Infrastruktur Kelistrikan di Okinawa — Kawasan dengan Banyak Pulau Terpencil dan Sering Dilanda Topan

— Sebagai permulaan, bisakah Anda menceritakan tentang bisnis Okinawa Electric Power Company?

Bapak Yamashiro: Sebagai satu-satunya penyedia listrik di Prefektur Okinawa, bisnis utama kami adalah memasok listrik ke seluruh wilayah ini. Okinawa adalah prefektur kepulauan yang membentang di area laut yang luas—sekitar 1.000 km dari timur ke barat dan 400 km dari utara ke selatan, terdiri dari banyak pulau dengan berbagai ukuran. Kami memasok listrik ke 38 pulau berpenghuni, termasuk pulau utama Okinawa.

Pada saat yang sama, melindungi lingkungan alam Okinawa yang indah adalah salah satu tanggung jawab utama kami, di samping menjamin pasokan listrik yang stabil. Oleh karena itu, isu lingkungan diposisikan sebagai prioritas utama dalam strategi manajemen kami, dan kami berupaya untuk berkembang menuju solusi energi yang komprehensif.

Bapak Minei: Okinawa tidak hanya terdiri dari banyak pulau terpencil, tetapi juga berlokasi di kawasan yang sering dilanda topan. Oleh karena itu, menjamin pasokan listrik yang stabil dan mendorong energi terbarukan membutuhkan pendekatan unik yang berbeda dari wilayah lain. Salah satu kekuatan terbesar kami terletak pada jaringan (grid) skala kecil kami yang independen, yang memungkinkan divisi transmisi dan distribusi kami bekerja secara mulus dengan divisi pembangkitan dan ritel saat terjadi bencana alam.

Di wilayah lain di Jepang, transmisi/distribusi dan pembangkitan/ritel ditangani oleh perusahaan yang berbeda. Namun, dalam kondisi unik Okinawa, di mana topan yang sering terjadi menimbulkan risiko yang terus-menerus pasokan listrik yang stabil ke seluruh 38 pulau berpenghuni menuntut koordinasi yang bahkan lebih erat. Dengan memelihara sistem cadangan yang tangguh, kami memastikan bahwa divisi transmisi/distribusi dan pembangkitan/ritel dapat bertindak dengan cepat dan efektif di saat bencana.

Bapak Hokama: Bisnis kami mencakup beragam operasi, tetapi penerapan KANNA difokuskan pada Departemen Transmisi. Di dalam Departemen Transmisi, yang bertanggung jawab atas konstruksi, pemeliharaan, dan perbaikan fasilitas transmisi, kami memanfaatkan KANNA untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Menghilangkan Kerugian Waktu dan Kesalahan Transkripsi dalam Pelaporan

— Anda memperkenalkan KANNA untuk pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan fasilitas transmisi. Tantangan apa yang membawa pada keputusan ini?

Bapak Yahata: Patroli inspeksi dan pemeriksaan fasilitas transmisi sangat penting untuk menjamin pasokan listrik yang stabil. Untuk operasi ini, kami mengandalkan dukungan dari beberapa perusahaan mitra, dengan Okinawa Denko Co., Ltd. Sebuah perusahaan grup dari Okinawa Electric yang berperan sebagai koordinator untuk pekerjaan inspeksi dan patroli.

Dalam praktiknya, perusahaan mitra melakukan patroli dan inspeksi di setiap lokasi, menyusun hasilnya menjadi laporan, dan menyerahkannya kepada staf Okinawa Denko. Tim Okinawa Denko kemudian meninjau laporan yang diterima dari para pekerja di setiap lokasi, mengonsolidasikannya per jalur transmisi, dan akhirnya menyerahkannya kepada kami di Okinawa Electric.

Kami meninjau laporan yang diserahkan oleh Okinawa Denko untuk menentukan respons yang diperlukan bagi setiap fasilitas, dan ketika perbaikan dibutuhkan, kami menyusun rencana konstruksi. Namun, sebelum diperkenalkannya KANNA, inefisiensi terjadi tidak hanya bagi perusahaan mitra di lapangan, tetapi juga bagi Okinawa Denko sebagai koordinator, dan bagi kami di Okinawa Electric.

Bapak Yamashiro: Tantangan pertama bagi perusahaan mitra kami adalah inefisiensi pekerjaan transkripsi yang diperlukan untuk memindahkan catatan dari kertas ke format digital untuk pengiriman. Karena patroli dan inspeksi berlangsung di luar ruangan, meskipun laptop tersedia, tidak praktis untuk menggunakannya di lapangan. Sebagai gantinya, staf membuat catatan tulisan tangan di kertas untuk setiap item checklist, dan menggunakan kamera digital untuk mengambil foto yang diperlukan untuk laporan.

Menyerahkan laporan-laporan ini kepada Okinawa Denko berarti catatan tulisan tangan harus dimasukkan ulang ke dalam Excel atau Word, dan foto harus ditransfer dari kartu SD ke komputer. Untuk menyelesaikan tugas-tugas ini, staf harus kembali ke kantor dari lapangan, yang menambah keterlambatan. Terlebih lagi, proses transkripsi berisiko menimbulkan kesalahan. Singkatnya, alur kerja tradisional ini menyebabkan inefisiensi ganda: kerugian waktu sekaligus kesalahan transkripsi.

Keterlambatan di sisi perusahaan mitra ini mau tidak mau berdampak pula pada Okinawa Denko. Mereka harus menunggu pengiriman laporan, dan ketika muncul poin-poin yang tidak jelas dalam laporan, staf mereka harus menghubungi para pekerja lapangan untuk klarifikasi dan koreksi—sumber keterlambatan lainnya.

Bapak Yahata: Ketika perusahaan mitra dan Okinawa Denko sama-sama mengalami keterlambatan ini, secara alami dibutuhkan waktu yang bahkan lebih lama sebelum kami, di Okinawa Electric, dapat meninjau laporan-laporan tersebut sendiri. Ini berarti dalam kasus-kasus mendesak, ada risiko nyata berupa keterlambatan respons.

Lebih jauh lagi, karena Okinawa Denko mengonsolidasikan laporan sebelum menyerahkannya kepada kami, kami terkadang menerima laporan dalam jumlah besar sekaligus. Meninjau dokumen dalam volume besar dalam satu sesi meningkatkan risiko terlewatnya detail-detail penting. Bagi kami, tantangannya bukan hanya mengurangi kerugian waktu, tetapi juga membangun alur kerja yang dapat mencegah kelalaian. Inilah yang menjadi motivasi dan alasan utama di balik diperkenalkannya KANNA.

Dengan KANNA Report, Keseluruhan Alur Kerja Pelaporan Menjadi Ramping—dari Pembuatan hingga Pengiriman dan Peninjauan—Menghilangkan Keterlambatan akibat Perjalanan

— Anda memperkenalkan KANNA bukan hanya untuk mengurangi waktu yang hilang dalam pembuatan, pengiriman, dan peninjauan laporan, tetapi juga untuk mencegah kelalaian dalam proses pemeriksaan. Apa yang membuat Anda memilih KANNA sebagai solusinya?

Bapak Minei: Kemudahan penggunaan dan fungsionalitas yang andal tentu menjadi faktor, tetapi poin penentu terbesarnya adalah jumlah akun yang tak terbatas dapat diterbitkan untuk perusahaan eksternal secara gratis. Kami bekerja sama secara erat dengan perusahaan grup kami, Okinawa Denko, serta perusahaan-perusahaan mitra yang mereka koordinasikan, yang semuanya merupakan perusahaan tepercaya.

Meskipun demikian, dalam kasus di mana proyek dilelang secara kompetitif, kami mungkin perlu bekerja dengan perusahaan selain Okinawa Denko. Dalam situasi seperti itu, akun tambahan diperlukan. Dengan KANNA, mengetahui bahwa akun eksternal dapat ditambahkan tanpa batas dan tanpa biaya tambahan memberi kami ketenangan. Ini berarti kami bisa meng-onboarding mitra baru tanpa perlu khawatir soal biaya tambahan, dan tetap dapat meminta mereka memanfaatkan KANNA.

Bapak Yamashiro: Secara spesifik, fitur penentu bagi kami adalah kemampuan KANNA Report untuk membuat laporan langsung dari smartphone atau tablet. Seperti yang disebutkan sebelumnya, perusahaan mitra sebelumnya harus menulis catatan di kertas saat di lapangan, mengambil foto dengan kamera digital, lalu kembali ke kantor untuk menyusun semuanya menjadi laporan digital. Alur kerja ini sangat tidak efisien.

Dengan KANNA Report, inefisiensi itu hilang. Begitu pekerjaan selesai, staf cukup memasukkan data di perangkat mobile mereka, mengambil dan melampirkan foto di tempat, dan langsung menghasilkan laporan, semuanya dalam satu software. Lebih bagus lagi, KANNA memungkinkan kami mengimpor template Excel yang sudah kami pakai, sehingga para pekerja dapat terus menggunakan format yang familiar dan memasukkan data secara intuitif tanpa kebingungan. Karena semuanya ditangani secara digital sejak awal, kebutuhan akan transkripsi pun hilang, mengurangi beban kerja sekaligus risiko kesalahan.

Bersamaan dengan selesainya sebuah laporan, laporan tersebut secara otomatis terunggah ke cloud. Hal ini memungkinkan staf Okinawa Denko maupun Okinawa Electric Power untuk langsung melihat dokumen tersebut, sehingga menghilangkan segala keterlambatan. Karena laporan yang terunggah kini dapat diperiksa begitu masuk, masalah-masalah mendesak bisa langsung diidentifikasi dan ditindaklanjuti seketika. Dengan kata lain, fungsionalitas KANNA Report secara langsung memecahkan tantangan-tantangan yang kami hadapi.

Mengurangi kerugian waktu, kesalahan transkripsi, dan kesenjangan komunikasi sekaligus

— Setelah memperkenalkan KANNA, hasil seperti apa yang telah Anda lihat?

Bapak Yamashiro: Dengan KANNA Report, kami merasakan hasil yang persis seperti yang kami harapkan. Bagi mereka yang bekerja di lapangan, catatan kertas tradisional kini cukup digantikan oleh perangkat mobile. Dengan memasukkan informasi yang diperlukan ke dalam formulir, sama seperti menulis catatan laporan otomatis selesai. Bahkan bagian-bagian yang memerlukan lampiran foto pun mudah dipahami, karena ditandai secara visual dengan ikon kamera, sehingga pengoperasiannya sangat intuitif.

Begitu sebuah laporan selesai, laporan tersebut secara otomatis terunggah ke cloud. Baik staf Okinawa Electric Power maupun Okinawa Denko dapat mengaksesnya secara real-time, dan notifikasi push memastikan bahwa setiap pengiriman baru terlihat tanpa keterlambatan. Hal ini secara signifikan mempercepat pemahaman situasi di lapangan dan menghilangkan risiko terlewatnya pembaruan penting. Hasilnya, hasil inspeksi terbaru dapat ditinjau secara tepat waktu, sehingga memungkinkan kami merencanakan operasi ke depan dengan kejelasan yang jauh lebih baik.

Untuk membantu perusahaan mitra bertransisi dengan mulus, pada awalnya kami mengimpor format Excel yang sama dengan yang sudah lama mereka gunakan. Namun, karena KANNA Reports dapat dikustomisasi dengan template tanpa kode (no-code), kami berencana untuk secara bertahap mengoptimalkan tata letaknya berdasarkan masukan dari Okinawa Denko dan perusahaan-perusahaan mitra kami, sehingga data lebih mudah dilihat dan dimasukkan di smartphone. Hal ini akan semakin merampingkan pembuatan dan peninjauan laporan, meningkatkan kecepatan dan efisiensi secara keseluruhan.

Bapak Yahata: Selain KANNA Reports, kami juga memanfaatkan fitur-fitur KANNA lainnya dengan baik. Tanggung jawab Grup Transmisi kami mencakup proyek-proyek konstruksi, di mana pelacakan progres harian sangat penting. Sebelum memperkenalkan KANNA, kami meminta perusahaan mitra menyiapkan dokumen yang menunjukkan pekerjaan hari sebelumnya dan rencana hari berjalan, lalu mengubahnya menjadi PDF dan mengirimkannya kepada kami melalui email sebelum dimulainya setiap hari kerja.

Proses ini membutuhkan PC untuk penyiapan dokumen sekaligus pengiriman file, sehingga menciptakan pekerjaan ekstra. Namun kini, laporan progres ditangani langsung di KANNA. Setelah memilih proyek yang relevan dan membuka fungsi pelaporan, mereka cukup memasukkan detail yang diperlukan. Sama seperti dengan KANNA Reports, informasi tersebut langsung terunggah ke cloud dan notifikasi push pun terkirim.

Hasilnya, perusahaan mitra tidak perlu lagi membuka PC, membuat PDF, atau melampirkan file ke email, pengurangan beban kerja yang signifikan. Bagi kami di sisi penerima, peningkatan efisiensinya sama besarnya: tidak ada lagi memeriksa email, membuka lampiran, dan menyimpan file. Sebagai gantinya, kami bisa langsung membuka proyek di KANNA, di mana laporan progres harian tertata rapi dalam urutan kronologis sehingga mudah ditinjau kapan saja.

Bapak Hokama: Fungsi chat di KANNA juga sangat berkontribusi dalam meningkatkan efisiensi operasional kami. Di dalam Okinawa Electric Power, kami memiliki sistem portal internal yang memungkinkan kami berkomunikasi dengan rekan kerja dan perusahaan grup kami, Okinawa Denko. Namun, karena pembatasan keamanan, sistem ini tidak dapat diakses dari kantor di luar jaringan internal kami meskipun ada akses internet sehingga kami tidak punya pilihan selain sangat bergantung pada panggilan telepon.

Tentu saja, panggilan telepon sangat berguna untuk komunikasi yang mendesak, dan beberapa detail memang lebih mudah disampaikan melalui percakapan. Namun, panggilan telepon tidak meninggalkan rekam jejak, dan miskomunikasi bisa saja terjadi. Dengan fungsi chat KANNA, setiap pesan baru memicu notifikasi push, sehingga memberikan kesegeraan yang sama seperti panggilan telepon, sekaligus meninggalkan rekam jejak tertulis yang dapat diakses oleh semua stakeholder.

Saat ini, praktik kami adalah menggunakan chat sebagai sarana utama berbagi informasi, dan ketika muncul hal-hal yang mendesak, kami tetap melakukan panggilan, tetapi selalu menindaklanjutinya dengan memposting informasi yang sama di chat. Dengan cara ini, isinya tidak terbatas pada dua orang yang sedang menelepon semua anggota proyek dapat melihatnya, sehingga memastikan berbagi informasi yang lebih lancar. Karena gambar juga bisa dilampirkan, komunikasi menjadi lebih jelas, dan kami secara efektif telah menghilangkan risiko kesalahpahaman.

Bapak Yamashiro: Salah satu keunggulan terbesar KANNA adalah semua stakeholder dapat melihat informasi yang sama. Kemudahan ini juga berlaku pada fungsi berbagi dokumen. Okinawa memiliki sekitar 1.200 menara transmisi, yang masing-masing harus diinspeksi dalam siklus lima tahun menghasilkan lebih dari 200 inspeksi setiap tahunnya. Dengan volume sebesar itu, mengorganisir foto dan dokumen untuk setiap lokasi dulu menjadi beban yang cukup berat.

Kini, KANNA berfungsi sebagai platform terpusat untuk berbagi dokumen. Materi inspeksi, serta foto sebelum dan sesudah dari setiap menara, disimpan dalam folder khusus per proyek di dalam KANNA. Hal ini memungkinkan staf Okidenko dengan mudah mengeluarkan dokumen dan gambar yang diperlukan saat menyiapkan laporan.

Bagi kami di Okinawa Electric Power, sebelum ada KANNA kami harus menghubungi Okidenko setiap kali ingin memeriksa kondisi terkini sebuah menara. Sekarang, kami cukup membuka folder proyek di KANNA dan meninjau materinya sendiri. Hal ini menghilangkan kebutuhan untuk mengganggu mitra kami, sekaligus memungkinkan kami melacak progres secara langsung.

Pekerja senior mengadopsi KANNA dengan mudah, chat menghilangkan miskomunikasi

— Sebagai perusahaan yang bertanggung jawab mengoordinasikan kontraktor mitra, bisakah Anda menceritakan bagaimana keadaan telah berubah di Okinawa Denko (Okidenko) sejak mengadopsi KANNA?

Bapak Akamine (Okidenko): Di antara perusahaan mitra kami, sebagian pekerja lapangan berusia 60-an dan 70-an. Ketika kami pertama kali mengumumkan penerapan KANNA, secara alami ada sedikit penolakan terhadap perubahan praktik yang sudah berlangsung lama. Namun, fungsi chat dengan cepat diterima oleh semua orang. Saya rasa ini karena cara kerjanya mirip dengan aplikasi chat familiar yang sudah digunakan kebanyakan orang dalam kehidupan sehari-hari.

Berkat para kontraktor mitra kami yang aktif menggunakan fungsi chat, hal ini sangat membantu kami di Okidenko. Karena kami berperan sebagai penghubung antara Okinawa Electric Power dan para kontraktor, setiap kali kami menerima pesan mendesak dari mereka, kami harus segera meneruskan informasi tersebut kepada Okinawa Electric Power.

Sebelum memperkenalkan KANNA, komunikasi mengikuti alur kontraktor → Okidenko → Okinawa Electric Power, yang mau tidak mau menciptakan kerugian waktu. Namun, dengan fungsi chat KANNA, semua stakeholder dapat langsung melihat informasinya, sehingga menghilangkan inefisiensi akibat miskomunikasi.

Tentu saja, peran kami dalam berkoordinasi secara erat dengan kedua belah pihak mengenai cara merespons masalah mendesak tidaklah berubah, tetapi dengan mengalihkan alur informasi melalui chat KANNA, waktu yang dibutuhkan untuk berbagi informasi telah berkurang, dan kecepatan respons kami secara keseluruhan pun meningkat.

Kami juga menerima masukan dari perusahaan mitra kami yang mengatakan, "Sangat praktis bisa mengunggah foto secara langsung." Sebelumnya, mereka harus mengambil foto dengan kamera digital, membawanya kembali ke kantor, dan mentransfernya ke komputer sebuah proses yang merepotkan. Kini semuanya bisa dilakukan di perangkat mobile, mulai dari mengambil foto hingga membagikannya. Bagi kami pun, ini merupakan peningkatan besar kami bisa memeriksa foto yang diambil di lapangan secara real-time, yang sangat praktis.

Di sisi lain, dalam hal pembuatan laporan menggunakan KANNA Report, kami masih dalam proses mendorong adopsi yang lebih luas. Karena template Excel yang sudah ada dapat diimpor apa adanya, perusahaan mitra kami tidak mengalami kesulitan beradaptasi. Namun, sebagian merasa sulit memasukkan informasi di layar perangkat mobile yang lebih kecil. Mendengarkan masukan tersebut dengan saksama dan menyampaikannya kembali kepada Okinawa Electric Power juga menjadi bagian dari tanggung jawab kami.

Pasokan Listrik yang Stabil, Keselamatan di Lapangan, dan Respons Bencana: Memperluas Peran KANNA

— Terima kasih. Terakhir, ke depannya, bagaimana Anda melihat perkembangan Okinawa Electric Power seiring terus diadopsinya tools DX seperti KANNA?

Bapak Minei: Seperti yang disebutkan Bapak Akamine dari Okidenko, salah satu prioritas kami adalah mendorong adopsi KANNA Report yang lebih luas di antara perusahaan mitra. Karena kami telah memperkenalkan sistem ini, tidak ada lagi kebutuhan untuk berpegang pada format konvensional berbasis kertas.

Kami berniat untuk terus mengustomisasi template laporan dengan fleksibilitas yang lebih besar bukan hanya untuk mempermudah entri data, tetapi juga untuk memastikan informasi dapat dimanfaatkan dengan lebih baik sebagai data digital. Pada saat yang sama, kami sedang menjajaki cara-cara untuk meningkatkan keterbacaan, termasuk kemungkinan menyediakan tablet untuk perusahaan mitra.

Kami bisa melangkah maju dengan berbagai pertimbangan ini justru karena manfaat dari penerapan KANNA sudah terlihat jelas. Seiring penggunaannya yang terus meluas, perusahaan mitra, Okidenko, dan kami di Okinawa Electric Power akan sama-sama melihat pengurangan lebih lanjut dalam waktu yang dihabiskan untuk penyiapan, pengiriman, dan peninjauan laporan. Berdasarkan estimasi saat ini, KANNA akan mengurangi beban kerja back-office per rute inspeksi sekitar 95 menit untuk perusahaan mitra, 140 menit untuk Okidenko, dan bahkan hingga 170 menit untuk Okinawa Electric Power.

Selain meningkatkan efisiensi operasional, kami juga memandang KANNA sebagai tool yang efektif untuk respons bencana. Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, Okinawa sering dilanda topan. Melindungi keselamatan para pekerja kami sekaligus memastikan respons yang cepat membutuhkan persiapan yang matang dan berbagi informasi yang gesit. Sebagai contoh, ketika sebuah topan besar mendekat pada tahun 2024, kami membuat proyek KANNA khusus untuk informasi terkait topan sebagai bagian dari upaya kesiapsiagaan kami.

Untungnya, badai tersebut tidak mendarat secara langsung. Namun, dalam kasus terjadinya hantaman langsung, kami bisa memperkirakan bukan hanya pemadaman listrik yang meluas, tetapi juga pohon-pohon tumbang yang menutup jalan dan mengganggu transportasi. Dengan menyiapkan proyek khusus topan di KANNA dan mengonsolidasikan foto lapangan, video, serta informasi terkini lalu lintas setempat di sana, kami dapat mempercepat baik berbagi informasi maupun respons bencana. Terlebih lagi, ketika tiba waktunya menyusun laporan pascabencana, data yang sudah terorganisir tersebut memungkinkan kami meninjau keseluruhan situasi dengan cepat dan akurat.

Transformasi digital adalah tantangan yang melibatkan seluruh perusahaan bagi kami. Jika kami dapat menunjukkan praktik terbaik dalam menggunakan KANNA baik dalam operasional sehari-hari maupun respons darurat kami bisa memperluas penerapannya melampaui patroli inspeksi dan manajemen konstruksi ke bidang-bidang bisnis lainnya juga. Dengan pemikiran ini, kami akan terus secara aktif mempromosikan penggunaan KANNA.