Kurangi Penggunaan Kertas, Tingkatkan Efisiensi: 80% Paperless untuk 700 Proyek per Tahun dengan KANNA

Merintis Berbagai Bidang Teknologi Canggih dengan Keahlian yang Dibangun Lebih dari Satu Abad

— Sebagai pembuka, bisakah Anda memperkenalkan AGC Techno Glass Co., Ltd.?
Mr. Morishita: Kami adalah produsen kaca swasta pertama di Jepang dengan sejarah lebih dari 140 tahun. Sejak didirikan pada tahun 1883, kami telah bergerak di bidang produksi kaca khusus.
Pada tahun 1960-an, kami memperluas bisnis ke produk peralatan makan tahan panas dan lampu bohlam. Kemudian pada tahun 1980-an, kami memproduksi komponen untuk layar televisi. Dengan terus menyesuaikan diri terhadap kebutuhan di setiap era, bisnis kami pun terus berkembang dari waktu ke waktu.
Saat ini, sebagai salah satu basis penting dalam bidang strategis AGC Group: Electronics, Mobility, dan Life Sciences kami setiap hari mengembangkan berbagai produk kaca untuk beragam kebutuhan industri.

Dengan memanfaatkan keahlian luas yang telah kami kembangkan dalam teknologi peleburan, pemrosesan, dan thin-film, kami membangun sistem terpadu yang mencakup seluruh proses mulai dari pengembangan hingga produksi.
Selain itu, kami juga memiliki fasilitas khusus yang dirancang untuk produksi dalam jumlah kecil dengan berbagai variasi produk. Melalui kekuatan tersebut, kami menyediakan material untuk berbagai bidang yang berkembang pesat dan memiliki potensi besar, seperti peningkatan performa smartphone, autonomous driving, AR/VR, semikonduktor generasi berikutnya, hingga regenerative medicine.

Mengelola 700 Proyek per Tahun — Mengatasi Tantangan Dokumen Kertas dan Waktu yang Terbuang

— Perusahaan Anda telah mengembangkan berbagai teknologi canggih sepanjang sejarahnya. Tantangan apa yang akhirnya mendorong implementasi KANNA, dan di departemen mana solusi ini diterapkan?

Mr Morishita: Di dalam Facilities Group, Equipment Engineering Department, kami mengimplementasikan KANNA Project dan KANNA Report. Tanggung jawab kami mencakup penyusunan spesifikasi untuk seluruh proyek konstruksi internal, pengelolaan pelaksanaan proyek, hingga pekerjaan konstruksi internal dan pemeliharaan utility plant.

AGC Techno Glass berpusat di Yoshida Town, Distrik Haibara, Prefektur Shizuoka. Area operasional kami cukup luas, terdiri dari banyak gedung dan berbagai fasilitas yang beroperasi setiap hari. Karena memiliki sejarah yang panjang, jenis proyek konstruksi yang kami tangani juga sangat beragam—mulai dari perbaikan bangunan, pemeliharaan peralatan, hingga pemasangan fasilitas baru.

Area pabrik kami sangat luas kurang lebih setara dengan lima Tokyo Dome. Di area sebesar itu, Facilities Group saja menangani rata-rata 350 proyek konstruksi per tahun, sementara secara keseluruhan AGC Techno Glass mengelola sekitar 700 proyek setiap tahunnya, termasuk pemeliharaan peralatan dan pengelolaan fasilitas. Bisa dibilang, hampir setiap hari selalu ada pekerjaan yang berjalan.
Untuk memastikan keamanan dalam setiap proyek tersebut, kami meminta partner perusahaan untuk mengirimkan banyak dokumen setiap harinya. Sebelumnya, seluruh proses ini masih dilakukan menggunakan kertas. Kalau dipikir sekarang, prosesnya benar-benar tidak efisien.

Masalah pertama adalah jumlah dokumen kertas yang sangat banyak. Setiap hari, dokumen baru harus dilubangi dan disimpan ke dalam binder tebal. Pekerjaan sederhana dan berulang ini saja sudah memakan banyak waktu. Ketika rak kantor penuh, dokumen lama harus dipindahkan ke ruang arsip. Namun saat kami perlu memeriksa detail proyek sebelumnya, prosesnya sangat merepotkan berjalan dari kantor ke ruang penyimpanan, mencari binder yang tepat di rak, lalu membuka halaman satu per satu. Waktu yang terbuang hanya untuk mencari satu informasi saja sangat besar.

Masalahnya bukan hanya pada dokumen fisik file digital kami pun tidak tertata dengan baik. Foto konstruksi dan gambar kerja memang disimpan di server, tetapi setiap orang memiliki cara masing-masing dalam memberi nama folder dan menentukan lokasi penyimpanan file. Tidak jarang kami menghabiskan waktu hanya untuk mencari file sambil bertanya, “Foto itu disimpan di mana ya?”
Dari situ kami menyadari bahwa jika seluruh dokumen, foto, dan material proyek bisa dikelola secara terpusat berdasarkan proyek, maka informasi yang dibutuhkan dapat diakses dengan cepat dan berbagai inefisiensi tersebut bisa dihilangkan. Pemikiran itulah yang akhirnya mendorong kami untuk mengimplementasikan KANNA.

Format yang Familiar dan Keamanan Terpercaya — Alasan Utama Memilih KANNA

— Anda sempat menyebutkan bahwa tujuan utamanya adalah memusatkan pengelolaan informasi proyek konstruksi. Mengapa akhirnya memilih KANNA?
Mr. Morishita: Alasan terbesar kami memilih KANNA adalah adanya fitur KANNA Report, yang memungkinkan formulir Excel yang selama ini kami gunakan didigitalisasi tanpa mengubah tampilan maupun cara penggunaannya. Saat pertama kali melihatnya, saya langsung berpikir, “Ini benar-benar revolusioner!”
Kekhawatiran terbesar kami saat mengadopsi tools baru adalah jangan sampai membebani partner perusahaan yang sudah lama bekerja sama dengan kami. Jika format kerja berubah terlalu drastis, hal itu bisa menimbulkan kebingungan di lapangan. Namun dengan KANNA, kekhawatiran tersebut hilang.
Keunggulan lainnya adalah akun untuk partner perusahaan dapat dibuat secara gratis dan tanpa batas jumlah pengguna. Kami tentu tidak bisa meminta partner kami menanggung biaya penggunaan tools tambahan, sehingga model pricing seperti ini menjadi salah satu faktor penting dalam keputusan kami memilih KANNA.

KANNA juga memberikan tingkat keamanan yang sangat terpercaya. Di dalam AGC Group, kami memiliki banyak teknologi proprietary, sehingga standar untuk mencegah kebocoran informasi ditetapkan dengan sangat ketat. Bahkan, ada beberapa tools yang tidak bisa kami gunakan karena alasan keamanan.
Karena itu, kami memiliki sistem khusus untuk memperkenalkan tools DX yang telah memenuhi standar keamanan perusahaan agar dapat digunakan secara luas di seluruh grup. Kami pertama kali mengenal KANNA melalui sistem tersebut KANNA diperkenalkan di situs internal grup dengan informasi bahwa, “Tools ini telah memenuhi persyaratan keamanan dan aman untuk diimplementasikan.”

“Jauh Lebih Praktis” — Tiga Manfaat Utama yang Dirasakan Setelah Menggunakan KANNA

— Setelah mengimplementasikan KANNA, perubahan seperti apa yang Anda rasakan?
Mr Morishita: Sejak menggunakan KANNA, kami merasakan banyak perubahan positif di lapangan. Pertama, pengelolaan dokumen yang selama ini menjadi tantangan besar mengalami peningkatan yang sangat signifikan. Berkat KANNA Report, sekitar 80% operasional proyek konstruksi yang dikelola Facilities Group kini sudah paperless. Beban proses lama, seperti partner perusahaan harus membawa dokumen fisik dan meminta tanda tangan secara langsung, kini sepenuhnya hilang, sehingga pekerjaan menjadi jauh lebih ringan bagi kedua belah pihak.

Dulu, partner perusahaan bahkan harus mampir ke kantor terlebih dahulu sebelum pergi ke lokasi proyek hanya untuk mencetak dokumen. Sekarang, semuanya bisa langsung diinput melalui smartphone atau tablet. Mendengar mereka berkata, “Sekarang kami tidak perlu mampir ke kantor lagi,” juga menjadi hal yang sangat membahagiakan bagi kami.

Komunikasi pun berubah drastis. Laporan progres harian kini sebagian besar dilakukan melalui fitur report di KANNA, lengkap dengan foto lapangan. Dengan begitu, saya dapat memahami kondisi proyek tanpa harus datang langsung ke lokasi.

Salah satu perubahan terbesar adalah berkurangnya panggilan telepon. Sebelumnya, saya sering harus menghentikan meeting hanya untuk menjawab telepon mendadak terkait pekerjaan. Sekarang, komunikasi tersebut cukup dilakukan melalui chat di KANNA sehingga kekhawatiran itu hampir tidak ada lagi.

Berbeda dengan email yang biasanya membutuhkan salam pembuka formal, di KANNA kami cukup menyampaikan poin-poin penting saja. Kami juga menyampaikan kepada partner perusahaan bahwa “cukup kirim inti informasinya saja.” Hasilnya, kedua belah pihak kini dapat menggunakan waktu kerja dengan jauh lebih efisien.

Dan yang terakhir, kami akhirnya berhasil mengatasi tantangan lama terkait pengelolaan terpusat untuk foto dan dokumen proyek. Sebelumnya, foto harus dipindahkan terlebih dahulu ke komputer, dokumen kertas perlu dipindai satu per satu, lalu semuanya disimpan kembali ke dalam folder proses yang menciptakan banyak pekerjaan tambahan.
Sekarang, seluruh informasi sudah tersusun berdasarkan proyek di dalam KANNA, sehingga bahkan data proyek lama pun bisa ditemukan secara instan. Jika dikumpulkan, dampak dari berbagai peningkatan efisiensi kecil ini ternyata memberikan perubahan yang sangat besar bagi operasional kami secara keseluruhan.

“Sekarang Sulit Membayangkan Bekerja Tanpa KANNA” — Menuju Operasional Konstruksi yang Lebih Efisien dan Minim Error

— Terima kasih banyak. Sebagai penutup, bagaimana pandangan Anda mengenai upaya meningkatkan efisiensi operasional bersama KANNA ke depannya?

Mr Morishita: Di dalam Facilities Group, kami menargetkan digitalisasi penuh dokumen konstruksi pada tahun 2024, dan KANNA menjadi partner yang sangat penting untuk mencapai target tersebut. Salah satu supervisor kami bahkan pernah mengatakan, “Tanpa KANNA, pekerjaan akan terasa sulit. Kita harus terus memperluas pemanfaatannya.”
Saat ini, saya juga aktif berdiskusi dengan partner perusahaan maupun rekan internal untuk mengumpulkan masukan seperti, “Akan lebih mudah digunakan jika bisa seperti ini,” agar operasional ke depannya bisa semakin efisien dengan KANNA.

Alasan kami menaruh ekspektasi besar terhadap KANNA bukan hanya karena fitur-fiturnya, tetapi juga karena tim Aldagram selalu mendengarkan masukan kami dengan serius dan proaktif. Sering kali ketika kami mengusulkan perbaikan, mereka menjawab, “Pengembangan itu sebenarnya sudah sedang kami kerjakan.” Sikap untuk terus berkembang bersama pengguna inilah yang membuat kami sangat percaya pada KANNA.

Berkat rasa percaya tersebut, kami kini mulai mempertimbangkan untuk memperluas penggunaan KANNA tidak hanya di dalam grup kami, tetapi juga ke departemen lain di perusahaan. Tentu saja, selalu ada kemungkinan sebagian orang merasa ragu terhadap cara kerja baru. Namun saya tidak terlalu khawatir, karena partner perusahaan yang awalnya kami pikir akan paling kesulitan beradaptasi ternyata justru bisa menggunakan KANNA dengan cepat dan lancar karena implementasinya sangat mudah.

“Begitu mencoba, Anda akan langsung merasakan betapa mudahnya.” Menurut saya, itu sendiri sudah menjadi alasan paling meyakinkan.
Karena itu, kami melihat tahun 2025 sebagai periode persiapan penting untuk implementasi internal yang lebih luas. Kami juga berencana menjalankan berbagai aktivitas PR dan training di dalam perusahaan guna mendorong adopsi yang lebih menyeluruh.
Tujuan kami adalah agar seluruh pihak yang terlibat dalam pekerjaan konstruksi dapat memanfaatkan KANNA secara maksimal dan, melampaui batas antar departemen, benar-benar mewujudkan slogan perusahaan kami: “Konstruksi yang lebih cerdas, mudah, dan minim kesalahan.”