ปรับวัฒนธรรมองค์กร เน้นเป้าหมายมากกว่าชั่วโมงทำงาน ด้วยโปรแกรมติดตามงาน

วัฒนธรรมองค์กรแบบเดิมดั้งเดิม มักเน้นอยู่ให้ครบเวลา

ในอดีต หลายบริษัทเชื่อว่าการที่พนักงานอยู่ในออฟฟิศตั้งแต่ 8 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็น แปลว่าเขากำลังทำงานอย่างเต็มที่ ระบบติดตามผลงานจึงมักเน้น “จำนวนชั่วโมงที่อยู่ในที่ทำงาน” แล้วตอบแทนเป็น “เบี้ยขยัน” เป็นหลัก เพราะเชื่อว่าการอยู่ครบเวลาคือการทุ่มเท แต่ในความเป็นจริง การนั่งอยู่กับที่นาน ๆ ไม่ได้การันตีว่างานจะเดินหน้าเสมอไป บางคนอาจใช้เวลาส่วนใหญ่อยู่กับโซเชียลมีเดีย การประชุมที่ไม่จำเป็น หรือทำงานช้าเพราะไร้แรงจูงใจ
เมื่อองค์กรใช้ระบบติดตามผลงานที่เน้นวัดแค่เวลา ผลลัพธ์ที่ได้จึงมักเต็มไปด้วย “งานที่ดูเหมือนยุ่ง” แต่ไม่ได้ “งานที่มีคุณภาพ” นอกจากนี้ยังนำไปสู่ปัญหา Burnout เพราะพนักงานไม่มีความสุข จนทำให้องค์กรสูญเสียคนเก่ง ๆ ไปในท้ายที่สุด

5 วิธีเปลี่ยนองค์กรสู่แนวคิด เน้นเป้าหมายงานให้สำเร็จ

องค์กรที่ยังเน้นเพียงการอยู่ครบเวลามักพบว่า ประสิทธิภาพและความผูกพันของพนักงานลดลง ในทางกลับกัน องค์กรที่ปรับแนวคิดมาสู่การเน้นผลลัพธ์ด้วยโปรแกรมติดตามงานลูกน้อง จะสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่กระตือรือร้นและสร้างสรรค์มากกว่า และต่อไปนี้คือ 5 วิธีที่ช่วยเปลี่ยนผ่านองค์กรได้อย่างเป็นระบบ

: 1. มองงานในเชิงผลลัพธ์

การวัดผลงานควรโฟกัสที่ “ผลลัพธ์ที่จับต้องได้” มากกว่าการเฝ้ามองเวลาการทำงาน พนักงานแต่ละคนมีความสามารถในการบริหารเวลาของตัวเองที่แตกต่างกัน หากให้อิสระและวัดงานจากผลลัพธ์ จะช่วยดึงศักยภาพที่แท้จริงออกมาได้ดีกว่า ตัวอย่างเช่น ทีมขายที่มีอิสระในการวางแผนการทำงานของตนเอง มักสร้างยอดขายได้ดีกว่าทีมที่ถูกบังคับให้อยู่ติดโต๊ะตลอดเวลา เพราะพวกเขาโฟกัสที่การสร้างยอดขาย ไม่ใช่การทำตัวให้ดูยุ่ง

: 2. ตั้งเป้าหมายที่วัดผลได้ (SMART Goals)

การตั้งเป้าหมายอย่างชัดเจนจะทำให้พนักงานเข้าใจว่า ความคาดหวังของหัวหน้าต่อพวกเขาคืออะไร SMART Goals เป็นเครื่องมือสำคัญที่จะทำให้เป้าหมายแต่ละข้อมีความชัดเจนและตรวจสอบได้ โดยมีองค์ประกอบดังนี้
·       S: Specific กำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน เช่น “ปิดการขายให้ได้ 10 ดีลในไตรมาสนี้” แทนที่จะบอกว่า “เพิ่มยอดขาย”
·       M: Measurable ต้องสามารถวัดผลได้ เช่น จำนวนดีลที่ปิดได้ หรือยอดขายรวม
·       A: Achievable เป้าหมายต้องอยู่ในขอบเขตที่เป็นไปได้ ไม่สูงหรือต่ำเกินไป
·       R: Relevant ต้องสอดคล้องกับเป้าหมายระดับองค์กร เช่น การเพิ่มยอดขายรวมของบริษัท
·       T: Time-Bound กำหนดระยะเวลาวัดผลให้ชัดเจน เช่น ภายในไตรมาสนี้

3. ใช้โปรแกรมติดตามงานลูกน้องเป็นเครื่องมือเสริม

การเลือกโปรแกรมติดตามงานที่เหมาะสมเป็นอีกหนึ่งกุญแจสำคัญ โปรแกรมเหล่านี้ช่วยกำหนดเป้าหมาย ติดตามสถานะ อัปเดตแบบเรียลไทม์ และสามารถวิเคราะห์ผลการทำงานเพื่อทำเป็นรายงานสรุปได้ทันที หัวใจสำคัญในการใช้โปรแกรมติดตามงานลูกน้องไม่ใช่การควบคุมหรือจับผิด แต่คือการสร้างความชัดเจนหน้าที่ ช่วยลดความเข้าใจผิด และเพิ่มการช่วยเหลือกันในทีม

4. เปลี่ยน KPI เพื่อใช้วัดผลตามเป้าหมาย

การประเมินผลงานต้องเปลี่ยนจากการวัดเวลาไปสู่การวัดผลลัพธ์ที่ชัดเจน เช่น จำนวนโครงการที่เสร็จตามกำหนด คุณภาพของผลงานตามมาตรฐาน และระดับความพึงพอใจจากลูกค้าหรือหัวหน้างาน นอกจากนี้ การกำหนด KPI ควรมีการเจรจาและตกลงร่วมกันระหว่างหัวหน้าและลูกทีม เพื่อสร้างความเข้าใจตรงกัน และสร้างความรู้สึกร่วมรับผิดชอบในเป้าหมายที่ตั้งไว้ด้วยกัน
ทั้งนี้เมื่อเวลาผ่านไป ก็ควรมีการทบทวนและอัปเดต KPI เป็นระยะ เพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจ ไม่ยึดติดกับ KPI เดิม ๆ จนขัดขวางการพัฒนา และการติดตามความคืบหน้าด้วยโปรแกรมติดตามงานลูกน้องต้องดำเนินการอย่างโปร่งใส ไร้อคติในตัวบุคคล และต้องเปิดโอกาสให้พนักงานสะท้อนความคิดเห็นกลับได้เช่นกัน เพื่อสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่จะพัฒนาได้อย่างต่อเนื่อง

5. สร้างความเชื่อใจ และความโปร่งใส

การสร้างความเชื่อใจในองค์กรไม่ใช่แค่การมอบหมายงานและรอผลลัพธ์ แต่หมายถึงการเปิดพื้นที่ให้พนักงานได้แสดงความสามารถ และมีส่วนร่วมในการตัดสินใจในงานของตนเอง ความโปร่งใสในการติดตามงาน เช่น การแชร์ความคืบหน้าของโปรเจกต์ภายในทีม การตั้งเป้าหมายร่วมกัน และการอัปเดตสถานะงานอย่างสม่ำเสมอผ่านระบบติดตามผลงาน จะทำให้ทีมงานรู้สึกเป็นเจ้าของงานจริง ๆ
นอกจากนี้ ความเชื่อใจจะเกิดขึ้นได้เมื่อหัวหน้าให้เกียรติและสนับสนุนการทำงานของลูกทีม ไม่ใช่จับผิดหรือควบคุมในทุกขั้นตอน รวมถึงการตำหนิอย่างสร้างสรรค์และการยอมรับในข้อผิดพลาดเพื่อนำไปแก้ไข ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการเรียนรู้ที่จะทำให้ทีมแข็งแกร่งและพร้อมเติบโตไปด้วยกัน
การเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรจากการเน้น “อยู่ให้ครบเวลา” เป็น “ทำงานสำเร็จตามเป้าหมาย” คือก้าวสำคัญสู่การเพิ่มประสิทธิภาพและความสุขในการทำงาน โปรแกรมติดตามงานลูกน้องอย่าง Kanna จะเป็นเครื่องมือช่วยบริหารทีมที่จะทำให้การเปลี่ยนผ่านนี้เป็นไปอย่างราบรื่น ช่วยให้เป้าหมายงานชัดเจน สร้างความโปร่งใส และเสริมความเชื่อใจในทีม จะสามารถนำพาองค์กรไปสู่ความสำเร็จได้อย่างยั่งยืน