現場情報についての確認時間が大幅に減少!
紙の情報管理からKANNAのデジタル管理に転換

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ウスクラ建設株式会社

リフォーム注文住宅

施工管理アプリ『KANNA』を導入して、移動時間や事務作業時間を”カンナのように削り”、業務効率を上げた企業にインタビューするシリーズ。今回は、東京都江東区を中心に注文住宅やリフォームの提案・施工を手掛けるウスクラ建設株式会社の代表取締役・薄倉雄一郎さん・リフォーム部の海老原駿一さんにお話を伺いました。

KANNAを導入した目的

・社員・職人の間での現場の情報共有の効率化
・竣工した案件の情報を蓄積し、お客様に寄り添ったアフターケアの質向上

KANNAを導入する前の課題

  1. 以前導入していた施工管理アプリの操作性が悪く、社内で全く浸透していなかった
  2. 案件ごとの進捗状況が不透明で把握しづらかった
  3. 竣工案件の情報が紙ベースで保管されており、内容の確認に時間がかかっていた

KANNAを導入した効果

  1. 直感的に使えるKANNAが社内浸透し、写真などの情報共有がスムーズになった
  2. 案件進捗をリアルタイムで確認できるため、会社全体の動きを把握できるようになった
  3. 「竣工案件」の情報を蓄積することで、データベースとしての活用が期待できるようになった

お話を伺った方

右から


薄倉雄一郎さん

代表取締役


海老原駿一さん

リフォーム担当・マンションリノベーションアドバイザー

1.直感的に操作できるKANNAを導入し、情報共有の効率が飛躍的に向上

──ウスクラさんとは2020年7月からのお付き合いになります。以前は別の施工管理アプリを使用していたと伺っています。

薄倉雄一郎さん(以下薄倉):KANNA導入前は、会社で使用している顧客管理ツールと連動して使用できる施工管理アプリを使用していました。しかし、どうも使いにくかったんですよね。顧客管理ツールで管理している情報をアプリに連携させる設定も複雑でしたし、データ反映がうまくいかない箇所もありました。細かい話にはなりますが、日常的に使用するアプリにも関わらず使用のたびにIDとパスワードの入力を求められるのもストレスでしたね(笑)。「スムーズな操作性」という部分に不満を感じてしまい、その施工管理アプリはほとんど使っていませんでした。


ウスクラ建設株式会社 代表取締役・薄倉雄一郎さん


──操作性の悪さは現場活用の浸透を妨げる課題の一つですよね。KANNA導入の決め手はなんでしたか?

薄倉直感的に操作が出来るという点が魅力的で導入を決めました。従来の施工管理アプリの影響で「多機能すぎるがゆえに使い方が複雑なものは嫌だな」と考えるようになっていました。しかし、木村さんから「KANNAは社員さんも職人さんも使いやすいような画面設計にしていますよ」という説明を受け、一気に興味を持ちました。何らかの課題を改善するために導入したツールの活用難易度が高いと頓挫してしまう、という過去の経験があったからこそKANNAの導入価値を見出せたのは大きかったですね。施工管理アプリは誰もが簡単に操作できるという導入障壁の低さが何よりも大事だと伝えたいです。

──KANNAを導入し、「現場での使いやすさ」を最も実感した点はありますか?

薄倉社内における案件別のやりとりや情報共有の効率が上がりました。これまでは別のチャットツールを活用して情報共有を行っていたのですが、案件単位での管理はできていませんでした。また、時系列で表示されるので過去の投稿内容が簡単に埋もれます。そのため、いざ内容を確認したいとなった時に該当する投稿を遡って探す作業で時間ロスが発生していました。
KANNAは案件を作成することで案件別の情報管理が可能です。案件ごとにチャットグループも自動作成されるため、「そういえばこの案件のあの件ってどうなっていたっけ」と疑問に思ったこともKANNAの過去のやりとりを確認すれば一人で即座に解決できるようになりました。これまでは遡るのが大変で、結局案件担当者に口頭で質問して解決することが多かったので(苦笑)。もちろん、いずれの操作も難しく考えずサクサク出来ます。一目見れば「ここを選択したらこれが出来るんだな」と簡単にイメージ出来るので使っていてストレスに感じたことはありません。


チャットツールと異なり、現場の写真管理も分かりやすくなった

2.紙ベースでの情報管理の弱点をKANNAがカバー!進行中の案件だけでなく竣工済み案件の管理にも活用したい

──リフォーム担当の海老原さんの目線で見た時に、KANNAはどのようなツールでしょうか?

海老原駿一さん(以下海老原):私自身は現場の資料や画像を整理してKANNAで管理するという、いわば「これから現場でKANNAを活用するための下準備」でしかまだ利用していないんですが……データを蓄積するという面においてかなり期待が高まっています。施工管理アプリとしてはもちろんなのですが、データベースとしての利用価値がすごく高いツールなんじゃないかと思っています。


ウスクラ建設株式会社 リフォーム担当・海老原駿一さん

──データベース、というと過去に手掛けた案件の情報管理に着目しているということでしょうか?

海老原:そうですね。弊社は「家の完成後に本当の付き合いが始まる」と考えています。これは新築で注文住宅を建てるとき、中古住宅のリフォームを担当するときのいずれにも共通した理念です。そのため、工事後のお問い合わせや相談、アフターケアにも力を入れています。ただ、この竣工した案件に関するお問い合わせを受けた時、当時の情報を探して確認するという作業にかなり苦労しているのが現状です。

薄倉:というのも、弊社では過去13~4年分の案件情報は紙で全て保管しているんです。それ以上経過したものについては処理しているんですが……書庫はそれらの保管場所としてひっ迫しています(苦笑)。問い合わせを受けたら書庫から書類を探して取り出し、手作業で一つ一つ目視で確認するというアナログな対応が依然として残っています。それに、紙での保管は処分する際に業者へ依頼するコストもかかるので漠然とした課題感はありましたね。

──過去10年以上に渡るデータを全て紙で管理するのは確かにかなり大変そうな印象を受けます。その点においてKANNAをどのように活用しようとお考えでしょうか?

海老原:まずは案件のステータス別管理機能ですね。これはすでに施工管理の一環として社長も活用しています。

薄倉:そうですね。施工管理の目線から見てもステータス機能は重宝しています。今までは現場から上がってくる書類を確認して現場の状況を把握しようとしていたんですが、リアルタイムで確認できないためどうしても不透明な部分が出てくるんですよね。今、誰がどれだけの案件を動かしていて、どんな状況なのか。それを知りたいときにすぐ確認できない状況がもどかしかったのですが、KANNAで案件のやりとりを行うようになってからは案件の進捗状況がステータスによって可視化されるようになりました。ステータスを見て疑問に思った案件に関してはそのまま案件チャットで担当者とやりとり出来ますし、それらのやりとりが文章として残せるようになったことで社内全体での状況共有が正確に行えるようになりました。

海老原:リフォーム担当という立場からステータス別管理機能を評価すると、まさにこれは過去の案件情報を蓄積・確認する際に使えると感じています。リフォームの場合は年数の経過に応じて「今度は別の箇所が気になってきた」と、新たな相談を承ることもあるため過去の情報を確認する機会があります。
この時、竣工済みの案件だけをソートして情報検索できるのはデジタルの強みですよね。以前木村さんから伺ったのですが、着工日で案件を検索する機能もあるそうなので、その機能も掛け合わせることで特定の案件の情報を瞬時に呼び起こすことが出来るのではないかと思っています。

そして、ステータス管理だけでなく、現場の画像をメモと一緒に登録する機能も活用したいですね。メモを使うと、例えば「〇年後に経年変化の恐れあり」といった、竣工後のお問い合わせや定期点検の際に必要になる情報を該当する箇所の写真と紐づけて詳細に蓄積することが出来ます。これを紙ベースで行おうとすると、膨大な書類の数になって保管場所を取ってしまいます。KANNAはクラウド上での管理になるので保管の手間を考慮する必要がありません。

薄倉:それは確かにものすごく便利だなぁ。過去の案件情報を手軽に検索できるようになれば、重点的に点検すべきポイントの把握や経年劣化に応じた新たな提案に繋げられそう。蓄積した情報を財産として活用する動きは今後促進したいですね。


ウスクラさんがKANNAに寄せる期待を語っていただきました

3.KANNAに蓄積した情報をお客様に還元することで中古住宅のニーズを高めたい

──今後のウスクラさんの事業展望と、そこにKANNAがどのように貢献できるか教えてください。

薄倉:弊社が今後伸ばしていきたい領域はリフォームです。これから家を買いたいな、と考えてるお客様はなかなか築40年、50年の中古住宅を選択肢に入れることはありません。意外に感じるかもしれませんが、リノベーション済みで一見綺麗に見えるような中古物件であってもやはり敬遠されるのが現状です。なぜなら耐震性・耐久性や目に見えない家の機能性の部分に不安を感じる方が多いためです。
逆に言えば、新築同様の耐久性を備えたことを保証すべく、工事の過程の画像や情報をお客さんに提示した上で、竣工後の定期点検といったアフターケアもセットで提供することで中古住宅にはニーズが生まれると感じています。

弊社がKANNAを導入することで、住宅の購入から竣工後に至る長期的なお付き合いにおいて提供するサービスの品質精度がより向上すると確信しています。
特に、工事写真は積極的に活用したいですね。工事写真は「施工後に見えなくなってしまう箇所」を収めることが多いです。例えば断熱材を入れた箇所や、隙間トラブルが生じやすい箇所などですね。業者としてしっかり手を抜かずに対応しましたよ、と担保するために重要な写真になります。

これまで工事写真の利用は社内共有やお問い合わせがあった時の確認にとどまっていました。今後、社内の案件情報がKANNAに集約されることで、蓄積された膨大なデータの中から必要な画像データを簡単に呼び出せるようになります。
すると、定期点検でのご訪問やお問い合わせ対応の際に口頭での説明だけでなく、工事の作業過程を撮影した画像や担当者による現場報告メモをもとにした報告資料や提案資料をお客様にお渡しすることも可能になるでしょう。手元に残り、明文化された資料は大きなお買い物をするお客様にとってかなり価値の高い情報になります。

このようなきめ細かいサービスは従来の紙ベースの管理方法では時間と手間の面からどうしても非現実的でした。KANNAの導入によって出来ることが増えることは、そのまま弊社の事業拡大にも繋がってくると思います。
まだまだKANNAの一部分の機能しか使いこなせていないと感じているため、これからもKANNAを積極的に活用し、「出来ること」をどんどん増やしていきたいですね。


最後にウスクラさんを担当している木村も一緒に記念撮影いたしました

会社名
ウスクラ建設株式会社
事業内容
注文住宅・リフォーム・不動産のご提案
設立年月日
1971年4月13日
従業員数
12名
ホームページ
http://www.usukura-kensetsu.co.jp/

記事掲載日:2021年02月14日

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