現場で発生する図面変更の共有・書類整理にかかる時間が約3割削減。部材の発注リードタイムも短縮、‟建設業の2024年問題”対応の一助に

直感的に資料を抽出、他社ID無料と自由度の高いカスタマイズ性も決め手に

—— はじめに、アエラホーム株式会社の事業内容をお教えください。
 
小山様：注文住宅や規格住宅の販売やフランチャイズチェーン事業、リフォーム事業、不動産事業等を展開しています。私どもの強みは、住宅を建てたお客様とのつながりにあります。オーナー様宅の定期点検やアフターメンテナンスはもちろん、住宅の建築当時を知るからこそ、より確かなリフォームが可能になります。

なかでも私はリフォーム部に所属していますが、新築事業によって培った技術と信頼を礎に、リフォームやリノベーションの新規顧客獲得にも力を入れています。また、弊社の強みの一つである外張断熱工法「アルミの外張り涼暖くん！」に関しても、リフォーム部が注力するところです。こうした事業に関わる業務の円滑化のため、リフォーム部に「KANNA」を導入しました。
 
—— 「KANNAプロジェクト」の導入を決めた背景には、どのような課題があったのでしょう？
 
小山様：導入は約2年前になりますが、「KANNAプロジェクト」の導入以前から施工管理を目的に、他社のツールを導入していました。ただ、なかなか使いこなすのが難しく、施工の進捗管理や各営業のスケジュール管理のために導入したにもかかわらず、案件に紐付けて資料を保存するにも、格納先の階層がわかりづらく、資料が渋滞しているような状態でした。そんな状態のため、ほしい資料を探すにも工数と時間がかかっていました。
 
そうした状況を改善してほしい、と当該ツールの担当者に要望を伝えてはいましたが、こまめなレスポンスをいただけない状況。いっそのこと導入ツールを切り替えたほうが早いな、といくつかのツールを比較検討した結果、導入したのが「KANNA」です。

—— いくつかのツールを比較検討し、「KANNAプロジェクト」を選ばれた理由とは？
 
小山様：前に導入していたツールは、格納した資料が直感的にパッと取り出せないことがネックでした。そのため、「KANNAプロジェクト」のシンプルで、ITスキルが高くない方にもわかりやすいUIに惹かれましたね。また、導入・運用のためのコストを抑えられたことも決め手の一つ。特に現場作業に従事いただく協力会社様を招待する際には、アカウントの発行料がかからない（他社アカウント無料）。これは大きなメリットです。
 
しかも、「KANNAプロジェクト」は、各社に合わせたカスタマイズが可能です。別のツールを用いていた当時は、カスタマイズを要するたびにツールの担当者に連絡し、ベンダーの対応を待つという流れで、そのたびに対応を待つ時間が生じてしまっていた。一方、「KANNAプロジェクト」は非常に柔軟性が高く、この自由度の高さも導入の決め手になりました。

“2024年問題”に向け、確認・整理・更新の時間を3割削減

——「KANNAプロジェクト」に切り替えた当初、現場の方の反応はいかがだったのでしょうか？
 
小山様：現場の職人さんにはデジタルに不慣れな世代の方もいらっしゃるため、以前、導入していたツールには触れてもくれない、という方もいらっしゃいました。そのため、新たなツールへの切り替えをお願いするのは心苦しくもありましたが、結果的には“不要な心配”でしたね。なぜなら「KANNAプロジェクト」のチャット機能は、日ごろから慣れ親しんだSNSチャットアプリの感覚で操作できます。
 
そのため、現場で使っていただくツールが切り替わったからといって、新たに使い方を覚えていただく必要はありません。皆さんがよく知っているSNSチャットアプリなら、現場の方にも問題なく使っていただけることは以前から認識していましたが、仕事の現場に個人で使用しているSNSチャットアプリを導入するには、精神面でもセキュリティ面でもハードルがあります。しかし、ビジネスのために開発された「KANNAプロジェクト」なら安心です。

アエラホームのKANNA「チャット」画面

案件ごとに関係する現場の皆さんを招待すれば、SNSチャットアプリのグループ作成の感覚で、誰かしらが投稿した内容を確認してくださいます。しかも、「KANNAプロジェクト」のチャットは既読機能がついており、既読人数だけでなく、誰が読み、誰が読んでいないのか、既読をつけた人が一覧で確認できます。この機能は、管理側であるこちらも「この方はすでに読んでくれているな」「この方はまだ確認できてないな」と状況把握でき、安心できます。現場の皆さんにとっては、「確認しました」の返信をする手間を省くことができます。

チャットの「既読」人数をクリックすると、だれが既読したか確認ができる。パソコンだけでなくスマホでも可能。

—— 導入後、課題解決への実感はいかがでしょう？
 
小山様：現場の皆さんとの情報共有が円滑化したのはもちろん、導入当初の目的であった、格納資料の抽出のしやすさによる効果も、より実感しています。また、担当者に依頼することなく、資料を格納するフォルダ名を自社で書き換えられるというカスタマイズ性の高さから、事務作業も効率化しています。自社システムに応じてフォルダ名を変更できるため、照合にかかる時間が削減されました。

KANNAの資料の格納ファイル画面

特に昨年末（2023年末）にKANNAで実装された「資料への書き込み機能」、これはとても便利ですね。図面に変更が生じても、現場ですぐに修正がかけられ、その内容を即座に関係者全員に共有することができます。スマホからの書き込みができることから、現場にいながらこれらの対応が可能になりました。
 
以前は現場で紙に書き込み、その紙を事務所に持ち帰り、スキャンをしてPDFやJPGに変換したものをメールに添付し、関係各所に共有するという流れでした。実際に共有されるのは現場作業終了後の夕方か夜か、翌日、場合によっては数日後なんてこともあります。そうなると例えば、変更に伴って部材の発注が発生する場合、発注するタイミングも遅れ、納品されるのも、施工への取り掛かりも、一日、一日と後ろ倒しになるようなケースが生じていました。

写真や図面への書き込みもできる

それが今では「KANNAプロジェクト」に格納された図面に変更の指示を書き込めば、それがすぐに案件に関わる人たちに共有されます。この効果として、これまで資料の確認や整理、更新作業にかかっていた時間が、2、3割は削減された実感があります。特に現場への変更周知は職人さんの拘束時間にも影響するため、こうした小さな効果の積み重ねは“建設業の2024年問題”が目前に迫るなか、非常に重宝しています。


「KANNAレポート」の導入で、手書き記入後に発生していたスキャンの手間やミスが格段に軽減

—— 今回、デジタル帳票アプリ「KANNAレポート」も導入されています。「KANNAレポート」の導入を決めた理由は何だったのでしょう？
 
小山様：導入の目的としては、ペーパーレス化の推進です。以前から現場と私たち本部の間に生じる書類のデジタル化を考えてはいましたが、それを進めるにも新たなツールの導入が必要です。どの企業、どの部署でも“あるある”のことだと思いますが、従来のやり方を変更し、新たなツールや機能を導入するのって、大半の方が億劫ですよね。現場の皆さんにも操作を覚えていただかなくてはならず、躊躇していた背景があります。

それが「KANNAレポート」であれば、新たなアプリをインストールする必要はありません。すでに皆さんに使っていただいている「KANNA」のアプリ内に「帳票」のタブがプラスされるだけ。しかも、これまで用いていた書類のExcelフォーマットをそのまま移管できるため、管理側である私たちの手間が省けるだけでなく、書類に書き込みをする現場の方々にも戸惑いが生じません。これならいける、と手ごたえを感じました。

KANNAのアプリひとつで、プロジェクト管理とデジタル帳票の２つのプロダクトを使うことができる。

新たにアプリを入れ直す必要がない。

手書きによる文字の読み間違えもデジタル化によって解消、効率的に

小山様：2月から本格運用を予定していますが、「KANNAレポート」には大きな期待を寄せています。これまで現場の皆さんには、書き込み済みの書類をスキャンし、そのデータを「KANNAプロジェクト」の各案件に格納いただいていました。しかし、ここにも問題が。
 
スキャンした書類の保存形式がPDFやJPEGとバラバラであったり、時にはスキャンの読み込み濃度が薄いことから、再スキャンをお願いすることもありました。スキャンデータに名前を付けずに保存することで、共有する際に「どの現場の、いつ記入した帳票なのか」など、記入した側も共有された側も肝心なところが不明瞭。その結果、ミスが発生する可能性もあります。これらは現場ごとに毎度発生する作業でありながら、現場にも管理側にも非常にストレスになります。
 
しかし、「KANNAレポート」ならスキャンは不要。案件ごとに書き込み済みの書類がそのまま保存されるため、書類の記入、共有、それから整理も容易になります。さらには文字がデジタル入力されることから、個々の書きグセも気になりませんよね。例えば、「これは0なのか、6なのか、9なのか？」など。また、特に大きいのが、スキャンのために要する時間の削減です。

デジタル帳票アプリ「KANNAレポート」の画面。エクセルの見た目をそのままデジタルに再現できる。

書類をスキャンしていただくためには、現場の方は事務所に戻らなくてはいけません。これは現場の方にとっても、書類のアップロードを待つ管理側にとっても、双方の時間のロスになります。しかし、「KANNAレポート」の導入により、書類の作成も管理側への共有も現場で完結できます。これは「KANNAプロジェクト」の書き込み機能と同様に、“建設業の2024年問題”でも叫ばれている労働時間の削減に間違いなく有効です。
 
また、私たちはペーパーレス化の一環として、電子契約の運用も進めていますが、「KANNAレポート」は手書きの署名機能も備えていますよね。これをお客様と交わしている受領書に応用することも視野に入れています。案件の立ち上がりから受領まで、すべてをKANNAに一元化できます。
 

DXによって削減された時間が営業に注力できる環境を作り、企業に新たな利益を生む

—— 御社はKANNAシリーズの導入や電子契約の推進をはじめ、積極的にDXを進められています。そうした先に御社はどのように発展されていくのか、最後に、今後の展望をお聞かせください。
 
小山様：そうですね。ほかにも品質向上や社員教育を目的とした施工現場へのウェアラブルカメラの導入をはじめ、弊社では新築事業を中心にDXを進めています。ただ、DXに意味を持たせるためには、業務ごとに導入したデジタルツールがシームレスに連携していくことが重要です。

KANNAシリーズを例にしても、「KANNAプロジェクト」と「KANNAレポート」の連携による相乗効果があるからこそ、現場へも浸透しやすく、きちんと浸透してこそ、現場の皆さんもデジタルツールを活用する意味を理解くださいます。私たちのような建築業界の者にとって、DXは諸刃の剣。管理側からすると現場に足を運ぶ回数の削減になる一方、現場の方からすれば、それは不遜な態度にも映りかねません。
 
しかし、DXによって時間のロスを削減できれば、私たち管理側はより営業業務に注力でき、活発な営業活動によって多くの案件を獲得できれば、より多くの仕事を発注できます。つまりは弊社の利益にも、協力会社様の利益にもつながり、お互いにWin-Winの関係を構築できる。
 
こうしたWin-Winの関係が築けることを現場の方にもご理解いただき、双方の利益につなげていく。これを実現していくことが、DXを推進する本当の意味です。私たちは「KANNA」の導入により、時間のロスが削減されることを実感しています。それだけに今後は「KANNAレポート」の力も借りながら業務を効率化し、生産性と収益性の向上に努めていきたいと考えています。

アエラホーム小山様 と KANNAスタッフ