— Ceritakan tentang bisnis ITOKI CORPORATION.

Dua base logistik baru dibuka untuk mengatasi masalah logistik yang mendesak.

Ibu Iwase: Di Itoki, kami mengembangkan bisnis kami berdasarkan tiga bisnis inti: workplace business, equipment and public business, serta IT sharing business. Dari ketiganya, workplace business yang merancang ruang kantor dan tempat kerja lainnya menyumbang sekitar 70% dari penjualan kami. Di equipment and public business, kami juga terlibat dalam sistem logistik gudang otomatis dan lemari display seni.

— Bisnis mana yang memperkenalkan KANNA?

Bapak Kakuno: Untuk merancang sebuah "tempat kerja", kami membutuhkan berbagai jenis perlengkapan untuk membangun lingkungan tersebut. Karena itu, kami memperkenalkan "KANNA" ke departemen logistik kami untuk pengangkutan perlengkapan. Untuk mengirimkan produk kami secara cepat kepada pelanggan di seluruh Jepang, kami telah membangun beberapa base logistik di Jepang, termasuk yang baru didirikan, "ITOKI Tokyo Logistics Center" di Kota Soka, Prefektur Saitama, dan "ITOKI Tokyo BASE" di Koto-ku, Tokyo, yang dibangun pada musim panas dan musim gugur 2023.

Logistik kami didukung oleh perusahaan pengiriman di berbagai daerah. Namun, industri logistik saat ini berada di titik krusial. Sebagai bagian dari Workplace Reform Bill, mulai April 2024, driver akan dibatasi maksimal 960 jam lembur per tahun. Inilah yang disebut sebagai "masalah logistik 2024" (2024 logistics problem) dalam industri logistik. Alasan kami membuka dua base logistik baru adalah untuk merestrukturisasi jaringan pasokan di wilayah metropolitan Tokyo dan merespons "masalah logistik 2024" tersebut.

— Apa saja isu di balik pengenalan KANNA saat mencoba merespons "masalah logistik 2024" ini?

Ibu Iwase: Seperti yang disampaikan Kakuno, logistik kami didukung oleh perusahaan pengiriman di berbagai daerah. Meskipun departemen sales kami yang berhubungan langsung dengan pelanggan tempat produk kami dikirim, pihak yang mengangkut produk dan melakukan pekerjaan instalasi untuk membangun ruang kerja adalah subkontraktor eksternal. Namun, karena banyaknya pihak yang terlibat, ada beberapa kasus keterlambatan dalam berbagi informasi terbaru.

Bagaimana perlengkapan harus diatur untuk merancang ruang kerja? Perubahan layout mendadak di menit-menit terakhir bukan hal yang aneh terjadi. Sebelum KANNA diperkenalkan, informasi pada dasarnya dibagikan melalui kertas, fax, dan telepon, dengan staf harus kembali ke kantor untuk memeriksa status. Kami juga menggunakan metode yang sama untuk membagikan "laporan anomali" (anomaly reports), yaitu situasi ketika instalasi peralatan sulit dilakukan sesuai gambar rancangan, atau ketika kondisi di lapangan berbeda dari yang telah disampaikan sebelumnya.

Informasi terbaru dan laporan anomali dituliskan pada formulir dan dikirim melalui fax, yang kemudian dibagikan kepada perusahaan pengiriman dan driver yang bertugas mengangkut barang. Namun, "permainan pesan berantai" berbasis kertas ini membuat informasi sulit dibagikan secara tepat waktu.

Untuk mengatasi masalah ini, kami merasa penggunaan teknologi digital adalah solusi yang tepat. Inilah isu yang melatarbelakangi pengenalan KANNA serta tujuan dari penerapannya.

— KANNA sangat dapat dikustomisasi dan lahir dari pengalaman nyata di lapangan. Perusahaan ingin beralih dari fax ke komunikasi digital untuk berbagi informasi secara tepat waktu. Mengapa Anda memilih KANNA untuk tujuan ini?

Ibu Iwase: Awalnya, kami berpikir untuk menerapkan sistem yang sudah kami gunakan untuk berbagi informasi internal. Namun, karena kami memperkirakan bahwa pihak luar perusahaan juga akan menggunakan sistem ini untuk logistik, kami mulai mempertimbangkan solusi dari luar. Kami membandingkan beberapa layanan serupa dan akhirnya memilih KANNA karena sebuah webinar yang dihadiri oleh Bapak Hikaru Nagahama, representative dari ALDAGRAM INC., penyedia KANNA.

Selama webinar, Bapak Nagahama menyampaikan bahwa ia pernah bekerja part-time di lokasi konstruksi saat masih menjadi mahasiswa, dan inefisiensi berbagi informasi berbasis kertas yang ia saksikan pada masa itu menjadi landasan pengembangan KANNA. Saat kami meminta informasi lebih lanjut mengenai KANNA, kami menemukan bahwa aplikasi ini mudah digunakan bahkan bagi mereka yang kurang familiar dengan teknologi digital, dan tersedia juga free trial. Selain itu, karena KANNA menyediakan aplikasi sekaligus web browser, KANNA juga dapat digunakan melalui smartphone dan tablet. Namun, faktor penentu terbesar adalah tingkat kustomisasi yang tinggi.

Sebagai contoh, jika kami ingin mengubah item status progres agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan kami, KANNA dapat dikustomisasi secara internal, tanpa coding, dan tanpa harus melalui koordinasi dengan vendor. Hal ini akan mempercepat proses implementasi secara signifikan. Kami perlu merespons isu-isu terkait logistik dengan cepat menghadapi "masalah logistik 2024" yang semakin mendekat. Tingkat kustomisasi KANNA yang tinggi berarti sistem ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan secara mandiri, tanpa memerlukan keahlian atau pengetahuan khusus. Saya rasa inilah kekuatan utama KANNA.

Ibu Iwase menggunakan KANNA di PC, tablet, dan smartphone-nya, dengan memeriksa "Project board" pada KANNA untuk memahami "Progress status" dari berbagai rencana pengiriman sekaligus dalam satu tampilan. (tangkapan layar ini merupakan foto asli)

— KANNA diperkenalkan dengan asumsi bahwa aplikasi ini juga akan digunakan oleh subkontraktor eksternal. Bagaimana reaksi perusahaan partner Anda saat beralih dari kertas ke transmisi informasi digital?

Bapak Kakuno: Seperti yang disebutkan dalam "masalah logistik 2024", banyak pekerja lanjut usia di industri logistik. Karena itu, ada beberapa orang yang awalnya enggan beralih ke tools digital. Namun, seperti yang bisa dengan mudah dipahami melalui contoh penggunaan media sosial atau aplikasi game, siapa pun akan terbiasa dengan sebuah tools seiring semakin sering menggunakannya. Karena itu, sebelum penerapan secara penuh, kami memulai implementasi dengan mengatakan, "Ayo coba bersama-sama dulu."

Wawancara ini dilakukan oleh 5 anggota Logistics Department, Engineering Management Division. Kantor pusat Itoki, yang merancang "tempat kerja", memiliki ruang rapat bergaya dengan pencahayaan, suhu ruangan, suara, bahkan aroma yang nyaman.

Hal ini juga berlaku bagi mereka yang sudah terbiasa dengan tools digital, perubahan cara kerja yang dipaksakan tetap saja tidak akan menyenangkan. Untuk pekerja non-desk seperti driver, kami memastikan untuk selalu mendampingi mereka, memeriksa langsung di smartphone tempat aplikasi diunduh. Sementara untuk yang mengelola pengiriman di kantor, kami menunjukkan langsung tampilan versi browser di komputer mereka, sehingga perusahaan partner dapat memahami betapa praktisnya KANNA. Orang-orang yang menangani gambar rancangan (drawings) tahu betul apa yang kami maksud.

Seperti yang diketahui siapa pun yang bekerja dengan drawings, teks pada gambar layout biasanya berukuran kecil. Banyak orang harus memeriksa gambar rancangan berbentuk kertas dengan mata mereka sendiri. Namun, jika layout drawings disimpan di KANNA, gambar tersebut dapat dengan mudah diperbesar di layar smartphone atau komputer tanpa perlu membawa-bawa gambar rancangan berukuran besar. Hal ini membuat teks dan instruksi detail pada gambar lebih mudah terlihat dibandingkan dengan kertas. Bahkan mereka yang awalnya menunjukkan resistensi terhadap penerapan tools digital pun mengatakan, "Ternyata lebih mudah dilihat dibandingkan kertas. Ini lebih baik."

Dengan fokus pada sistem tim dua driver, aplikasi KANNA yang dapat diselesaikan hanya dengan smartphone menjadi solusi yang tepat. Penyelesaian masalah secara instan pun kini memungkinkan.

— Sekarang setelah Anda memperkenalkan KANNA, seberapa efektif KANNA dalam menyelesaikan masalah Anda?

Ibu Iwase: Kami sedang dalam proses memperkenalkan KANNA secara nasional, namun saat ini kami baru mengoperasikannya di area Meihan. Setelah beroperasi dalam skala ini, saya merasa waktu yang dibutuhkan bagi staf di lapangan untuk membagikan informasi ke departemen sales kami, dan bagi staf sales untuk menyelesaikan prosesnya terutama untuk melaporkan anomali telah berkurang secara signifikan. Meskipun tergantung pada kasus per kasus, kini bukan hal yang aneh bila kasus yang sebelumnya membutuhkan waktu beberapa hari untuk diselesaikan sebelum KANNA diperkenalkan, kini dapat diselesaikan hanya dalam beberapa jam setelah laporan dibuat.

Sebenarnya, langkah untuk menggunakan KANNA dalam membagikan laporan anomali justru muncul dari frontline. Kami awalnya membayangkan penggunaan KANNA untuk berbagi informasi dalam kondisi normal, kemudian secara bertahap melangkah ke komunikasi saat terjadi hal-hal tak terduga, setelah semua pihak yang terlibat sudah familiar dengan pengoperasian KANNA. Namun, kami menerima permintaan dari seseorang di lapangan yang ingin menggunakan KANNA juga untuk membagikan laporan anomali. Ini adalah hal yang tidak kami duga sebelumnya.

Bapak Kakuno: Saya merasa logistik dan KANNA lebih cocok dibandingkan yang kami perkirakan sebelumnya. Perusahaan pengiriman yang bekerja sama dengan logistik kami pada dasarnya mempekerjakan tim dua orang. Driver senior umumnya bertugas mengemudi, sementara driver yang lebih muda bertindak sebagai asistennya. Selain itu, karena yang lebih muda adalah driver, ia sudah familiar dengan pengoperasian aplikasi.

Tampilan "KANNA" saat menggunakan tablet.

Sebelumnya, driver harus kembali ke kantor dari lokasi pengiriman untuk menyiapkan laporan berbasis kertas. Setelah KANNA diperkenalkan, laporan dapat diselesaikan melalui aplikasi yang terpasang di smartphone, di mana pun lokasinya, dan dapat langsung dibagikan kepada supervisor driver di kantor. Setelah supervisor melakukan konfirmasi akhir dan membagikannya ke departemen sales kami, tugas pengiriman pun selesai. Hanya dengan ini saja, beban kerja driver berkurang dan banyak waktu yang dapat dihemat. Bahkan orang-orang di lapangan yang mengawasi pengiriman pun menyadari sendiri tingginya efisiensi yang dihasilkan KANNA.

Ibu Iwase: Ada juga cara-cara lain di mana KANNA melampaui ekspektasi awal kami. Misalnya, kami sering melakukan inspeksi awal di lokasi sebelum pengiriman aktual dilakukan. Kami juga meminta subkontraktor kami untuk mengirimkan laporan setelah inspeksi tersebut. Namun, karena laporan membutuhkan foto lokasi, kami perlu mengambil foto menggunakan kamera digital atau smartphone, memindahkannya ke komputer, lalu menempelkannya ke dalam laporan. Terkadang, pekerjaan editing seperti mengubah ukuran dan memotong foto juga diperlukan.

Namun, dengan fitur report pada KANNA, seluruh proses pengambilan foto dan pelampiran ke laporan dapat diselesaikan langsung di dalam aplikasi. Selain itu, karena riwayat chat tersimpan untuk setiap project, informasi yang dibagikan pun menjadi lebih akurat. Pada saat yang sama, kami mulai mempertimbangkan kemungkinan menggunakan KANNA untuk memberi notifikasi penyelesaian pengiriman pada pengiriman skala kecil yang tidak membutuhkan dokumentasi mendetail.

— Merespons tren sosial menuju logistik yang lebih efisien dan paperless

Saya melihat Anda telah memperluas ruang lingkup operasional berdasarkan pengalaman Anda dengan KANNA, menciptakan siklus yang positif (virtuous cycle). Apa prospek perusahaan Anda di luar siklus positif ini?

Bapak Kakuno: Terkait KANNA, seperti yang saya sampaikan sebelumnya, prioritas kami adalah memperkenalkan dan memperluas sistem ini secara nasional, bukan hanya membatasi operasionalnya di area Meihan. Jika hal itu terwujud, kami seharusnya bisa mendapatkan lebih banyak ide untuk pengoperasiannya, mengingat sudah ada pihak di lapangan yang menyampaikan keinginan untuk menggunakan KANNA juga untuk pelaporan anomali.

Pendapat dari mereka yang melihat bidang logistik dari sudut pandang yang berbeda dari kami sangatlah berharga. Kami percaya bahwa kami akan dapat terus meningkatkan penggunaan KANNA berdasarkan feedback yang kami terima.

Sistem operasional macam apa yang diperlukan untuk mewujudkan berbagi informasi yang lebih cepat dan akurat dengan bantuan KANNA? Setiap kali ada suara baru yang muncul, kami pasti menyampaikan permintaan-permintaan yang sulit kepada pihak yang bertanggung jawab atas KANNA. Namun, penanggung jawab KANNA selalu mendukung kami dengan sikap yang bersahabat.

Sistem dukungan KANNA bukanlah gaya sales yang berkata "Kami perkenalkan sistemnya, sudah selesai, selanjutnya terserah Anda", melainkan follow-up setelah implementasi yang sangat menyeluruh. Mereka bahkan masih mengadakan meeting sebulan sekali, dan saya menantikan dukungan mereka di masa depan.

Ibu Iwase: Terkait prospek sektor logistik, kami tidak bisa mengabaikan "masalah logistik 2024" yang semakin mendekat. Pengiriman dan delivery adalah bahan mentah (raw materials). Sebagai contoh, ketika pengiriman dilakukan tepat waktu, mungkin dibutuhkan waktu untuk menjaga lokasi, dan driver bisa diminta untuk standby. Untuk mengurangi lembur bagi driver yang kekurangan tenaga, efisiensi harus ditingkatkan di suatu titik.

Untuk membuat operasional logistik lebih efisien, kami perlu meningkatkan akurasi informasi. Ini adalah peran kami sendiri, namun kami membutuhkan kekuatan KANNA untuk menyampaikan informasi yang sangat akurat dengan cara yang paling efisien. Menggunakan KANNA untuk berbagi informasi juga memungkinkan kami mencapai isu mendesak berupa operasional yang paperless. Kami akan terus mendorong logistik yang cepat dan teliti dalam merespons tren sosial semacam ini.