1日200通のメール対応から解放。移動時間の大幅削減と、複数案件の並行管理を実現した方法とは

「建物を長く維持する」専門的な部門が集う、自社による統括管理体制

—— はじめに、日本管財株式会社の事業内容をお教えください。
 
東日本・奥田様：私たち日本管財は、ビルを中心とする建物の管理運営事業に従事しております。1965（昭和40）年の創業以来、お客様の大切な建物をいつまでも健康に、安心してお使いいただけるようにすることが我々の使命です。その使命を果たすべく、設備管理や修繕業務、安全管理はもちろんのこと、館内運営からエネルギー管理まで、それぞれに専門性を持った部門が業務に当たり、統括管理体制による手厚いサポートをご提供しています。

私たちはオーナー会社を持たない、独立系企業です。だからこそ、企業系列にとらわれることなく、お客様への最適なご提案と施工ができ、さらには独立系管理会社として蓄積してきたデータをもとに、中立的な立場でお客様をサポートできることも我々の強みです。これらの強みを背景に、近年では公共施設の包括管理をお任せいただくケースも増えています。

 

1日200通のメール、現場からの返信は深夜。遠隔地の「今」が見えない課題

—— 専門的な部門が集う御社。どのような課題を背景に、どちらの部門にKANNAを導入されたのでしょう？
 
東日本・奥田様：西日本も、私たち東日本も、我々が所属するエンジニアリングマネジメント本部、なかでも建物の工事を担うEMセンターにKANNAを導入しています。現場業務に従事くださる取引先と連携しながら、私たちは各現場を管理監督する立場にありますが、昨今は多くの取引先との連携を要する大型案件が増え、遠方の工事を担うことも少なくありません。私たち東日本の拠点は東京都・日本橋にありますが、首都圏はもちろん、福島県周辺の工事を扱うこともあります。

 
東日本・橋口様：遠方の現場ともなると、頻繁に足を運ぶことは現実的ではありません。お客様から急ぎの現状報告として現場の写真を求められても、すぐに現場に出向くことは難しく、KANNA導入前は現場の取引先の方に写真撮影とメールでの送信をお願いしていました。しかし、現場の方もお忙しい。写真は撮れたとしても、その写真をメール送信するにはパソコンを開く必要があり、現場作業中にはなかなかできません。そのため、写真が送られてくるのは取引先の方が現場終了後にパソコンを開いてから。そのタイムロスが、お客様をお待たせすることにもつながっていました。
 
東日本・須田様：私はKANNAの運用開始後に当社に転職しましたが、前職でも工事案件の管理監督を担当していました。施工管理に従事するどの企業も一様に、メールを主とした業務連絡ではタイムリーな状況把握が難しいのではないでしょうか。橋口が申し上げたとおり、現場の職人さんたちは施工に忙しく、なかなかパソコンを開けません。そのため、かつての職場では管理側であるこちらから進捗を問い合わせなければ、現場の状況が全くわからないこともありました。

東日本・奥田様：ありがたいことに私たちにお力添えくださる取引先の皆さんは、共有が必要な情報は積極的に連絡くださいます。ただ、KANNA導入前の連絡手段はメールでした。私は東日本EMセンターのまとめ役として、部署が請け負う全案件を統括する立場にありますが、10件近い工事が同時並行的に進行することも珍しくなく、出勤後にパソコンを立ち上げると、CC：を含む200通以上のメールが一気に受信されるような状況でした。届いたメールすべてを細かく読み込んでいては他の業務に支障が出てしまうため、時には確認漏れが生じることもありました。
 
また、工事に関連する資料をどのように共有するかも、課題の一つでした。KANNA導入前は自社サーバーに工事関係者向けの共有フォルダを作成し、そこに資料を格納してもらうようにしていましたが、入れ忘れが発生すると大変でした（苦笑）。資料を持っている本人に連絡して共有フォルダに入れてもらえるまで閲覧できず、ここでも非効率が生じていました。こうした資料共有の煩雑さや、現場の状況確認で生じるタイムロスは看過できず、解決先としてたどり着いたのがKANNAでした。

 
—— では、西日本ではどのような課題を背景に、KANNAの導入に至ったのでしょうか？
 
西日本・阿賀様：我々も東日本と同様の課題を抱えていました。特に私たち西日本は夜間工事を取り扱うことが多く、日中業務のある当社の従業員は、なかなか現場に立ち合えません。現場に立ち合えずとも状況把握をするため、取引先の皆さんに業務報告をしていただくようお願いしていましたが、私たちも東日本と同じく、KANNAを導入する前の連絡手段はメールでした。
 
夜間工事の後にメールで業務報告を作成するのは、取引先の方にとって大きな負担になっていたはずです。報告のメールはいただけても、現場の写真まで添付していただくことは難しく、結局は当社の担当者が現場に足を運び、状況確認をすることが多々ありました。また、KANNAの導入前、工事資料に関しては紙での運用だったため、かさばる紙の資料を持ち歩く手間も生じていました。

 
決め手は「直感的な操作性」と「写真台帳の自動化」。取引先に負担をかけずにDXを推進

—— 西日本と東日本に共通する課題も、それぞれに抱える課題も、それらを解決するためのツールにKANNAを選ばれた理由をお聞かせください。
 
西日本・松村様：西日本では業務効率化を目的にDXを推進しており、その一環として、上司から勧められたのがKANNAでした。本格導入に向けては阿賀がトライアルを担当しましたが、ツールの運営元であるアルダグラムのスタッフはサポートも手厚く、KANNAは操作も非常にシンプルでわかりやすい。阿賀から前向きな報告を受け、導入に至ったわけです。

 
西日本・阿賀様：トライアルでは一部の取引先も招待し、実践的な試運用を行いました。その取引先は比較的若めの職人さんが多いこともあり、とてもスムーズに使いこなされていましたね。また、KANNAの報告機能も導入の決め手になりました。報告機能を活用すれば、日ごとの業務報告はもちろん、現場の写真をスマートフォンで撮影し、写真の投稿までスマートフォンで完結できます。これなら取引先の負担が軽くなり、夜勤明けでも現場写真付きで業務報告をしてもらえるのではないか。長年の課題に、解決の糸口が見えた瞬間でした。

 
東日本・奥田様：KANNA導入の流れとしては、まずは先に西日本が運用を開始し、その後、東日本でも導入を決めた形です。というのも私たち東日本はKANNAの前に、別の類似ツールを検討していました。そのツールもKANNAと同様に施工管理を得意とするアプリでしたが、我々が求める以上にメニューが多く、必要な機能にたどり着くにも一苦労。これではかえって使いづらく、取引先の皆さんに活用を促すのも難しいと感じました。そのときはどうしたものか、と頭を抱えましたが、西日本がKANNAを導入したことを知り、私たちもKANNAを検討し始めたわけです。
 
KANNAは私たちが必要とする機能がシンプルにまとまり、業務連絡のためのチャットや報告機能も、工事資料を格納するための共有フォルダも、案件ごとに整理された状態で確認できる。これなら大量のメールに埋もれることなく、必要な情報にスピーディーにアクセスできます。また、操作も非常に直感的です。説明書を読まずとも簡単に操作できるため、取引先の方にも活用をお願いしやすいと感じましたし、何よりKANNAは他社に付与するアカウントが無制限に無料。ツールの活用浸透に向けたコストを抑えられる点も、KANNAを選んだ大きな理由です。
 
そして、KANNAレポートにも大いに惹かれましたね。KANNAの導入を検討していたころ、私はちょうど、お客様に提出する写真台帳の書式に悩まされていました。写真台帳の作成は取引先にお願いしていますが、会社ごとに3枚綴りだったり6枚綴りだったり書式が定まらず、これを後から全社共通の書式に調整し直す作業は簡単ではありません。しかし、各取引先にKANNAレポートを使ってもらえば、私たちが作った共通書式での台帳を作成できます。これにより、各社から届いた書式を調整し直す手間が一気に省ける。とても便利な機能だと感じました。

 

移動時間と経費を削減し、報告の手間もゼロに。遠隔からでも的確な指示が可能に

—— では、実際にKANNAを導入され、どのような効果をお感じですか？
 
西日本・阿賀様：西日本の課題としてお話しした夜間工事の業務報告ですが、KANNAの報告機能のおかげで、想定どおりの効果が出ています。報告内容の入力も、現場写真の撮影も添付も、すべてがスマートフォンで完結できる手軽さのおかげで、今では複数の写真を細かく撮影し、添付くださる取引先の方もおられます。その結果、工事がどのように、どこまで進んだのか、現場に行かなくても、明確に把握できるようになりました。

日本管財が活用する「報告機能」画面

撮影も添付もスマートフォンだけで完結する利便性はチャットも同様に、現場の職人さんから指示を仰がれたときにも重宝しています。例えば、「この部分はどのように修繕しますか？」という問い合わせが入った際も、KANNAのチャットなら文字情報と合わせ、写真による視覚情報も得られます。これがKANNA導入前は、まずは現場の方から電話連絡を受け、当該箇所の写真をメールで送ってもらい、それを見てから折り返しの電話を入れ、指示するような流れでした。それが今では電話もメールも必要なく、KANNA上で完結。タイムロスなく、的確な指示が出せます。

日本管財が活用する「チャット」画面、写真とメッセージがセットで送れるため瞬時に視覚情報が得られ適切な指示が出来る

また、当社以外にもう1社、2社を元請けに工事が進行する案件の場合にも、KANNAが効果的に働いています。2社が元請けとなる場合、先方の担当工程が終了した後に私たちが工事に着手し、私たちの担当工程が終了した後にまた先方が工事に着手する流れの繰り返しになりますが、KANNAの案件に先方の担当者を招待すれば、今、現場がどのような状況にあるのか、写真と共に把握いただけるため、逐次連絡をする必要はありません。お互いの引継ぎが非常に楽になりました。
 
それに案件コピーの機能も便利ですね。現場業務は何より安全第一。ヘルメットや安全帯の着用徹底に可燃物の取り扱いなど、取引先の安全のために私たちから周知すべきルールが複数あります。新たな案件を立ち上げるたびに周知事項を入力するのは手間ですが、現場ルールを記した画像を作成し、その画像を登録した案件をコピーすれば、後は必要な項目を書き換えるだけ。ちょっとしたことではありますが、塵も積もれば山となる。時間削減になっています。

日本管財が作成している「現場ルール」。テンプレートをコピーし現場によって書き換え、jpgデータでKANNA内に格納している。登録日も一目でわかる

ほかにも工事資料をクラウド管理できるようになったことから、紙での運用だった当時よりも持ち歩く資料の数が減り、さらには過去の資料を取り出すのも楽になりました。KANNA導入前は、過去の資料を探すのに自社サーバーのフォルダを血眼になって探すこともありました（苦笑）。それが今ではKANNAの案件ごとに資料が保存されているので、探す手間は皆無です。今後の引き継ぎも容易になりますし、現場の管理担当者が急な病欠をしたとしても、資料がどこにあるのか本人に電話をかける必要なく、図面や仕様書を確認できます。

 
—— 東日本ではKANNAの導入後、どのような効果をお感じでしょうか？
 
東日本・奥田様：KANNAレポートのおかげで写真台帳を調整し直す手間がなくなったのはもちろん、何よりも全体として、各現場の状況把握が格段にしやすくなりましたね。現場ごとの管理は各担当者に任せているため、以前は天候不良などによる休工になっても、センター長の私まで連絡が入らないケースもありました。今では取引先の方が、日ごとの業務開始と終了をKANNAで報告してくれるので、安心です。おかげで「今日は雨だけど、現場は動いている？」といった確認の電話が不要になり、より安心して現場を任せられるようになりました。
 
東日本・須田様：チャットはもちろん、KANNAの報告機能も積極的に活用しています。今日の現場にはどちらの取引先が入り、どのような作業をしたのか。その日の作業を受け、今後の工程には何が必要なのか。これらの情報を細かく記録していけば、各関係者に逐一連絡をしなくとも、皆が同じように最新情報を把握できます。また、西日本のお話にもありましたが、資料も案件ごとにクラウド保存しておけば、担当者が病欠しても慌てる必要はありません。
 
東日本・橋口様：慌てる必要がなくなりましたし、KANNAの導入後、現場の管理担当者として気持ちが非常に楽になりました。導入前の課題としてお話ししたとおり、お客様から急ぎの現場写真を求められても、以前は取引先の方から写真が届くまでに時間がかかり、お客様をお待たせしていました。それが今ではスマートフォンで写真を撮り、スマートフォンからチャットに投稿いただくだけ。取引先の方に大きな負担をかけることなく、お客様にも迅速に写真をお届けできます。

 
東日本・須田様：メール添付の手間なく、写真を共有できる。これは本当に便利です。言葉だけでは伝わりにくいことも、写真があるだけで理解度が格段に上がります。そのため、KANNAの導入前よりも現場に足を運ぶ回数が減りました。もちろん、現場に立ち合うことは重要ですが、特に遠方の場合は到着するまでに時間を要し、迅速な対応が難しい。しかし、KANNAなら遠隔からでも明確な状況把握ができ、トラブルが生じたときもタイムリーかつ迅速な指示が出せます。現場に出向くには時間だけでなく交通費も発生するため、KANNAが経費削減にも役立っています。
 
東日本・奥田様：ほかにもKANNAの導入後、「お世話になっております」から始まるメールの定型文が不要になりました。メールよりもチャットのほうが、心理的な堅さが和らぐのでしょう。定型文を用いずとも失礼な感じがしません。また、関係者との過去のやり取りから必要な情報を抽出するにもKANNAは便利です。メールの場合は長く連なったスレッドから情報を探し出す手間がありますし、時にはスレッドが途切れていることもありますよね。それがKANNAのチャットなら関係者とのやり取りが案件ごとにまとまり、時系列で確認できる。これも時間削減には重要な要素です。
 

人手不足だからこそ「自ら工夫する」。ツールと共に進化し、全社的な効率化へ

—— ありがとうございます。それでは最後に、これからもKANNAを活用いただきながら、どのようにさらなる業務効率化を目指すのか、御社の展望をお聞かせください。
 
東日本・奥田様：私たちのような業種にかかわらず、今後の人手不足は日本企業全体が抱える課題です。だからこそ、KANNAのようなDXツールが不可欠ですが、導入効果を最大化するには、ツールを活用する私たち自身の工夫も必要です。例えば、須田も橋口も自ら工夫し、KANNAの報告機能に事細かな業務履歴を残してくれていますし、私は資料への書き込みができるKANNAの機能を活用し、遠隔にいる工事関係者とも速やかに、互いに図面や仕様書を編集するといった使い方をしています。
 
このように自ら工夫をしていると「あんな機能もあったらいいな、こんな機能も欲しいな」と欲が出てくる。しかし、KANNAの運営元であるアルダグラムのスタッフは私たちが要望する無理難題にも真摯に対応くださり、頻繁に機能がアップデートされます。ですから、今後もKANNAのスタッフとタッグを組み、さらなる効率化を目指していきます。
 
西日本・松村様：東日本も私たち西日本も、効率化と同時に目指すべきは、言うまでもなく業容拡大です。今後も効率化を進めるためには、より多くの取引先の方にKANNAを活用いただく必要がありますが、私も東日本の奥田と同様に、KANNAのさらなる機能拡充に大きな期待を寄せています。KANNAの機能がさらに発展すれば、業務の一元管理がより進み、他部署への横展開も見えてきます。そうなれば会社全体の効率化、ひいては業容拡大につながるはずです。