【駐車場管理運営】インボイス制度開始や新貨幣発行などの社会変化に対応しながら、長期目線で駐車場・駐輪場の施工情報をデータベース化していく

“グループ”から“部”へと組織改正、インボイス制度開始や新貨幣発行などの対応が迫るなか従来の運用を見直し

—— はじめに、三井不動産リアルティ株式会社の事業内容をお教えください。
 
川井様：「三井のリハウス」を中心とする個人向け不動産仲介をはじめ、不動産コンサルティングや、「三井のリパーク」による駐車場・駐輪場の管理・運営、2024年2月にリブランドしたカーシェアリングサービス「三井のカーシェアーズ」といったサービスを展開しております。
 
こうした「売る」「買う」「貸す」「借りる」「活用する」といった幅広い事業展開を強みに、ご結婚やご出産に育児、お子様の独立や資産継承をはじめ、お客様のライフシーンに合わせたサービスをご提供したい。私たちが目指すのは、お客様の一生涯に寄り添えるパートナーになることです。

また、私たちは三井不動産グループの一員でもあります。住宅の建築設計を主軸とする三井ホームをはじめ、各グループ会社と連携をしているため、当社のみならず、三井不動産グループ全体の総合力を生かし、お客様にベストなご提案ができます。これも私たちの大きな強みです。
 

—— グループの総合力も生かしながら幅広いサービスを展開されるなか、どちらの事業に「KANNA」を導入され、その背景にはどのような課題があったのでしょうか？
 
川井様：導入をしたのは駐車場・駐輪場の管理・運営を担う「三井のリパーク」です。ひと口に駐車場の管理運営と言っても、その業務は多岐にわたります。オーナー様の大切な土地をお預かりし、その土地を駐車場として整備し、駐車場の開設後には精算機や看板のメンテナンスや修繕に、週2回の清掃、さらには24時間365日、トラブル対応のためのコールセンターを運営するのも私たちの役目です。

「三井のリパーク」は1994年にスタートし、私たちは現在、全国に約15,800カ所※の駐車場・駐輪場を展開しています。これだけの数の駐車場を安全に、清潔に運営するためには、機器や看板のメンテナンスも、清掃も、コールセンターの運営も、協力会社のお力添えが欠かせません。
 
しかし、こうした協力会社に対し、私たちは業務を任せきりになってはいないか。このような自戒も背景に駐車場・駐輪場のさらなる品質向上のため、「三井のリパーク」を管轄するシェアリング事業本部内に「品質管理部」を新設したのが2023年度のこと。以前は「品質管理グループ」という形でしたが、品質管理に関わる業務をより強化するための“グループ”から“部”への組織改正です。
 
この組織改正の前後に起こったのが、社会のあらゆる変化。2021年11月に新500円硬貨が発行になり、2023年10月にはインボイス制度が開始。コロナ禍を背景にキャッシュレス化が急速に進み、2024年7月には新紙幣の発行が控え、2026年3月には私たちが精算機に組み込んでいるドコモの3G回線が終了します。こうした変化は、駐車場の管理運営とも無関係ではありません。

次々と起こる社会の変化に合わせて、約15,800カ所※を迅速に対応するにはDXツールが不可欠

関口様：例えば、インボイス制度。インボイス制度に対応するには、精算機から発行されるレシートに、Tから始まる登録番号を印字する必要があります。この対応が遅れれば、駐車場のご利用者様にも、大切な土地をお預けくださっているオーナー様にも、ご迷惑をお掛けしてしまいます。
 
「三井のリパーク」では現在、約15,800カ所※ある駐車場・駐輪場のすべてがインボイス対応を完了しています。実は、「KANNA」導入への具体的な課題が顕在化したのが、このタイミングです。駐車場の精算機ひとつ取っても、当然、“設置したら終わり”では成り立たず、細かなメンテナンスが不可欠ですが、インボイスのような大きな変化を前に、その対応に手間取った経緯があります。
 
私たちは従来、駐車場の管理運営に基幹システムを用い、精算機にしても看板にしても、駐車場に関わる基本的な情報をシステムに登録してきましたが、インボイスのように大きな変化に対応するためには、基幹システムに登録可能な情報だけでは不十分。精算機の製造時に組み込まれていたソフトウェアやその更新履歴等々、より詳細な情報が必要になりました。
 
しかし、そうした詳細な情報は私たちの手元にはなく、手元にあったとしても基幹システムとは別に帳票を作成し、管理していたような形です。そうなると、全国にある駐車場ごとに必要な情報をかき集め、それでも足りない情報は精算機のメーカーに問い合わせる必要が生じます。
 
これが約15,800カ所※ですから、正直なところ、非常に苦労していました（苦笑）。今も2024年7月に迫った新紙幣の発行を前に、その対応を進めている最中ではありますが、こうした課題が顕在化した以上、放置するわけにはいきません。基幹システムへの登録が難しい詳細な情報まで一元管理するには、新たなDXツールの導入が必要ではないか、と考え、「KANNA」を検討し始めました。
※2024年2月末時点

「KANNA」なら長期にわたり駐車場・駐輪場の施工管理ができ、同時に情報のデータベース化も実現できる

—— 駐車場・駐輪場の管理運営に「KANNA」を活用いただくのは初めての事例です。いくつかの類似ツールを比較検討されたはずですが、結果的に「KANNA」を選ばれた理由とは？
 
川井様：最初のきっかけとしては、私どものグループ会社が「KANNA」を導入活用していたことですが、本格的に興味を持ち、導入の後押しとなった１つ目の理由は「KANNA」が施工管理を得意とするDXツールだからです。オーナー様からお預かりした土地を駐車場として整備するのも、私たちの重要な業務。土地の整備には工事が発生しますが、実は以前から、工事を委託する全国の協力会社との情報共有に課題を抱えていた、という背景があります。
 
工事を担当いただく協力会社との連絡手段は、基本的に電話かメール。私たちは信頼の置ける約20の協力会社に全国各地の工事を委託していますが、電話にしてもメールにしても、そのやり取りは “協力会社の担当者 対 当社の担当者” に限定されてしまいます。その場合、連絡内容や進捗管理が属人化してしまい、情報共有の漏れをきっかけに、施工の遅れやミスにつながりかねません。

こうしたコミュニケーション課題を解決するには、デジタルによる情報共有と管理体制の一元化が必要ではないか。以前から施工管理に特化したDXツールを模索してはいましたが、私たちの業務にうまく合致するサービスが見つからず、検討しては導入に至らずにいました。一方、「KANNA」は施工管理を得意とするうえに、他社へのアカウント付与が無制限に無料。これが導入を決めた2つ目の理由です。
 
他社アカウントが無料ならランニングコストにおけるハードルが格段に下がり、さらに「KANNA」は細かな情報も図面や画像といった関連資料も、案件ごと、つまり弊社の場合は駐車場ごとに整理できます。となれば、駐車場整備の施工管理にとどまらず、インボイス制度の対応に準ずる詳細な情報まで、駐車場ごとにデータベース化できるのではないか。そう考えたことが3つ目の理由です。
 
—— 「1案件」を「1駐車場」に見立て、施工管理と同時に駐車場ごとのデータベース化を実現する。その両方に可能性を感じられたことが、「KANNA」を選ばれた決め手だったわけですね。
 
関口様：はい。現在、トライアル運用を開始する段階ではありますが、すでに一部の協力会社やサプライヤーには「こうしたDXツールを導入します」とお伝えし、特に精算機のメーカーさんからは前向きなお声を頂戴できています。インボイス対応の際に機器の詳細情報をご提供いただいた経緯があるため、精算機のメーカー側も「KANNA」導入のメリットをご理解くださったようです。
 
とは言え、ひと筋縄にはいかない部分もあります。特に駐車場の整備に関しては、熟練の職人さんが多く活躍されています。なかには「KANNA」のようなDXツールに抵抗感をお持ちの方もいらっしゃるため、まずは首都圏エリアから運用を始め、徐々に成功事例を積み重ねていきたいと考えているところです。
 
川井様：いずれ「KANNA」を全国運用するとなれば、一部の例外なく、すべての協力会社やサプライヤーに利用をお願いするつもりです。一部の方には「KANNA」を利用いただき、一部の方とのやり取りは電話やメールのままの状態では、導入の効果も半減してしまいます。
 
なかにはスマートフォンをお持ちでない施工業者もあるため、すべての協力会社に利用をお願いするのは簡単なことではありません。しかし、「KANNA」の担当者は手厚いフォローをくださいます。先日もトライアル運用に向けた打ち合わせをしましたが、「利用を浸透させるには、協力会社が得られるメリットを丁寧に説明することが重要です」というアドバイスをいただいたので、実践していこうと思っています。
 

まずは自部署内で「KANNA」を用いた業務DXの成功事例を作り上げ、他部署へ横展開。社全体のDX推進を加速させる

—— ありがとうございます。それでは最後に、「KANNA」にどのような効果を期待され、そうした効果も得ながら御社はどのように発展されていくのか、今後の展望をお聞かせください。
 
関口様：繰り返しになりますが、施工管理に関しては情報共有の手段を「KANNA」に一元化し、属人化を防止すること。属人化の防止によって共有の漏れを防ぎ、施工ミスの防止につながっていくことを期待しています。また、駐車場に関わる情報のデータベース化に関しては、業務の効率化です。
 
インボイス制度の開始や新紙幣の発行に象徴されるように、今後も社会の変化に応じた迅速な対応が求められます。そこで「KANNA」に情報を蓄積し、今後、データベースとして活用できれば、必要な情報を抽出する時間が大幅に削減でき、さらに協力会社やサプライヤーに必要な情報を入力いただくこともできるため、私たちがその情報を転記する手間も、転記ミスの発生も防げるようになります。
 
そして、個人的には「KANNA」導入によるペーパーレス化の促進にも期待しています。当社でもペーパーレス化を含むDXへの取り組みに努めてはいますが、DXが進んでいる他社に勤める友人の話を聞くと、弊社の仕組みはまだ道半ば。それが「KANNA」によってペーパーレス化が進めば、他部署にもいい影響が与えられるはずです。

川井様：ペーパーレス化はもちろん、当社では2022年度に「DX推進部」を新設し、業務の効率化を図っている真っ最中です。その一環として他部署でも「KANNA」の導入を検討していると聞いていますが、まずは私たちが「KANNA」をうまく導入活用できれば、社内への横展開がしやすくなり、結果、当社全体のDXが進みます。
 
そうしたことも視野に入れながら、まずは「KANNA」導入によるミスの防止と業務効率化を推し進め、ひいては「KANNA」導入の効果を利益率の向上にもつなげていきたい。私たちは「KANNA」を用いてデータベース化することを念頭に置いていますが、精算機のアップデートを例にしても、どのように機能を向上させるのか、どれを選択するかによって発生するコストが大きく変わってきます。
 
インボイス制度しかり、新紙幣発行しかり、私たちを取り巻く社会の変化に応じ、精算機そのものを新しく入れ替えれば、非常に手軽です。しかし、手軽な分だけ、コストがかかる。このコストを抑えるには今ある精算機を再利用しながらソフトウェアを刷新する、といった手段が考えられますが、こうした業務を円滑に進めるためには、やはり、過去から最新までのあらゆる情報が手元にある必要があり、今後、「KANNA」に蓄積されていく情報が役立つはずです。
 
そして、詳細な情報はもちろん、コールセンターに寄せられたお声等も駐車場ごとにデータベース化していけば、「KANNA」に蓄積されていく情報から品質向上へのヒントが得られると考えています。そうした「お客様からいただくヒント」も糧に、私たちは今後も皆様から選ばれる駐車場・駐輪場の管理運営を目指して参ります。