จำนวนสายโทรศัพท์ที่ถามว่า “ตอนนี้เกิดอะไรขึ้น?” ลดลงอย่างมาก

งานบูรณะอาคารชุด กำลังดำเนินไปอย่างราบรื่น ด้วยความร่วมมือจากบริษัทพาร์ทเนอร์

กลุ่มผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารอาคารที่ต้องเผชิญกับปัญหาการแชร์ข้อมูลเรื้อรัง

– ก่อนอื่น รบกวนช่วยเล่าถึงธุรกิจของบริษัท โนมูระ เรียลเอสเตท พาร์ทเนอร์ส จำกัด หน่อยครับ

ยามาซาโตะ:
ในฐานะบริษัทในเครือของ Nomura Real Estate Holdings เราดำเนินธุรกิจด้านการบริหารและจัดการอาคารทุกประเภท จุดแข็งของกลุ่มเราคือระบบ “การผลิต การขาย และการบริหารแบบครบวงจร” ซึ่งแต่ละบริษัทในเครือจะทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด เพื่อให้บริการที่ครบวงจร ตั้งแต่การก่อสร้าง การขาย ไปจนถึงการบริหารจัดการอาคาร
บริษัทของเราเป็นผู้รับผิดชอบด้านการบริหารจัดการโดยตรง ครอบคลุมงานหลากหลายประเภท เช่น

• การบริหารอาคารและสิ่งอำนวยความสะดวก (Facility Management / Property Management)
• การดูแลสินทรัพย์ประเภทต่าง ๆ เช่น คอนโดมิเนียม อาคารสาธารณะ และศูนย์ข้อมูล (Data Center) ซึ่งถือเป็นโครงสร้างพื้นฐานสำคัญของสังคม
• รวมถึงงานก่อสร้างระบบอาคาร การควบคุมงานก่อสร้าง และการปรับปรุงอาคาร (Renovation) ที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานดังกล่าว

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ผมและคุณมิสุมิทำงานอยู่ใน แผนกที่อยู่อาศัย (Residential Division) ของฝ่ายบริหารทรัพย์สิน (Property Management Business)
แม้ขนาดธุรกิจของเราจะเล็กกว่าบริษัทอื่นที่เน้นเฉพาะการบริหารทรัพย์สินโดยตรง แต่เราก็ใช้ประโยชน์จาก องค์ความรู้ของทีมผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารอาคาร เพื่อสร้างระบบการทำงานที่ไร้รอยต่อ ครอบคลุมตั้งแต่การดำเนินงาน การบริหารอาคาร ไปจนถึงการจัดการงานเช่าได้อย่างครบวงจร

Excel เป็นแบบอ่านอย่างเดียว ข้อมูลกระจัดกระจายอยู่ในอีเมล — ข้อจำกัดของการบริหารงานแบบอนาล็อก

– อะไรคือความท้าทายที่ทำให้คุณตัดสินใจนำ KANNA เข้ามาใช้ในแผนกที่อยู่อาศัย
ยามาซาโตะ:
เราดูแลอพาร์ตเมนต์ให้เช่าหลายโครงการ โดยเฉพาะในซีรีส์ “PROUD FLAT” และ “PRIME URBAN” ซึ่งพัฒนาโดยกลุ่มบริษัทโนมูระ เรียลเอสเตท หลังจากที่ผู้เช่าย้ายออก เราจำเป็นต้องทำงานบูรณะ (Restoration) เพื่อเตรียมอาคารสำหรับผู้เช่ารายต่อไป
อย่างไรก็ตาม เราพบปัญหาในการ ประสานงานกับบริษัทพาร์ทเนอร์และฝ่ายขายที่เป็นผู้ดำเนินงานจริง — เราไม่สามารถแชร์ข้อมูลได้อย่างราบรื่นว่า ห้องใดจะว่างเมื่อไหร่, งานจะเริ่มและจบเมื่อไหร่, และ จะเริ่มรับผู้เช่ารายใหม่ได้เมื่อใด



คุณมิกาตะ:
ก่อนที่จะนำ KANNA มาใช้ เราใช้ Excel เป็นเครื่องมือหลักในการบริหารความคืบหน้าของงาน ตั้งแต่ช่วงผู้เช่าย้ายออกจนถึงการรับผู้เช่ารายใหม่ หากมีใครเปิดไฟล์ Excel อยู่ ไฟล์นั้นจะกลายเป็น “แบบอ่านอย่างเดียว (Read-only)” ทำให้ไม่สามารถอัปเดตข้อมูลได้ และถึงแม้จะปิดไฟล์ไปแล้วเพื่อกลับมาอัปเดตภายหลัง เราก็มักติดงานอื่นอยู่เสมอ ส่งผลให้เกิด ความล่าช้าหรือหลงลืมในการอัปเดตข้อมูล

อีกหนึ่งปัญหาคือ ตารางบริหารงานใน Excel มองเห็นข้อมูลได้ยากมาก เรามีข้อมูลจำนวนมหาศาลที่ต้องแชร์กัน ไม่ว่าจะเป็น วันย้ายออก, ตารางเวลาก่อสร้าง, รหัสระบบล็อกอัตโนมัติ (Auto-lock), หรือชื่อผู้รับเหมาช่วงที่รับผิดชอบงาน

เมื่อข้อมูลเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ตารางใน Excel ก็ซับซ้อนขึ้นมาก และต้องใช้เวลานานในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ สำหรับการสื่อสารภายใน เราใช้ Excel แชร์ข้อมูลกันภายในบริษัท แต่เมื่อประสานงานกับผู้รับเหมาช่วง (Subcontractor) เราจะใช้ โทรศัพท์หรืออีเมล ซึ่งโดยเฉพาะ อีเมลเป็นปัญหาใหญ่ เพราะมีวัฒนธรรมการ “CC” ผู้เกี่ยวข้องจำนวนมาก ทำให้ข้อมูลสำคัญมัก ถูกกลืนหายไปในอีเมลนับร้อย

เรามักส่งต่อ รูปภาพที่ใช้ประกอบการประเมินราคา (Estimate) กับผู้รับเหมาช่วงทางอีเมล แต่เนื่องจาก จำกัดขนาดไฟล์แนบ เราจึงให้พวกเขาส่งภาพเพียงไม่กี่รูปในรูปแบบ PDF ซึ่ง คุณภาพต่ำจนมองรายละเอียดไม่ชัด บางครั้งผมต้องขอให้ถ่ายใหม่ โดยพูดว่า

“อยากเห็นตรงจุดนี้ชัด ๆ หน่อยครับ ช่วยส่งภาพระยะใกล้มาอีกทีได้ไหมครับ”

ยามาซาโตะ:
การขอให้ถ่ายรูปใหม่ไม่เพียงแต่สร้างภาระให้กับบริษัทพาร์ทเนอร์เท่านั้น แต่ยังทำให้เราต้องรอคอยข้อมูล ส่งผลให้การทำงาน ไม่มีประสิทธิภาพทั้งสองฝ่าย นอกจากนี้ เรายังมีทีมที่รับผิดชอบการบริหารความคืบหน้างานบูรณะเพียง 3 คนเท่านั้น แต่ต้องดูแลการบูรณะอาคารอพาร์ตเมนต์มากกว่า 200 แห่ง พร้อมทั้งต้องแชร์ข้อมูลกับบริษัทพาร์ทเนอร์ ฝ่ายขาย และเจ้าหน้าที่บริหารได้อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม วิธีการบริหารแบบเดิมที่พึ่งพา Excel และอีเมลเป็นหลัก ได้ถึง ขีดจำกัดของประสิทธิภาพแล้ว

“เราใช้ KANNA อยู่แล้ว” — คำแนะนำจากบริษัทพาร์ทเนอร์ คือแรงผลักดันสำคัญในการตัดสินใจนำมาใช้

– ทำไมถึงเลือกใช้ KANNA เป็นเครื่องมือในการแชร์ข้อมูลให้ครบถ้วนและไม่เกิดความล่าช้า
มิกาตะ:
เหตุผลหลักที่สุดคือ “การมองเห็นข้อมูลได้ชัดเจน (High Visibility)” ผมประทับใจกับ ดีไซน์ของระบบที่รวมฟังก์ชันสำคัญทั้งหมดไว้ในหน้าจอเดียวอย่างกระทัดรัด และสามารถเข้าใจได้ทันทีว่าข้อมูลแต่ละอย่างอยู่ตรงไหน จริง ๆ แล้ว ก่อนหน้านี้เราเคยพิจารณาเครื่องมือบริหารงานตัวอื่น ๆ ที่ออกแบบมาสำหรับอุตสาหกรรมก่อสร้างโดยเฉพาะ นอกจาก KANNA ด้วย แต่เรากังวลว่า เครื่องมือเหล่านั้นอาจซับซ้อนเกินไป และทีมของเราอาจต้องใช้เวลานานในการเรียนรู้
ในทางกลับกัน KANNA มีทั้งฟังก์ชันและการออกแบบที่เรียบง่าย เข้าใจง่าย และใช้งานได้ทันที เรารู้สึกว่า ทุกคนที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นทีมภายในหรือบริษัทพาร์ทเนอร์ภายนอก ก็สามารถใช้งานได้โดยไม่ยุ่งยาก



เราใช้ KANNA โดยมองว่า “แต่ละห้องคือหนึ่งโปรเจกต์”
ข้อมูลทั้งหมด ตั้งแต่ข้อมูลพื้นฐานของแต่ละห้อง ไปจนถึงเอกสารอย่างใบเสนอราคาและภาพถ่าย จะถูกจัดเก็บไว้ในแต่ละโปรเจกต์ ทำให้เราสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่สับสนกับข้อมูลของห้องอื่น
นอกจากนี้ เรายังสามารถ เชิญเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องในแต่ละโปรเจกต์เข้ามาร่วมงาน และกำหนดระดับความลับของข้อมูลได้ จึงไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือแชร์ข้อมูลแยกกันระหว่างภายในกับภายนอกองค์กร
ความสามารถในการ บริหารจัดการข้อมูลทั้งหมดแบบรวมศูนย์ในที่เดียว (Centralized Management) ถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้เราตัดสินใจเลือกใช้ KANNA

ยามาซาโตะ:
นอกจากนี้ ก่อนที่เราจะนำ KANNA มาใช้ เรายังได้สอบถามความคิดเห็นจากบริษัทพาร์ทเนอร์บางราย ซึ่งหลายบริษัทตอบกลับมาว่า

“เราใช้ KANNA อยู่แล้วครับ”

ซึ่งถือเป็น ข้อได้เปรียบอย่างมาก เพราะการนำเครื่องมือแชร์ข้อมูลมาใช้งานจะได้ผลสูงสุดก็ต่อเมื่อ ทุกฝ่ายสามารถใช้งานได้อย่างสะดวกและเข้าใจตรงกัน ปกติแล้วเราจะต้องอธิบายขั้นตอนการใช้งานอย่างละเอียด แต่เมื่อมีพาร์ทเนอร์ที่ใช้อยู่แล้ว ก็ทำให้กระบวนการทั้งหมด ง่ายและรวดเร็วขึ้นมาก สิ่งนี้จึงกลายเป็น แรงผลักดันสำคัญอีกประการหนึ่งที่ทำให้เราตัดสินใจนำ KANNA มาใช้
นอกจากนี้ ไม่เพียงแต่ฝ่ายบริหารทรัพย์สิน (Property Management Division) เท่านั้นที่ใช้ KANNA แต่ ฝ่ายรีโนเวชัน (Renovation Division) ของเราก็ได้เริ่มใช้งานด้วยเช่นกัน

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดความเครียด และลดภาระของบริษัทพาร์ทเนอร์

– หลังจากนำ KANNA มาใช้แล้ว มีประโยชน์หรือผลลัพธ์อะไรที่เห็นชัดบ้างครับ?
มิกาตะ:
ตอนนี้เราสามารถ อัปเดตข้อมูลได้ทุกเมื่อที่ต้องการ ไม่ว่ากำลังทำงานที่ไหน และยังสามารถ เข้าถึงข้อมูลได้ทันที ซึ่งผมคิดว่านี่คือ การเปลี่ยนแปลงและประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุด
สมัยที่เรายังใช้ Excel บริหารข้อมูล เราต้องเสียเวลาไปกับการรอทุกครั้งที่มีข้อความขึ้นว่า “Read-only” และต้องเปิดหาข้อมูลในตารางที่ซับซ้อนหรือค้นหาในอีเมลจำนวนมาก แต่ตอนนี้แค่พิมพ์ ชื่ออาคารและหมายเลขห้อง ลงในช่องค้นหาของ KANNA ก็สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ทันที
เมื่อเปิดหน้าโปรเจกต์แต่ละห้อง เราจะเห็นข้อมูลทั้งหมดในที่เดียว ทั้งข้อมูลพื้นฐาน เอกสาร และรูปภาพ การจัดข้อมูลแยกตามโปรเจกต์ช่วยให้ไม่เกิดความสับสนอีกต่อไป โดยเฉพาะ ใบเสนอราคา (Estimate) ซึ่งในอดีตแม้จะมีหลายเวอร์ชันที่ราคาต่างกัน แต่มีรูปแบบเหมือนกันหมด ทำให้ยากที่จะดูว่าอันไหนคือเวอร์ชันล่าสุด
แต่ใน KANNA แต่ละเอกสารจะแสดง วันที่อัปเดตชัดเจนในโฟลเดอร์ ทำให้ค้นหาง่ายขึ้นมาก และส่งผลให้ ความผิดพลาดในการสั่งงานลดลงอย่างชัดเจน

ยามาซาโตะ:
ก่อนใช้ KANNA ผมหรือคุณมิกาตะมักจะได้รับ โทรศัพท์สอบถามรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ แทบทุกครั้ง
แต่ตอนนี้ เมื่อข้อมูลทั้งหมดถูกจัดการใน KANNA ทุกคนสามารถเข้าไปดูเองได้ ทำให้ จำนวนสายโทรศัพท์ลดลงอย่างมาก
แต่ก่อนทุกครั้งที่มีโทรศัพท์เข้ามา เราต้องหยุดงานที่กำลังทำอยู่ ซึ่งถ้าเกิดขึ้นบ่อย ๆ ก็จะสร้างความเครียด แต่ตอนนี้ปัญหานั้นหมดไปแล้ว ความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ทันที โดยไม่สับสน ถือเป็น ประโยชน์ไม่เฉพาะกับเราเท่านั้น แต่รวมถึงทุกคนที่เกี่ยวข้องในองค์กรด้วย

นอกจากนี้ ยังช่วย ลดภาระของบริษัทพาร์ทเนอร์ ด้วย อย่างที่คุณมิสุมิได้กล่าวไว้ก่อนหน้า เดิมเราต้องให้พนักงานส่งรูปภาพที่ใช้ในการประเมินราคาผ่านอีเมลในรูปแบบ PDF แต่ตอนนี้เราให้พนักงานสร้างโฟลเดอร์ใน KANNA สำหรับแต่ละพื้นที่ เช่น “ห้องนั่งเล่น”, “ห้องนอน”, “ห้องน้ำ” แล้วอัปโหลดรูปภาพไว้ที่นั่นโดยตรง
เมื่อก่อนเราต้องจำกัดจำนวนภาพเพื่อไม่ให้ไฟล์ PDF มีขนาดใหญ่เกินไป แต่ตอนนี้ สามารถอัปโหลดรูปภาพได้ไม่จำกัดขนาดข้อมูล จึงไม่ต้องกังวลเรื่องนั้นอีกต่อไป



ตอนนี้บริษัทพาร์ทเนอร์ของเราจะอัปโหลดรูปภาพหลากหลายมุมมอง ตั้งแต่ภาพมุมกว้างที่เห็นทั้งห้อง ไปจนถึงภาพระยะใกล้ที่แสดงรายละเอียดของอุปกรณ์ต่าง ๆ ทำให้เรา ไม่จำเป็นต้องขอให้ถ่ายรูปใหม่อีกต่อไป ในมุมมองของบริษัทพาร์ทเนอร์เอง เวลาที่เคยต้องใช้ในการคัดเลือกรูปและรวมเป็นไฟล์ PDF ก็ ถูกตัดออกไปทันทีในขั้นตอนเดียว ซึ่งเห็นได้ชัดว่า KANNA ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้จริง

การใช้ KANNA อย่างแพร่หลาย แสดงให้เห็น “แนวทางที่ถูกต้อง” ของการบริหารความคืบหน้างาน

– สุดท้ายนี้ ช่วยเล่าถึงมุมมองหรือแผนในอนาคตเกี่ยวกับการใช้ KANNA หน่อยครับ

ยามาซาโตะ:
คำถามคือ “อะไรคือการบริหารความคืบหน้าที่ราบรื่นอย่างแท้จริง”
ผมคิดว่าการใช้ KANNA ได้ช่วยให้เราเห็นภาพชัดเจนขึ้นว่า “รูปแบบที่เหมาะสมที่สุด” ของการบริหารความคืบหน้างานนั้นเป็นอย่างไร ตลอดหลายปีที่ผ่านมา เราเผชิญกับข้อจำกัดจากการบริหารงานด้วย Excel และอีเมล ซึ่งเป็นวิธีที่คุ้นเคยและไม่ง่ายเลยที่จะเปลี่ยนแปลง แต่เมื่อเราอธิบายอย่างละเอียดถึง วัตถุประสงค์และผลลัพธ์ของการนำระบบเข้ามาใช้ ไม่เพียงแค่การสอนวิธีใช้งานเท่านั้น แต่ยังรวมถึง การชี้ให้เห็นว่างานใดบ้างที่สามารถตัดออกได้ และ กระบวนการใดบ้างที่จะมีประสิทธิภาพขึ้นผ่านการเปลี่ยนสู่ระบบดิจิทัล (DX) ผลลัพธ์ที่ได้ก็คือ การปรับปรุงกระบวนการทำงานในภาพรวมอย่างที่กล่าวไปแล้ว

ในมุมมองนั้น การนำ KANNA มาใช้ในแผนกของเรา ถือเป็น “ก้าวแรกของการเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจ”
การบริหารอาคารให้เช่ามีขั้นตอนและงานที่หลากหลาย และที่ผ่านมาเรายังเพิ่งเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัล (DX) ได้เพียงบางส่วนเท่านั้น ตอนนี้เมื่อเราได้เห็น ประโยชน์ที่แท้จริงของ KANNA แล้ว ขั้นต่อไปคือการ ขยายการใช้งานไปสู่การบริหารงานซ่อมแซมในอาคารที่ยังมีผู้พักอาศัยอยู่ เพื่อ เสริมความร่วมมือกับบริษัทพาร์ทเนอร์ให้แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น และ ยกระดับประสิทธิภาพการทำงานในทุกขั้นตอนของธุรกิจ