Bisakah Anda ceritakan tentang aktivitas bisnis perusahaan Anda?

Nama saya Patrick Teodosio dari RWSI. Kami adalah kontraktor fasad yang berspesialisasi dalam pengecatan gedung bertingkat tinggi, baik untuk properti residensial maupun komersial. Selain itu, kami juga berspesialisasi dalam waterproofing, dengan fokus pada sistem atap membran untuk fasilitas industri. Singkatnya, kami menangani konstruksi lapisan eksterior bangunan apa pun.

Latar Belakang Implementasi KANNA

Apa tantangan atau masalah utama yang dihadapi perusahaan Anda sebelum menggunakan KANNA?

Saat itu, kami menghadapi dua tantangan utama. Perusahaan kami, Roof and Wall Saver, adalah bisnis berusia 27 tahun yang dimulai dari skala kecil dan terus berkembang seiring waktu. Salah satu titik masalah yang kami sadari seiring berkembangnya perusahaan adalah terkait dokumentasi. Kami mengerjakan proyek yang bisa berlangsung 1 hingga 3 tahun, dan selama periode itu, tim di sisi klien sering berganti—baik karena dipindahtugaskan maupun digantikan. Akibatnya, dokumentasi penting terkadang hilang.

Tantangan kedua adalah komunikasi internal di dalam perusahaan kami sendiri. Mengoordinasikan pemesanan material, memastikan jumlah tenaga kerja yang tepat, dan menangani berbagai masalah di lapangan dengan cepat, semuanya menjadi kendala. Kami membutuhkan cara untuk mengakses informasi ini secara instan, sekaligus memastikan tidak tercampur dalam prosesnya.

Sebagai contoh, dengan 30 proyek yang berjalan, jika 7 di antaranya mengalami masalah, setiap masalah tersebut harus benar-benar terhubung ke proyek masing-masing, tanpa ada kebingungan atau tumpang tindih antar proyek.

Bagaimana Anda pertama kali mengenal KANNA?

Saat itu, kami sedang mencari perangkat lunak yang bisa membantu dokumentasi sekaligus komunikasi antara lokasi proyek dan kantor pusat. Awalnya, kami mencoba menggunakan Smartsheets untuk menyatukan semuanya. Namun, kami segera menyadari bahwa Smartsheets terlalu rumit bagi pekerja lapangan kami—para engineer, tim lapangan, dan pekerja. Smartsheets dirancang untuk pekerja kantoran, dan meskipun berjalan baik di komputer, tidak ideal untuk digunakan secara mobile. Pengaturannya cukup sulit untuk bisnis konstruksi seperti kami, sehingga kurang efektif untuk kebutuhan kami.

Secara tidak sengaja, kami menemukan Aldagram dan berkesempatan bertemu dengan Shinji dan Kento (staf Aldagram), yang saat itu sedang berkunjung ke Filipina untuk acara Worldbex. Mereka datang ke kantor kami dan memberikan demo langsung. Kami terkesan dengan bagaimana KANNA berjalan dengan baik di smartphone, dan para pekerja kami merasa mudah menggunakannya. Hal inilah yang akhirnya meyakinkan kami untuk mencobanya.

Apa yang membuat Anda memutuskan untuk mengimplementasikan KANNA?

Kami mempertimbangkan berbagai pilihan perangkat lunak manajemen proyek, termasuk Procore, namun kami merasa itu terlalu rumit, terutama bagi tim lapangan. Alasan utama memilih KANNA adalah kesederhanaannya.

Jadi tujuan Anda adalah membuatnya user-friendly juga untuk tim lapangan?

Di industri konstruksi, khususnya di negara berkembang, teknologi belum banyak digunakan, sehingga perusahaan membutuhkan perangkat lunak yang mudah digunakan oleh para pekerja dan tim lapangan. Desain KANNA yang sederhana, tanpa fitur-fitur yang tidak perlu, menjadikannya pilihan yang ideal untuk kebutuhan mereka.

Alasan Memilih KANNA

Fitur atau aspek apa dari KANNA yang memengaruhi keputusan Anda untuk mengadopsinya?

Bagi kami, kekuatan KANNA terletak pada dokumentasinya, terutama fitur chat. Fitur ini sangat berguna untuk komunikasi dengan tim di mana pun berada, karena pesan tidak hilang dan mudah diakses.

Kemampuan untuk mengorganisasi pesan berdasarkan masing-masing proyek memastikan tim tetap fokus pada tugas spesifik mereka, mencegah informasi hilang atau tercampur dalam keseluruhan proses, terutama saat mengelola banyak proyek sekaligus. Selain itu, foto yang dibagikan dalam chat juga otomatis tersimpan dalam folder di dalam proyek terkait.

Penggunaan KANNA, jenis tugas atau operasional apa yang paling banyak menggunakan KANNA?

Kami terutama menggunakan KANNA untuk operasional kami, mengelola seluruh komunikasi dan dokumentasi yang terkait dengannya.
Ini adalah alat yang dirancang untuk tim lapangan, tempat dokumen seperti presentasi, laporan, dan korespondensi diunggah dan disimpan. Setiap dokumen diatur dan diarsipkan dalam KANNA, ditetapkan ke proyek yang sesuai agar mudah diakses dan dijadikan referensi.

Dari fitur-fitur spesifik KANNA, mana yang menurut Anda paling berguna?

Tim lapangan, termasuk engineer, manajer proyek, petugas keselamatan, dan petugas jaminan kualitas, terutama menggunakan KANNA untuk dokumentasi.

Sebagian besar pekerjaan mereka melibatkan pengunggahan video, foto, serta pelaporan insiden keselamatan atau masalah mutu pekerjaan. Perusahaan menghadapi tantangan besar terkait administrasi (paperwork) dalam konstruksi, karena tanpa sistem yang terorganisir untuk menyimpan dan mengakses informasi, banyak hal bisa jadi berantakan.

Apakah bisa dikatakan bagian dokumentasi KANNA adalah aspek yang paling penting bagi Anda?

Ya, fitur dokumentasi KANNA dianggap sebagai aspek yang paling penting, karena membantu mengelola dan menyusun seluruh dokumen yang diperlukan secara efisien.

Manfaat Setelah Implementasi KANNA

Seberapa besar peningkatan efisiensi operasional di lapangan, dalam hal efisiensi, manajemen tugas, dan komunikasi, sejak menggunakan KANNA?

Kami pernah menghadapi situasi di mana sebuah change order harus dibuat untuk sebuah proyek, namun tim di sisi klien telah diganti selama proses berlangsung. Ketika change order tersebut selesai, tim baru mengklaim tidak ada catatan mengenainya. Untungnya, perusahaan memiliki jejak surat-menyurat terkait change order tersebut, yang membantu kami membuktikan klaim kami dan mendapatkan pembayaran. Situasi semacam ini sering terjadi, karena rencana sering berubah selama proses konstruksi, yang menyebabkan kebingungan dan komunikasi terkait pembaruan yang terlewat.

Jadi bisa dikatakan ini menghemat waktu dan aspek finansial dalam skenario semacam itu, misalnya dokumentasi yang tepat membantu hal tersebut?

Dokumentasi yang tepat, terutama dalam skenario semacam itu, menghemat waktu dan uang perusahaan. Tanpa sistem seperti KANNA, mungkin dibutuhkan waktu berbulan-bulan untuk menelusuri email guna menemukan dokumen yang diperlukan untuk menyetujui change order dan klaim tersebut. Proses dokumentasi tidak hanya membantu dalam hal finansial, tetapi juga menyediakan jejak yang jelas, yang sangat penting untuk tetap terorganisir. Meskipun perusahaan ini berspesialisasi dalam layanan yang cukup niche, hal ini menjadi lebih penting lagi bagi kontraktor umum (general contractor), yang mengelola tim lebih besar dan proyek yang lebih kompleks, di mana komunikasi dan dokumentasi bisa menjadi jauh lebih menantang.

Rekomendasi untuk Perusahaan Lain

Apakah Anda punya saran bagi perusahaan yang mempertimbangkan KANNA?

Saya memiliki cara pandang sebagai klien; saya pernah mencoba berbagai perangkat lunak manajemen proyek, termasuk Procore dan sebuah opsi lokal. Namun, saya menyadari bahwa alat-alat ini bukanlah solusi yang berdiri sendiri—mereka hanya efektif jika timnya tahu cara menggunakannya. Ini serupa dengan analogi palu dan paku. Palu efektif untuk memasukkan paku, tapi tidak berguna jika Anda tidak tahu cara menggunakannya.

Poin utamanya adalah pelatihan dan onboarding yang tepat sangat penting untuk penggunaan perangkat lunak manajemen proyek apa pun secara efektif.

Dalam beberapa kata, apa yang menurut Anda menjadi manfaat utama menggunakan KANNA?

KANNA memberi kami kemampuan untuk mengorganisasi informasi dengan cara yang sederhana dan mudah digunakan. Ringan dan mudah dipakai.