協力会社との連携を円滑に！電話・メールの往復をやめ、生産性を向上させた3社の事例

【事例1：日本管財株式会社】

■企業情報：建物管理運営・修繕工事／従業員数10,278名

■導入前の課題：協力会社からのメール確認が1日200通も。状況の把握に遅れが出ていた
■活用のポイント：写真の管理はKANNAに集約し、報告機能とレポート機能を活用
■導入後の効果：現場と事務所の移動コストを大幅に削減し、協力会社ごとの写真台帳作成も自動化

ビルをはじめとする建物の管理運営事業に従事する日本管財株式会社。同社のエンジニアリングマネジメント本部EMセンターでは、遠方の工事案件が増えるにつれ、協力会社との情報共有に大きな課題を感じていました。
協力会社からの状況報告はメール中心。現場担当者は作業後に事務所に戻りPCから返事をする必要があるため、やりとりにタイムラグが生じ、管理監督者は1日に200通以上のメールを確認する必要がありました。その結果、確認漏れや指示の遅れが生じることも。また、協力会社ごとに資料の共有方法が異なり、管理が煩雑になっていました。

そこで同社はKANNAの導入を決断。コストの心配なく協力会社を招待できる料金体系と、直感的な操作性が決め手となりました。メールだった連絡手段はチャットに変わり、資料の共有もクラウドに一元化しました。協力会社の担当者でも、スマートフォンで撮影した写真をその場で共有できるため、管理者は遠隔からでもリアルタイムにその状況を把握し、的確な指示を出せるようになりました。

日本管財が活用する「報告機能」画面

日本管財が活用する「チャット」画面、写真とメッセージがセットで送れるため瞬時に視覚情報が得られ適切な指示が出来る

報告機能を使えば、その日の作業内容と現場写真をスマートフォン一つで簡単に報告できるます。

日本管財が作成している「現場ルール」。テンプレートをコピーし現場によって書き換え、jpgデータでKANNA内に格納している。登録日も一目でわかる

> 担当者の声

「KANNAなら遠隔でも明確な状況把握ができ、トラブルが生じたときもタイムリーかつ迅速な指示が出せます。現場に出向くには時間だけでなく交通費も発生するため、KANNAが経費削減にも役立っています。」

（東日本EMセンター 課長 須田雅浩様）

使い慣れたExcelフォーマットをそのまま取り込める「KANNAレポート」で、協力会社ごとに異なっていた写真台帳の書式が統一され、手作業での調整業務もゼロになりました。

この事例の詳細を見る　https://lp.kanna4u.com/casestudy/nkanzai/

【事例2：株式会社東急コミュニティー】

■企業情報：マンションライフサポート事業・リフォーム事業／グループ合計13,791名

■導入前の課題：協力会社とのやりとりは電話が中心。伝言ゲーム状態が業務を非効率に
■活用のポイント：情報共有手段をKANNAに一本化し、協力会社への説明会を徹底
■導入後の効果：残業時間を20%削減し、情報伝達の正確性向上で作業遅延も解消

マンション専有部分のリフォームを手掛ける株式会社東急コミュニティーのソリューションチームでは、協力会社とのコミュニケーション齟齬と、その対応に伴う残業が問題となっていました。

導入以前の連絡手段は主に電話。しかし、電話は互いの作業を中断させるだけでなく、複数の協力会社が関わる案件では「伝言ゲーム」状態となり、「言った・聞いていない」といったトラブルや資材の発注ミスを誘発。現場作業の遅延につながっていました。また、現場の安全確認や状況把握のために社員が現場に立ち会う頻度も高く、業務負担を増大させていました。

同社は、グループ会社での成功事例をきっかけにKANNAの検討を開始。情報共有手段を一本化できる点と、自社で業務フローを柔軟に設定できるカスタマイズ性の高さを評価し、導入を決定しました。導入にあたっては、全20か所以上の協力会社すべてに出向き、導入の背景とメリットを伝える説明会を実施。現場への浸透も徹底しました。

その結果、連絡手段はKANNAのチャットに統一され、電話の回数が激減。図面や現調シートなどの資料もクラウドに集約することで、関係者全員がいつでもどこでも同じ情報を確認できるようになり、コミュニケーションエラーは解消されました。
また、遠隔でも現場写真で状況を正確に把握できるようになったことで、現場への立ち合い頻度も減少し、業務効率化に大きく貢献しています。

> 担当者の声

「KANNAを導入する前年の平均値と導入後の平均値を比較したところ、私たちチームメンバーの残業時間が約20％削減できています。導入後わずか1年でこれほどの効果を得られたのは大きなことです。」

（ソリューションチーム リーダー 中林政人様）

この事例の詳細を見る　https://lp.kanna4u.com/casestudy/tokyu-com_1/

【事例3：室町ビルサービス株式会社】

■企業情報：施工管理・リニューアル工事／従業員数384名

■導入前の課題：緊急時、協力会社からの情報が錯綜し、状況把握と報告書作成に多大な時間を要した
■活用のポイント：１案件を「災害対応のプロジェクト」として設定し、災害に関する情報と連絡を全てこの中に集約。協力会社とリアルタイムに情報共有
■導入後の効果：協力会社からの災害報告が迅速化し、緊急対応の精度が向上。連携スピードが大幅アップ

三井住友銀行の店舗を中心にビルメンテナンスを手掛ける室町ビルサービス株式会社では、業務フロー改革の一環としてKANNAを導入。特に災害時など、多数の協力会社と連携が必要な緊急対応で大きな効果を発揮しています。
従来、緊急時の連絡は協力会社への電話が中心で、伝言ゲーム状態になりがちでした。各現場の協力会社から届く報告手段もバラバラで、情報を集約し直す作業は非効率の極みでした。

そこで同社は、大型台風の接近時にKANNAで“台風緊急対応工事”という案件を新たに立ち上げ、被害が想定されるエリアの協力会社をすべて招待。各現場の被害状況や対応状況を写真と共にリアルタイムで投稿してもらう体制を構築しました。

台風被害があった各現場関係者を “ 台風緊急対応工事 ”案件に招待し、各自がリアルタイムに写真で状況を報告

災害対応用の案件に協力会社からの情報が集約されることで、全社の状況把握と上層部への報告が迅速化しました。

これにより、管理者は各現場の状況をリアルタイムで正確に把握できるようになっただけでなく、案件にすべての情報が自動的に集約されるため、報告書の作成もスムーズになりました。この取り組みは、現場で対応する協力会社の職人からも「他の現場の対処法が参考になる」と好評で、復旧対応のスピードアップにもつながっています。また、平常時の案件立ち上げにおいても、関係者への資料共有にかかる時間は半日から1時間程度へと大幅に短縮され、全社的な生産性向上を実現しています。

> 担当者の声

「以前は各担当者から届いたメールや電話報告のメモを一つひとつ見返し、人力で情報を集約しなおして報告書にまとめていたわけですが、その非効率も解消されました。緊急対応時こそ、報告まで迅速な対応をし次に活かすことが重要です。」

（執行役員 建築事業部 副事業部長 鬼海義治様）

この事例の詳細を見る　https://lp.kanna4u.com/casestudy/murobil/

まとめ：協力会社とのコミュニケーションロスをなくし、現場の生産性を最大化へ

今回ご紹介した3社は、いずれもKANNAを導入することで、協力会社との情報共有のあり方を刷新。電話、メール、紙でのバラバラな連絡をやめ、リアルタイムで正確なコミュニケーション基盤を構築しました。その結果、移動時間や残業時間の削減、報告業務の効率化、さらには緊急時などの限られた時間の中での対応力の強化といった大きな成果を上げています。

KANNAは、ITが苦手な方でも、使い慣れたチャットアプリのような感覚で直感的に操作できます。まずは特定の協力会社との案件から、情報共有の新しい形を試してみませんか。