Nomura Real Estate Partners Co., Ltd.

Para Ahli Manajemen Gedung yang Bergulat dengan Masalah Berbagi Informasi

— Bisakah Anda menceritakan tentang bisnis Nomura Real Estate Partners Co., Ltd.?

Bapak Yamazato: Sebagai bagian dari Nomura Real Estate Holdings Group, kami menangani keseluruhan operasional dan manajemen gedung. Salah satu kekuatan inti grup kami terletak pada apa yang kami sebut "model terintegrasi antara pengembangan, penjualan, dan manajemen." Setiap perusahaan dalam grup bekerja sama secara erat, memberikan layanan yang mulus, mulai dari konstruksi dan penjualan properti hingga pengelolaannya dalam jangka panjang.

Dalam kerangka tersebut, perusahaan kami bertanggung jawab atas manajemen, dan cakupan pekerjaan kami sangat luas. Kami menyediakan manajemen fasilitas dan properti untuk gedung perkantoran dan fasilitas komersial, serta manajemen apartemen dan fasilitas publik. Portofolio kami juga mencakup infrastruktur sosial yang krusial seperti data center. Selain itu, kami menangani beragam layanan terkait, termasuk proyek konstruksi, instalasi peralatan, supervisi lapangan, dan renovasi.

Di antara semua itu, Ibu Misumi dan saya tergabung dalam divisi residensial di bawah lini bisnis manajemen properti. Dibandingkan dengan perusahaan yang sepenuhnya berfokus pada manajemen properti, skala bisnis kami mungkin terlihat lebih kecil. Namun, dengan mengandalkan keahlian kami sebagai tim profesional manajemen gedung, kami telah membangun kerangka kerja terintegrasi yang mencakup segalanya, mulai dari operasional dan manajemen fasilitas hingga manajemen penyewaan.

Excel hanya bisa dibaca, email terkubur: keterbatasan manajemen analog

— Tantangan apa yang mendorong Anda memperkenalkan KANNA ke divisi residensial?

Bapak Yamazato: Kami terutama mengelola apartemen sewa dari seri PROUD FLAT dan Prime Urban milik Nomura Real Estate Group. Ketika seorang penyewa pindah keluar, pekerjaan restorasi menjadi sangat penting sebelum menyambut penghuni berikutnya. Namun, kami menghadapi tantangan dalam berkoordinasi dengan kontraktor mitra dan staf penjualan kami, yang sebenarnya menjalankan pekerjaan tersebut. Kami kesulitan untuk berbagi informasi secara lancar—seperti unit mana yang telah dikosongkan, kapan pekerjaan restorasi akan dilakukan, kapan akan selesai, dan kapan penyewaan bisa dimulai.

Ibu Misumi: Sebelum memperkenalkan KANNA, kami mengelola keseluruhan proses mulai dari penyewa pindah keluar hingga penyewa baru pindah masuk menggunakan Excel. Tetapi setiap kali ada orang di perusahaan yang sedang membuka file tersebut, file itu menjadi "hanya bisa dibaca," sehingga tidak bisa diperbarui. Bahkan jika saya menunggu dan membukanya kembali nanti, saya sering kali tersedot ke tugas lain, yang berujung pada keterlambatan atau kelalaian dalam memperbarui informasi.

Tantangan lainnya adalah visibilitas. Selain tanggal pindah keluar dan jadwal konstruksi, kami harus melacak detail seperti nomor auto-lock dan nama kontraktor mitra yang bertanggung jawab. Semakin banyak data yang kami tambahkan, semakin rumit sheet Excel tersebut, sehingga butuh waktu lama untuk menemukan informasi yang kami butuhkan.

Sementara informasi internal dikelola di Excel, komunikasi dengan kontraktor mitra dilakukan melalui telepon atau email. Email, khususnya, menjadi sumber masalah yang besar. Karena sudah menjadi kebiasaan untuk meng-CC banyak orang, detail-detail penting sering kali terkubur dalam banjir pesan.

Sebagian besar pertukaran kami dengan kontraktor melibatkan foto yang dibutuhkan untuk estimasi biaya. Karena lampiran email memiliki batasan ukuran yang ketat, mereka harus menggabungkan beberapa foto ke dalam PDF sebelum mengirimkannya. Namun, kualitas gambarnya buruk, dan sulit untuk memeriksa detail-detail kecil. Kami sering kali harus meminta pengambilan ulang foto, dengan berkata seperti, "Tolong kirimkan foto close-up bagian ini agar kami bisa melihatnya lebih jelas."

Bapak Yamazato: Meminta kontraktor untuk mengambil ulang foto tidak hanya membebani mereka tetapi juga berarti kami harus menunggu, sehingga prosesnya menjadi tidak efisien bagi kedua belah pihak. Terlebih lagi, hanya ada tiga orang dari kami yang bertanggung jawab mengawasi pekerjaan restorasi untuk lebih dari 200 gedung apartemen. Kami harus mengelola progres sekaligus berbagi pembaruan dengan cepat kepada kontraktor, staf penjualan, dan manajemen. Tetapi mengandalkan Excel dan email sudah mencapai batasnya.

"Kami sudah menggunakan KANNA." — Masukan dari kontraktor menjadi dorongan besar menuju adopsi

— Mengapa pada akhirnya Anda memilih KANNA sebagai tool untuk berbagi informasi yang mulus?

Ibu Misumi: Faktor terbesarnya adalah visibilitasnya. Tata letak KANNA menyatukan fungsi-fungsi yang diperlukan dalam bentuk yang ringkas dan mudah dipahami. Desainnya yang intuitif membuat posisi setiap hal langsung terlihat jelas. Kami sebenarnya sempat melihat tool manajemen lain yang dirancang khusus untuk industri konstruksi, tetapi kami khawatir tool tersebut terlalu spesifik dan sulit digunakan. KANNA, sebaliknya, sederhana baik dari segi fungsi maupun desain. Hal itu memberi kami keyakinan bahwa bukan hanya tim internal kami, tetapi juga para kontraktor kami dapat mengadopsinya dengan mudah.

Kami menggunakan KANNA dengan memperlakukan setiap unit apartemen sebagai satu proyek. Semua detail penting seperti informasi dasar, estimasi biaya, dokumen, dan foto diorganisir per unit. Hal ini mencegah tercampurnya data dengan properti lain dan memudahkan kami menemukan informasi yang dibutuhkan dengan segera. Setiap proyek juga memungkinkan kami mengundang stakeholder yang relevan dan bahkan mengatur detail tertentu sebagai rahasia (confidential), yang berarti kami tidak perlu memisahkan tool untuk komunikasi internal dan eksternal. Semuanya bisa dikelola secara terpusat.

Bapak Yamazato: Sebelum penerapan, kami menanyakan pendapat beberapa kontraktor mitra kami, dan beberapa di antaranya memberi tahu kami, "Kami sudah menggunakan KANNA." Efektivitas sebuah tool berbagi informasi bergantung pada kemampuan semua orang untuk menggunakannya dengan lancar. Biasanya, dibutuhkan waktu dan kesabaran untuk menjelaskan dan meng-onboarding kontraktor, tetapi jika mereka sudah familiar dengan platform-nya, hal itu jauh lebih memudahkan. Ini menjadi faktor kuat lainnya yang mendorong kami menuju adopsi. Bahkan, selain Divisi Manajemen Properti kami, Divisi Renovasi perusahaan kami juga telah memperkenalkan KANNA.

Efisiensi Meningkat, Stres Berkurang, Beban Lebih Ringan bagi Kontraktor

— Perubahan apa yang Anda lihat sejak memperkenalkan KANNA?

Ibu Misumi: Perubahan terbesarnya adalah kemampuan untuk memperbarui dan mengakses informasi tepat saat kami membutuhkannya, tanpa terpengaruh oleh jadwal orang lain. Dulu ketika kami mengelola semuanya di Excel, kami terus-menerus terbentur pembatasan "hanya bisa dibaca," membuang waktu hanya untuk menunggu giliran mengedit. Mencari informasi berarti bergulat dengan spreadsheet yang rumit dan email yang tak terhitung jumlahnya. Kini, yang perlu saya lakukan hanyalah memasukkan nama apartemen dan nomor unit ke kolom pencarian KANNA, dan informasinya langsung muncul.

Di setiap halaman proyek, kami bisa memeriksa semuanya sekaligus detail dasar, dokumen, dan foto. Dengan mengorganisir informasi per unit, kami tidak lagi berisiko mencampuradukkan file. Estimasi biaya, khususnya, dulu merepotkan karena formatnya terlihat identik meskipun jumlahnya berubah, sehingga sulit mengidentifikasi versi terbaru. Dengan KANNA, tanggal pembaruan ditampilkan dengan jelas, sehingga tidak ada kebingungan. Hasilnya, kesalahan pemesanan berkurang secara signifikan.

Bapak Yamazato: Sebelum ada KANNA, klarifikasi kecil sekalipun sering kali berujung pada panggilan telepon langsung kepada saya atau Misumi. Kini, karena orang-orang bisa menemukan sendiri informasinya di KANNA, jumlah panggilan telah turun drastis. Setiap panggilan memaksa kami menghentikan apa yang sedang kami kerjakan, dan ketika terlalu sering terjadi, hal itu menjadi membuat stres. Stres itu kini telah hilang. Kemudahan mengakses informasi yang tepat tanpa keraguan tidak hanya menguntungkan kami, tetapi semua pihak yang terlibat.

Kami juga telah mengurangi beban kontraktor kami. Seperti yang disebutkan Misumi, dulu mereka mengirimi kami foto yang digabung ke dalam PDF karena batasan ukuran email. Kini, mereka bisa mengunggah gambar beresolusi tinggi tanpa batas, langsung ke dalam folder seperti "Ruang Tamu," "Kamar Tidur," atau "Kamar Mandi." Ini memudahkan mereka untuk berbagi, dan memudahkan kami untuk meninjau.

Berkat para kontraktor yang mengunggah beragam foto, mulai dari foto lebar seluruh ruangan hingga foto close-up peralatan tidak ada lagi kebutuhan untuk meminta pengambilan ulang foto. Bagi para kontraktor, waktu yang sebelumnya dihabiskan untuk memilih foto-foto yang diperlukan dan menyusunnya ke dalam PDF kini sepenuhnya hilang. Peningkatan efisiensi yang dibawa oleh KANNA sangatlah jelas.

Menetapkan Standar untuk Manajemen Progres

— Terakhir, apa rencana Anda ke depan dalam menggunakan KANNA?

Bapak Yamazato: Seperti apa sebenarnya manajemen progres yang lancar itu? Saya percaya KANNA telah menunjukkan kepada perusahaan "bentuk ideal" dari manajemen progres. Selama bertahun-tahun, kami merasakan keterbatasan manajemen berbasis Excel dan email, tetapi mengubah alur kerja yang sudah terbiasa tidaklah pernah mudah. Dengan menjelaskan secara cermat bukan hanya cara mengoperasikan KANNA, tetapi juga tugas-tugas apa yang akan dihilangkan dan bagaimana pekerjaan menjadi lebih efisien, kami berhasil mencapai peningkatan operasional yang telah saya jelaskan.

Dalam hal itu, memperkenalkan KANNA di departemen kami adalah langkah pertama menuju efisiensi yang lebih besar. Manajemen properti untuk apartemen melibatkan banyak tugas yang berbeda, dan sejauh ini, kami baru mendigitalkan sebagian darinya. Karena kami sudah bisa melihat manfaat KANNA, kami berencana memperluas penggunaannya untuk mengelola pekerjaan pemeliharaan unit-unit yang sedang dihuni, sehingga semakin memperkuat kolaborasi dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.