Nippon Tokushu Body

Permintaan Camper Van yang Terus Tumbuh — Tantangan Berkelanjutan dari Manajemen Proses yang Rumit

— Sebagai permulaan, bisakah Anda menceritakan tentang bisnis perusahaan Anda?

Bapak Nakamura: Bisnis utama kami adalah manufaktur dan penjualan camper van. Dengan menggunakan bodi kendaraan Isuzu sebagai basis, kami menangani semuanya secara in-house, mulai dari desain hingga produksi furnitur interior. Salah satu keunggulan terbesar kami adalah kemampuan untuk menawarkan tingkat kustomisasi yang tinggi sesuai dengan kebutuhan setiap pelanggan.

Sejak berdiri pada tahun 2014, nilai terpenting yang kami pegang teguh adalah keselamatan. Selain inspeksi menyeluruh sebelum pengiriman, kami juga menyediakan layanan perawatan untuk menjamin keselamatan jangka panjang.

Meskipun camper van sering dikaitkan dengan penggunaan untuk rekreasi, dalam beberapa tahun terakhir permintaan terus tumbuh dari kalangan korporasi dan instansi pemerintah sebagai kantor bergerak, ruang rapat, dan kendaraan layanan publik terkait kesejahteraan. Camper van juga menarik perhatian sebagai tempat berlindung darurat saat bencana. Model kami, EXPEDITION STRIKER, menjadi camper van pertama di Jepang yang memperoleh Sertifikasi Phase Free, yang mengakui kegunaannya secara ganda baik dalam kondisi normal maupun darurat.

— Sebagai perusahaan yang memproduksi camper van dengan permintaan yang terus meluas dari berbagai sektor, tantangan apa yang Anda hadapi?

Bapak Nakamura: Tantangannya ada pada manajemen proses, yang saya dan Ibu Noguchi kelola. Sebelumnya, kami mengelola semuanya di Excel, tetapi perubahan proses adalah hal yang tak terhindarkan dalam manufaktur terutama untuk kendaraan custom, di mana setiap unit memiliki spesifikasi yang unik. Akibatnya, sheet Excel kami menjadi terlalu rumit untuk dikelola secara efektif.

Karena kerumitan itu, memperbarui spreadsheet memakan banyak waktu, dan Excel tidak mampu mendukung berbagi informasi secara real-time. Keterlambatan komunikasi sering kali menyebabkan inefisiensi di pabrik. Kami harus berjalan langsung dari kantor ke bengkel, menyampaikan pembaruan secara lisan, lalu merevisi spreadsheet setelahnya. Lama-kelamaan, para pekerja mulai berpikir bahwa "meskipun kamu melihat jadwalnya, itu mungkin tidak mencerminkan informasi terbaru." Meskipun memperbarui spreadsheet diperlukan untuk menyimpan catatan, kami juga tidak bisa menghilangkan komunikasi lisan. Hal ini menyebabkan pekerjaan ganda yang tidak efisien berupa "pembaruan lisan dan pemeliharaan spreadsheet," yang menjadi sumber frustrasi yang terus-menerus.

Tim Support yang Mendorong Penerapan

— Untuk mengatasi inefisiensi dalam manajemen proses, apa yang membuat Anda memilih KANNA?

Bapak Nakamura: Faktor utamanya adalah fitur penjadwalan proses. Dengan KANNA, kami akhirnya bisa beralih dari mengelola jadwal di Excel sekaligus memungkinkan berbagi informasi secara real-time. Aspek biaya menjadi keunggulan besar lainnya. Mengembangkan sistem in-house yang custom akan membutuhkan biaya awal yang sangat besar. Sebaliknya, KANNA tidak memerlukan biaya awal dan memiliki biaya berjalan yang wajar, sehingga jauh lebih mudah untuk memperoleh persetujuan internal.

Faktor lainnya adalah tingkat kustomisasinya yang tinggi. Awalnya, KANNA diperkenalkan kepada kami sebagai "tool manajemen konstruksi," jadi kami tidak yakin apakah ia cocok untuk operasional manufaktur kami. Namun, karena KANNA memungkinkan kustomisasi yang detail baik pada pengaturan maupun item yang ditampilkan, kami menyadari bahwa kami bisa menyesuaikannya dengan alur kerja kami sendiri. Selain itu, tim support KANNA yang menangani pertanyaan-pertanyaan awal kami sangat ramah dan penuh perhatian. Kesediaan mereka untuk mendengarkan kebutuhan pelanggan dengan saksama dan memberikan dukungan langsung memberi kami keyakinan untuk melangkah maju dengan penerapan ini.

Pelaporan Mobile yang Sederhana — Mudah bagi Semua Staf

— Setelah menerapkan KANNA, bagaimana Anda menggunakannya?

Bapak Nakamura: Karena banyak karyawan lapangan kami sudah terbiasa berpikir bahwa "jadwal proses tidak selalu mencerminkan informasi terbaru," kami memulai dengan meminta mereka menggunakan fitur pelaporan KANNA alih-alih bagan proses. Tujuan kami adalah membantu mereka terbiasa dengan tool ini secara bertahap.

Sebelumnya, kami meminta para pekerja menyerahkan laporan harian dalam bentuk kertas, tetapi kami menggantinya dengan pelaporan elektronik melalui KANNA. Ketika kami masih menggunakan formulir kertas, kami tidak punya waktu untuk mengumpulkan semua data, sehingga saya rasa banyak karyawan yang bertanya-tanya, "Apakah ada yang benar-benar membaca laporan-laporan ini?"

Kini, dengan KANNA, isi laporan tersimpan secara elektronik dan dapat diekspor dengan mudah. Hal ini memungkinkan kami memanfaatkan laporan harian sebagai data operasional yang berharga, membantu karyawan memahami tujuan dan nilai di balik penyerahan laporan tersebut.

Ibu Noguchi: Saya karyawan baru saya bergabung sekitar enam bulan lalu dan ketika saya mulai bekerja, kami masih menggunakan laporan kertas. Sejujurnya, saya kaget: "Kita masih melakukan ini di atas kertas?!" (tertawa)

Bagi orang-orang dari generasi digital seperti saya, menggunakan smartphone bahkan untuk sekadar mencatat hal kecil adalah hal yang sangat biasa. Di luar sekolah, kami hampir tidak pernah menulis dengan tangan. Jadi ketika kami beralih ke fitur pelaporan KANNA, sejujurnya saya merasa lega!

Bapak Nakamura: Meskipun kami memiliki karyawan muda yang cakap secara digital seperti Ibu Noguchi, kami juga memiliki staf yang kurang nyaman dengan perangkat digital. Itulah sebabnya kami mengutamakan kemudahan penggunaan di atas segalanya saat mengustomisasi KANNA.

Kami menghilangkan semua input teks dan membuat setiap kolom dapat dipilih melalui menu drop-down. Dengan begini, bahkan karyawan yang tidak terbiasa dengan smartphone atau yang mungkin merasa pengisian laporan harian itu merepotkan dapat menyelesaikannya dengan mudah. Berkat laporan bergaya drop-down yang sederhana dan tidak membebani pengguna ini, kini semua orang menyerahkan laporan harian mereka secara konsisten.

Fitur foto juga terbukti sangat berguna. Sebelumnya, ketika mengambil "shell" (unit ruang hunian) yang produksinya kami alihdayakan, staf yang bertugas melakukan penjemputan akan mengambil foto untuk memeriksa goresan, lalu mengirimkannya melalui email kepada manajer. Manajer kemudian harus secara manual memilah dan menyimpan setiap foto ke dalam folder pelanggan yang sesuai. Karena semua shell sebelum dikustomisasi terlihat cukup mirip, sulit untuk membedakan mana yang mana, dan banyak waktu terbuang untuk mengelola data foto.

Dengan KANNA, seluruh proses tersebut menjadi mulus. Cukup dengan membuka proyek yang relevan dan mengambil foto secara real-time, gambar otomatis tersimpan dan terorganisir, sehingga tidak perlu lagi pemilahan manual. Staf yang bertugas mengambil foto-foto ini berusia akhir 50-an, namun sejak awal ia menggunakan fitur tersebut tanpa kesulitan sama sekali. Karena ia sendiri merasakan betapa praktisnya fitur ini, penggunaan KANNA secara alami mengakar dalam tim.

Mendorong Visibilitas dan Rasa Tanggung Jawab melalui Pelacakan Progres Kerja

— Bagaimana KANNA membantu dalam penjadwalan produksi, yang menjadi salah satu alasan utama penerapannya?

Bapak Nakamura: Kami masih dalam proses coba-coba (trial and error), tetapi kami telah membuat dua jenis template, satu untuk setiap kendaraan dan satu untuk setiap pelanggan guna mengelola keseluruhan proses produksi kami. Untuk template "berbasis kendaraan," saya dan Noguchi, sebagai manajer proses, mendaftarkan jadwal produksi yang direncanakan. Sementara itu, untuk template "berbasis pelanggan," karyawan lapangan memasukkan hasil aktual, seperti berapa hari yang dibutuhkan untuk setiap tahap.

Kami sengaja memisahkan template perencanaan dan hasil untuk mengubah pola pikir karyawan kami. Dengan meminta mereka mencatat data kinerja mereka sendiri, mereka bisa memperoleh gambaran menyeluruh tentang berapa banyak waktu yang sebenarnya dibutuhkan untuk setiap tugas. Ini memungkinkan mereka mulai berpikir secara proaktif tanpa menunggu arahan dari supervisor tentang perbaikan apa yang bisa mempersingkat waktu kerja mereka.

Saat ini, kami masih dalam masa transisi, memperbarui Excel dan KANNA secara paralel, serta tetap melakukan komunikasi lisan untuk perubahan jadwal.

Namun, seiring KANNA semakin banyak digunakan, saya yakin karyawan akan secara alami mengadopsi kebiasaan memeriksa jadwal sendiri alih-alih bertanya kepada orang lain. Dengan setiap orang mencatat progres mereka sendiri, hal ini tidak hanya membantu mereka memperoleh perspektif atas pekerjaan mereka, tetapi juga secara sengaja menambah kesempatan mereka untuk menggunakan KANNA.

Digitalisasi adalah Kunci untuk Mempertahankan Talenta Muda — Memadukan Keahlian dan Teknologi melalui DX

— Terakhir, bisakah Anda berbagi harapan untuk masa depan dan pesan bagi perusahaan lain yang sedang menjalani transformasi digital?

Bapak Nakamura: Yang paling saya harapkan adalah agar karyawan kami menjadi lebih proaktif. Ada batasnya seberapa banyak informasi yang bisa kami ketahui sebagai manajer. Orang-orang di lapangan-lah yang benar-benar memahami proses produksi. Tujuan kami adalah agar setiap karyawan memandang pekerjaan mereka secara objektif dan berpikir, "Bagian ini bisa diperbaiki." Pola pikir proaktif semacam itulah yang kami harapkan untuk tumbuh. Dan bagi kami para manajer, sudah menjadi tanggung jawab kami untuk mendengarkan ide-ide tersebut dan merancang proses produksi yang lebih efisien bersama-sama.

KANNA memiliki potensi untuk mewujudkan hal itu. Ke depan, kami berharap dapat menggunakan KANNA tidak hanya untuk manajemen produksi, tetapi juga untuk manajemen pelanggan, sehingga kami bisa memusatkan informasi lintas departemen. Saat ini, data produksi dan pelanggan dikelola secara terpisah, yang berarti kami harus menghubungi tim lain setiap kali membutuhkan detail pelanggan. Jika keduanya bisa dikelola dalam satu tempat melalui KANNA, seluruh informasi kami akan terkonsolidasi, sehingga jauh lebih mudah mengakses apa yang kami butuhkan seperti sebuah "laci informasi."

Ibu Noguchi: Saya sepenuhnya setuju, KANNA benar-benar seperti laci informasi. Saat ini, perusahaan kami sedang bersiap membuka pabrik baru di Vietnam, dan Bapak Nakamura, yang selama ini menjadi mentor utama saya, akan pergi untuk perjalanan dinas yang panjang. Ketika pertama kali mendengar itu, saya panik"Siapa yang akan membimbing saya sekarang!?".Tetapi dengan KANNA, saya merasa tenang. Dengan merujuk pada catatan dan data yang sudah tersimpan di KANNA, saya bisa merencanakan dan mengelola proses sendiri, tanpa harus terus-menerus menghubungi supervisor saya yang berada di luar negeri.

Bapak Nakamura: Menyelesaikan masalah sendiri tanpa harus bertanya kepada orang lain itulah jenis lingkungan kerja yang kami tuju. Memang butuh waktu bagi setiap karyawan untuk mencapai level tersebut, tetapi tim KANNA sangat andal dalam membantu kami mencapai tujuan itu. Saya yakin banyak perusahaan yang kesulitan dalam hal meningkatkan efisiensi operasional dan memajukan DX, tetapi yang membuat KANNA istimewa adalah staf mereka yang benar-benar mau mendengarkan. Mereka menanggapi ide-ide kami dengan serius dan selalu berkolaborasi dengan kami dalam menentukan pemanfaatan dan kustomisasi terbaik yang sesuai dengan kebutuhan kami.

Saat ini, seluruh industri manufaktur menghadapi kekurangan tenaga kerja. Itulah sebabnya penting bagi kami untuk membangun lingkungan di mana karyawan muda merasa nyaman dan puas dalam bekerja. Bagi generasi muda, perangkat digital adalah suatu keharusan. Jika kami terus berpegang pada metode analog, akan semakin sulit untuk menarik talenta baru di masa depan. Kami perlu menciptakan fondasi yang mendukung platform digital bagi pekerja muda sekaligus mempertimbangkan mereka yang kurang familiar dengan teknologi. Dengan beragam pilihan kustomisasi dan tim support-nya yang kuat, KANNA membantu kami menempuh jalan yang praktis dan berkelanjutan menuju transformasi digital yang sesungguhnya.