ความสามารถในการค้นหาและดึงเอกสารออกมาใช้งานได้อย่างสะดวก รวมถึงฟังก์ชันที่สามารถปรับแต่งได้อย่างยืดหยุ่นสูง เป็นปัจจัยสำคัญในการตัดสินใจเลือกใช้งาน－ ก่อนอื่น ช่วยเล่าถึงธุรกิจของ Aera Home Corporation ให้เราฟังหน่อยได้ไหม?

คุณ Koyama:
เราดำเนินธุรกิจเกี่ยวกับการจำหน่ายบ้านสั่งสร้าง (Custom Homes) และบ้านแบบมาตรฐาน รวมถึงธุรกิจแฟรนไชส์ งานรีโนเวต และธุรกิจอสังหาริมทรัพย์

จุดแข็งของเราอยู่ที่การสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าอย่างต่อเนื่องแม้หลังจากส่งมอบบ้านแล้ว เนื่องจากเราเป็นผู้ดำเนินการตรวจสอบสภาพบ้านตามระยะเวลาและให้บริการบำรุงรักษาหลังการขายสำหรับบ้านที่เราก่อสร้าง

ด้วยเหตุนี้ เราจึงสามารถนำความรู้และข้อมูลเกี่ยวกับบ้านตั้งแต่ช่วงเวลาที่ก่อสร้างมาใช้ในการวางแผนและดำเนินงานรีโนเวตได้อย่างแม่นยำมากยิ่งขึ้น ทำให้สามารถนำเสนอการปรับปรุงที่เหมาะสมกับสภาพบ้านของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ.

ผมสังกัดอยู่ในแผนกรีโนเวต (Renovation Department) ซึ่งมุ่งเน้นการหาลูกค้าใหม่สำหรับงานรีโนเวตและปรับปรุงอาคาร โดยต่อยอดจากความไว้วางใจและความเชี่ยวชาญที่เราได้รับจากธุรกิจบ้านสร้างใหม่

อีกหนึ่งธุรกิจสำคัญของแผนกรีโนเวตคือระบบฉนวนภายนอกอาคารของเรา “Aluminum Outer Insulation Ryo-Dan-Kun!” ซึ่งถือเป็นหนึ่งในจุดแข็งของบริษัท

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับโครงการเหล่านี้ เราจึงนำ KANNA มาใช้ภายในแผนกรีโนเวต

－ อะไรคือความท้าทายที่นำไปสู่การตัดสินใจนำ KANNA Project มาใช้?

คุณ Koyama:
เราเริ่มใช้งาน KANNA Project เมื่อประมาณสองปีก่อน แต่ก่อนที่จะนำ KANNA มาใช้ เราได้ใช้งานเครื่องมือบริหารจัดการงานก่อสร้างของบริษัทอื่นอยู่แล้ว

อย่างไรก็ตาม เครื่องมือดังกล่าวใช้งานได้ค่อนข้างยาก

แม้ว่าเราจะนำมาใช้เพื่อบริหารจัดการความคืบหน้าของงานก่อสร้างและตารางงานด้านการขาย แต่กลับเป็นเรื่องยากที่จะเชื่อมโยงเอกสารต่าง ๆ เข้ากับแต่ละโครงการได้อย่างเหมาะสม

โครงสร้างการจัดเก็บเอกสารไม่มีความชัดเจน ทำให้เกิดคอขวดในการทำงาน และต้องใช้ทั้งความพยายามและเวลาจำนวนมากในการค้นหาเอกสารที่ต้องการ

ก่อนหน้านี้ เราได้แจ้งความต้องการในการปรับปรุงระบบให้กับตัวแทนของเครื่องมือเดิมแล้ว แต่กลับไม่ได้รับการตอบสนองที่รวดเร็วตามที่คาดหวัง

ท้ายที่สุด เราจึงเห็นว่าการเปลี่ยนไปใช้เครื่องมือใหม่จะเป็นทางเลือกที่รวดเร็วกว่า

หลังจากเปรียบเทียบตัวเลือกหลายระบบ เราจึงตัดสินใจเลือกนำ KANNA มาใช้งาน.

－ หลังจากเปรียบเทียบเครื่องมือหลายระบบแล้ว อะไรคือเหตุผลที่ทำให้คุณเลือก KANNA Project?หน้าจอฟังก์ชัน "Chat" ของ KANNA ที่ Aera Home ใช้งานจริง

เมื่อเชิญผู้ที่เกี่ยวข้องในหน้างานเข้าร่วมแต่ละโครงการ การใช้งานจะมีลักษณะคล้ายกับการสร้างกลุ่มในแอปพลิเคชันแชตบนโซเชียลมีเดีย โดยสมาชิกทุกคนในโครงการสามารถมองเห็นข้อความที่ถูกโพสต์ได้

นอกจากนี้ ฟังก์ชัน Chat ของ KANNA Project ยังมีฟังก์ชัน Read Receipt (การแสดงสถานะการอ่าน) ซึ่งไม่เพียงแสดงจำนวนผู้ที่อ่านข้อความแล้วเท่านั้น แต่ยังสามารถแสดงรายชื่อผู้ที่อ่านข้อความแล้วและผู้ที่ยังไม่ได้อ่านได้อีกด้วย

ฟังก์ชันนี้ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถติดตามสถานะการรับทราบข้อมูลได้อย่างง่ายดาย เช่น ทราบว่า “บุคคลนี้อ่านแล้ว” หรือ “บุคคลนี้ยังไม่ได้ตรวจสอบข้อความ” จึงช่วยให้สามารถติดตามการสื่อสารได้อย่างมั่นใจมากขึ้น

ขณะเดียวกัน สำหรับทีมงานหน้างาน ก็ช่วยลดภาระในการต้องตอบกลับข้อความด้วยคำว่า “รับทราบ” หรือ “Confirmed” ทุกครั้งอีกด้วย.

เมื่อคลิกที่จำนวนผู้ที่อ่านข้อความในหน้าจอแชต ระบบจะแสดงรายชื่อผู้ที่อ่านข้อความแล้วได้อย่างชัดเจน โดยฟังก์ชันนี้สามารถใช้งานได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์และสมาร์ตโฟน

หากเราเลือกพัฒนาระบบขึ้นมาเอง ค่าใช้จ่ายก็จะอยู่ในระดับที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง

และที่สำคัญยิ่งกว่านั้นคือ เรื่องของความรวดเร็ว

การพัฒนาแอปพลิเคชันขึ้นมาใหม่ทั้งหมดต้องใช้เวลาค่อนข้างมาก

แต่ด้วยการนำ KANNA มาใช้ เราสามารถเปลี่ยนจากขั้นตอนการพิจารณาระหว่างการพัฒนาระบบเองกับการเลือกใช้ระบบภายนอก ไปสู่การเริ่มใช้งานจริงได้ภายในเวลาเพียงประมาณ 4 เดือน

ผมพึงพอใจอย่างมากกับความรวดเร็วที่เหนือความคาดหมายนี้

－ หลังจากนำระบบมาใช้งานแล้ว คุณรู้สึกอย่างไรกับการแก้ไขปัญหาที่เคยเผชิญในช่วงแรก?

คุณ Koyama:
ไม่เพียงแต่การแบ่งปันข้อมูลกับทีมงานหน้างานจะเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้นเท่านั้น แต่เรายังสัมผัสได้ถึงประโยชน์จากการค้นหาเอกสารที่ง่ายขึ้น ซึ่งเป็นหนึ่งในเป้าหมายหลักของการนำระบบนี้มาใช้

นอกจากนี้ ด้วยความสามารถในการปรับแต่งระบบได้อย่างยืดหยุ่น เช่น การที่เราสามารถเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ได้ด้วยตนเอง โดยไม่จำเป็นต้องส่งคำขอไปยังผู้ดูแลระบบ ทำให้งานด้านการบริหารจัดการมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เนื่องจากเราสามารถตั้งชื่อโฟลเดอร์ให้สอดคล้องกับระบบการทำงานภายในของบริษัทได้เอง จึงช่วยลดเวลาที่ใช้ในการตรวจสอบและค้นหาเอกสารลงได้อย่างมาก.

หน้าจอการจัดเก็บเอกสารของ KANNA

ฟังก์ชัน “Drawing” สำหรับเอกสาร ซึ่ง KANNA เปิดให้ใช้งานเมื่อช่วงปลายปีที่ผ่านมา (ปลายปี 2023) ถือเป็นฟังก์ชันที่สะดวกอย่างมาก

แม้ว่าจะมีการแก้ไขแบบก่อสร้าง ก็สามารถปรับแก้ได้ทันทีที่หน้างาน และแบ่งปันแบบที่อัปเดตแล้วให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องทุกคนได้ในทันที

นอกจากนี้ ยังสามารถเขียนหรือแก้ไขแบบผ่านสมาร์ตโฟนได้ ทำให้สามารถดำเนินการทั้งหมดได้จากหน้างานโดยตรง

ก่อนหน้านี้ เมื่อมีการแก้ไขแบบ พนักงานจะต้องจดรายละเอียดลงบนกระดาษที่หน้างาน จากนั้นนำกลับมาที่สำนักงาน สแกนเอกสาร และแปลงเป็นไฟล์ PDF หรือ JPG ก่อนแนบอีเมลเพื่อส่งให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง

ในความเป็นจริง การแบ่งปันข้อมูลมักเกิดขึ้นในช่วงเย็นหลังเลิกงาน หรือในวันถัดไป และในบางกรณีอาจล่าช้าออกไปหลายวัน

ความล่าช้านี้ส่งผลให้ หากการแก้ไขแบบมีผลต่อการสั่งซื้อวัสดุ ระยะเวลาในการสั่งซื้อก็จะล่าช้าตามไปด้วย ทำให้การจัดส่งวัสดุช้าลง และส่งผลให้การเริ่มงานก่อสร้างต้องเลื่อนออกไปอย่างน้อยหนึ่งวันหรือมากกว่านั้น.

สามารถใส่คำอธิบายประกอบ (Annotation) ลงบนรูปภาพและแบบก่อสร้างได้

ปัจจุบัน เพียงเพิ่มคำสั่งหรือคำอธิบายลงบนแบบก่อสร้างที่จัดเก็บอยู่ใน KANNA Project ข้อมูลที่อัปเดตก็จะถูกแบ่งปันไปยังทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้ทันที

ผลลัพธ์คือ ระยะเวลาที่ใช้ในการตรวจสอบ จัดระเบียบ และอัปเดตเอกสารลดลงประมาณ 20–30%

โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนของการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงกับทีมงานหน้างาน ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อระยะเวลาที่ช่างต้องปฏิบัติงานในไซต์ก่อสร้าง การปรับปรุงเล็ก ๆ เหล่านี้จึงมีคุณค่าอย่างมาก โดยเฉพาะในช่วงที่อุตสาหกรรมก่อสร้างกำลังเตรียมรับมือกับ “ปัญหาอุตสาหกรรมก่อสร้างปี 2024 (2024 Construction Industry Issue)”

การนำ KANNA Report มาใช้ ช่วยลดความยุ่งยากและข้อผิดพลาดจากการสแกนเอกสารหลังการเขียนด้วยลายมือลงได้อย่างมาก

－ เมื่อไม่นานมานี้ คุณได้เริ่มใช้แอปพลิเคชันรายงานดิจิทัล KANNA Report อะไรคือเหตุผลที่ทำให้ตัดสินใจนำมาใช้?

คุณ Koyama:
เป้าหมายหลักของการนำ KANNA Report มาใช้คือการผลักดันการทำงานแบบ Paperless

ก่อนหน้านี้ เราได้พิจารณาการเปลี่ยนเอกสารที่ใช้แลกเปลี่ยนระหว่างทีมงานหน้างานกับสำนักงานใหญ่ให้เป็นดิจิทัลมาเป็นระยะเวลาหนึ่งแล้ว แต่การจะทำให้เกิดขึ้นจริงจำเป็นต้องมีเครื่องมือใหม่เข้ามารองรับ

ผมคิดว่านี่เป็นเรื่องที่หลายบริษัทและหลายแผนกต่างก็เผชิญเหมือนกัน นั่นคือ การเปลี่ยนวิธีการทำงานแบบเดิมและการนำเครื่องมือหรือฟังก์ชันใหม่ ๆ มาใช้ มักเป็นสิ่งที่หลายคนรู้สึกลังเล

พวกเราก็เช่นกัน เพราะการนำระบบใหม่มาใช้หมายความว่าทีมงานหน้างานทุกคนจะต้องเรียนรู้วิธีใช้งานเครื่องมือใหม่ด้วย จึงทำให้เราค่อนข้างกังวลในช่วงแรก.

คุณ Koyama:
ด้วย KANNA Report ไม่จำเป็นต้องติดตั้งแอปพลิเคชันใหม่เพิ่มเติม เพียงแค่เพิ่มแท็บ “Custom Report” เข้าไปในแอป KANNA ที่ทุกคนใช้งานอยู่แล้ว

ยิ่งไปกว่านั้น เรายังสามารถนำรูปแบบเอกสาร Excel ที่ใช้งานอยู่เดิมมาใช้ในแอปได้โดยตรง ซึ่งไม่เพียงช่วยลดภาระงานของฝ่ายบริหารเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ทีมงานหน้างานสามารถกรอกเอกสารในรูปแบบที่คุ้นเคยได้ โดยไม่เกิดความสับสน

ด้วยเหตุนี้ ผมจึงมั่นใจว่าการนำ KANNA Report มาใช้จะประสบความสำเร็จและสามารถใช้งานได้อย่างราบรื่น.

ด้วยแอป KANNA คุณสามารถใช้งานทั้งการบริหารจัดการโครงการและแบบฟอร์มดิจิทัลได้ภายในผลิตภัณฑ์เดียว โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งแอปพลิเคชันใหม่

การเปลี่ยนเอกสารเป็นดิจิทัลช่วยแก้ปัญหาการอ่านลายมือผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

คุณ Koyama:
เรามีแผนจะเริ่มใช้งาน KANNA Report อย่างเต็มรูปแบบตั้งแต่เดือนกุมภาพันธ์ และเราคาดหวังกับระบบนี้เป็นอย่างมาก

ที่ผ่านมา ทีมงานหน้างานจะเขียนเอกสารด้วยลายมือ จากนั้นสแกนเอกสารและจัดเก็บไว้ภายใต้แต่ละโครงการใน KANNA Project แต่กระบวนการดังกล่าวก็มีปัญหาอยู่หลายประการ

เอกสารที่สแกนมาบางครั้งถูกบันทึกในรูปแบบไฟล์ที่แตกต่างกัน เช่น PDF หรือ JPEG และในบางกรณีคุณภาพของการสแกนก็ไม่ดี ทำให้ต้องสแกนใหม่อีกครั้ง

นอกจากนี้ หากไฟล์ที่สแกนไม่ได้ตั้งชื่อหรือจัดเก็บอย่างเหมาะสม ก็จะไม่ชัดเจนว่าเอกสารนั้นเป็นของไซต์งานใด หรือจัดทำขึ้นเมื่อใด ทั้งสำหรับผู้ที่ส่งเอกสารและผู้ที่รับเอกสาร ซึ่งอาจนำไปสู่ความผิดพลาดในการทำงานได้

งานลักษณะนี้ต้องทำซ้ำในทุกไซต์งาน ส่งผลให้ทั้งทีมงานหน้างานและฝ่ายบริหารเกิดภาระและความเครียดจากการทำงาน

อย่างไรก็ตาม ด้วย KANNA Report เราไม่จำเป็นต้องสแกนเอกสารอีกต่อไป

เอกสารที่กรอกเสร็จจะถูกบันทึกไว้ภายใต้แต่ละโครงการโดยตรง ทำให้การกรอก การแบ่งปัน และการจัดเก็บเอกสารเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นมาก

ยิ่งไปกว่านั้น เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดถูกบันทึกในรูปแบบดิจิทัล จึงไม่ต้องกังวลกับปัญหาการอ่านลายมือ เช่น "นี่คือเลข 0, 6 หรือ 9 กันแน่?"

อีกหนึ่งประโยชน์สำคัญคือ สามารถลดเวลาที่เคยใช้ในการสแกนเอกสารลงได้อย่างมาก.

หน้าจอแอปพลิเคชัน KANNA Report: แบบฟอร์มดิจิทัลที่คงรูปแบบการใช้งานเช่นเดียวกับ Excel

ที่ผ่านมา หากต้องการสแกนเอกสาร พนักงานหน้างานจำเป็นต้องกลับมาที่สำนักงานก่อน ส่งผลให้ทั้งทีมงานหน้างานและฝ่ายบริหารต้องเสียเวลา โดยฝ่ายบริหารต้องรอให้มีการอัปโหลดเอกสารจึงจะสามารถดำเนินงานต่อได้

อย่างไรก็ตาม หลังจากนำ KANNA Report มาใช้ การจัดทำเอกสารและการแบ่งปันข้อมูลกับฝ่ายบริหารสามารถดำเนินการได้ทันทีจากหน้างาน

เช่นเดียวกับฟังก์ชัน Drawing ของ KANNA Project ความสามารถนี้ช่วยลดชั่วโมงการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งสอดคล้องกับแนวทางการรับมือกับ "2024 Construction Industry Issue"

นอกจากนี้ ในฐานะส่วนหนึ่งของการผลักดันการทำงานแบบ Paperless เรายังเดินหน้าส่งเสริมการใช้ สัญญาอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Contracts) อีกด้วย

KANNA Report มีฟังก์ชัน ลายเซ็นด้วยลายมือ (Handwritten Signature) ซึ่งเรากำลังพิจารณานำมาใช้กับใบรับมอบงานหรือเอกสารรับรองที่ใช้กับลูกค้า

หากสามารถนำมาใช้ได้ เราจะสามารถรวมทุกกระบวนการ ตั้งแต่การเริ่มต้นโครงการไปจนถึงการจัดการเอกสารรับมอบ ไว้ภายใน KANNA เพียงระบบเดียว

เวลาที่ประหยัดได้จาก Digital Transformation ช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการมุ่งเน้นงานขาย และสร้างผลกำไรใหม่ให้กับบริษัท

－ บริษัทของคุณกำลังผลักดัน Digital Transformation (DX) อย่างจริงจัง ทั้งจากการนำ KANNA Series มาใช้และการส่งเสริมสัญญาอิเล็กทรอนิกส์ อยากให้ช่วยเล่าถึงวิสัยทัศน์และแนวทางการพัฒนาของบริษัทในอนาคต

คุณ Koyama:
ใช่ครับ

นอกจากการผลักดัน DX แล้ว โดยเฉพาะในธุรกิจบ้านสร้างใหม่ของเรา เรายังดำเนินโครงการต่าง ๆ เช่น การนำ กล้องแบบสวมใส่ (Wearable Camera) มาใช้ในไซต์ก่อสร้าง เพื่อยกระดับคุณภาพของงานและใช้ในการฝึกอบรมพนักงาน

อย่างไรก็ตาม หากต้องการให้ Digital Transformation สร้างคุณค่าได้อย่างแท้จริง สิ่งสำคัญคือ เครื่องมือดิจิทัลที่นำมาใช้ในแต่ละกระบวนการทำงานจะต้องสามารถเชื่อมโยงและทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น.

แม้แต่ภายใน KANNA Series เอง การทำงานร่วมกันระหว่าง KANNA Project และ KANNA Report ก็ช่วยสร้างประสิทธิภาพที่สูงขึ้น และทำให้การนำระบบไปใช้ในหน้างานเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้น

เมื่อระบบถูกนำมาใช้อย่างเต็มรูปแบบ ทีมงานหน้างานก็จะสามารถเข้าใจถึงคุณค่าของการใช้เครื่องมือดิจิทัลได้มากขึ้น

สำหรับผู้ที่ทำงานในอุตสาหกรรมก่อสร้างอย่างพวกเรา Digital Transformation (DX) เปรียบเสมือนดาบสองคม

ในมุมของฝ่ายบริหาร DX ช่วยลดจำนวนครั้งที่ต้องเดินทางไปยังไซต์งาน แต่ในมุมของทีมงานหน้างาน สิ่งนี้อาจถูกมองว่าเป็นการที่ฝ่ายบริหารเข้าไปมีส่วนร่วมหรือให้ความใส่ใจในหน้างานน้อยลง

อย่างไรก็ตาม หาก DX สามารถลดเวลาที่สูญเสียไปจากการทำงานได้ ฝ่ายบริหารก็จะสามารถนำเวลาที่ประหยัดได้ไปทุ่มเทกับกิจกรรมด้านการขายมากขึ้น

และหากเราสามารถหางานโครงการใหม่ ๆ ได้มากขึ้นจากการทำงานเชิงรุกด้านการขาย เราก็จะสามารถมอบงานให้กับบริษัทคู่ค้าได้มากขึ้นเช่นกัน

กล่าวอีกนัยหนึ่ง นี่คือการสร้าง ความสัมพันธ์แบบ Win-Win ให้กับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

การทำให้ทีมงานหน้างานเข้าใจถึงประโยชน์ร่วมกันในลักษณะนี้ และเชื่อมโยงให้เกิดผลประโยชน์ร่วมกันอย่างแท้จริง นั่นคือความหมายที่แท้จริงของการผลักดัน Digital Transformation

ปัจจุบัน จากการนำ KANNA มาใช้ เราเริ่มเห็นแล้วว่าเวลาที่สูญเสียไปในกระบวนการทำงานลดลงอย่างชัดเจน

ต่อจากนี้ เรามีแผนที่จะยกระดับประสิทธิภาพการดำเนินงานให้มากยิ่งขึ้นด้วย KANNA Report และมุ่งหวังที่จะเพิ่มทั้ง ผลิตภาพ (Productivity) และ ความสามารถในการทำกำไร (Profitability) ของบริษัทต่อไป.

คุณ Koyama จาก Aera Home ร่วมกับทีมงาน KANNA

2024 Construction Industry Issue

ในประเทศญี่ปุ่น อุตสาหกรรมก่อสร้างกำลังเผชิญกับปัญหาการขาดแคลนแรงงานมาอย่างต่อเนื่อง ส่งผลให้การทำงานล่วงเวลาเป็นเวลานานกลายเป็นลักษณะทั่วไปของอุตสาหกรรม

เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าวและยกระดับสภาพแวดล้อมการทำงานของแรงงานในอุตสาหกรรม รัฐบาลญี่ปุ่นจึงกำหนด กฎหมายจำกัดชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาของอุตสาหกรรมก่อสร้าง ซึ่งมีผลบังคับใช้ตั้งแต่เดือนเมษายน ปี 2024

การฝ่าฝืนข้อกำหนดดังกล่าวอาจมีบทลงโทษตามกฎหมาย

ด้วยเหตุนี้ การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการลดชั่วโมงการทำงานจึงกลายเป็นประเด็นเร่งด่วนที่บริษัทก่อสร้างทุกแห่งต้องเร่งดำเนินการ

ชื่อบริษัท: Aera Home Corporation

ประเภทธุรกิจ: ธุรกิจบริการรีโนเวต ธุรกิจก่อสร้างอาคารใหม่ ธุรกิจแฟรนไชส์ และธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ เป็นต้น

ก่อตั้ง: ธันวาคม 1984

จำนวนพนักงาน: 295 คน (ข้อมูล ณ วันที่ 31 พฤษภาคม 2022)

เว็บไซต์: https://aerahome.com/