Rangkaian proyek konstruksi yang luas karena kami menghadirkan nilai sebagai sebuah "Kota".

— Ceritakan tentang bisnis TOKYO DOME CORPORATION.

Bapak Yamaguchi: Kami mengembangkan bisnis kami dari berbagai sudut, termasuk distribusi, penyewaan real estate, dan pengelolaan hotel, dengan bisnis yang terkait Tokyo Dome City sebagai intinya. Bisnis utama kami di Tokyo Dome City adalah menghadirkan entertainment bagi pelanggan, seperti pertandingan baseball, konser, hero show, dan amusement park.

Selain entertainment yang istimewa seperti itu, kami juga mengoperasikan fasilitas yang erat kaitannya dengan kehidupan sehari-hari pelanggan kami, seperti LaQua, sebuah fasilitas komersial terpadu yang terhubung dengan Tokyo Dome. Seperti tercermin dari nama "Tokyo Dome City", salah satu karakteristik utama kami adalah menghadirkan nilai sebagai sebuah "Kota".

— Jadi, divisi mana yang telah mengimplementasikan KANNA?

Bapak Yamaguchi: Dalam bisnis Tokyo Dome City, KANNA diterapkan di Facilities Department, tempat saya bekerja. Tokyo Dome City merupakan fasilitas kompleks dengan Tokyo Dome sebagai pusatnya. Departemen ini mengelola pekerjaan konstruksi untuk memastikan seluruh fasilitas di dalamnya berfungsi dengan baik. Cakupan pekerjaan kami mulai dari perbaikan fasilitas skala kecil hingga pekerjaan renovasi skala besar. Pekerjaan konstruksi terkait Tokyo Dome yang Anda semua kenal juga berada di bawah wewenang kami.

Secara spesifik, kami menerima permintaan pekerjaan konstruksi dan perbaikan dari masing-masing kantor yang membentuk Tokyo Dome City, dan kami bertanggung jawab untuk mendistribusikan pekerjaan tersebut. Setelah menerima permintaan, kami mengamati dan mendengarkan situasi di lokasi, memilih kontraktor konstruksi yang sesuai, dan menentukan apakah estimasi biaya pemesanan sudah tepat. Selanjutnya, setelah persetujuan internal diberikan, saya menyesuaikan jadwal konstruksi serta mengelola progres dan keselamatan kerja. Tokyo Dome City merupakan fasilitas yang besar, sehingga terdapat puluhan proyek yang berjalan secara bersamaan setiap bulannya.

Menuju perbaikan personalisasi kerja yang semakin terlihat di era COVID-19, ke arah komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik, sekaligus DX (Digital Transformation).

— Apa saja isu di balik implementasi KANNA?

Bapak Yamaguchi: Karena kami perlu terus berkomunikasi dengan berbagai departemen, terutama bagian yang menangani equipment maintenance, ada banyak meeting yang harus kami hadiri, baik melalui email maupun telepon, dan bukan hal yang aneh jika kami menerima telepon mendesak mengenai hal lain di tengah-tengah meeting.

Selain itu, karena keragaman bisnis kami, perusahaan kami memiliki berbagai jenis jam kerja. Sementara Facilities Department libur di akhir pekan, banyak departemen lain yang menerapkan sistem shift. Ini berarti kami tidak selalu bisa menghubungi klien kami melalui telepon.

Sulit untuk melacak progres karena tidak ada metode komunikasi yang konsisten, baik melalui telepon maupun email, dan tidak baik jika kami harus menjawab telepon bahkan di tengah meeting. Terutama pada Senin pagi, saat Facilities Department baru kembali dari libur, kami menerima jumlah telepon yang sangat banyak.

Dalam situasi seperti ini, tidak dapat dipungkiri bahwa ada beberapa hal yang terlewat dalam komunikasi dan pemahaman, dan latar belakang dari implementasi KANNA adalah untuk memperbaiki kompleksitas serta waktu yang terbuang dalam komunikasi dan koordinasi ini.

Isu lain yang perlu diperbaiki adalah kenyataan bahwa pekerjaan menjadi semakin bergantung pada individu tertentu (person-dependent). Hal ini menjadi sangat terlihat selama masa pandemi Corona. Baik dalam menangani urusan internal maupun dengan kontraktor konstruksi, pekerjaan Facilities Department ditugaskan berdasarkan project masing-masing. Meskipun kami sudah membagikan progres menggunakan sistem internal untuk beberapa waktu, dokumen di lapangan dan instruksi detail tetap tersimpan di komputer pribadi masing-masing penanggung jawab serta di dalam pikirannya sendiri. Jika penanggung jawab tidak bisa datang ke kantor, ia tidak dapat memeriksa process chart tersebut. Tokyo Dome City telah beroperasi selama lebih dari 20 tahun, dan fakta bahwa pengumpulan informasi telah menjadi proses yang bersifat personal juga merupakan sebuah masalah.

Meski demikian, kami tidak bisa menghentikan pekerjaan konstruksi, sehingga meskipun merasa tidak enak, kami tetap menelepon penanggung jawab yang saat itu sedang cuti karena Corona disaster untuk memastikan informasi.

Kami merasa tidak enak, namun saya harus menelepon penanggung jawab yang sedang mengambil cuti akibat Corona disaster untuk memastikan informasi. Meskipun sistem kerja berbasis "penanggung jawab" (in-charge system) memungkinkan kami membangun hubungan saling percaya dengan pekerja konstruksi, sistem ini sangat rentan dalam situasi darurat. Pada saat yang sama, perusahaan secara keseluruhan sedang mendorong digital transformation, termasuk kantor yang paperless, dan kami mulai mempertimbangkan penerapan aplikasi project management yang memanfaatkan kekuatan teknologi digital.

— Mengapa Anda memilih KANNA sebagai aplikasi project management Anda?

Bapak Yamaguchi: Hal pertama yang menarik perhatian kami adalah fitur chat. Saya berpikir aplikasi ini bisa dioperasikan dengan cara yang sama seperti communication apps yang sudah familiar bagi banyak orang.

Dari sudut pandang progress management, salah satu faktor penentu adalah kemampuan untuk menampilkan daftar beberapa project sekaligus, menerima notifikasi dan menampilkan status progres masing-masing project, serta menyimpan foto dan dokumen. Kami membandingkan beberapa layanan, namun KANNA memiliki kesesuaian terbesar dengan bisnis kami.

Gambar penggunaan aktual fitur chat di KANNA. Fitur untuk memperjelas kepada siapa pesan dikirimkan dengan menambahkan mention "@ + nama pengguna", serta fitur "reply" untuk mengutip pesan dari orang tertentu.

Peningkatan akurasi komunikasi informasi dan notifikasi progres secara real-time menjadi faktor yang membuat kami merasa lebih tenang.

— Menurut Anda, seberapa efektif KANNA dalam menyelesaikan isu-isu tersebut?

Bapak Yamaguchi: Baru sekitar dua bulan sejak kami memperkenalkan KANNA, dan saat ini kami masih dalam tahap di mana saya, dengan bantuan perusahaan konstruksi, menunjukkan manfaat penggunaan KANNA di dalam perusahaan. Meskipun prioritas kami adalah menyebarluaskan penggunaan KANNA untuk menyelesaikan isu-isu tersebut, kami mulai melihat tanda-tanda perbaikan.

Pertama, dengan beralih ke komunikasi yang utamanya menggunakan chat, waktu yang dibutuhkan untuk menulis email berkurang secara signifikan. Hal ini berlaku sama di semua perusahaan, yang memiliki budaya menambahkan kalimat-kalimat yang sebenarnya tidak terlalu penting namun tetap harus disertakan dalam email. Kalimat-kalimat semacam itu tidak lagi diperlukan, dan karena chat KANNA juga memiliki fitur reply, kami dapat berkomunikasi secara jelas tanpa harus mengulang apa yang sudah disampaikan sebelumnya, karena semuanya sudah terhubung.

Selain itu, notifikasi dan tampilan status progres mendapatkan respons positif baik dari pihak manajemen maupun kontraktor konstruksi.

Push notification mengenai project mana yang berada di flow progres tertentu memungkinkan manager memahami status terkini tanpa ada yang terlewat. Kami tidak perlu lagi kembali membuka email lama hanya untuk bertanya pada diri sendiri, "Apakah saya sudah mendapatkan quote untuk project ini?"

Saya tidak perlu kembali ke email-email sebelumnya untuk bertanya pada diri sendiri, "Apakah saya sudah mendapatkan estimasi untuk project ini?" Di sisi lain, fitur ini juga sepertinya menjadi sumber ketenangan bagi para kontraktor.

Fitur reply chat

Flow (status progres) dari setiap project dapat dilihat sekilas dalam satu tampilan. Tampilan ini dapat dikustomisasi oleh masing-masing perusahaan.
※ Gambar contoh

Kami mengelola puluhan proyek konstruksi setiap bulannya, yang terkadang menyebabkan keterlambatan dalam dimulainya konstruksi maupun keterlambatan settlement. Dengan KANNA, kami menerima notifikasi seiring status yang berkembang, dan kami juga menerima push notification saat foto atau dokumen diperbarui. Hal ini memungkinkan kontraktor konstruksi mengetahui perkembangan yang terjadi, dan mereka merasa lebih tenang karena proyek terus berjalan, meskipun mereka dalam status standby.

Saya juga menghargai push notification ini. Bahkan dalam situasi ketika saya tidak dapat memeriksa isi sebuah pesan, misalnya saat sedang libur, saya tetap bisa menyadari bahwa ada sesuatu yang sedang disampaikan. Kemudian, saya bisa memperkirakan jumlah pekerjaan yang perlu ditangani berdasarkan volume notifikasi yang masuk, yang secara alami membuat saya lebih siap untuk kembali bekerja pada hari Senin.

Contoh tampilan "fitur push". Ketika sebuah flow (status progres) berubah atau sebuah "report" ditambahkan, notifikasi akan dikirim ke smartphone Anda. Anda dapat memahami status progres sekilas tanpa perlu membuka aplikasi.

Karena kami adalah perusahaan yang telah membangun sejarah panjang, kami bergerak menuju kapitalisasi informasi melalui DX.

— Saat ini Anda telah menunjukkan contoh yang baik di dalam perusahaan Anda. Bisa ceritakan visi perusahaan Anda melampaui penyebaran KANNA ini?

Bapak Yamaguchi: Saya ingin menjadikan diri saya sebagai contoh untuk menyebarkan KANNA ke seluruh departemen, dan pada akhirnya ke seluruh perusahaan kami. Jika kami dapat menyatukan sarana komunikasi serta penyimpanan dokumen dan gambar terkait konstruksi di dalam KANNA, saya berharap kami dapat menyempurnakan operasional bisnis kami, melampaui tujuan awal kami yaitu memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi, melepaskan diri dari ketergantungan pada individu karyawan tertentu, dan bahkan mewujudkan paperless.

Tokyo Dome City bermula dari Korakuen Stadium, yang dibuka pada tahun 1937. Sejak itu, kami telah membuka dan mengoperasikan berbagai jenis fasilitas dan bangunan entertainment. Tidak mudah menemukan dokumen tentang masa lalu perusahaan, karena perusahaan ini sudah berdiri sejak zaman ketika konsep "Digital" pun masih sangat jarang.

Namun, sejarah dan teknologi yang telah kami kumpulkan selama 80 tahun sejak berdirinya perusahaan adalah aset paling berharga kami. Karena akumulasi ini terus berlanjut hingga hari ini, kami percaya bahwa kami harus menyimpan catatan rinci mengenai apa yang salah, bagaimana kami mengatasinya, bagaimana kami mencapai penyelesaian, serta bagaimana kami mempertahankannya. Jika semua hal yang berkaitan dengan konstruksi dapat disentralisasi di KANNA, informasi yang tersimpan di KANNA akan menjadi aset yang dapat diwariskan ke masa depan.

Covid membuat jelas bahwa salah satu isu kami adalah kurangnya sumber daya manusia, namun kami tidak pernah tahu kapan situasi darurat akan terjadi yang membuat sulit untuk datang ke kantor di Jepang yang rawan bencana. Namun, di Jepang yang sering mengalami bencana, tidak ada yang bisa memastikan kapan situasi darurat akan muncul dan membuat sulit untuk datang ke kantor. Setelah menyadari potensi KANNA, kami ingin lebih mendorong penggunaannya di masa depan.

Nama Perusahaan: TOKYO DOME CORPORATION
Deskripsi Bisnis: Bisnis Tokyo Dome City, Distribusi, Operasional hotel, Penyewaan real estate, Operasional Velodrome, dan lain-lain
Tanggal Pendirian: Desember 1936
Jumlah Karyawan: 929
Website: https://www.tokyo-dome.jp/