Temukan Bagaimana Lutley Windows Menghilangkan Kehilangan Dokumen, Meningkatkan Keandalan Penagihan, dan Mengubah Produktivitas Kantor dengan Menerapkan Kanna di Seluruh Divisi Pekerjaan Terencana dan Perbaikan Mereka.
case study
Lutley Windows
Temukan Bagaimana Lutley Windows Menghilangkan Kehilangan Dokumen, Meningkatkan Keandalan Penagihan, dan Mengubah Produktivitas Kantor dengan Menerapkan Kanna di Seluruh Divisi Pekerjaan Terencana dan Perbaikan Mereka.
Manufacturing Industry
United Kingdom
Company Name
Lutley Windows
Number of Employees
90
Business Activities
Perusahaan ini memproduksi dan memasang jendela, pintu, dan unit kaca.
Services
KANNA Project
KANNA Report
Lutley Windows adalah kontraktor spesialis yang berbasis di Wednesbury, melayani asosiasi perumahan (housing associations) di seluruh Inggris (UK). Perusahaan ini memproduksi dan memasang jendela, pintu komposit, pintu patio, pintu Prancis (French doors), dan unit kaca di bawah lini produk Rayo. Dengan pengalaman berdagang sekitar satu dekade dan tim pemasangan (fitting teams) yang terus berkembang, Lutley Windows beroperasi baik di divisi pekerjaan terencana (planned works) maupun perbaikan reaktif (reactive repair).
Background And Effects of KANNA Implementation
Issue
Seiring Lutley Windows berkembang dari operasi kecil menjadi bisnis yang menjalankan hingga 25 tim pemasangan, proses manual yang sebelumnya efektif di tahun-tahun awal mulai runtuh sepenuhnya.
Setiap pekerjaan dikelola secara manual di atas kertas. Setiap paket yang dikirim bersama tim pemasangan berisi nomor referensi properti, alamat, detail pelanggan, informasi survei, dan catatan produksi. Ketika bisnis masih kecil, hal ini masih bisa dikelola. Namun seiring skala bisnis membesar, celah-celahnya menjadi mustahil untuk diabaikan:
Tim pemasang sering kali gagal mengembalikan dokumen yang telah selesai dikerjakan, memaksa staf kantor untuk mencari, mencetak ulang, dan memproses ulang dokumen tersebut
Divisi perbaikan sepenuhnya bergantung pada satu spreadsheet bersama yang telah digunakan selama enam tahun. Spreadsheet ini sering crash saat dibuka, memiliki terlalu banyak pengguna yang mengakses secara bersamaan, dan tidak menyediakan jejak audit (audit trail)
Semua foto perbaikan dan pembaruan pekerjaan dibagikan melalui WhatsApp, tanpa ada catatan terpusat
Ketika dokumen hilang, pekerjaan tidak dapat ditagih. Beberapa bahkan terpaksa dihapuskan (written off) sepenuhnya
Kesalahan produksi terjadi ketika informasi survei tidak diteruskan dengan benar sepanjang alur kerja, mengakibatkan tim pemasang tiba di lokasi dengan pesanan yang tidak lengkap
Bisnis ini tidak memiliki cara untuk mengetahui siapa yang menginput informasi apa, kapan, atau apakah informasi tersebut benar. Kesenjangan komunikasi antara surveyor, tim produksi, kantor, dan tim pemasangan menyebabkan kerugian finansial yang nyata.
"Kami pernah mengalami situasi di mana paket dokumennya tidak pernah kembali ke kami. Jadi kami tidak bisa mengklaim pekerjaan itu. Itu berdampak besar bagi bisnis. Kami sudah mengirim tim, yang harus kami bayar, tapi kami tidak bisa menagih biaya jendela atau layanan kami karena dokumennya hilang. Satu orang saja harus menghabiskan waktu seminggu penuh hanya untuk mencari pekerjaan itu."Jason Smith, Senior
Contracts Manager, Lutley Windows
Key Factors For Implementation
Sebelum menemukan KANNA, Lutley Windows sempat mempertimbangkan untuk membuat aplikasi custom (bespoke app). Penawaran harga dari para developer berkisar antara £50.000 hingga £100.000, belum termasuk biaya maintenance yang berkelanjutan. Direktur perusahaan menemukan KANNA secara independen dan mengangkatnya ke tim.
Setelah melihat platform ini, keputusan pun menjadi mudah:
Harga menjadi faktor yang signifikan. KANNA menawarkan fungsionalitas yang mereka butuhkan dengan biaya yang jauh lebih rendah dibandingkan membangun sistem custom
Fleksibilitas sangat penting. Kemampuan untuk membuat laporan custom, menyesuaikan informasi pekerjaan, dan mengonfigurasi sistem sesuai alur kerja spesifik mereka, memungkinkan mereka mereplikasi dan menyempurnakan proses yang sudah ada tanpa kompromi
Kemudahan penggunaan menjadi hal penting bagi tenaga kerja yang beragam. Tim pemasangan, staf kantor, dan tim produksi semuanya perlu bisa menggunakan sistem tanpa memerlukan pengetahuan teknis yang mendalam
Cakupan penggunaan lintas departemen. Mulai dari surveyor dan tim pemasang hingga bagian akuntansi dan produksi, KANNA dapat melayani seluruh bisnis dari satu platform tunggal
"Semuanya seakan selaras. Saya sempat berpikir, apa mungkin sebagus ini? Dan ternyata benar, setelah pertemuan pertama kami, semuanya berjalan lancar sejak saat itu."
Jason Smith, Senior Contracts Manager, Lutley Windows
Effects and Improvements
Dampak dari penerapan KANNA telah dirasakan di setiap lini bisnis:
Tidak ada lagi tagihan yang terlewat. Sejak menerapkan KANNA, Lutley Windows belum pernah lagi mengalami pekerjaan yang tidak bisa ditagih akibat dokumentasi yang hilang. Paket serah terima (handover packs) kini diselesaikan secara digital, foto langsung dilampirkan ke setiap pekerjaan, dan semua hal yang diperlukan untuk persetujuan klien dapat diakses dalam satu tempat
Visibilitas pekerjaan secara real-time. Manajer dapat memeriksa status pekerjaan apa pun langsung dari ponsel mereka, baik saat berada di kantor, kunjungan lapangan, maupun sedang berlibur. Tidak perlu lagi mengejar kolega antar departemen hanya untuk mendapatkan update
Produktivitas kantor yang meningkat. Staf yang sebelumnya sibuk mengejar dokumen dan menutup celah kini justru aktif mengambil pekerjaan tambahan. Tim pekerjaan terencana bahkan mulai membantu divisi perbaikan dalam hal penjadwalan, sebuah kolaborasi lintas divisi yang sebelumnya mustahil dilakukan
Laporan custom yang efektif di lapangan. Jason dan rekannya, Joanne, telah membangun template laporan custom di dalam KANNA, termasuk formulir pemesanan kaca (glass ordering form) dengan pilihan dropdown untuk ukuran, ketebalan, dan pola. Yang dulunya berupa pesan WhatsApp yang bisa salah baca atau hilang, kini menjadi pengajuan digital yang terstruktur dan dapat dilacak
Integrasi produksi. Tim manufaktur kini menerima pekerjaan langsung melalui KANNA, memberi mereka visibilitas atas apa yang perlu diproduksi dan kapan jadwal pemasangannya
Peningkatan moral staf. Staf kantor yang awalnya enggan mengadopsi sistem ini kini menjadi pengguna yang antusias. Perubahan sikap ini terlihat jelas
"Kami melihat perubahan besar di kantor, begitu juga dengan sikap orang-orang di dalamnya. Awalnya mereka tidak suka ketika kami memperkenalkan sistem ini, tapi sekarang mereka benar-benar menyukainya."
Jason Smith, Senior Contracts Manager, Lutley Windows
Person Interviewed
Jason Smith, Senior Contracts Manager, Lutley Windows
Jason mengawasi divisi pekerjaan terencana (planned works) dan juga terlibat cukup signifikan di sisi bisnis perbaikan (repairs). Ia telah bergabung dengan Lutley Windows selama tujuh tahun dan berperan sentral dalam proses evaluasi serta implementasi KANNA.
Tim Lapangan dan Kolaborasi
Transisi bagi tim pemasangan yang bekerja di lapangan berjalan mirip dengan pengalaman di kantor. Sebagian langsung terbiasa dengan sistem ini, sementara yang lain terutama yang kurang nyaman dengan teknologi, membutuhkan sedikit lebih banyak waktu dan dukungan. Dengan dorongan yang konsisten, kini seluruh tim menggunakan KANNA sebagai alat utama mereka di lapangan.
Ketika seorang fitter tiba di lokasi kerja dan menemukan masalah, foto langsung diunggah ke KANNA. Staf kantor dapat langsung melihatnya, memahami masalah tersebut sesuai konteksnya, dan merespons tanpa perlu telepon atau thread WhatsApp. Peralihan dari kanal komunikasi yang terfragmentasi ini memberikan dampak nyata terhadap seberapa cepat masalah dapat diidentifikasi dan diselesaikan.
Satu area yang masih terus disempurnakan adalah akses offline. Beberapa kontrak kerja membawa tim ke area tanpa sinyal ponsel. Mode offline KANNA memungkinkan pekerjaan untuk diunduh terlebih dahulu, namun sebagian kecil teknisi terkadang lupa melakukannya sebelum berangkat. Tim saat ini sedang berupaya menjadikan hal ini sebagai bagian rutin dari kegiatan pagi hari.
Layanan Pelanggan
Manfaat yang dirasakan langsung oleh pelanggan juga mulai terlihat jelas. Sebelumnya, ketika klien atau kontak dari housing association menelepon untuk menanyakan progres suatu pekerjaan, responsnya sering kali melibatkan pencarian dokumen atau meminta orang lain untuk menyelidikinya. Kini, tim layanan pelanggan dapat membuka data pekerjaan secara real-time dan memberikan jawaban yang akurat serta langsung.
Lutley Windows juga sedang menjajaki opsi untuk memberikan akses view-only kepada klien housing association mereka atas pekerjaan-pekerjaan terkait di dalam KANNA. Hal ini akan memungkinkan klien untuk memeriksa progres mereka sendiri tanpa perlu menghubungi tim Lutley, sehingga mengurangi gangguan dan meningkatkan pengalaman layanan secara keseluruhan.
Peningkatan yang Diharapkan di Masa Depan untuk KANNA
Ekspor PDF langsung untuk laporan dan paket serah terima yang telah selesai. Saat ini, tim harus mengunduh dalam format Excel dan mengonversinya secara manual ke PDF. Ini merupakan item pengembangan yang sudah diketahui dan dinantikan oleh tim
Integrasi SMS diajukan sebagai potensi kebutuhan di masa depan dan sedang dijajaki sebagai integrasi terpisah
Lutley Windows berbasis di Wednesbury dan berspesialisasi dalam manufaktur serta pemasangan jendela, pintu, dan produk kaca (glazing) untuk sektor perumahan sosial (social housing).
Article Published on:
