Semua Dokumentasi Lapangan Lebih Praktis dengan KANNA — Kurangi Beban Kerja Hingga 700 Jam per Tahun

Seiring meningkatnya fokus menuju masa depan carbon-neutral, permintaan terhadap peralatan tenaga surya juga terus bertambah.

— Sebagai pembuka, bisakah Anda menjelaskan mengenai kegiatan bisnis Sanix Incorporated?
Mr Harada: Mulai dari maintenance peralatan, pengendalian hama, daur ulang limbah, hingga layanan energi, kami menyediakan berbagai layanan yang bertujuan melindungi kehidupan sehari-hari pelanggan sekaligus menciptakan lingkungan yang dapat diwariskan kepada generasi berikutnya.
Salah satu kekuatan kami adalah kemampuan untuk menyediakan layanan secara menyeluruh, mulai dari penjualan, instalasi, hingga O&M (operations and maintenance), seperti yang kami lakukan dalam bisnis peralatan tenaga surya tempat kami mengimplementasikan KANNA.

Sanix Incorporated, Environmental Resource Development Division, Niigata Plant

Hal yang paling kami utamakan adalah keahlian teknis yang kami miliki. Sejak didirikan pada tahun 1975, kami telah membangun fondasi kuat melalui berbagai pengalaman konstruksi dan secara aktif mengadopsi teknologi baru. Semangat untuk terus menjadi pionir tersebut lahir dari tingginya kemampuan teknis kami.
Untuk mempertahankan sekaligus meningkatkan kualitas tersebut, kami juga menerapkan sistem dukungan pembelajaran bagi karyawan. Hasilnya, banyak karyawan kami yang memiliki sertifikasi penting di bidang konstruksi dan kelistrikan.

— Anda mengimplementasikan KANNA di Divisi PV Business untuk bisnis peralatan tenaga surya. Tantangan apa yang melatarbelakangi keputusan tersebut?
Mr Harada: Tantangan utamanya berkaitan dengan komunikasi bersama partner perusahaan. Karena tenaga surya berkontribusi terhadap pengurangan CO2 dan pencapaian SDGs, pemerintah mulai активно mendorong penggunaan peralatan tenaga surya. Sejak tahun 2023, kami melihat peningkatan signifikan dari perusahaan-perusahaan yang mempertimbangkan pemasangan sistem solar power. Artinya, jumlah proyek dan pesanan juga meningkat secara signifikan.

Sejak saat itu, kami lebih fokus pada manajemen konstruksi, sementara pekerjaan instalasi di lapangan dialihkan kepada partner perusahaan terpercaya. Sebelumnya, sebagian besar pekerjaan konstruksi kami lakukan secara internal, sehingga informasi proyek, detail pekerjaan, hingga catatan penting dapat dibagikan dengan baik melalui komunikasi harian antar karyawan. Namun, ketika harus berbagi informasi yang terus berubah di setiap proyek kepada banyak partner perusahaan tanpa ada informasi yang terlewat, prosesnya menjadi tidak mudah.

Di perusahaan kami, ada sangat banyak proyek yang berjalan setiap tahunnya, dan masing-masing membutuhkan dokumen yang berbeda tergantung kebutuhan klien. Selain harus berkoordinasi dengan partner perusahaan di seluruh Jepang, kami juga perlu menangani pembuatan berbagai dokumen administrasi.
Untuk menghadapi pembatasan jam kerja yang mulai diberlakukan pada April tahun ini yang dikenal sebagai “2024 Construction Industry Issue” kami menyadari bahwa implementasi DX tools seperti KANNA menjadi hal yang sangat diperlukan.

Atasi Repotnya Konfirmasi via Telepon yang Menghambat Produktivitas Tim Lapangan dan Manajemen

— Sebelum mengimplementasikan KANNA, metode komunikasi seperti apa yang digunakan?
Mr Otsuka: Sebagian besar masih menggunakan email dan telepon. Bahkan ada beberapa partner perusahaan yang tidak memiliki komputer, sehingga ketika kami mengirim dokumen seperti blueprint melalui fax, tulisan di dalamnya sering kali menjadi sulit dibaca. Dalam situasi seperti itu, kami harus mencetak dokumen dan mengantarkannya langsung ke lokasi proyek.
Selain itu, informasi proyek cukup sering mengalami perubahan. Setiap ada pembaruan, kami harus kembali menghubungi partner perusahaan satu per satu. Selalu ada risiko informasi terlewat, dan jika komunikasi tidak berjalan dengan baik, hal tersebut bisa menyebabkan keterlambatan konstruksi maupun masalah lainnya.
Karena itu, komunikasi yang detail menjadi sangat penting. Namun di sisi lain, partner perusahaan kami juga sibuk, sehingga tidak ada jaminan mereka langsung membaca email yang kami kirim. Akibatnya, kami sering harus melakukan follow-up melalui telepon dengan pertanyaan seperti, “Apakah perubahan informasinya sudah dicek?”
Komunikasi yang intens memang penting agar proyek berjalan lancar, tetapi cara kerja seperti ini jelas tidak efisien. Panggilan telepon dapat mengganggu pekerjaan kedua belah pihak. Salah satu tujuan utama kami mengimplementasikan KANNA adalah untuk menghilangkan inefisiensi tersebut dan membuat komunikasi dengan partner perusahaan menjadi lebih lancar serta terorganisir.

— Dengan mempertimbangkan “2024 Construction Industry Issue”, Anda memutuskan untuk mengimplementasikan DX tool guna memperlancar komunikasi dengan partner perusahaan. Apa yang membuat Anda akhirnya memilih KANNA?

Mr Harada: Alasan pertama adalah adanya Customer Success Team yang sangat mendukung proses implementasi kami. Sebelumnya, kami pernah menggunakan DX tool dari bidang lain, tetapi karena kesulitan dalam operasional, kami tidak dapat memanfaatkan fitur-fiturnya secara maksimal dan sulit melihat efektivitas biayanya. Bahkan setelah implementasi, dukungan dari penyedia tools tersebut juga kurang memadai setelah masa trial selesai, kami kesulitan memaksimalkan penggunaannya, dan ketika meminta bantuan, kami tidak selalu mendapatkan jawaban yang kami butuhkan, atau orang yang menangani selalu berbeda-beda.
Karena pengalaman tersebut, saat online meeting pertama untuk membahas kemungkinan implementasi KANNA, saya langsung menyampaikan berbagai kekhawatiran kami sekaligus menanyakan tentang Customer Success Team mereka. Kami segera dipertemukan dengan PIC KANNA, sehingga kami bisa menjelaskan tantangan dan kekhawatiran kami secara detail.

Bahkan sejak tahap awal, sebelum kami benar-benar memutuskan untuk menggunakan KANNA, mereka sudah mendengarkan kebutuhan kami dengan sangat serius. Dari situ saya merasa, “Sepertinya ini bisa berjalan dengan baik.” Yang membuat kami yakin bukan hanya tool-nya saja, tetapi juga adanya rasa tenang karena mereka akan terus mendukung kami setelah implementasi. Dukungan berkelanjutan tersebut menjadi salah satu faktor terbesar dalam keputusan kami.

Selain itu, KANNA menyediakan akun gratis tanpa batas untuk partner perusahaan. Kami sempat membandingkannya dengan beberapa tools serupa lainnya, namun kemampuan KANNA untuk menjaga running cost tetap rendah menjadi alasan penting bagi kami.
Dari sisi penggunaan di lapangan, KANNA juga multifungsi dan mudah digunakan. Sementara dari sisi manajemen, kami sangat tertarik dengan fitur opsional KANNA Report yang memungkinkan pembuatan laporan custom langsung di dalam aplikasi.
Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, dokumen yang dibutuhkan setiap klien berbeda-beda. Ditambah lagi, dengan meningkatnya perhatian terhadap keselamatan kerja dan pengurangan jam kerja, jumlah dokumen yang diperlukan juga terus bertambah. Semua dokumen tersebut memang penting, tetapi sebelumnya tim kami harus kembali ke kantor hanya untuk membuat dan mencetak dokumen administrasi.
Dengan adanya KANNA Report, kami berharap proses back-office tersebut juga dapat menjadi jauh lebih efisien.

Tools Lebih Mudah Diadopsi Saat Tim Lapangan Merasakan Manfaatnya

— Setelah mengimplementasikan KANNA, sistem operasional seperti apa yang saat ini diterapkan?
Mr Harada: Sebagai tahap uji coba sebelum implementasi secara nasional, saat ini kami memfokuskan penggunaan KANNA di wilayah Kanto. Berdasarkan pengalaman kami sebelumnya saat mengadopsi DX tool dari bidang lain, ada beberapa partner perusahaan yang menolak menggunakan tools digital baru karena merasa belum familiar, bahkan ada yang langsung berkata, “Kami tidak mau pakai itu!”
Untuk mengatasi tantangan tersebut, hal pertama yang perlu dilakukan adalah menciptakan success story terlebih dahulu.

Agar success story itu tercipta, partner perusahaan harus benar-benar merasakan manfaat dari penggunaan KANNA. Karena itu, saat ini kami terutama memanfaatkan fitur berbagi dokumen dan foto, serta fitur chat untuk komunikasi dengan tim lapangan.
Sementara untuk fitur opsional KANNA Report, kami sedang mempertimbangkan pemanfaatannya di level lapangan ke depannya. Namun untuk saat ini, fitur tersebut masih digunakan oleh karyawan internal kami untuk membuat berbagai dokumen terkait O&M (operations and maintenance).

— Menciptakan success story berarti membuat orang benar-benar merasakan manfaatnya secara langsung. Itu poin yang menarik.
Mr Harada: Beralih dari cara kerja yang sudah terbiasa digunakan ke sistem baru memang selalu menimbulkan rasa ragu. Saya sendiri pernah bekerja langsung di lapangan, jadi saya memahami adanya resistensi terhadap implementasi DX tools. Namun begitu sistemnya berjalan, pekerjaan justru akan menjadi lebih mudah bagi semua orang di lapangan.

Panggilan telepon dan email yang terus-menerus setiap ada perubahan informasi bukan hanya menjadi beban bagi kami di sisi manajemen, tetapi juga bagi partner perusahaan.
Jika komunikasi yang sebelumnya dilakukan lewat telepon, email, bahkan terkadang harus mengantar dokumen secara langsung bisa dipindahkan ke KANNA, maka tim lapangan cukup mengecek semua informasi melalui smartphone mereka. Mereka juga dapat melihat dokumen dan blueprint terbaru secara real time setiap kali ada pembaruan. Ini tentu menguntungkan kedua belah pihak.

Memang ada beberapa orang yang mungkin kesulitan dalam penggunaan awal, tetapi pendekatan dari perspektif lapangan adalah kuncinya. Bahkan bagi mereka yang belum terbiasa menggunakan DX tools, kebanyakan tetap mahir menggunakan smartphone. Apalagi sekarang platform video pendek sangat populer, dan banyak pekerja menonton video singkat saat waktu istirahat.
Karena itu, di dalam perusahaan kami juga membagikan panduan penggunaan dalam bentuk video.

Se-detail apa pun manual yang dibuat, kenyataannya orang di lapangan sering kali tidak sempat membacanya. Jadi kami memikirkan cara penyampaian yang paling sesuai dengan kebiasaan mereka sehari-hari. Bahkan untuk video pun, jika terlalu panjang, biasanya tidak akan ditonton.
Kuncinya adalah membuat video singkat yang cepat dan mudah ditonton kapan saja, mirip seperti konten di aplikasi short video yang populer saat ini.

Pangkas Waktu Komunikasi Harian hingga 2 Jam dan Gunakan untuk Meningkatkan Produktivitas

— Dengan uji coba yang dijalankan dengan fokus pada perspektif lapangan, bagaimana perkembangannya sejauh ini?
Pada proyek konstruksi berskala besar, terkadang kami menangani pemasangan peralatan di beberapa gedung sekaligus dalam satu proyek. Dalam situasi seperti itu, meskipun kami sebagai pihak manajemen berada langsung di lokasi, memantau progres setiap gedung sekaligus memberikan arahan tetap menjadi hal yang kurang efisien.
Karena sistem tenaga surya biasanya dipasang di area yang tinggi, perpindahan antar gedung sering kali mengharuskan kami naik turun scaffolding atau tangga, yang tentu memakan cukup banyak waktu dan tenaga.

Dalam situasi seperti itu, KANNA terbukti sangat efektif. Dengan cukup mengirim pesan melalui chat seperti, “Tolong share progresnya beserta foto,” kami bisa memahami kondisi di lapangan tanpa harus berpindah antar gedung secara langsung.
Tentu saja, final inspection tetap kami lakukan secara langsung di lokasi. Namun sebelum itu, kami sudah bisa mendapatkan banyak informasi dari foto-foto yang dibagikan dan memberikan arahan yang lebih tepat dengan lebih efisien.

Hal ini menjadi sangat penting terutama pada proyek di fasilitas pemerintah, di mana deadline sangat ketat dan penghematan waktu sekecil apa pun dapat memberikan dampak besar terhadap efisiensi pekerjaan secara keseluruhan.
Ini memang pendapat pribadi saya, tetapi sejak jumlah panggilan telepon berkurang dan proses pengecekan maupun pemberian arahan bisa dilakukan jarak jauh melalui foto, saya merasa jam kerja saya berkurang hingga sekitar dua jam per hari.
Selain itu, proses berbagi informasi setelah pekerjaan lapangan selesai juga dilakukan melalui KANNA, sehingga rasanya saya bisa menyelesaikan pekerjaan setara 1,5 orang sendirian.

— Anda bisa menyelesaikan pekerjaan setara 1,5 orang dan bahkan mengurangi jam kerja hingga sekitar dua jam. Itu perubahan yang sangat besar.
Mr Otsuka: Bukan hanya itu, saya juga merasa implementasi KANNA membantu meningkatkan ketepatan pekerjaan di lapangan. Setelah menerima proyek, kami biasanya memilih partner perusahaan terlebih dahulu, lalu menyerahkan berbagai dokumen yang diperlukan sebelum pekerjaan konstruksi dimulai. Sebelumnya, proses penyerahan dokumen ini cukup memakan waktu.
Sekarang, kami cukup mengundang partner perusahaan yang terpilih ke dalam KANNA dan mengunggah dokumen yang sebelumnya sudah kami siapkan bersamaan dengan proses pemilihan kontraktor.
Dengan begitu, proses handover kini selesai langsung melalui KANNA, sehingga waktu dan tenaga yang dibutuhkan jauh lebih sedikit. Namun manfaatnya bukan hanya di sisi kami saja.
Dari sudut pandang partner perusahaan, mereka dapat langsung memeriksa dokumen begitu proyek diputuskan. Jika ada pembaruan dokumen sebelum pekerjaan dimulai, mereka juga bisa segera mengetahui perubahan tersebut dan meresponsnya dengan cepat. Hal ini membuat mereka lebih mudah memahami kondisi proyek dan memiliki waktu persiapan yang lebih banyak dibanding sebelumnya.
Sebelum menggunakan KANNA, komunikasi kami biasanya hanya melalui pemilik perusahaan atau kepala mandor dari partner perusahaan. Namun mereka tidak selalu terlibat langsung di lapangan. Akibatnya, sering terjadi informasi yang sudah kami sampaikan sebelumnya tidak benar-benar diteruskan kepada pekerja di lokasi.
Sekarang, dengan KANNA, semua pihak yang memiliki akun dan terlibat dalam proyek dapat langsung mengakses informasi yang dibagikan. Hal ini menghilangkan risiko miskomunikasi akibat informasi yang diteruskan dari satu orang ke orang lain.
Ini tentu menguntungkan bukan hanya bagi kami di sisi manajemen, tetapi juga bagi partner perusahaan.

Bapak Fujisaki, seorang teknisi yang memeriksa pekerjaannya menggunakan KANNA, bersama Bapak Otsuka yang turut hadir dalam wawancara ini.Bapak Fujisaki mengatakan, “Kami memang tidak terlalu terbiasa dengan hal-hal digital, tapi aplikasi ini tidak rumit, jadi kami bisa menggunakannya dengan baik. Selama ada smartphone, semua informasi yang kami butuhkan bisa langsung dicek.”

Di masa lalu, ada kasus di mana informasi yang kami sampaikan tidak sampai ke tim lapangan. Dalam situasi seperti itu, kami harus menjelaskan hal yang sama berulang kali, dan terkadang bahkan harus mengulang sebagian pekerjaan. Ketidakefisienan seperti ini tentu mengurangi waktu berharga di lapangan.
Pemasangan sistem tenaga surya juga sering melibatkan pemadaman listrik, sehingga meminimalkan downtime menjadi bagian yang sangat krusial dalam pekerjaan. Karena kami bekerja di industri yang sangat bergantung pada waktu, menghilangkan inefisiensi dengan KANNA adalah sesuatu yang kemungkinan besar juga dirasakan oleh para partner perusahaan kami.

Mendorong profit perusahaan sambil mendigitalisasi dan mengarsipkan data lapangan untuk jangka panjang

— Industri Anda sangat bergantung pada ketepatan waktu, dan mulai April 2024, pembatasan jam lembur akan diberlakukan. Dengan kondisi ini, peningkatan efisiensi tentu semakin dibutuhkan. Sebagai penutup, bagaimana outlook perusahaan Anda ke depan?

Mr Harada: Seperti yang sudah saya sampaikan, kami sudah mulai merasakan dampak positif dari implementasi KANNA bahkan sejak tahap uji coba. Selain “2024 Construction Industry Issue”, kekurangan tenaga kerja yang terjadi di seluruh industri juga memberikan dampak bagi kami. Karena itu, DX tools seperti KANNA menjadi sangat penting dalam mendukung operasional kami.
Pekerjaan instalasi peralatan tenaga surya dilakukan di area luar ruangan. Karena itu, sering kali blueprint menjadi basah akibat hujan mendadak atau tertiup angin, dan kami juga menerima permintaan dari partner perusahaan untuk mencetak ulang dokumen tersebut. Setiap kali itu terjadi, kami harus kembali ke kantor, mencetak ulang blueprint, lalu membawanya kembali ke lokasi proyek.
Banyak lokasi proyek berada di area pegunungan atau daerah terpencil yang akses transportasinya tidak mudah, sementara kantor dengan printer sering kali cukup jauh. Dengan KANNA yang memungkinkan berbagi dokumen melalui cloud, kami dapat mengurangi waktu dan tenaga untuk proses tersebut, mendorong paperless operation, sekaligus menghemat biaya bahan bakar.
Dengan tujuan mengurangi waktu dan biaya tersebut, prioritas utama kami saat ini adalah memperluas penggunaan KANNA di internal PV Technical Department. Sebagai manajer, saya sering mengunjungi berbagai site di seluruh Jepang, dan setiap kali saya menyampaikan bahwa “kami baru saja mengimplementasikan tool ini.” Namun, untuk dapat melewati proses approval internal, kami juga perlu mengukur efektivitasnya secara kuantitatif. Hal ini memang tidak mudah, tetapi tim KANNA sangat membantu dengan memberikan saran terkait cara menyusun data tersebut.
Umur pakai peralatan tenaga surya sendiri sekitar 30 tahun. Karena sistem ini membutuhkan operasi jangka panjang yang stabil, maka maintenance berkala menjadi sangat penting. Saat ini kami menggunakan KANNA mulai dari tahap konstruksi hingga penyelesaian proyek, namun ke depannya kami juga mempertimbangkan untuk mengelola seluruh proses mulai dari survei lokasi hingga maintenance setelah selesai menggunakan KANNA.
Jika hal ini tercapai, KANNA akan menjadi seperti “rekam medis” bagi peralatan kami. Bahkan 30 tahun setelah instalasi, dengan melihat kembali data di KANNA, kami dapat memahami secara detail tidak hanya proyeknya, tetapi juga riwayat perkembangan peralatan tersebut. Hal ini akan membantu menjaga kualitas yang konsisten meskipun terjadi pergantian generasi tenaga kerja, dan pada akhirnya berkontribusi pada masa depan perusahaan kami.


2024 Construction Industry Issue
Di Jepang, industri konstruksi menghadapi kekurangan tenaga kerja. Akibatnya, jam kerja lembur yang panjang menjadi hal yang umum di industri ini. Untuk mengatasi hal tersebut dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik bagi para pekerja, pemerintah Jepang menetapkan regulasi yang membatasi jam kerja lembur di industri konstruksi, yang mulai berlaku pada April 2024. Pelanggaran terhadap aturan ini dapat dikenakan sanksi. Oleh karena itu, peningkatan efisiensi dan pengurangan jam kerja menjadi hal yang mendesak yang harus segera diatasi oleh perusahaan konstruksi.