Perusahaan Konstruksi Jepang Menghadapi Tantangan sebagai Kontraktor Utama di Thailand

— Bisa diceritakan mengenai bisnis perusahaan?

Mr. Asami: Perusahaan kami merupakan perusahaan konstruksi yang berkantor pusat di Tokyo, Jepang. Di Jepang, kami memulai bisnis sebagai subcontractor untuk general contractor. Hingga saat ini, kami masih mengerjakan proyek sebagai subcontractor sekaligus sebagai kontraktor utama.

Sebagai kontraktor utama, kami menangani setiap proyek secara menyeluruh, mulai dari desain, perencanaan pekerjaan, hingga pengendalian kualitas. Di tingkat grup perusahaan, kami juga memiliki bisnis yang berkaitan dengan keamanan konstruksi serta bisnis perdagangan material dan perlengkapan, seperti traffic cone.

Kami mulai menjalankan bisnis di Thailand pada tahun 2022. Berawal dari sebuah peluang yang kami dapatkan, kami kemudian mendirikan perusahaan di Thailand dan menjalankan bisnis konstruksi dengan model yang serupa dengan Jepang.

Namun, di Thailand kami tidak mengerjakan proyek sebagai subcontractor. Pelanggan utama kami saat ini adalah perusahaan pengelola hotel dan pemilik kondominium.

Sejak sekitar bulan Juni tahun ini, kami juga mulai mengembangkan bisnis pembangunan booth pameran. Thailand merupakan negara yang cukup sering menyelenggarakan pameran. Meskipun sebelumnya kami belum memiliki pengalaman di bidang tersebut, ketika mendapatkan inquiry untuk mengerjakan proyek booth pameran, kami memutuskan untuk memulai bisnis ini.

— Apa saja tanggung jawab Mr. Asami dalam perusahaan?

Mr. Asami: Pada dasarnya, saya bertanggung jawab atas pengelolaan perusahaan di Thailand dan keseluruhan proyek yang kami kerjakan.

Saya berkoordinasi dengan tim di Jepang sekaligus memantau perkembangan pekerjaan di Thailand melalui KANNA, memeriksa status setiap proyek, serta melakukan koordinasi ketika terjadi masalah, baik dengan tim di Jepang maupun tim di Thailand.

Untuk struktur tim, kami memiliki construction engineer, Project Manager, anggota yang bertanggung jawab atas drafting dan desain, serta tim sales.

Informasi Tersimpan pada Individu dan Sulit Tersampaikan ke Tim di Jepang

— Apa saja masalah yang dihadapi perusahaan sebelum menggunakan KANNA?

Mr. Asami: Sebelumnya, sebagian besar foto dan dokumen dari setiap proyek disimpan di Google Drive, sedangkan komunikasi dilakukan terutama melalui aplikasi chat seperti LINE.

Masalahnya, kondisi ini membuat informasi tersimpan pada individu tertentu. Bahkan saya sendiri yang bertanggung jawab atas manajemen perusahaan tidak selalu mengetahui apakah informasi tertentu sudah diunggah ke Google Drive atau belum.

Tim di Jepang juga menghadapi masalah yang sama. Informasi menjadi sulit untuk dikelola dan ini merupakan salah satu masalah terbesar kami.

Untuk perencanaan proyek, kami menggunakan Excel. Jadi, jika PIC tidak memperbarui data, anggota tim lainnya tidak dapat mengetahui sejauh mana perkembangan pekerjaan.

Selain itu, file tersebut hanya dapat diedit oleh PIC yang bertanggung jawab. Akibatnya, saya maupun anggota tim lainnya tidak dapat melakukan perubahan atau memperbarui informasi secara langsung.

Di sisi lain, penggunaan dokumen fisik masih cukup umum di Thailand. Membawa dokumen asli ke lokasi proyek merupakan hal yang biasa dilakukan.

Namun, karena dokumen asli hanya tersedia dalam satu salinan, ketika dibawa ke lokasi proyek terdapat risiko dokumen menjadi kotor, rusak, atau bahkan hilang. Kami sendiri pernah mengalami situasi ketika dokumen hampir hilang.

— Kabarnya, reporting kepada tim di Jepang juga menjadi tantangan.

Mr. Asami: Ketika melakukan reporting kepada tim di Jepang, kami harus berkomunikasi dengan orang-orang yang belum pernah datang langsung ke lokasi proyek. Karena itu, mereka sulit membayangkan kondisi sebenarnya di lapangan.

Meskipun kami sudah menyimpan foto dan video di folder Google Drive untuk mereka lihat, tetap sulit untuk menyampaikan kondisi proyek secara menyeluruh. Ketika kami mencoba membuat folder yang lebih terstruktur dan lebih detail untuk mengatasi masalah tersebut, justru informasi yang dibutuhkan menjadi semakin sulit ditemukan.

Tim di Thailand memahami kondisi di lapangan dengan baik. Namun, informasi tersebut tidak selalu sampai kepada pihak yang perlu melakukan pengecekan maupun pihak yang bertanggung jawab memberikan approval.

Meskipun kami dan tim sudah menjalankan pekerjaan dengan benar, tetap saja terjadi kesalahpahaman seperti “sudah dikerjakan” atau “belum dikerjakan”, bahkan di antara anggota tim Jepang sendiri.

Sebagus apa pun kami mengelola proyek konstruksi dan melakukan pengendalian kualitas, selama berada di Thailand kami masih dapat melihat kondisi sebenarnya di lapangan. Namun, bagi tim yang berada di kantor pusat Jepang, melakukan pengecekan secara langsung tentu jauh lebih sulit.

Karena itu, proses reporting menjadi sebuah tantangan. Ketika informasi tidak dapat dibagikan dengan baik, pengelolaan progress memang terlihat berjalan, tetapi pada kenyataannya belum dapat dilakukan secara optimal.

Selain itu, ketika pelanggan dari Jepang menanyakan progress dan kami mengirimkan jadwal proyek, jika jadwal tersebut belum diperbarui dengan informasi terbaru, kami pernah mendapatkan pertanyaan seperti, “Apakah pekerjaan ini mengalami sedikit keterlambatan?”

Sistem yang Dirancang untuk Kebutuhan Jepang Membuat Operasional di Thailand Kurang Optimal

— Saat mulai menggunakan KANNA, apakah perusahaan juga membandingkannya dengan tools lain?

Mr. Asami: Sebenarnya tidak. Kami tidak melakukan perbandingan dengan tools lain dan hanya mempertimbangkan KANNA.

Sebelumnya, kami memang pernah menggunakan sistem lain di Jepang. Namun, pada saat itu karakteristik pekerjaan di Jepang dan Thailand cukup berbeda.

Di Jepang, kami hanya bertanggung jawab atas sebagian dari proyek yang dikelola oleh general contractor. Sementara di Thailand, kami menangani keseluruhan proyek secara mandiri.

Dengan perbedaan cara kerja yang cukup besar tersebut, kami merasa hal ini menjadi tantangan tersendiri.

Untuk pengelolaan foto dan dokumen, pada akhirnya kami tidak memiliki pilihan lain selain menggunakan Google Drive.

Kami sebenarnya sudah pernah menyampaikan permintaan untuk solusi yang lebih sesuai. Namun, karena kriteria pengambilan keputusan lebih banyak didasarkan pada kebutuhan bisnis di Jepang, kebutuhan dari tim Thailand secara tidak langsung menjadi prioritas yang lebih rendah.

Terus terang, hasil yang kami dapatkan saat itu tidak sesuai dengan yang kami harapkan.

— Lalu, apa yang membuat perusahaan memutuskan untuk memilih KANNA?

Mr. Asami: Awalnya berasal dari hubungan kami dengan Aldagram.

Saat itu saya sedang menyampaikan berbagai permasalahan yang kami hadapi kepada tim di Jepang, dan pada saat yang sama kami mendapatkan kontak dari Aldagram.

Salah satu faktor terpenting dalam keputusan kami adalah kesempatan untuk mencoba KANNA secara langsung terlebih dahulu.

Setelah mencobanya, kami melihat bahwa tim di Thailand dapat menggunakan KANNA tanpa kendala dan kami juga melihat bahwa berbagai masalah yang selama ini kami hadapi berpotensi untuk diselesaikan.

Menurut saya, ini merupakan faktor yang paling penting.

Selain itu, dukungan yang tersedia dalam bahasa Jepang dan bahasa Thailand juga menjadi salah satu alasan kami memilih KANNA.

Kami sangat terbantu karena setiap kali ada karyawan baru bergabung, tim KANNA membantu melakukan koordinasi dan memberikan training mengenai cara penggunaan sistem.

Dukungan tersebut masih sangat membantu kami hingga saat ini.

Jadwal Proyek dan Approval Dapat Diselesaikan melalui Smartphone, Penggunaan Kertas Berkurang 80%

— Bagaimana perusahaan menggunakan KANNA saat ini?

Mr. Asami: Fungsi utama yang kami gunakan adalah untuk berbagi informasi, seperti dokumen dan foto dari setiap proyek, serta mengelola progress pekerjaan.

Ada banyak situasi ketika kami perlu menjelaskan progress proyek kepada perusahaan pengelola gedung.

Sebelumnya, kami harus membuat file Excel sendiri, kemudian mengirimkannya atau melakukan screen sharing untuk menunjukkan informasinya.

Sekarang, kami dapat langsung menampilkan jadwal proyek melalui web dan bahkan mengekspornya ke dalam format Excel.

Hal ini membuat informasi jauh lebih mudah untuk dilihat. Supplier juga dapat melihat informasi yang sama, dan pada akhirnya kemampuan tersebut menjadi salah satu nilai tambah bagi kami.

Dalam hal pengelolaan dokumen, selain kontrak dan invoice dengan pelanggan, kami juga kini menggunakan fitur approval KANNA untuk menyetujui dokumen yang diterima dari supplier serta purchase order yang kami keluarkan sendiri.

Sebelumnya, proses approval dilakukan melalui sistem lain secara terpisah. Kami harus berpindah-pindah sistem dan proses tersebut hanya dapat dilakukan menggunakan komputer.

Jika kami selalu berada di kantor, mungkin hal tersebut bukan menjadi masalah. Namun, pada kenyataannya kami juga harus sering berada di lokasi proyek.

Sekarang, kami dapat melakukan semuanya dalam satu platform dan proses approval dapat dilakukan melalui smartphone, bahkan ketika berada di luar kantor.

Ini merupakan salah satu perubahan yang paling terasa bagi kami.

Untuk komunikasi, sebelumnya kami menggunakan grup chat di LINE.

Namun, LINE memiliki keterbatasan dalam penyimpanan data sehingga informasi yang pernah dibagikan sebelumnya terkadang tidak dapat diakses kembali.

Sementara itu, foto dan informasi yang dibagikan melalui KANNA tidak memiliki batas waktu penyimpanan.

Hal ini juga memberikan manfaat yang sangat besar bagi kami.

— Secara kuantitatif, apa saja yang berubah setelah menggunakan KANNA?

Mr. Asami: Penggunaan Excel untuk membuat jadwal proyek hampir sepenuhnya berkurang.

Tentu saja, masih ada beberapa pelanggan yang meminta dokumen dalam bentuk fisik sesuai dengan kebijakan internal mereka, sehingga kami tetap menyesuaikannya dengan kebutuhan.

Namun secara keseluruhan, kami berhasil mengurangi penggunaan kertas sekitar 80%.

Mulai dari gambar konstruksi hingga file seperti 3D PDF untuk pekerjaan desain, pada dasarnya semuanya dapat dibagikan dalam bentuk digital.

Dengan begitu, jumlah dokumen yang perlu dicetak juga ikut berkurang.

Proses serah terima pekerjaan juga mengalami perubahan.

Ketika ada karyawan baru bergabung, kami dapat menunjukkan proyek-proyek sebelumnya kepada mereka dan meminta mereka memeriksa informasi yang ada untuk kemudian menjalankan pekerjaan dengan cara yang sama.

Semuanya menjadi jauh lebih mudah terlihat dibandingkan sebelumnya, sehingga proses serah terima pekerjaan juga menjadi lebih sederhana.

Reporting Tepat Waktu Membangun Kepercayaan dan Mendorong Repeat Order dari Pelanggan

— Bagaimana penggunaan KANNA memengaruhi hubungan dengan pelanggan?

Mr. Asami: Pelanggan dari industri hotel sangat memperhatikan jadwal proyek.

Bahkan keterlambatan satu hari saja dapat berdampak pada jadwal pembukaan hotel. Jika kami tidak dapat menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, akan sulit bagi pelanggan untuk kembali menggunakan jasa kami di proyek berikutnya.

Untuk proyek dengan durasi sekitar satu bulan, kami biasanya melakukan reporting progress setiap minggu.

Namun, pada kenyataannya selalu ada situasi yang menyebabkan pekerjaan menyimpang dari rencana.

Dengan menggunakan KANNA, kami dapat melihat secara detail berapa hari keterlambatan terjadi dan pada tahap mana keterlambatan tersebut terjadi.

Hal ini membuat proses reporting dan meeting dengan pelanggan menjadi jauh lebih mudah.

Ketika beban pekerjaan untuk reporting berkurang, kami juga dapat menggunakan waktu yang tersedia secara lebih efektif.

Kemampuan untuk melakukan reporting dengan lebih cepat dan lebih sering menurut saya secara langsung membantu membangun kepercayaan pelanggan.

Dan kami juga merasa terbantu karena inquiry untuk proyek-proyek baru semakin sering kami terima.

— Jika mulai besok KANNA tidak lagi tersedia, apa dampaknya bagi perusahaan?

Mr. Asami: Jika membayangkan kembali waktu yang dibutuhkan untuk membuat laporan atau menyusun jadwal proyek dari awal, pekerjaan-pekerjaan tersebut ternyata membutuhkan waktu yang sangat besar.

Perusahaan kami tidak memiliki banyak karyawan. Kami bekerja sebagai tim kecil dengan kualitas kerja yang tinggi. Saya rasa kecepatan kami dalam merespons pelanggan akan menurun secara signifikan.

Semakin cepat kami merespons pelanggan, tentu semakin baik. Jika kabarnya baik, mungkin tidak terlalu mendesak. Namun, jika kabarnya kurang baik, justru harus disampaikan secepat mungkin.

Apa yang sudah terjadi memang tidak dapat diubah. Namun, jika reporting terlambat, hal tersebut akan berdampak langsung pada hubungan dan kepercayaan pelanggan.

Hal lainnya adalah saya sudah menyampaikan kepada pelanggan bahwa kami menggunakan sistem ini.

Jika sistem tersebut tidak lagi tersedia, citra kami di mata pelanggan akan kembali seperti sebelumnya. Kami juga tidak dapat menunjukkan bukti untuk memastikan bahwa pekerjaan benar-benar telah dilakukan ketika pelanggan bertanya, “Apakah pekerjaan seperti ini benar-benar dapat terus berjalan?”

Dari Pembangunan Booth Pameran hingga Properti, Menuju Pengelolaan Terpusat di Seluruh Grup Perusahaan

— Ke depannya, bagaimana rencana perusahaan dalam menggunakan KANNA?

Mr. Asami: Sebagai perusahaan yang beroperasi di Thailand, selain bisnis konstruksi yang sudah berjalan, kami juga baru mulai mengembangkan bisnis pembangunan booth untuk pameran.

Untuk bisnis pembangunan booth pameran, kami terutama bekerja sama dengan perusahaan-perusahaan asing. Saat ini kami bekerja sama dengan perusahaan dari Turki, dan ke depannya kami juga akan bekerja dengan perusahaan dari Timur Tengah, India, dan Eropa.

Dengan bertambahnya proyek tersebut, volume informasi yang harus dikelola juga akan meningkat secara signifikan.

Selain itu, karena pameran diselenggarakan di berbagai lokasi setiap hari, jumlah deal, komunikasi, dan dokumen yang perlu dikelola juga akan semakin banyak.

Kami juga mulai menerima inquiry untuk menjadi broker properti.

Saya ingin menggunakan KANNA untuk mengelola seluruh hal yang berkaitan dengan properti, mulai dari aktivitas brokerage hingga pekerjaan konstruksi.

Jika kami dapat mendaftarkan setiap properti sebagai sebuah proyek, menyimpan riwayat maintenance, serta membuat pengingat sebelum masa kontrak berikutnya berakhir, saya rasa hal tersebut akan sangat membantu meningkatkan efisiensi pekerjaan kami.

Di tingkat grup perusahaan, kami juga sedang mempertimbangkan untuk memperluas bisnis ke negara-negara lain di Asia Tenggara.

Ke depannya, kami ingin dapat mengelola seluruh pekerjaan secara terpusat di seluruh grup perusahaan.

— Terakhir, apa pesan Anda untuk perusahaan di industri yang sama yang sedang mempertimbangkan DX di lapangan atau ingin meningkatkan efisiensi kerja?

Mr. Asami: Mungkin jika disebut sebagai sebuah saran, terdengar seperti saya berbicara dari posisi yang lebih tinggi. Namun, ketika kami pertama kali memulai bisnis di Thailand, kami juga melakukan semuanya menggunakan dokumen kertas.

Kami pernah mengalami kesalahpahaman dan kehilangan informasi karena cara kerja tersebut.

Jika informasi dikelola secara sistematis, kita dapat selalu kembali memeriksa data dari masa lalu dan memastikan informasi tersebut tidak hilang.

Saat ini, Jepang juga sedang mendorong digitalisasi dengan cara yang sama. Sementara itu, Thailand masih memiliki budaya penggunaan dokumen fisik yang cukup kuat.

Saya percaya bahwa ketika kita dapat menjalankan pekerjaan dan memeriksa informasi dari mana saja, efisiensi kerja juga akan meningkat.

Di antara perusahaan-perusahaan kecil, masih ada yang merasa bahwa cara kerja lama sudah cukup baik.

Namun, jika perusahaan ingin terus berkembang, semakin sedikit jumlah anggota tim, semakin penting bagi setiap orang untuk mengelola pekerjaannya secara efisien dan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada aktivitas sales.

Karena itu, menurut saya perusahaan kecil justru semakin membutuhkan sistem untuk mengurangi pekerjaan yang tidak memberikan nilai tambah.

Bagi perusahaan yang memiliki kekhawatiran serupa, saya sangat menyarankan untuk mencoba menggunakan tools seperti KANNA.