล่าช้า

สิ่งนี้ช่วยให้การรับรู้สถานการณ์หน้างาน (Situational Awareness) เป็นไปอย่างรวดเร็วมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด และยังช่วยลดความเสี่ยงจากการพลาดหรือมองข้ามข้อมูลสำคัญ

ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นคือ เราสามารถตรวจสอบผลการตรวจตราและตรวจสอบอุปกรณ์ล่าสุดได้อย่างทันท่วงที

ทำให้การวางแผนงาน การกำหนดมาตรการตอบสนอง และการตัดสินใจสำหรับการดำเนินงานในอนาคต มีความชัดเจนและแม่นยำมากยิ่งขึ้น.

เพื่อช่วยให้บริษัทคู่ค้าสามารถเปลี่ยนผ่านมาใช้งานระบบได้อย่างราบรื่น ในช่วงแรกเราได้นำเข้าแบบฟอร์ม Excel เดิมที่พวกเขาใช้งานกันมาเป็นเวลานานเข้าสู่ KANNA โดยตรง

อย่างไรก็ตาม เนื่องจาก KANNA Report สามารถปรับแต่งแบบฟอร์มได้อย่างอิสระด้วยระบบ No-Code เราจึงมีแผนที่จะค่อย ๆ ปรับปรุงรูปแบบรายงานให้เหมาะสมยิ่งขึ้น โดยอ้างอิงจากความคิดเห็นของทีมงาน Okinawa Denko และบริษัทคู่ค้า

เป้าหมายคือการทำให้การดูข้อมูลและการกรอกข้อมูลบนสมาร์ตโฟนสะดวกมากยิ่งขึ้น

ซึ่งจะช่วยเพิ่มความรวดเร็วและประสิทธิภาพทั้งในกระบวนการจัดทำรายงานและการตรวจสอบรายงานในอนาคต

คุณยาฮาตะ:

นอกเหนือจาก KANNA Report แล้ว เรายังใช้งานฟังก์ชันอื่น ๆ ของ KANNA อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย

หนึ่งในหน้าที่หลักของกลุ่มงานระบบส่งกำลังไฟฟ้า คือการบริหารจัดการโครงการก่อสร้าง ซึ่งจำเป็นต้องมีการติดตามความคืบหน้าของงานในแต่ละวันอย่างต่อเนื่อง

ก่อนนำ KANNA มาใช้งาน เราจะขอให้บริษัทคู่ค้าจัดทำเอกสารสรุป

• งานที่ดำเนินการเสร็จสิ้นในวันก่อนหน้า

• แผนงานที่จะดำเนินการในวันปัจจุบัน

จากนั้นจึงแปลงเอกสารเหล่านี้เป็นไฟล์ PDF และส่งอีเมลมายังเราก่อนเริ่มงานในแต่ละวัน

กระบวนการดังกล่าวจำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์ทั้งในการจัดทำเอกสารและการส่งไฟล์ ทำให้เกิดภาระงานเพิ่มเติมโดยไม่จำเป็น

แต่ในปัจจุบัน รายงานความคืบหน้าถูกจัดการผ่าน KANNA โดยตรง

เพียงเลือกโปรเจกต์ที่เกี่ยวข้อง เปิดฟังก์ชันรายงาน และกรอกข้อมูลที่จำเป็น ระบบก็จะดำเนินการส่วนที่เหลือให้ทันที

เช่นเดียวกับ KANNA Report ข้อมูลจะถูกอัปโหลดขึ้นคลาวด์โดยอัตโนมัติ และมีการส่ง Push Notification ไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องทันที

ผลลัพธ์คือ บริษัทคู่ค้าไม่จำเป็นต้อง

• เปิดคอมพิวเตอร์

• จัดทำไฟล์ PDF

• แนบไฟล์ในอีเมล

อีกต่อไป ช่วยลดภาระงานลงได้อย่างมาก ในฝั่งของเราเองซึ่งเป็นผู้รับข้อมูล ก็ได้รับประโยชน์ไม่ต่างกัน

เราไม่จำเป็นต้องคอยตรวจสอบอีเมล เปิดไฟล์แนบ หรือดาวน์โหลดเอกสารเพื่อจัดเก็บอีกต่อไป

เพียงเปิดโปรเจกต์ที่เกี่ยวข้องใน KANNA ก็สามารถดูรายงานความคืบหน้ารายวันทั้งหมดได้ทันที

โดยข้อมูลจะถูกจัดเรียงตามลำดับเวลาอย่างเป็นระบบ ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังและติดตามความคืบหน้าได้อย่างสะดวกทุกเมื่อที่ต้องการ.

คุณโฮคามะ:

ฟังก์ชัน แชต (Chat) ของ KANNA ก็มีส่วนสำคัญอย่างมากในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเราเช่นกัน

ภายใน Okinawa Electric Power เรามีระบบพอร์ทัลภายในองค์กรที่ใช้สำหรับการสื่อสารระหว่างพนักงาน รวมถึงการติดต่อกับ Okinawa Denko ซึ่งเป็นบริษัทในเครือ

อย่างไรก็ตาม เนื่องจากข้อจำกัดด้านความปลอดภัยของระบบ ระบบดังกล่าวไม่สามารถเข้าถึงได้จากสำนักงานภายนอกเครือข่ายขององค์กร แม้ว่าจะมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตก็ตาม

ด้วยเหตุนี้ เราจึงต้องพึ่งพาการสื่อสารผ่านโทรศัพท์เป็นหลัก

แน่นอนว่า การโทรศัพท์มีประโยชน์อย่างมากสำหรับการสื่อสารเรื่องเร่งด่วน และบางประเด็นก็สามารถอธิบายได้ง่ายกว่าผ่านการสนทนาโดยตรง

แต่ข้อเสียของการโทรศัพท์คือ ไม่มีบันทึกข้อมูล และอาจเกิดความคลาดเคลื่อนในการสื่อสารได้

ในทางกลับกัน ฟังก์ชันแชตของ KANNA จะส่ง Push Notification ทุกครั้งที่มีข้อความใหม่

ทำให้สามารถสื่อสารได้อย่างรวดเร็วไม่ต่างจากการโทรศัพท์ ขณะเดียวกันก็มีบันทึกข้อความที่ผู้เกี่ยวข้องทุกคนสามารถเข้าถึงและตรวจสอบย้อนหลังได้

ปัจจุบัน แนวทางการทำงานของเราคือ

• ใช้แชตเป็นช่องทางหลักในการแบ่งปันข้อมูล

• หากเป็นเรื่องเร่งด่วน จะโทรศัพท์เพื่อแจ้งข้อมูลทันที

• หลังจากนั้น จะโพสต์ข้อมูลเดียวกันลงในแชตทุกครั้ง

ด้วยวิธีนี้ ข้อมูลจะไม่ถูกจำกัดอยู่เพียงผู้ที่คุยโทรศัพท์กันสองคนเท่านั้น

แต่สมาชิกทุกคนในโครงการสามารถรับทราบข้อมูลเดียวกันได้พร้อมกัน

ส่งผลให้การแบ่งปันข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่นและทั่วถึงมากขึ้น

นอกจากนี้ KANNA ยังรองรับการแนบรูปภาพในแชตได้โดยตรง

ทำให้สามารถอธิบายสถานการณ์หน้างานหรือประเด็นต่าง ๆ ได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

และช่วยลดความเสี่ยงจากความเข้าใจผิดหรือการสื่อสารคลาดเคลื่อนได้อย่างมีประสิทธิภาพ.

คุณยามาชิโระ:

หนึ่งในข้อได้เปรียบที่สำคัญที่สุดของ KANNA คือ ผู้ที่เกี่ยวข้องทุกฝ่ายสามารถเข้าถึงและดูข้อมูลชุดเดียวกันได้

ความสะดวกนี้ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการสื่อสารเท่านั้น แต่ยังรวมถึงฟังก์ชันการจัดเก็บและแบ่งปันเอกสารด้วย

ปัจจุบัน โอกินาวามีเสาส่งกำลังไฟฟ้าประมาณ 1,200 ต้น และทุกต้นจะต้องได้รับการตรวจสอบตามรอบระยะเวลา ทุก 5 ปี

นั่นหมายความว่า ในแต่ละปีจะมีการตรวจสอบเสาส่งกำลังไฟฟ้ามากกว่า 200 จุด

เมื่อมีปริมาณงานจำนวนมากเช่นนี้ การจัดเก็บและบริหารจัดการภาพถ่าย รวมถึงเอกสารของแต่ละพื้นที่ตรวจสอบ จึงเป็นภาระงานที่ค่อนข้างมากในอดีต

แต่ในปัจจุบัน KANNA ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางสำหรับการจัดเก็บและแบ่งปันเอกสารทั้งหมด

เอกสารการตรวจสอบ รวมถึงภาพถ่ายก่อนและหลังการดำเนินงานของเสาส่งกำลังไฟฟ้าแต่ละต้น จะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ของแต่ละโปรเจกต์ภายใน KANNA อย่างเป็นระบบ

ด้วยเหตุนี้ เจ้าหน้าที่ของ Okinawa Denko จึงสามารถเรียกใช้เอกสารและภาพถ่ายที่จำเป็นสำหรับการจัดทำรายงานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว

สำหรับพวกเราที่ Okinawa Electric Power ก็ได้รับประโยชน์เช่นกัน

ก่อนมี KANNA หากต้องการตรวจสอบสภาพล่าสุดของเสาส่งกำลังไฟฟ้าต้นใดต้นหนึ่ง เราจะต้องติดต่อไปยัง Okinawa Denko เพื่อขอข้อมูล

แต่ปัจจุบัน เราสามารถเปิดโฟลเดอร์โปรเจกต์ที่เกี่ยวข้องใน KANNA และตรวจสอบข้อมูลได้ด้วยตนเองทันที

ช่วยลดความจำเป็นในการรบกวนการทำงานของบริษัทคู่ค้า ขณะเดียวกันก็ทำให้เราสามารถติดตามสถานะและความคืบหน้าของงานได้โดยตรง

พนักงานมากประสบการณ์ก็ใช้งาน KANNA ได้อย่างราบรื่น และฟังก์ชันแชตช่วยลดความคลาดเคลื่อนในการสื่อสาร

— ในฐานะบริษัทที่รับผิดชอบประสานงานกับผู้รับเหมาคู่ค้า อยากให้ช่วยเล่าถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับ Okinawa Denko หลังจากนำ KANNA มาใช้

คุณอาคามิเนะ (Okinawa Denko):

ในบรรดาบริษัทคู่ค้าของเรา มีพนักงานภาคสนามจำนวนไม่น้อยที่มีอายุอยู่ในช่วง 60–70 ปี

ดังนั้น เมื่อเราแจ้งว่าจะมีการนำ KANNA มาใช้งาน ก็เป็นเรื่องธรรมดาที่จะมีความกังวลหรือแรงต้านต่อการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานที่คุ้นเคยกันมานาน

อย่างไรก็ตาม ฟังก์ชัน แชต (Chat) ของ KANNA กลับได้รับการยอมรับจากทุกคนอย่างรวดเร็ว

ผมคิดว่าสาเหตุสำคัญก็คือ รูปแบบการใช้งานมีความคล้ายคลึงกับแอปพลิเคชันแชตที่ผู้คนใช้กันอยู่ในชีวิตประจำวันอยู่แล้ว

ทำให้แม้แต่ผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับระบบดิจิทัลมากนัก ก็สามารถเริ่มใช้งานได้โดยไม่รู้สึกยุ่งยากหรือซับซ้อน.

คุณอาคามิเนะ (Okinawa Denko):

การที่บริษัทคู่ค้าของเราใช้งานฟังก์ชัน แชต (Chat) อย่างต่อเนื่องและจริงจังนั้น ช่วยให้การทำงานของ Okinawa Denko มีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างมาก

เนื่องจาก Okinawa Denko ทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่าง Okinawa Electric Power และบริษัทคู่ค้า เมื่อเราได้รับข้อมูลหรือข้อความเร่งด่วนจากผู้รับเหมา เราจำเป็นต้องส่งต่อข้อมูลดังกล่าวไปยัง Okinawa Electric Power อย่างรวดเร็วที่สุด

ก่อนนำ KANNA มาใช้งาน กระบวนการสื่อสารจะเป็นลักษณะดังนี้

บริษัทคู่ค้า → Okinawa Denko → Okinawa Electric Power

ซึ่งหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะเกิดการสูญเสียเวลาในระหว่างการส่งต่อข้อมูลแต่ละขั้น

แต่ด้วยฟังก์ชันแชตของ KANNA ผู้ที่เกี่ยวข้องทุกฝ่ายสามารถมองเห็นข้อมูลเดียวกันได้ทันทีในเวลาเดียวกัน

ทำให้สามารถขจัดความไม่มีประสิทธิภาพที่เกิดจากการส่งต่อข้อมูลหลายทอด รวมถึงลดความเสี่ยงจากการสื่อสารคลาดเคลื่อนได้อย่างมาก

แน่นอนว่า บทบาทของ Okinawa Denko ในการประสานงานอย่างใกล้ชิดระหว่าง Okinawa Electric Power และบริษัทคู่ค้า โดยเฉพาะในกรณีที่ต้องตัดสินใจหรือกำหนดแนวทางรับมือกับเหตุการณ์เร่งด่วน ยังคงเหมือนเดิม

อย่างไรก็ตาม เมื่อเปลี่ยนช่องทางการแบ่งปันข้อมูลมาใช้ KANNA Chat เป็นศูนย์กลาง

ระยะเวลาที่ใช้ในการส่งต่อข้อมูลก็ลดลงอย่างชัดเจน

และส่งผลให้ความรวดเร็วในการตอบสนองต่อสถานการณ์ต่าง ๆ ของทั้งองค์กรโดยรวมดีขึ้นอย่างมาก.

คุณอาคามิเนะ (Okinawa Denko):

เรายังได้รับเสียงตอบรับจากบริษัทคู่ค้าด้วยว่า

“การที่สามารถอัปโหลดรูปภาพได้โดยตรงนั้นสะดวกมาก”

ในอดีต พวกเขาต้องถ่ายภาพด้วยกล้องดิจิทัล จากนั้นนำข้อมูลกลับไปที่สำนักงานและโอนภาพเข้าสู่คอมพิวเตอร์ ซึ่งเป็นกระบวนการที่ค่อนข้างยุ่งยากและใช้เวลา

แต่ในปัจจุบัน ทุกขั้นตอนตั้งแต่การถ่ายภาพไปจนถึงการแบ่งปันข้อมูลสามารถดำเนินการได้ผ่านอุปกรณ์พกพาเพียงเครื่องเดียว

สำหรับพวกเราเองก็ถือเป็นการพัฒนาที่สำคัญเช่นกัน เพราะสามารถตรวจสอบภาพถ่ายจากหน้างานได้แบบเรียลไทม์ ทำให้การติดตามสถานการณ์เป็นไปอย่างสะดวกและรวดเร็วมากขึ้น

ในทางกลับกัน สำหรับการจัดทำรายงานผ่าน KANNA Report เรายังคงอยู่ในช่วงของการผลักดันและส่งเสริมให้มีการใช้งานอย่างแพร่หลายมากขึ้น

เนื่องจากระบบสามารถนำเข้าแบบฟอร์ม Excel เดิมที่ใช้งานอยู่ได้โดยตรง บริษัทคู่ค้าจึงแทบไม่มีปัญหาในการปรับตัวด้านรูปแบบเอกสาร

อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้งานบางส่วนยังรู้สึกว่าการกรอกข้อมูลบนหน้าจออุปกรณ์พกพาซึ่งมีขนาดเล็กนั้นไม่สะดวกเท่ากับการใช้งานบนคอมพิวเตอร์

การรับฟังความคิดเห็นเหล่านี้อย่างใกล้ชิด และนำข้อเสนอแนะกลับไปสื่อสารต่อให้ Okinawa Electric Power รับทราบ ก็ถือเป็นอีกหนึ่งบทบาทสำคัญของเราเช่นกัน.

เสถียรภาพของระบบไฟฟ้า ความปลอดภัยในหน้างาน และการรับมือภัยพิบัติ: การขยายบทบาทของ KANNA

— ขอบคุณครับ สุดท้ายนี้ อยากทราบว่าบริษัทมองอนาคตของการนำเครื่องมือ DX อย่าง KANNA มาใช้ในการพัฒนาองค์กรไว้อย่างไร?

คุณมิเนอิ:

อย่างที่คุณอาคามิเนะจาก Okinawa Denko ได้กล่าวไว้ หนึ่งในเป้าหมายสำคัญของเราคือการส่งเสริมให้บริษัทคู่ค้านำ KANNA Report มาใช้งานอย่างแพร่หลายมากยิ่งขึ้น

เมื่อเราได้นำระบบนี้มาใช้แล้ว ก็ไม่มีความจำเป็นที่จะต้องยึดติดกับรูปแบบการทำงานแบบเดิมที่อาศัยเอกสารกระดาษอีกต่อไป

เราตั้งใจที่จะปรับแต่งแบบฟอร์มรายงานให้มีความยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้นอย่างต่อเนื่อง ไม่เพียงเพื่อให้การกรอกข้อมูลสะดวกขึ้นเท่านั้น แต่ยังเพื่อให้ข้อมูลที่จัดเก็บสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในรูปแบบข้อมูลดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

ขณะเดียวกัน เราก็กำลังพิจารณาแนวทางต่าง ๆ เพื่อเพิ่มความสะดวกในการใช้งาน เช่น การปรับปรุงการแสดงผลให้อ่านง่ายขึ้น รวมถึงความเป็นไปได้ในการจัดหาแท็บเล็ตให้แก่บริษัทคู่ค้า

สิ่งที่ทำให้เราสามารถเดินหน้าพัฒนาในทิศทางนี้ได้ ก็เพราะเราได้เห็นผลลัพธ์ที่ชัดเจนจากการนำ KANNA มาใช้งานแล้ว

และเมื่อการใช้งานแพร่หลายมากขึ้น ทั้งบริษัทคู่ค้า Okinawa Denko และพวกเราที่ Okinawa Electric Power ก็จะสามารถลดเวลาที่ใช้ในการจัดทำ ส่ง และตรวจสอบรายงานลงได้อีกอย่างมีนัยสำคัญ

จากการประเมินในปัจจุบัน KANNA จะช่วยลดภาระงานด้านเอกสารและงานธุรการต่อหนึ่งเส้นทางการตรวจสอบได้ประมาณ

• 95 นาที สำหรับบริษัทคู่ค้า

• 140 นาที สำหรับ Okinawa Denko

• 170 นาที สำหรับ Okinawa Electric Power

ซึ่งถือเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างชัดเจนในทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง.

คุณมิเนอิ:

นอกเหนือจากการเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานแล้ว เรายังมองว่า KANNA เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพอย่างมากสำหรับการรับมือกับภัยพิบัติอีกด้วย

อย่างที่ผมกล่าวไปก่อนหน้านี้ โอกินาวาเป็นพื้นที่ที่ได้รับผลกระทบจากพายุไต้ฝุ่นอยู่บ่อยครั้ง

การปกป้องความปลอดภัยของพนักงานในพื้นที่ปฏิบัติงาน ควบคู่ไปกับการตอบสนองต่อสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว จำเป็นต้องอาศัยการเตรียมความพร้อมที่รอบคอบและการแบ่งปันข้อมูลอย่างทันท่วงที

ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการคาดการณ์ว่าพายุไต้ฝุ่นขนาดใหญ่จะเคลื่อนตัวเข้าใกล้โอกินาวาในปี 2024 เราได้จัดตั้ง โปรเจกต์เฉพาะสำหรับข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพายุไต้ฝุ่นบน KANNA เพื่อใช้เป็นส่วนหนึ่งของมาตรการเตรียมความพร้อมล่วงหน้า

โชคดีที่พายุลูกดังกล่าวไม่ได้ขึ้นฝั่งโดยตรง

แต่หากเกิดสถานการณ์ที่พายุพัดเข้าสู่พื้นที่โดยตรง เราคาดว่าจะต้องเผชิญกับปัญหาหลายด้าน ไม่ว่าจะเป็น

• ไฟฟ้าดับเป็นวงกว้าง

• ต้นไม้ล้มกีดขวางเส้นทางคมนาคม

• การสัญจรและการเข้าถึงพื้นที่ได้รับผลกระทบ

ด้วยการสร้างโปรเจกต์เฉพาะสำหรับเหตุการณ์พายุไต้ฝุ่นบน KANNA และรวบรวมข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ไว้ในที่เดียว ไม่ว่าจะเป็น

• ภาพถ่ายจากหน้างาน

• วิดีโอสถานการณ์จริง

• ข้อมูลสภาพการจราจรในพื้นที่

เราสามารถเร่งความเร็วทั้งในการแบ่งปันข้อมูลและการตอบสนองต่อเหตุการณ์ฉุกเฉินได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อต้องจัดทำรายงานหลังเกิดภัยพิบัติ ข้อมูลทั้งหมดก็ถูกจัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบอยู่แล้ว

ทำให้สามารถทบทวนสถานการณ์โดยรวมได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และครบถ้วน

สำหรับเรา การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล (Digital Transformation: DX) ไม่ใช่เพียงความท้าทายของหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง แต่เป็นความท้าทายของทั้งองค์กร

หากเราสามารถสร้างตัวอย่างการใช้งาน KANNA ที่มีประสิทธิภาพได้ ทั้งในงานประจำวันและในการรับมือเหตุฉุกเฉิน

เราก็จะสามารถขยายการใช้งาน KANNA ไปยังงานด้านอื่น ๆ ได้มากกว่าการตรวจตราแนวสายส่งและการบริหารงานก่อสร้างเพียงอย่างเดียว

ด้วยแนวคิดดังกล่าว เราจะยังคงเดินหน้าส่งเสริมการใช้งาน KANNA อย่างต่อเนื่อง เพื่อยกระดับทั้งประสิทธิภาพการดำเนินงาน ความปลอดภัย และความสามารถในการรับมือกับภัยพิบัติขององค์กรในระยะยาว.