เครื่องมือเดียว บริหารจัดการโครงการจำนวนมากทั่วประเทศได้อย่างเป็นระบบ

— ก่อนอื่น ขอให้เล่าถึงลักษณะธุรกิจและการดำเนินงานของ Candeal Tect Corporation

คุณ Someya: Candeal Tect เป็นบริษัทในเครือของ Candeal Corporation ซึ่งจดทะเบียนอยู่ในตลาดหลักทรัพย์โตเกียว กลุ่ม Standard Market เราให้บริการงานก่อสร้างสำหรับอาคารพาณิชย์ โดยบริการหลักของเราครอบคลุมงานตกแต่งภายใน งานปรับปรุงซ่อมแซม งานรื้อถอน รวมถึงงานซ่อมบำรุงที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ เรายังดูแลงานจัดส่งและติดตั้งเฟอร์นิเจอร์สำหรับสำนักงานและโรงแรม งานขนย้ายวัสดุ และการจัดส่งผู้ควบคุมงานประจำหน้างาน อีกทั้งยังมีส่วนร่วมในโครงการของห้างสรรพสินค้าชื่อดัง ผู้ผลิตเฟอร์นิเจอร์ตกแต่งภายในรายใหญ่ในประเทศ และเชนร้านกาแฟระดับสากลอีกด้วย

อีกหนึ่งความริเริ่มที่มีเอกลักษณ์เฉพาะตัวของเราคือความร่วมมือกับบริษัทเฟอร์นิเจอร์รายใหญ่จากสแกนดิเนเวียที่ดำเนินธุรกิจครอบคลุมทั่วประเทศ โดยเราให้บริการเข้าไปประกอบเฟอร์นิเจอร์ถึงบ้านลูกค้า จุดแข็งอย่างหนึ่งของเราคือความสามารถในการให้บริการทั่วประเทศ โดยมีศูนย์กลางอยู่ที่สาขาธุรกิจทั้ง 8 แห่งในเมืองสำคัญทั่วประเทศญี่ปุ่น บริการประกอบเฟอร์นิเจอร์นี้ก็สามารถให้บริการได้ทั่วประเทศเช่นกัน

ดังที่ได้กล่าวไปข้างต้น เราเป็นส่วนหนึ่งของ Candeal Group ซึ่งดำเนินธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับงานก่อสร้างในหลากหลายรูปแบบ เช่นเดียวกับที่ Candeal Tect มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านในการให้บริการงานก่อสร้างสำหรับอาคารพาณิชย์ แต่ละบริษัทในเครือก็มีความเชี่ยวชาญเฉพาะทางของตนเอง และความสามารถในการร่วมมือและแบ่งปันความเชี่ยวชาญเหล่านี้ระหว่างกันถือเป็นจุดแข็งสำคัญของบริษัทเรา

— แล้วส่วนงานใดของท่านที่นำ KANNA มาใช้ และมีความท้าทายอะไรที่นำไปสู่การนำระบบมาใช้งาน?

คุณ Someya: เราได้นำ KANNA มาใช้ในแผนก Special Sales Promotion ของฝ่าย Business Promotion Department ซึ่งรับผิดชอบงานซ่อมบำรุงหลังจากงานตกแต่งภายในแล้วเสร็จ แม้ว่างานตกแต่งภายในจะเสร็จสิ้นและร้านค้าเปิดให้บริการแล้ว แต่งานซ่อมบำรุง เช่น การเปลี่ยนหลอดไฟหรือซ่อมแซมระบบประปา ก็ยังคงเป็นสิ่งจำเป็น บริษัทของเรารับผิดชอบดูแลงานซ่อมบำรุงของร้านค้าที่เราเคยดำเนินงานตกแต่งภายในให้ และลักษณะเด่นของงานนี้คือมีจำนวนโครงการเป็นจำนวนมาก

นอกจากนี้ ต่างจากงานก่อสร้างร้านค้าใหม่ที่มักมีระยะเวลาก่อสร้างที่แน่นอน งานซ่อมบำรุงส่วนใหญ่เป็นงานเล็ก ๆ ที่ใช้เวลาไม่ถึงหนึ่งวัน และเนื่องจากงานมักเริ่มหลังจากร้านค้าปิดให้บริการและลูกค้ากับพนักงานได้ออกจากร้านไปแล้ว จึงจำเป็นต้องดำเนินงานให้เสร็จอย่างรวดเร็ว ซึ่งส่วนใหญ่มักทำในช่วงกลางคืน

เพื่อให้การสื่อสารสำหรับงานเหล่านี้มีความคล่องตัวมากขึ้น เราเคยนำเครื่องมือ DX (Digital Transformation) หลายตัวเข้ามาใช้งาน แต่การใช้เครื่องมือหลายตัวพร้อมกันกลับทำให้การแชร์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการมีความยุ่งยากมากขึ้น กล่าวคือ เราใช้สเปรดชีตสำหรับแชร์ความคืบหน้าของโครงการ ใช้แอปเฉพาะทางด้านการบริหารงานก่อสร้างสำหรับบริหารโครงการ และใช้อีกแอปหนึ่งสำหรับงานอย่างการจัดทำรายงานและจัดการรูปภาพกับแบบก่อสร้าง ซึ่งเป็นงานที่เครื่องมืออื่นไม่สามารถรองรับได้

โดยเฉพาะการสื่อสารกับบริษัทคู่ค้ายิ่งกระจัดกระจายไปกันใหญ่ เช่น บริษัท A ใช้อีเมล ในขณะที่บริษัท B ชอบใช้แอปแชตบนโซเชียลมีเดีย ทำให้เราต้องปรับตัวให้เข้ากับเครื่องมือที่คู่ค้าแต่ละรายถนัด ซึ่งมักส่งผลให้เกิดการสื่อสารแบบตัวต่อตัว ทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องคนอื่น ๆ ไม่สามารถเห็นข้อมูลที่แชร์กันได้ เราจึงตระหนักว่าจำเป็นต้องรวมเครื่องมือให้เป็นหนึ่งเดียว เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลถูกแยกเก็บไว้คนละที่ และเพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทุกฝ่ายสามารถมองเห็นข้อมูลที่แชร์กันได้อย่างทั่วถึง

ปรับแต่งได้เองโดยไม่ต้องพึ่งพาผู้ให้บริการ พร้อมประหยัดค่าใช้จ่าย

— ท่านนำ KANNA มาใช้เพื่อรวมเครื่องมือบริหารจัดการให้เป็นหนึ่งเดียว อะไรคือปัจจัยชี้ขาดในการตัดสินใจครั้งนี้?

คุณ Someya: มันเกี่ยวข้องโดยตรงกับเป้าหมายของเราในการรวมเครื่องมือให้เป็นหนึ่งเดียว ก่อนหน้านี้เราใช้เครื่องมือหลายตัวเพื่อชดเชยฟีเจอร์ที่ขาดหายไป แต่ด้วย KANNA ทุกอย่างสามารถรวมไว้ในที่เดียว ทั้งการแชร์ข้อมูลและการสื่อสารสามารถจัดการได้ภายในแพลตฟอร์มเดียวกันทั้งหมด นี่คือข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การที่บริษัทคู่ค้าของเราสามารถเข้าถึงบัญชีได้แบบไม่จำกัดจำนวนและไม่มีค่าใช้จ่าย ถือเป็นแรงจูงใจสำคัญในการตัดสินใจนำระบบนี้มาใช้ บริษัทของเราทำงานร่วมกับคู่ค้าจำนวนมากทั่วประเทศ และการแชร์ข้อมูลกับคู่ค้าเหล่านี้ถือเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง การที่สามารถเชิญบริษัทคู่ค้าจำนวนมากเข้าร่วมได้โดยไม่ต้องกังวลเรื่องงบประมาณ ทำให้การแชร์ข้อมูลเป็นไปอย่างตรงไปตรงมาและราบรื่นตั้งแต่ต้นน้ำจนถึงปลายน้ำ

สิ่งที่ผมประทับใจเป็นพิเศษคือฟังก์ชันแชต ระบบจะสร้างกลุ่มแชตขึ้นโดยอัตโนมัติสำหรับแต่ละโครงการ ทำให้สามารถสื่อสารกับผู้ที่เกี่ยวข้องทุกฝ่ายได้อย่างราบรื่น การออกแบบมีความคล้ายคลึงกับแอปแชตที่คนทั่วไปคุ้นเคยกันดี ทำให้ทีมงานหน้างานสามารถใช้งานได้ง่ายโดยไม่รู้สึกต่อต้าน นอกจากนี้ การมีฟีเจอร์แจ้งเตือนการอ่าน (Read Receipt) ยังช่วยลดความจำเป็นในการติดตามว่าข้อมูลถูกรับทราบแล้วหรือไม่

KANNA Chat Function (Image) as Seen on the Smartphone App

KANNA Chat Function (Image) as Seen on the PC Web Browser

Another deciding factor was the report creation app, KANNA Report. The previous tool we used also allowed for document creation, so having the ability to complete report creation within the app was essential when switching to a new tool. In addition to meeting this requirement, KANNA Report allows us to customize reports in-house without having to request changes from the vendor. Even if changes are needed in the format, we can transfer the Excel-based templates directly into the app, eliminating the need to request and wait for the vendor to implement changes, as well as avoiding any associated costs.

The waiting time for the vendor to complete these changes was often frustrating. Even when we wanted to make quick changes and apply them to the field immediately, it could take anywhere from half a day to several days. Now that we’ve switched to KANNA Report, we can make changes instantly ourselves, increasing flexibility and maintaining the necessary report creation functionality.

ฟังก์ชันแชตของ KANNA (ภาพหน้าจอ) แสดงบนเว็บเบราว์เซอร์คอมพิวเตอร์

อีกหนึ่งปัจจัยชี้ขาดคือแอปจัดทำรายงานอย่าง KANNA Report เครื่องมือเดิมที่เราเคยใช้ก็สามารถจัดทำเอกสารได้เช่นกัน ดังนั้นความสามารถในการจัดทำรายงานให้เสร็จสมบูรณ์ภายในแอปจึงเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อจะเปลี่ยนมาใช้เครื่องมือใหม่ นอกจากจะตอบโจทย์นี้ได้แล้ว KANNA Report ยังช่วยให้เราสามารถปรับแต่งรายงานได้เองภายในบริษัท โดยไม่ต้องขอให้ผู้ให้บริการเป็นผู้ดำเนินการเปลี่ยนแปลงให้ แม้จะต้องมีการเปลี่ยนแปลงรูปแบบ เราก็สามารถนำเทมเพลตที่เป็นไฟล์ Excel เข้ามาใช้ในแอปได้โดยตรง ทำให้ไม่จำเป็นต้องร้องขอและรอให้ผู้ให้บริการดำเนินการเปลี่ยนแปลงให้ อีกทั้งยังช่วยหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องได้อีกด้วย

ระยะเวลาที่ต้องรอให้ผู้ให้บริการดำเนินการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ให้เสร็จมักสร้างความหงุดหงิดใจอยู่บ่อยครั้ง แม้ในเวลาที่เราต้องการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วเพื่อนำไปใช้งานหน้างานทันที ก็อาจต้องใช้เวลาตั้งแต่ครึ่งวันไปจนถึงหลายวัน แต่ตอนนี้เมื่อเปลี่ยนมาใช้ KANNA Report แล้ว เราสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ด้วยตัวเองทันที ทำให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้น พร้อมทั้งยังคงความสามารถด้านการจัดทำรายงานที่จำเป็นไว้ได้ครบถ้วน

ฟีเจอร์ KANNA Report ช่วยให้คุณสามารถสร้างรายงานที่ปรับแต่งเองได้ผ่านเทมเพลต Excel ที่ออกแบบมาให้กรอกข้อมูลผ่านมือถือได้

ลดระยะเวลาในการแชร์ข้อมูล พร้อมลดความเครียดทางจิตใจของฝ่ายบริหาร

— หลังจากนำ KANNA มาใช้งาน ท่านได้รับประโยชน์อะไรบ้าง?

คุณ Someya: นับตั้งแต่นำ KANNA มาใช้ก็ผ่านมาประมาณสามเดือนแล้ว การรวมเครื่องมือบริหารจัดการให้อยู่ในแพลตฟอร์มเดียว ทั้งสำหรับผู้รับเหมาหลักและบริษัทคู่ค้าของเรา ทำให้การแชร์ข้อมูลรวดเร็วขึ้นอย่างเห็นได้ชัดเมื่อเทียบกับก่อนหน้านี้ เราไม่จำเป็นต้องผ่านขั้นตอนการรับข้อมูลจากผู้รับเหมาหลักแล้วส่งต่อให้บริษัทคู่ค้าอีกต่อไป ผลที่ตามมาคือเราได้รับฟีดแบ็กจากบริษัทคู่ค้าว่า “ตอนนี้ข้อมูลมาถึงเร็วขึ้นมาก”

ฟีดแบ็กในลักษณะเดียวกันนี้ก็ได้รับจากผู้รับเหมาหลักเช่นกัน ผ่านทาง Project Board และข้อความรวมถึงรูปภาพที่โพสต์ในแชตของแต่ละโครงการ ทำให้พวกเขาสามารถเข้าใจสถานะปัจจุบันของหน้างานได้โดยไม่ต้องรอให้เรารายงาน เนื่องจากผู้ที่เกี่ยวข้องทุกฝ่ายสามารถดูข้อมูลเดียวกันที่โพสต์ไว้ใน KANNA ได้ ความผิดพลาดในการสื่อสารและความคลาดเคลื่อนของข้อมูลจึงลดลง แน่นอนว่ามีบางกรณีที่เราจำเป็นต้องจำกัดการแชร์ข้อมูลตามผู้รับเหมาแต่ละราย ดังนั้นเราจึงให้ความสำคัญอย่างมากกับการตั้งค่าสิทธิ์การเข้าดูข้อมูล เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะไม่เปิดเผยทั้งหมดให้ทุกคนเห็น

ดังที่ผมได้กล่าวไปก่อนหน้านี้ หน้างานส่วนใหญ่ที่เราดูแลเป็นอาคารพาณิชย์หรือร้านค้าที่ต้องทำงานในเวลากลางคืนหลังจากปิดร้านแล้ว ซึ่งหมายความว่าทีมบริหารและทีมงานหน้างานมีเวลาทำงานที่แตกต่างกัน ด้วยวิธีการสื่อสารแบบเดิม เราต้องคอยคำนึงถึงความแตกต่างนี้อยู่เสมอ มักจะคิดว่า “ส่งอีเมลไปแล้ว แต่พวกเขาเห็นหรือยังนะ เรื่องนี้สำคัญ บางทีควรโทรไปเช็คดูดีกว่า” ความกังวลเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้มีอยู่ตลอดเวลา

ความกังวลเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้เคยเกิดขึ้นทุกวัน แต่หลังจากนำ KANNA มาใช้ ข้อมูลทั้งหมดถูกรวมไว้ในแอปเดียว และเมื่อเราส่งข้อความผ่านแชต เราสามารถเห็นได้ทันทีว่า “ใครอ่านข้อความแล้วบ้าง” แม้จะยังไม่มีการตอบกลับก็ตาม ต้องขอบคุณฟีเจอร์นี้ที่ทำให้เราไม่ต้องกังวลอีกต่อไป และผมรู้สึกขอบคุณมากที่ความเครียดทางจิตใจของฝ่ายบริหารลดลงอย่างมาก (หัวเราะ)

อีกหนึ่งประโยชน์ของการนำ KANNA มาใช้คือความถี่ในการส่งอีเมลลดลง ด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย การแนบไฟล์ในอีเมลจำเป็นต้องตั้งรหัสผ่านและกรอกรหัสผ่านทุกครั้ง เมื่อตรวจสอบอีเมลผ่านสมาร์ตโฟนนอกสำนักงาน หลายครั้งก็ไม่สามารถเปิดไฟล์เหล่านี้ได้

แม้เรื่องนี้อาจดูเหมือนเป็นปัญหาเล็กน้อย แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้ว่าสร้างความไม่สะดวก ด้วย KANNA ซึ่งได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีความปลอดภัยสูง สิ่งที่เราต้องทำมีเพียงแค่อัปโหลดไฟล์เท่านั้น แม้จะเป็นความแตกต่างเล็กน้อย แต่การไม่ต้องตั้งรหัสผ่านก็ช่วยลดความเครียดได้ และยังสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ทั้งจากคอมพิวเตอร์และสมาร์ตโฟน

ผลกำไรที่เกิดจากการแชร์ข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ตอบโจทย์ “ปัญหาปี 2024”*

— ดูเหมือนว่าท่านจะประสบความสำเร็จในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ในปัจจุบัน “ปัญหาอุตสาหกรรมก่อสร้างปี 2024” กำลังเป็นประเด็นที่ถูกพูดถึงอย่างกว้างขวาง และการลดการสูญเสียเวลาก็กลายเป็นความท้าทายเร่งด่วน*

คุณ Someya: ถูกต้องครับ เพื่อรับมือกับ “ปัญหาอุตสาหกรรมก่อสร้างปี 2024*” (ข้อมูล ณ การสัมภาษณ์เดือนมีนาคม 2024) เรากำลังผลักดัน DX (Digital Transformation) จากหลากหลายมุมมอง นอกเหนือจากการนำ KANNA มาใช้แล้ว ตัวอย่างเช่น เรายังใช้ RPA (Robotic Process Automation) ในการเก็บรวบรวมข้อมูลจากเว็บไซต์ของลูกค้าโดยอัตโนมัติ นำเข้าสู่ระบบหลักของบริษัท และส่งอีเมลแจ้งคำสั่งงานไปยังหน้างาน ท่านซีอีโอของเรา คุณ Abe เป็นผู้ที่มีความกระตือรือร้นอย่างยิ่งในการผลักดัน DX โดยเชื่อว่าเราจำเป็นต้องปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานให้ดียิ่งขึ้นไปอีก

อันที่จริงแล้ว คุณ Abe เองเป็นผู้ที่ค้นพบ KANNA เป็นคนแรก การนำ KANNA มาใช้มีความเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับ “ปัญหาปี 2024*” โดยเฉพาะอย่างยิ่งการมุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงและทำให้การสื่อสารมีความคล่องตัวมากขึ้น งานก่อสร้างต้องอาศัยการทำงานเป็นทีมเป็นอย่างมาก และเมื่อชั่วโมงการทำงานถูกควบคุมอย่างเข้มงวดมากขึ้นเนื่องจาก “ปัญหาปี 2024*” การจะบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการจึงขึ้นอยู่กับว่าผู้คนสามารถเชื่อมโยงและสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากเพียงใด

ในขณะที่ใช้เครื่องมือดิจิทัลเพื่อทำให้การสื่อสารระหว่างผู้คนมีความคล่องตัวมากขึ้น เราอาจขอให้มีการปรับปรุงเพิ่มเติมสำหรับ KANNA ในอนาคต ทีมงานตัวแทนของ KANNA เองก็มีความยืดหยุ่นไม่ต่างจากตัวบริการ เมื่อพิจารณาจากผลลัพธ์เชิงบวกที่เราได้เห็นตั้งแต่เริ่มนำมาใช้งาน เราจึงตั้งตารอที่จะเห็นการพัฒนาฟังก์ชันการทำงานให้ดียิ่งขึ้นไปอีกในอนาคต

แจ้งบริษัทคู่ค้าใหม่ตั้งแต่เนิ่น ๆ ว่า “เราดำเนินงานโดยใช้ KANNA” เพื่อส่งเสริมการนำไปใช้งาน

— ขอบคุณมากครับ สุดท้ายนี้ ขอให้ท่านเล่าถึงแนวโน้มในอนาคตของบริษัท

คุณ Someya: ดังที่ผมได้กล่าวย้ำมาหลายครั้งแล้วว่า เราได้ผลักดัน DX มาระยะหนึ่งแล้ว และตอนนี้เมื่อเรานำ KANNA มาใช้งาน เราก็รู้สึกได้ถึงประโยชน์ของการสื่อสารที่คล่องตัวมากขึ้นอย่างแท้จริง ด้วยเหตุนี้ นับจากนี้ไป เมื่อเราเริ่มทำงานร่วมกับบริษัทคู่ค้ารายใหม่ เราจะแจ้งให้ทราบตั้งแต่แรกเลยว่า “เราดำเนินงานโดยใช้แอปนี้” การอธิบายเกี่ยวกับ KANNA ตั้งแต่เริ่มต้นเช่นนี้ ช่วยส่งเสริมให้บริษัทคู่ค้าใช้งานระบบตั้งแต่แรกเริ่ม ทำให้อัตราการนำไปใช้งานเพิ่มขึ้น

แม้จะมีข้อจำกัดด้านชั่วโมงการทำงานที่เกิดจาก “ปัญหาอุตสาหกรรมก่อสร้างปี 2024*” เราจะยังคงเติบโตด้านรายได้ต่อไป เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ เราจะใช้ประโยชน์ไม่เพียงแค่ความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคหน้างานที่แข็งแกร่งและเครือข่ายทั่วประเทศของเราเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการสนับสนุนด้าน DX ขั้นสูงที่เราได้นำมาใช้ด้วย เรามุ่งหวังที่จะขยายส่วนแบ่งตลาดด้วยการนำเสนอบริการที่ปรับให้เหมาะสมกับความต้องการของบริษัทต่าง ๆ ทั่วประเทศ

*ปัญหาอุตสาหกรรมก่อสร้างปี 2024

ในประเทศญี่ปุ่น อุตสาหกรรมก่อสร้างกำลังเผชิญกับปัญหาการขาดแคลนแรงงาน ส่งผลให้การทำงานล่วงเวลาเป็นเวลานานกลายเป็นลักษณะทั่วไปของอุตสาหกรรมนี้ เพื่อรับมือกับปัญหาดังกล่าวและสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีขึ้นให้กับแรงงานในอุตสาหกรรมนี้ รัฐบาลญี่ปุ่นได้ตัดสินใจกำหนดกฎระเบียบที่จำกัดชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาสำหรับอุตสาหกรรมก่อสร้าง ซึ่งมีผลบังคับใช้ตั้งแต่เดือนเมษายน 2024 การฝ่าฝืนกฎระเบียบนี้อาจส่งผลให้ได้รับบทลงโทษ ดังนั้น การปรับปรุงประสิทธิภาพและการลดชั่วโมงการทำงานจึงเป็นประเด็นเร่งด่วนที่บริษัทก่อสร้างต้องแก้ไข

ชื่อบริษัท: Candeal Tect Corporation
ลักษณะธุรกิจ: งานออกแบบและก่อสร้างตกแต่งภายใน งานปรับปรุงซ่อมแซม งานจัดส่งและติดตั้ง
ก่อตั้งเมื่อ: กรกฎาคม 2008
จำนวนพนักงาน: พนักงานประจำ 309 คน (ข้อมูล ณ เดือนตุลาคม 2022), แรงงานที่ปฏิบัติงานอยู่ 475 คน (ข้อมูล ณ เดือนตุลาคม 2022)
เว็บไซต์: https://candeal-tect.co.jp/index.html