Pal Communications Co., Ltd.

Dealer, perusahaan mitra, dan pengguna akhir: pemasangan peralatan pengisian daya EV melibatkan banyak pihak

— Pertama, ceritakan dong soal bisnis perusahaan dan gambaran umum bisnis pengisian daya EV-nya.

Ishizawa: Perusahaan kami beroperasi dari dua basis, kantor pusat di Kota Niigata, Prefektur Niigata, dan kantor di Tokyo. Awalnya kami di industri telekomunikasi, tapi seiring perubahan zaman, kami beralih ke pekerjaan kelistrikan yang lebih dekat ke industri konstruksi. Bisnis utama kami sekarang mencakup peralatan pengisian daya EV, pembangkit listrik tenaga surya, pemasangan LED, dan investigasi gangguan gelombang radio. Tim kami secara khusus fokus ke peralatan pengisian daya EV bisnis yang baru mulai naik daun dalam lima tahun terakhir.

Bisnis kami punya karakter B2B sekaligus B2C, tapi klien utama kami adalah dealer mobil. Sebagian besar proyek datang dari dealer perusahaan mobil ternama, sekitar 90% lewat rujukan, dan hanya sekitar 10% permintaan langsung dari pengguna akhir. Kalau beli mobil, kita beli dari dealer, kan? Sama juga dengan mobil listrik tapi untuk pemasangan charger, kami diperkenalkan ke dealer. Kami membuat kontrak dengan pelanggan, menyimpan informasi mereka, dan bekerja sama dengan perusahaan mitra di seluruh negeri untuk menangani semuanya, dari penjadwalan janji temu, survei lokasi, estimasi, sampai pemasangan.

Risiko dari situasi "katanya-katanya" dan informasi yang menumpuk di satu orang

— Apa masalah yang paling sering muncul dengan sistem manajemen progres yang lama?

Ishizawa: Bisnis ini cirinya melibatkan banyak pihak—perusahaan kami, dealer, pelanggan, dan perusahaan mitra lokal. Dulu tidak ada metode standar untuk pengajuan proyek; semua masuk via email, telepon, fax, dan cara lain. Akibatnya informasi gampang menumpuk di satu orang, dan ketika penanggung jawabnya berganti, informasi bisa hilang, muncul masalah "katanya begini/nggak begitu", dan biaya komunikasi untuk cek progres jadi membengkak.

Hara: Mengelola foto lapangan juga sulit. Butuh waktu lama untuk memindahkan foto dari kamera digital atau smartphone ke komputer, memilahnya ke folder, lalu membuat file Zip dan mengirimnya via email. Beberapa perusahaan mitra mengirim lewat aplikasi media sosial, tapi pada akhirnya foto tetap harus dipindahkan ke PC untuk pengelolaan internal. Ini makan waktu dan bikin berbagi secara real-time jadi susah.

Mengutamakan "kemudahan pakai yang intuitif" ketimbang "banyak fitur"

— Apa faktor penentu dalam memutuskan menerapkan KANNA?

Ishizawa: Dulu kami sudah coba berbagai tools untuk meningkatkan efisiensi kerja. Tapi semuanya nggak nempel di perusahaan karena fiturnya terlalu banyak dan susah dipakai secara intuitif. Untuk bisa kolaborasi mulus dengan banyak orang termasuk dealer dan perusahaan mitra eksternal kami merasa tool yang mudah dipahami dan intuitif buat siapa saja itu lebih penting daripada tool yang serba bisa. Kebetulan, saya pernah diundang memakai KANNA sebagai anggota eksternal di proyek dengan perusahaan besar, dan saya terkesan betapa mudahnya dipakai. Dari situlah saya pertama kali kenal KANNA. Faktor penentunya adalah kemudahan operasional yang intuitif banget dan sisi kustomisasinya, yang memungkinkan kami mengatur item sesuai pekerjaan kami. Dalam kasus kami, kami ingin memakainya seperti "kartu pelanggan" untuk melacak progres tiap pelanggan, bukan sekadar mengelola lokasi proyek dan kami yakin KANNA bisa mewujudkan itu.

Memakainya sebagai "kartu manajemen pelanggan" dan mengelola status secara terpusat dengan pewarnaan

— Sekarang KANNA dipakai seperti apa?

Hara: Kami memakai KANNA sebagai alat pengelolaan per "pelanggan (individu)", bukan per "lokasi konstruksi". Secara spesifik, kami memasukkan nama pelanggan, model kendaraan, tanggal pengiriman, tanggal yang diinginkan untuk survei lokasi, dan lainnya ke dalam template, lalu mengumpulkan informasinya persis seperti "rekam medis".

Kami terutama memanfaatkan fitur "manajemen progres". Kami mengelola status secara visual—seperti pertanyaan masuk, survei lokasi, estimasi, kontrak, penjadwalan pemasangan, dan penyelesaian pekerjaan—dengan pewarnaan. Ini memungkinkan kami berbagi progres tiap proyek secara real-time, karena notifikasi terkirim bukan cuma ke karyawan kami tapi juga ke staf dealer. Kami juga memanfaatkan fitur pelaporan lapangan; dengan karyawan mengunggah foto dari smartphone langsung setelah survei dan penyelesaian pekerjaan, kami drastis memangkas pekerjaan administrasi yang biasanya menumpuk setelah kembali ke kantor.

▲ "Progres" diberi warna per kategori, sehingga statusnya mudah terlihat sekilas.

▲ Tiap proyek diberi warna dalam kotak. Kotak diwarnai per area: kuning = Prefektur Akita, merah = Prefektur Yamagata, biru = Prefektur Aomori.

Pekerjaan administrasi berkurang 40%. Lebih dari itu, "sistem manajemen yang andal" mendapat apresiasi tinggi dan kontrak besar pun didapat.

— Dibanding sebelum menerapkan KANNA, seberapa besar usaha untuk manajemen proyek berkurang? Ceritakan dong manfaat yang sudah dirasakan.

Ishizawa: Saya merasa pekerjaan administrasi kami berkurang sekitar 40%. Dulu kami harus input data manual ke Excel, tapi setelah menyatukan tugas-tugas pengelolaan ke KANNA, semuanya jadi jauh lebih efisien. Manfaat terbesarnya: informasi yang tadinya berantakan di kepala saya jadi tertata. Dulu kami mengelola informasi pelanggan di dokumen kertas, mengecek dan menambahkan informasi, tapi sekarang kami bisa mengelola lebih banyak informasi secara terpusat di KANNA. Berkat itu, kami bisa langsung cek dan update informasi yang dibutuhkan bahkan saat sedang di luar, sehingga mobilitas di lapangan meningkat drastis. Dan manfaat paling penting yang ingin saya bagikan adalah kontribusinya ke penjualan. Musim panas ini, kami menandatangani kontrak baru dengan dealer mobil ternama. Di proyek pemasangan pengisian daya EV B2B2C mereka, dealer tersebut mengalami tantangan besar dalam mengelola informasi pelanggan dan menghindari masalah. Jadi saat kami mempresentasikan solusi menjelaskan bahwa "dengan KANNA, kita bisa memvisualisasikan progres dan mencegah masalah manajemen pelanggan" mereka sangat mengapresiasi sistem manajemen kami, dan berujung pada kontrak. Sekarang, KANNA bukan cuma alat untuk efisiensi kerja, tapi juga alat penjualan yang ampuh untuk membedakan diri dari kompetitor dan membangun kepercayaan.

Menuju "otomatisasi penuh penerimaan order"

— Apakah ada sistem bisnis yang ingin dicapai dengan KANNA ke depan, atau cara pemakaian baru?

Ishizawa: Ke depan, kami ingin mengotomatiskan tahap input, yaitu pemrosesan order. Kami ingin menghubungkan KANNA dengan formulir aplikasi online dan membuat sistem di mana informasi yang diisi pelanggan dan pihak perujuk langsung terefleksi di KANNA. Kalau ini terwujud, bukan cuma menghilangkan repotnya input informasi, tapi juga menciptakan sistem yang lebih mulus dan minim error yang kami yakini akan makin menarik bagi mitra bisnis kami.

"Password-nya adalah KANNA." Alat yang menghubungkan kepercayaan dan rasa aman

— Terakhir, kalau Anda merekomendasikan KANNA ke perusahaan dengan bidang serupa, apa yang akan Anda katakan?

Ishizawa: Jujur, saya agak nggak mau cerita ke perusahaan sejenis karena bisa menambah kompetitor kami (tertawa). Tapi kalau harus merekomendasikan, saya akan bilang ini soal "pengurangan biaya lewat manajemen terpusat" dan "menghindari masalah". KANNA memuluskan kolaborasi secara vertikal (internal) maupun horizontal (dengan perusahaan mitra dan rekan bisnis), memungkinkan manajemen risiko sekaligus melindungi informasi pelanggan yang penting. Saat ini, bahasa sehari-hari di perusahaan dan di antara perusahaan mitra adalah "Masukin dulu aja ke KANNA" dan "Pantau terus KANNA". "Password-nya adalah KANNA" cuma satu kata itu sudah bisa membagikan rasa aman dan kepercayaan, dan menurut saya itulah inti dari tool KANNA.