Koen Auto Co., Ltd.

Menghilangkan Kebutuhan untuk Menelepon Balik: Saat Permintaan Mendadak dan Perubahan Jadwal Terus-menerus Menjadi Hal yang Lumrah

— Bisakah Anda menceritakan tentang operasional bisnis Anda?

Bapak Koen: Layanan utama kami adalah perawatan kendaraan (servis) dan uji kelaikan kendaraan, dan kami juga menangani perbaikan bodi serta penjualan mobil. Selain mobil penumpang pribadi, kami melayani kendaraan komersial besar seperti truk, juga armada kendaraan milik pemerintah daerah—seperti mobil pemadam kebakaran. Karena kami menerima permintaan servis mendadak tanpa perlu janji temu (walk-in), responsivitas kami menyebar dari mulut ke mulut, dan kami menerima banyak permintaan terutama dari perusahaan transportasi lokal dan sopir truk.

— Perusahaan Anda juga menangani servis mendadak untuk kendaraan komersial besar. Tantangan apa yang ditimbulkan oleh hal tersebut?

Bapak Koen: Tantangan terbesar kami adalah mengelola dan mengomunikasikan jadwal kerja. Kami menggunakan papan tulis di kantor yang menampilkan jadwal pemesanan selama satu bulan, lengkap dengan slip cetak yang memuat detail pekerjaan setiap kendaraan. Tetapi papan tulis itu hanya ada di kantor. Karena saya adalah presiden direktur yang sekaligus masih aktif sebagai mekanik di bengkel, saya sering menerima telepon saat sedang bekerja. Sampai saya kembali ke kantor dan mengecek papan tulis, saya tidak bisa memberikan jawaban yang akurat. Akhirnya kami sering berkata, "Nanti saya cek jadwalnya dulu, lalu saya telepon balik," yang artinya pelanggan kami dibiarkan menunggu.

Menangani perubahan jadwal juga menjadi beban besar. Ketika ada keterlambatan pengiriman komponen kendaraan, kami harus menghentikan pekerjaan yang sedang berjalan dan beralih ke kendaraan lain. Setiap kali hal ini terjadi, kami harus mengatur ulang papan tulis sepenuhnya—melepas dan menempelkan kembali slip-slip tersebut. Perubahan seperti ini sering terjadi, dan jika kami tidak sering kembali ke kantor, sulit untuk tetap mengikuti jadwal terbaru.

Meski begitu, para mekanik menghabiskan sebagian besar waktu mereka di bengkel. Sulit membangun kebiasaan untuk terus-menerus mengecek papan tulis di kantor, sehingga pada akhirnya, sayalah yang harus menyampaikan setiap perubahan secara lisan kepada semua orang.

Sudah lama saya tahu bahwa mengatur ulang kertas di papan tulis lalu memberitahukannya secara lisan kepada tim adalah proses yang tidak efisien. Suatu hari, saya melihat sebuah monitor yang terpasang di dealer mobil rekanan kami, dan seketika saya berpikir, "Ini dia!" Monitor itu menampilkan jadwal kerja setiap kendaraan, sehingga siapa pun bisa melihat progres terbaru secara sekilas.

Saya menyadari bahwa jika kami bisa mendigitalkan pengelolaan dan komunikasi jadwal dengan cara yang sama, kami dapat menghilangkan papan tulis sepenuhnya dan memastikan para mekanik di lapangan menerima informasi terbaru tanpa bergantung pada pemberitahuan lisan.

Beralih dari Pengelolaan Berbasis Papan Tulis: Fitur Kalender yang Dapat Diakses Bahkan dari Luar Kantor

— Karena tujuan Anda adalah mendigitalkan pengelolaan dan komunikasi jadwal, apa yang membuat Anda memilih KANNA?

Bapak Koen: Faktor penentunya adalah fungsi kalender KANNA. Fitur ini memungkinkan kami mendaftarkan jadwal kerja setiap kendaraan sekaligus menautkannya dengan mekanik yang ditugaskan, dan setiap perubahan langsung tercermin saat itu juga. Karena kami bisa melihat seluruh jadwal kendaraan dalam satu tampilan terpadu, kami dapat menempatkan sebuah tablet yang sudah terpasang KANNA di bengkel, sehingga para mekanik bisa sering mengecek jadwal tanpa harus kembali ke kantor.

Dengan kata lain, meskipun strukturnya tidak persis sama, saya menyadari bahwa kami bisa menerapkan sistem yang serupa dengan monitor yang digunakan di dealer-dealer mobil.

Kalender KANNA juga dilengkapi fitur komentar, yang memungkinkan kami berbagi catatan khusus bersama jadwal. Meskipun menawarkan beragam fungsi yang luas, aplikasinya sangat sederhana untuk digunakan—bahkan saya bisa mengoperasikannya secara intuitif sejak tahap uji coba.

Para mekanik kami berusia mulai dari pertengahan 50-an hingga awal 30-an, dan karena semuanya sudah terbiasa menggunakan smartphone, mereka bisa mengoperasikan KANNA dengan mudah tanpa ragu.

Mengurangi Beban Kerja Presiden Direktur Sekaligus Memungkinkan Berbagi Informasi ke Seluruh Perusahaan

— Terakhir, apa harapan Anda ke depan seiring penerapan penuh KANNA?

Bapak Koen: Sebagai presiden direktur perusahaan, saya bertanggung jawab atas segala hal. Selain mengelola jadwal dan mengerjakan pekerjaan mekanik, saya juga menangani estimasi biaya, penagihan (invoicing), serta urusan terkait asuransi. Itulah sebabnya saya menaruh harapan besar pada efisiensi yang akan dibawa oleh KANNA. Dengan memanfaatkan fitur kalendernya yang memberi kami visualisasi yang jelas untuk pekerjaan mendatang, kami tidak hanya bisa menata ulang jadwal dengan lebih mudah, tetapi juga merencanakan beban kerja jangka menengah hingga panjang secara lebih efektif.

Meskipun kalender adalah alasan awal kami memperkenalkan KANNA, masih banyak fitur lain yang kami rencanakan untuk dimanfaatkan. Saat musim sibuk, kami mengalihdayakan (outsource) perbaikan bodi, dan ketika asuransi digunakan, kami wajib menyediakan foto sebelum dan sesudah pengerjaan. Saat ini, kami meminta perusahaan rekanan untuk mengambil foto dan mengirimkannya melalui aplikasi pesan, tetapi mengunduh dan memindahkan file-file tersebut ke PC sangatlah merepotkan. Jika rekanan kami juga menggunakan KANNA, semuanya, mulai dari mengambil hingga membagikan foto, bisa ditangani di satu tempat dengan mengelola setiap kendaraan sebagai satu proyek.

Ke depan, kami juga ingin memanfaatkan fitur buku foto (photo ledger) dan pelaporan di KANNA. Untuk kendaraan milik pemerintah, seperti yang dimiliki pemerintah daerah atau dinas pemadam kebakaran, klien terkadang meminta dokumentasi proses perawatan. Saat ini kami menempelkan foto ke dalam file Excel atau Word, tetapi dengan fitur buku foto KANNA, pembuatan laporan bisa diselesaikan hanya dalam hitungan menit. Selain itu, jika kami mengganti surat jalan dan faktur yang saat ini disiapkan oleh staf administrasi kami dengan KANNA Reports, kami dapat beralih ke alur kerja yang sepenuhnya tanpa kertas (paperless).

Pada akhirnya, yang kami tuju adalah berbagi informasi yang lancar melalui KANNA. Sebagai bengkel perawatan mobil berbasis komunitas, kami sangat dekat dengan para pelanggan. Bukan hal yang aneh jika mekanik menerima permintaan secara langsung, dan pekerjaan sudah mulai dikerjakan bahkan sebelum saya, sebagai presiden direktur, mengetahuinya (tertawa). Namun, jika semua orang aktif menggunakan KANNA, tidak hanya untuk mengecek jadwal tetapi juga untuk mendaftarkan pekerjaan baru kami bisa berbagi status setiap permintaan ke seluruh tim. Kami akan terus memanfaatkan KANNA untuk mewujudkan berbagi informasi yang mudah diakses.