Transformasi Pengelolaan Dokumen: Dari Pengiriman Fisik ke Workflow Digital dengan KANNA.

Tantangan Berbagi Informasi dan Praktik Pengiriman Dokumen Tradisional yang Dihadapi Perusahaan Keamanan Terkemuka

— Sebagai pembuka, bisakah Anda menceritakan tentang bisnis perusahaan Anda?
Mr. Enoki: Kami menyediakan berbagai produk dan layanan yang berkaitan dengan keamanan, termasuk sistem keamanan, brankas dan peralatan preservasi, perencanaan dan desain, peralatan pelestarian aset budaya, serta pintu khusus. Sejak didirikan pada tahun 1898, kami telah membangun sejarah lebih dari 120 tahun dan kini memegang pangsa pasar teratas di industri solusi keamanan di Jepang. Didukung oleh kemampuan teknis yang kuat yang dikembangkan selama sejarah panjang kami serta rasa tanggung jawab yang besar dalam melindungi aset pelanggan kami memimpin pengembangan brankas produksi dalam negeri di Jepang. Saat ini, sebagai perusahaan solusi keamanan terintegrasi yang menyediakan berbagai solusi seperti sistem kontrol akses dan gerbang keamanan, kami terus berkontribusi dalam menghadirkan keamanan dan ketenangan bagi pelanggan kami.

Bekerja sama erat dengan perusahaan grup kami, Kumahira Manufacturing, kami menyediakan layanan menyeluruh mulai dari pengembangan dan produksi hingga instalasi, pemeliharaan, dan dukungan. Dengan cabang dan kantor di seluruh Jepang, kami mampu memberikan dukungan pelanggan yang detail dan sesuai dengan kebutuhan lokal di berbagai wilayah.
Di antara berbagai fungsi tersebut, divisi Technical Department yang menangani instalasi, pemeliharaan, dan perbaikan sistem serta peralatan kami merupakan tim yang memperkenalkan KANNA. Ruang lingkup pekerjaan mereka sangat luas, mulai dari sistem keamanan digital canggih hingga solusi perlindungan fisik seperti brankas, peralatan preservasi, dan pintu khusus.

— Dalam koordinasi dengan tim lapangan, tantangan spesifik apa yang Anda hadapi?
Mr. Kokubo: Kami menghadapi tantangan besar dalam berkoordinasi dengan perusahaan mitra yang menangani pekerjaan lapangan seperti instalasi, pemeliharaan, dan perbaikan. Contohnya, gambar proyek yang menjadi inti dari pekerjaan instalasi selalu diperbarui setiap kali kami melakukan meeting dengan klien. Setiap kali ada perubahan, kami harus membagikan versi terbaru kepada perusahaan mitra. Namun sebelum menggunakan KANNA, proses berbagi informasi tersebut dilakukan melalui email.
Dengan email, tanpa adanya balasan, kami tidak bisa benar-benar memastikan apakah penerima sudah melihat isi informasinya atau belum. Email juga sering tertumpuk dengan pesan lain sehingga terlewat, bahkan terkadang tidak sengaja terhapus. Ketika revisi gambar terjadi berulang kali, tim internal kami sendiri pun terkadang lupa mengirim versi terbaru meskipun merasa sudah membagikannya.
Kami juga meminta perusahaan mitra untuk mengirimkan foto kondisi di lapangan guna memastikan kualitas instalasi tetap terjaga. Namun, ada yang mengirim melalui email dan ada juga yang melalui pesan teks. Ketidakkonsistenan metode komunikasi ini menjadi tantangan tersendiri. Harus berpindah-pindah antara riwayat email dan pesan teks untuk memeriksa informasi memang terlihat kecil, tetapi pada akhirnya berdampak pada keseluruhan lead time pekerjaan.

Mr. Enoki: Kami juga menghadapi masalah di mana proses berbagi informasi terlalu bergantung pada individu tertentu. Ketika komunikasi dilakukan melalui email atau pesan teks, seluruh informasi hanya tersimpan di akun pribadi atau smartphone milik PIC yang bersangkutan. Akibatnya, informasi tidak dapat dibagikan secara menyeluruh di dalam departemen, dan ketika orang tersebut tidak berada di tempat, menjadi sulit untuk merespons dengan cepat.
Kebutuhan akan proses yang cepat juga berlaku untuk pembayaran kepada perusahaan mitra kami. Dengan revisi “Undang-Undang Subkontrak” menjadi “Undang-Undang Transaksi yang Adil" yang akan diberlakukan pada Januari 2026, persyaratan regulasi menjadi semakin ketat.
Memastikan pembayaran dilakukan tanpa keterlambatan merupakan bagian dari tanggung jawab sosial perusahaan kami. Namun sebelum mengimplementasikan KANNA, invoice, kuitansi, dan berbagai dokumen lainnya masih dipertukarkan melalui pos. Proses yang masih analog ini menyebabkan waktu pengiriman dokumen menjadi lama dan berpotensi menimbulkan keterlambatan pembayaran. Meningkatkan kecepatan workflow dokumen inilah yang juga menjadi salah satu alasan kami memperkenalkan KANNA.

Sebuah Tools yang Membuat Kami Yakin Bisa Beralih dari Pengiriman Dokumen via Pos” — Alasan Kumahira Memilih KANNA

Mr. Enoki: Secara sederhana, pekerjaan kami adalah construction management. Saat mencari berbagai tools DX untuk meningkatkan efisiensi di area tersebut, kami menemukan KANNA. Kami sempat membandingkannya dengan beberapa layanan serupa, namun KANNA unggul berkat fleksibilitas kustomisasinya yang sangat tinggi. Karena kami dapat dengan mudah mengedit nama item dan progress project secara no-code, kami merasa KANNA mampu mendukung operasional yang tetap selaras dengan sistem inti perusahaan kami.
KANNA juga sangat unggul dari sisi keamanan. Bisnis kami adalah melindungi aset, keamanan, dan ketenangan pelanggan. Kebocoran informasi sama sekali tidak dapat ditoleransi, sehingga kami menerapkan standar yang sangat ketat saat mengadopsi layanan eksternal. KANNA berhasil memenuhi seluruh kebutuhan kami, termasuk fitur pembatasan alamat IP.

Dari sisi fungsi, KANNA juga mencakup seluruh kebutuhan yang kami cari. Semua dokumen seperti gambar proyek dan foto, serta komunikasi melalui chat, dapat dibagikan secara terpusat untuk setiap project. Karena seluruh pihak yang terlibat dapat mengakses informasi yang sama, kami merasa solusi ini dapat mengatasi masalah informasi yang sebelumnya terkotak pada individu tertentu. Hal yang paling menarik perhatian kami adalah fitur KANNA Reports. Fitur ini memungkinkan seluruh formulir yang diperlukan didigitalisasi sepenuhnya, termasuk proses pengiriman dan penerimaan dokumen yang dapat dilakukan langsung di dalam KANNA. Dari sini, kami merasa yakin bahwa akhirnya kami bisa meninggalkan proses pengiriman dokumen berbasis pos yang selama ini masih digunakan.

Selama proses evaluasi, kami membandingkan KANNA dengan berbagai layanan lain menggunakan sejumlah kriteria seperti fleksibilitas kustomisasi dan keamanan. Namun, faktor penentu akhirnya adalah user interface yang intuitif. Jika karyawan maupun perusahaan mitra kami tidak dapat menggunakannya dengan mudah, maka implementasi tools tersebut tidak akan berhasil. Tools dengan operasional yang rumit biasanya sulit diterapkan dalam jangka panjang. Dengan KANNA, kami merasa, “Ini pasti bisa digunakan,” dan keyakinan itulah yang menjadi dorongan terakhir untuk mengadopsinya.

Digitalisasi Dokumen untuk Efisiensi Biaya Operasional

— Setelah mengimplementasikan KANNA, hasil apa yang paling terasa?
Mr. Kokubo: Perubahan terbesar yang kami rasakan adalah berkurangnya miskomunikasi seperti “saya sudah kirim / belum kirim” atau “saya sudah informasikan / belum informasikan.” Hal ini dimungkinkan karena KANNA mampu memusatkan seluruh proses berbagi informasi dalam satu platform.
Karena KANNA menghubungkan chat dengan folder dokumen, file yang dikirim melalui chat akan otomatis tersimpan di folder yang telah ditentukan. Dari sudut pandang saya sebagai administrator, kemampuan untuk mengirim sekaligus menyimpan file dalam satu proses terasa sangat efisien. Sementara bagi perusahaan mitra kami, mereka dapat menerima informasi dengan lebih cepat dan mengakses dokumen yang dibutuhkan kapan saja dan di mana saja.

Berkat fitur read receipt pada chat, kami tidak lagi khawatir apakah penerima sudah melihat materi yang kami kirim atau belum. Jumlah panggilan telepon, baik yang kami lakukan maupun yang kami terima, juga berkurang drastis. Sebelumnya, kami sering harus menelepon untuk memastikan dokumen sudah diperiksa, atau perusahaan mitra menghubungi kami untuk mengonfirmasi metode pekerjaan di lapangan. Kini, seluruh komunikasi tersebut dapat dilakukan langsung melalui chat di KANNA. Karena foto juga dapat dibagikan melalui chat, kami bisa memahami kondisi di lapangan dengan jauh lebih jelas dibanding hanya melalui penjelasan via telepon, sehingga instruksi yang diberikan pun menjadi lebih akurat.

Panggilan telepon memang belum sepenuhnya hilang, namun sekarang kami dapat membuka KANNA melalui browser komputer sambil berbicara di telepon dan melihat foto yang dibagikan di chat secara bersamaan. Sebelumnya, ketika seseorang mengatakan “foto sudah saya kirim lewat pesan,” kami harus menggunakan earphone atau mengaktifkan speaker untuk mengecek foto sambil tetap berbicara di telepon hal kecil tetapi cukup merepotkan jika terjadi terus-menerus. Kini, hambatan tersebut sudah tidak ada lagi. Selain itu, seluruh foto yang dibagikan juga otomatis tersimpan sebagai dokumentasi, yang menjadi keuntungan besar bagi kami.

Proses pengiriman file berukuran besar juga menjadi jauh lebih efisien. Program update firmware untuk sistem keamanan kami memiliki ukuran file yang cukup besar, sehingga sebelumnya kami harus menggunakan layanan penyimpanan eksternal untuk membagikannya. Sekarang, kami cukup mengunggahnya langsung ke KANNA. Tidak perlu lagi membuat password, menyusun email, atau bahkan menentukan siapa saja yang perlu menerima file tersebut. Semuanya menjadi jauh lebih mudah.

Mr. Takahashi: Dampak KANNA tidak hanya terasa pada proses berbagi informasi pengaruhnya terhadap pengelolaan dokumen bisnis juga sangat transformasional. Kami mendigitalisasi seluruh dokumen yang dibutuhkan sejak project dimulai hingga selesai dan pembayaran dilakukan, termasuk quotation, purchase order, konfirmasi pesanan, invoice, hingga kuitansi. Kami juga mendesain ulang workflow kami dengan KANNA sebagai pusat operasionalnya.

Secara spesifik, ketika sebuah project dimulai, kami membagikan permintaan pekerjaan kepada perusahaan mitra melalui chat project di KANNA. Berdasarkan informasi tersebut, perusahaan mitra kemudian membuat quotation menggunakan KANNA Reports. Tim kami akan melakukan pengecekan dan menggunakan fitur approval flow untuk memberikan status “Approved” atau “Returned.” Setelah disetujui, kami menerbitkan purchase order berdasarkan quotation tersebut, lalu perusahaan mitra mengirimkan konfirmasi pesanan. Pada saat yang sama, mereka juga mendaftarkan tanggal mulai project dan nilai order melalui fitur reporting di KANNA.

Mr. Enoki: Hasilnya, waktu yang dibutuhkan untuk pengelolaan dokumen berkurang secara drastis. Saat kami masih mengirim dokumen melalui pos, kesalahan kecil pada formulir saja bisa menyebabkan penundaan tambahan karena kami harus menunggu dokumen revisi dikirim kembali sangat merepotkan.
Selain itu, setiap dokumen yang dikirim membutuhkan biaya pengiriman, dan dokumen seperti konfirmasi pesanan maupun kuitansi juga memerlukan materai. Dengan mendigitalisasi seluruh dokumen tersebut, kami berhasil menghilangkan biaya pos dan materai sepenuhnya. Hal ini tentu mengurangi beban operasional, bukan hanya bagi kami tetapi juga bagi perusahaan mitra kami.

Menyusun Panduan Kerja untuk Memastikan Implementasi Lebih Mudah dan Efektif

— Anda telah merasakan berbagai dampak setelah menggunakan KANNA. Apakah ada langkah khusus yang dilakukan untuk memastikan implementasinya berjalan lancar di dalam perusahaan?
Mr. Enoki: Untuk menemukan cara penggunaan KANNA yang paling cocok bagi perusahaan kami, kami memutuskan untuk tidak langsung menerapkannya ke seluruh cabang di seluruh Jepang sekaligus. Kami memulainya secara bertahap, dimulai dari dua lokasi: Departemen Sales di Kantor Pusat dan Cabang Kanto.

Walaupun KANNA cukup mudah digunakan, kami ingin memastikan bahwa karyawan maupun partner perusahaan yang belum terlalu familiar dengan tools digital tetap bisa menggunakannya secara aktif. Karena itu, sebelum implementasi secara nasional, kami lebih dulu mengumpulkan feedback terkait kemudahan penggunaan dan alur operasional di lapangan, agar sistem yang dibangun benar-benar meningkatkan efisiensi tanpa menambah beban kerja bagi siapa pun.

Sekitar tiga bulan setelah tahap awal tersebut, kami mulai melakukan implementasi ke seluruh cabang. Pada saat itu, kami juga telah menyiapkan dua manual operasional satu untuk karyawan dan satu lagi untuk partner perusahaanmasing-masing sekitar 100 halaman. Kami menambahkan link manual tersebut ke fitur notifikasi di KANNA agar pengguna bisa langsung membukanya ketika mengalami kendala atau kebingungan saat menggunakan sistem. Manual tersebut dibuat oleh Mr.Takahashi di sini. Sekarang beliau sudah seperti “ahli KANNA”.

Mr. Takahashi: KANNA cukup sering merilis fitur baru, dan jujur saja, terkadang saya sendiri juga kesulitan mengikuti semuanya. Namun setiap ada fitur baru, saya selalu langsung mencobanya untuk melihat bagaimana fitur tersebut bisa dimanfaatkan agar pekerjaan menjadi lebih efisien.

Meski begitu, kami sadar bahwa manual yang hanya berisi teks dan flowchart terkadang terasa kurang mudah dipahami bagi sebagian pengguna. Karena itu, saat ini kami juga sedang membuat manual baru dalam bentuk video yang menjelaskan langkah-langkah penggunaan secara lebih sederhana dan mudah dipahami.

Mr Enoki: Untuk pembuatan manual video, kami memanfaatkan layanan online eksternal yang sebenarnya sudah kami gunakan sejak beberapa tahun lalu. Meskipun layanan tersebut sudah digunakan sekitar lima tahun, sebelumnya belum benar-benar dimanfaatkan secara maksimal dan cenderung hanya menjadi formalitas saja.
Seiring dengan mendorong penggunaan KANNA, kami juga sedang melakukan pembaruan pada sistem inti perusahaan. Kami melihat momentum ini sebagai titik perubahan. Tujuan kami bukan hanya memaksimalkan penggunaan KANNA, tetapi juga mengoptimalkan layanan lain yang sudah kami miliki agar semuanya saling terhubung dan dapat meningkatkan efisiensi operasional perusahaan secara menyeluruh.

Mr Kokubo: Tentu saja dukungan melalui manual itu penting, tetapi agar sebuah tools atau layanan benar-benar digunakan dan melekat dalam operasional, setiap pengguna harus bisa merasakan langsung manfaatnya. Sebagai orang yang mendorong implementasi KANNA, saya selalu aktif menyampaikan kepada tim lapangan maupun partner perusahaan bahwa “menggunakan ini akan membuat pekerjaan jadi lebih mudah.”
KANNA juga baru saja merilis fitur task terbaru, dan menurut saya penting untuk menjadi orang pertama yang menggunakannya. Dengan begitu, saya bisa menunjukkan langsung kemudahannya sekaligus menjadi contoh bagi tim lainnya.

Membuat Standar Penggunaan KANNA demi Operasional yang Lebih Efisien

— Ke depannya, bagaimana Anda membayangkan workflow dan sistem operasional perusahaan seiring dengan terus digunakannya KANNA?
Mr Enoki: Seperti yang saya sampaikan sebelumnya, manfaat dari implementasi KANNA sudah terlihat jelas. Saat ini, tingkat pemanfaatannya memang masih berbeda-beda di setiap cabang. Namun, cabang yang aktif menggunakan KANNA mulai merasakan peningkatan efisiensi kerja dan menjadi semakin termotivasi untuk memanfaatkannya lebih jauh lagi. Hal ini menciptakan efek positif yang terus berkembang.

Dampak tersebut juga mulai dirasakan oleh departemen lain. Bahkan, divisi yang khusus menangani perbaikan sudah menyatakan ketertarikannya untuk mulai menggunakan KANNA, dan rencananya implementasi akan dimulai pada tahun fiskal berikutnya.

Karena setiap departemen memiliki alur kerja yang berbeda, koordinasi antar tim bisa menjadi lebih sulit dan potensi kesalahan pun meningkat. Oleh karena itu, standarisasi penggunaan tools di seluruh perusahaan menjadi sangat penting. Ketika penggunaan KANNA tidak hanya meluas di departemen teknis tetapi juga ke departemen lain, kami percaya akan muncul berbagai ide baru terkait cara pemanfaatannya dari masing-masing cabang dan departemen.

Sebagai contoh, cabang Chugoku-Shikoku yang cukup aktif menggunakan KANNA sudah mulai memanfaatkan fitur kalender untuk koordinasi dengan partner perusahaan. Ke depannya, kami ingin mengumpulkan dan menstandarkan berbagai ide penggunaan seperti ini agar seluruh pihak yang terlibat dalam operasional dapat merasakan peningkatan efisiensi kerja secara menyeluruh.