ความท้าทายด้าน “การแบ่งปันข้อมูล” และ “วัฒนธรรมการส่งเอกสารทางไปรษณีย์” ที่บริษัทความปลอดภัยรายใหญ่ต้องเผชิญ

— ก่อนอื่น กรุณาเล่าเกี่ยวกับธุรกิจของบริษัทของคุณ
คุณ Enoki:
เราดำเนินธุรกิจให้บริการและจัดจำหน่ายอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัย เช่น ระบบรักษาความปลอดภัย ตู้นิรภัยและสถานที่จัดเก็บแบบปลอดภัย งานวางแผนและออกแบบ สิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับการอนุรักษ์มรดกทางวัฒนธรรม และประตูชนิดพิเศษ
บริษัทของเรามีประวัติยาวนานกว่า 120 ปี นับตั้งแต่ก่อตั้งในปี ค.ศ. 1898 (พ.ศ. 2441) และยังคงครองส่วนแบ่งตลาดระดับชั้นนำของประเทศในด้านโซลูชันความปลอดภัย เราไม่เพียงมีความสามารถทางเทคนิคที่สั่งสมมาตั้งแต่เริ่มก่อตั้ง แต่ยังเป็นผู้นำในการพัฒนาตู้นิรภัยภายในประเทศด้วยความมุ่งมั่นที่จะปกป้องทรัพย์สินของลูกค้าอย่างมืออาชีพ
ปัจจุบัน ในฐานะ “บริษัทโซลูชันความปลอดภัยแบบครบวงจร” ซึ่งเป็นที่รู้จักจากระบบควบคุมการเข้าออกและประตูรักษาความปลอดภัย เรามุ่งมั่นในการสนับสนุนความปลอดภัยและความอุ่นใจให้แก่ลูกค้าของเราอย่างต่อเนื่อง



อีกหนึ่งในจุดแข็งสำคัญของเราคือความสามารถในการให้บริการแบบครบวงจร ตั้งแต่การพัฒนา การผลิต ไปจนถึงการก่อสร้างและการบำรุงรักษา โดยทำงานร่วมกับบริษัทในเครือของเรา คือ Kumahira Manufacturing โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เรามีสาขาและสำนักงานขายกระจายอยู่ทั่วประเทศ ทำให้สามารถให้การสนับสนุนลูกค้าในท้องถิ่นได้อย่างใกล้ชิดและละเอียด
KANNA ถูกนำมาใช้ใน แผนกเทคนิค ของเรา ซึ่งรับผิดชอบงานก่อสร้าง การบำรุงรักษา และการซ่อมแซมระบบและอุปกรณ์ต่าง ๆ เราดูแลหลายด้าน ตั้งแต่ระบบรักษาความปลอดภัยที่ใช้เทคโนโลยีดิจิทัลขั้นสูง ไปจนถึงตู้นิรภัย สถานที่จัดเก็บ และประตูพิเศษที่ใช้ปกป้องทรัพย์สินของลูกค้าในเชิงกายภาพ

— คุณพบความท้าทายอะไรบ้างในการทำงานร่วมกับทีมภาคสนาม?

คุณ Kokubo:
เรามีความท้าทายสำคัญในการประสานงานกับบริษัทคู่ค้าที่รับผิดชอบงานภาคสนาม เช่น งานก่อสร้าง งานบำรุงรักษา และงานซ่อมแซม ตัวอย่างเช่น แบบก่อสร้างซึ่งเป็นแกนสำคัญของงานก่อสร้างนั้นจะถูกอัปเดตทุกครั้งเมื่อมีการประชุมกับลูกค้า และในแต่ละครั้ง เราจำเป็นต้องแชร์แบบล่าสุดกับบริษัทคู่ค้า แต่ก่อนที่จะนำ KANNA มาใช้ เราแชร์เอกสารผ่านอีเมล
การส่งอีเมลทำให้เราไม่สามารถมั่นใจได้ว่าปลายทางเข้าใจเนื้อหาหรือได้รับข้อมูลครบถ้วน เว้นแต่พวกเขาจะตอบกลับ นอกจากนี้ อัปเดตของแบบก่อสร้างก็มักถูกกลบจากอีเมลอื่นจนมองข้าม หรือถูกลบโดยไม่ตั้งใจ เมื่อมีการอัปเดตบ่อยครั้ง บริษัทของเราที่เป็นผู้ดูแลไซต์ก็เกิดข้อผิดพลาด เช่น ลืมส่งข้อมูลล่าสุด ทั้งที่คิดว่าได้ส่งไปแล้ว
เพื่อให้การก่อสร้างแม่นยำ เรามักขอให้บริษัทคู่ค้าส่งรูปถ่ายจากไซต์งานมาให้ แต่ปัญหาคือช่องทางการสื่อสารที่ไม่เป็นหนึ่งเดียว บางบริษัทส่งผ่านอีเมล ในขณะที่บางรายส่งผ่านข้อความ ทำให้การติดตามข้อมูลยุ่งยาก ความลำบากเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่น การต้องสลับไปมาระหว่างประวัติอีเมลและข้อความเพื่อยืนยันข้อมูล เมื่อสะสมเข้าก็ส่งผลกระทบต่อระยะเวลาการทำงานโดยรวมในที่สุด

คุณ Enoki:
อีกหนึ่งปัญหาที่เราเผชิญคือการที่ “ข้อมูลถูกผูกอยู่กับบุคคล” เมื่อสื่อสารผ่านอีเมลหรือข้อความ ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในบัญชีส่วนตัวหรือสมาร์ทโฟนของพนักงานแต่ละคน ทำให้ไม่สามารถแชร์ข้ามแผนกได้ ส่งผลให้ข้อมูลกลายเป็นข้อมูลส่วนบุคคล (personalized) และเมื่อพนักงานที่รับผิดชอบไม่อยู่หรือไม่สามารถตอบได้ทันที ก็ทำให้การดำเนินงานล่าช้า
ความจำเป็นด้านการตอบสนองอย่างรวดเร็วนี้ยังเกี่ยวข้องกับกระบวนการ “ชำระเงินให้บริษัทคู่ค้า” อีกด้วย ด้วยการแก้ไขพระราชบัญญัติว่าด้วยการควบคุมการจ้างช่วงงาน (Subcontract Act) โดยคณะกรรมการการค้าต่างประเทศ (Fair Trade Commission) ที่จะมีผลบังคับใช้ในเดือนมกราคม พ.ศ. 2569 ทำให้ต้องมีการเสริมสร้างการปฏิบัติตามข้อกำหนด (compliance) ซึ่งเป็นความรับผิดชอบทางสังคมของเราในการชำระเงินโดยไม่ล่าช้า

อย่างไรก็ตาม ก่อนนำ KANNA มาใช้ เรามีการแลกเปลี่ยนเอกสาร เช่น ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน ผ่านทางไปรษณีย์ การส่งเอกสารแบบอนาล็อกใช้เวลา ทำให้เอกสารถึงล่าช้า และมีความเสี่ยงต่อการชำระเงินล่าช้า การปรับปรุงความรวดเร็วในการจัดการเอกสารจึงเป็นหนึ่งในเหตุผลสำคัญที่เรานำ KANNA มาใช้งาน

รายงานของ KANNA ทำให้เรามั่นใจว่าสามารถเลิกการส่งเอกสารทางไปรษณีย์ได้

— ทำไมคุณจึงเลือก KANNA เป็นเครื่องมือสำหรับการแบ่งปันข้อมูลอย่างมั่นใจ ลดการพึ่งพาบุคคล และเร่งการแลกเปลี่ยนเอกสาร?
คุณ Enoki:
กล่าวอย่างง่าย งานของเราคือ "การบริหารจัดการงานก่อสร้าง" เราได้พบ KANNA ระหว่างการค้นหาเครื่องมือดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชัน (DX) ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพงานบริหารโครงการก่อสร้างของเรา เราเปรียบเทียบกับบริการอื่น ๆ หลายตัว แต่ ความสามารถในการปรับแต่ง (customizability) ของ KANNA นั้นโดดเด่นที่สุด รายการต่าง ๆ ที่ใช้แสดงความคืบหน้าของแต่ละโครงการสามารถแก้ไขได้อย่างง่ายดายและอิสระโดยไม่ต้องเขียนโค้ด ทำให้เราสามารถปรับให้สอดคล้องกับระบบหลักของเราได้อย่างยืดหยุ่น
ระดับความปลอดภัยของ KANNA ก็โดดเด่นไม่แพ้กัน ธุรกิจของเราคือการปกป้องทรัพย์สินที่มีค่าของลูกค้า รวมถึงความปลอดภัยและความอุ่นใจ ดังนั้น การรั่วไหลของข้อมูลจึงเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้อย่างเด็ดขาด และเรามีข้อกำหนดด้านความปลอดภัยที่เข้มงวดมากในการนำบริการภายนอกมาใช้ KANNA สามารถตอบโจทย์ทุกข้อกำหนดของเรา รวมถึงข้อจำกัดของ IP Address
ในด้านฟังก์ชัน KANNA ครอบคลุมความต้องการทั้งหมดของเรา ไม่ว่าจะเป็นการแชร์เอกสารต่าง ๆ เช่น แบบก่อสร้าง รูปถ่าย และการแจ้งเตือนผ่านแชท ที่สามารถจัดเก็บและแชร์แบบศูนย์กลางได้ตามโปรเจกต์ เรารู้สึกว่าความสามารถในการให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเข้าถึงข้อมูลเดียวกัน จะช่วยลดการพึ่งพาบุคคลได้อย่างแท้จริง
สิ่งที่ดึงดูดเราเป็นพิเศษคือ ฟังก์ชัน KANNA Report เอกสารที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจทั้งหมดสามารถดิจิทัลได้ และสามารถส่งและรับภายใน KANNA ทั้งหมด เรามั่นใจว่าเครื่องมือนี้จะช่วยให้เรากล่าวลา “วิธีส่งเอกสารแบบอนาล็อกทางไปรษณีย์” ซึ่งเป็นปัญหาที่เรื้อรังมานาน

เมื่อพิจารณาการนำมาใช้ เราได้ประเมินหลายปัจจัยเพิ่มเติมจากความสามารถในการปรับแต่งและระดับความปลอดภัย และยังได้เปรียบเทียบกับบริการของบริษัทอื่น แต่สิ่งที่ทำให้เราตัดสินใจขั้นสุดท้ายคือ UI ที่ใช้งานง่ายและเป็นธรรมชาติ (intuitive UI) หากพนักงานหรือบริษัทคู่ค้าใช้งานไม่ได้ ก็ไม่มีประโยชน์ที่จะนำเข้ามาใช้ และหากเครื่องมือใช้งานยากก็จะไม่สามารถฝังในองค์กรได้ แต่ความรู้สึกมั่นใจว่า KANNA “ใช้งานง่ายจนสามารถนำไปใช้ได้จริง” คือแรงผลักดันสุดท้ายที่ทำให้เราตัดสินใจเลือก KANNA

การทำเอกสารสั่งงานให้เป็นดิจิทัลช่วยลดค่าไปรษณีย์และค่าอากรแสตมป์ได้อย่างมาก

— แล้วหลังจากนำ KANNA มาใช้จริง คุณได้รับประโยชน์อะไรบ้าง?
คุณ Kokubo:
ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดคือ การขจัดความคลาดเคลื่อนต่าง ๆ เช่น เอกสาร “ส่งแล้วหรือยัง” หรือข้อมูล “เคยบอกแล้ว” หรือ “ไม่เคยบอก” ปัญหาเหล่านี้ได้รับการแก้ไขได้ก็เพราะ KANNA มีระบบ แชร์ข้อมูลแบบศูนย์กลาง (centralized information sharing)

KANNA สามารถเชื่อมโยงแชทเข้ากับโฟลเดอร์เอกสารได้ ดังนั้นเพียงแค่อัปโหลดเอกสารลงแชท เอกสารก็จะถูกบันทึกลงโฟลเดอร์ที่กำหนดโดยอัตโนมัติ จากมุมมองของผู้ดูแลอย่างผม การสามารถ “ส่งและบันทึกเอกสารได้ในขั้นตอนเดียว” ถือว่ามีประสิทธิภาพอย่างมาก
สำหรับบริษัทคู่ค้า พวกเขาสามารถรับข้อมูลได้อย่างทันท่วงที และสามารถเปิดดูข้อมูลที่ต้องการได้ทุกที่ทุกเวลาเช่นกัน



ฟีเจอร์แชทของ KANNA มีระบบ อ่านแล้ว (read receipt) ทำให้ไม่ต้องกังวลอีกต่อไปว่า “เขาได้ตรวจเอกสารที่เราส่งไปหรือยัง?” และยังช่วย ลดจำนวนการโทรเพื่อยืนยันข้อมูลลงอย่างมาก เดิมที เรามักต้องโทรศัพท์ไปยืนยันเอกสาร หรือได้รับสายจากผู้รับเหมาช่วงเพื่อถามวิธีการก่อสร้าง แต่ตอนนี้ทุกอย่างสามารถทำผ่านแชทของ KANNA ได้ทั้งหมด
นอกจากนี้ แชทยังรองรับการโพสต์รูปถ่าย ทำให้เราเข้าใจสถานการณ์หน้างานได้ชัดเจนกว่าการสื่อสารด้วยเสียงเพียงอย่างเดียว และสามารถให้คำแนะนำที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

แม้ว่าการโทรศัพท์จะยังไม่หมดไปเสียทีเดียว แต่ตอนนี้เราสามารถโทรพร้อมรับฟังคำอธิบายไปด้วย ขณะเดียวกันก็ดูรูปที่โพสต์ใน KANNA ได้บนหน้าจอคอมพิวเตอร์อย่างสะดวก เดิมที แม้มีคนบอกว่า “ส่งรูปไปทางข้อความแล้วนะ” เราก็ต้องเสียเวลาสลับหูฟังหรือเปิดลำโพงเพื่อดูหน้าจอสมาร์ตโฟนขณะสนทนา ซึ่งค่อนข้างยุ่งยาก แต่ตอนนี้ไม่จำเป็นอีกแล้ว เพียงเปิด KANNA ผ่านเบราว์เซอร์ก็สามารถสนทนาไปพร้อมกับดูรูปได้อย่างลื่นไหล
อีกหนึ่งประโยชน์ใหญ่คือ รูปภาพที่โพสต์จะถูกเก็บเป็นบันทึก ไฟล์ขนาดใหญ่ก็สามารถแลกเปลี่ยนได้สะดวกขึ้นเช่นกัน โปรแกรมที่ใช้สำหรับอัปเดตเฟิร์มแวร์ของระบบความปลอดภัยเป็นไฟล์ขนาดใหญ่ ก่อนหน้านี้เราต้องใช้บริการพื้นที่จัดเก็บภายนอกเพื่อแชร์ไฟล์ แต่ตอนนี้เพียงโพสต์ลงใน KANNA ก็ใช้งานได้ทันที ไม่ต้องตั้งรหัสผ่าน ไม่ต้องสร้างอีเมลใหม่ และไม่ต้องเลือกผู้รับ ทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้นมาก

คุณ Takahashi:
ประโยชน์ของการนำ KANNA มาใช้ ไม่ได้มีแค่ด้านการแชร์ข้อมูลเท่านั้น แต่ยังเห็นผลชัดเจนในด้าน “การแลกเปลี่ยนเอกสาร” ด้วย เราได้ทำเอกสารทุกประเภทที่ต้องใช้ตั้งแต่เริ่มโครงการจนถึงการจ่ายเงินให้เป็นดิจิทัลทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ และใบกำกับต่าง ๆ พร้อมทั้งปรับขั้นตอนการทำงานใหม่ให้เหมาะกับการใช้ KANNA
ขั้นตอนเป็นดังนี้:

1. ทันทีที่โครงการเริ่มต้น รายละเอียดงานที่ต้องการให้บริษัทคู่ค้าดำเนินการจะถูกโพสต์ในแชท KANNA
2. บริษัทคู่ค้าจะสร้างใบเสนอราคาโดยใช้ฟังก์ชัน KANNA Report จากข้อมูลดังกล่าว
3. หลังตรวจสอบใบเสนอราคา พนักงานของเราจะแจ้ง “อนุมัติ” หรือ “ไม่อนุมัติ” ผ่านระบบ Approval Flow
4. จากนั้นเราจะออกใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ตามใบเสนอราคาที่ได้รับอนุมัติ และรับใบเสร็จจากบริษัทคู่ค้า
5. พร้อมกับการส่งใบเสร็จ วันที่เริ่มงานและยอดคำสั่งซื้อจะถูกบันทึกไว้ในระบบรายงานของ KANNA

คุณ Enoki:
ผลลัพธ์ที่ได้คือ ระยะเวลาในการแลกเปลี่ยนแบบฟอร์มต่าง ๆ ลดลงอย่างมาก เดิมทีเมื่อเราส่งเอกสารทางไปรษณีย์ หากมีข้อผิดพลาดในเอกสาร ก็ต้องใช้เวลาเพิ่มขึ้นอีกในการรอเอกสารฉบับแก้ไขกลับมา ซึ่งเป็นเรื่องยุ่งยากมากจริง ๆ (หัวเราะ)
ยิ่งไปกว่านั้น การส่งไปรษณีย์ไม่เพียงมีค่าไปรษณีย์ต่อเอกสารเท่านั้น แต่ ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จยังต้องติดอากรแสตมป์ อีกด้วย การทำเอกสารทั้งหมดให้เป็นดิจิทัลทำให้เรา สามารถตัดค่าไปรษณีย์และค่าอากรแสตมป์ได้ทันทีในคราวเดียว ซึ่งช่วยลดภาระได้อย่างชัดเจน ทั้งสำหรับบริษัทของเราและบริษัทคู่ค้า

จัดทำคู่มือการใช้งานเพื่อให้การใช้งานเป็นไปอย่างราบรื่นและเชื่อถือได้

— หลังจากได้รับประโยชน์มากมายจากการนำ KANNA มาใช้แล้ว คุณได้ดำเนินการอย่างไรเพื่อทำให้ KANNA ถูกใช้อย่างแพร่หลายภายในองค์กร?
คุณ Enoki:
เพื่อค้นหาวิธีการใช้งาน KANNA ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับบริษัทของเรา เราตัดสินใจ ไม่เปิดใช้งานทั่วประเทศทันที แต่เริ่มจากขนาดเล็ก โดยให้แผนกขายสำนักงานใหญ่และสาขาคันโตเป็นพื้นที่ทดลอง แม้ว่า KANNA จะใช้งานได้อย่างเป็นธรรมชาติ แต่เราต้องการสนับสนุนให้พนักงานและบริษัทคู่ค้าที่ไม่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีดิจิทัลสามารถใช้งานได้อย่างมั่นใจ
เรารวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์ใช้งานจริงและขั้นตอนการปฏิบัติงาน ก่อนจะขยายการใช้งานทั่วประเทศ และจัดระบบให้การปรับปรุงประสิทธิภาพงานเป็นไปอย่างราบรื่น
เราขยายการใช้งานทั่วประเทศประมาณสามเดือนหลังจากเริ่มโครงการนำร่อง และในตอนนั้นเราได้สร้าง คู่มือการใช้งาน KANNA ความยาวกว่า 100 หน้า จำนวน 2 ชุด—

1. คู่มือสำหรับพนักงานบริษัท
2. คู่มือสำหรับบริษัทคู่ค้า

เรายังได้เพิ่มลิงก์ของคู่มือนี้ไว้ในระบบการแจ้งเตือนของ KANNA เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้ง่ายเมื่อสงสัยวิธีการใช้งาน คู่มือนี้จัดทำโดยคุณ Takahashi ซึ่งถือได้ว่าเป็น “โปรด้าน KANNA” ของเรา (หัวเราะ)
คุณ Takahashi:
KANNA เพิ่มฟีเจอร์ใหม่ ๆ บ่อยมาก จนแม้แต่ผมเองยังตามไม่ค่อยทัน (หัวเราะ) แต่ว่าเมื่อมีฟังก์ชันใหม่ออกมา เราจะทดลองใช้ก่อนเสมอ เพื่อมุ่งเน้นไปที่การยกระดับประสิทธิภาพงาน อย่างไรก็ตาม บางคนอาจรู้สึกว่าการเริ่มต้นจากคู่มือที่มีแต่ข้อความและแผนผังขั้นตอนค่อนข้างยาก
ดังนั้น ขณะนี้เรากำลังจัดทำ คู่มือใหม่ในรูปแบบวิดีโอ ที่รวบรวมวิธีใช้งานในรูปแบบที่เข้าใจง่ายยิ่งขึ้น

คุณ Enoki:
ก่อนหน้านี้ เราเคยใช้บริการออนไลน์ภายนอกเพื่อสร้างคู่มือวิดีโอ แม้ว่าเราจะนำบริการนั้นมาใช้เมื่อประมาณห้าปีก่อน แต่การใช้งานกลับไม่แพร่หลายและกลายเป็นเพียงพิธีการเท่านั้น
ตอนนี้บริษัทของเรากำลัง ปรับปรุงระบบหลัก (core systems) ควบคู่ไปกับการขยายการใช้งาน KANNA อย่างเต็มรูปแบบ เรามองว่านี่เป็นจุดเปลี่ยนสำคัญ เราวางแผนที่จะใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่ไม่เพียงแค่ KANNA เท่านั้น แต่รวมถึงบริการอื่น ๆ ที่เราได้นำมาใช้แล้ว เพื่อยกระดับประสิทธิภาพการทำงานทั่วทั้งองค์กร
คุณ Kokubo:
แม้ว่าการสนับสนุนผ่านคู่มือจะสำคัญ แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดให้เครื่องมือและบริการหนึ่ง ๆ “หยั่งราก” ก็คือ ผู้ใช้ต้องได้สัมผัสประโยชน์ด้วยตัวเอง ในฐานะผู้ส่งเสริมการใช้ KANNA ผมมักจะกระตุ้นให้ทั้งพนักงานภาคสนามและบริษัทคู่ค้าใช้งาน พร้อมบอกพวกเขาว่า “นี่จะช่วยให้งานง่ายขึ้นนะ”
KANNA เองก็เพิ่งออกฟีเจอร์ใหม่อย่าง Task Function ผมเชื่อว่าผมต้องเป็นคนแรกที่ลองใช้ก่อน และต้องเป็นผู้นำในการแสดงให้ทุกคนเห็นถึงประโยชน์ของมัน

ทำให้แนวทางการใช้ KANNA เป็นมาตรฐาน เพื่อยกระดับประสิทธิภาพงานให้ดียิ่งขึ้น

— แล้ววิสัยทัศน์ของคุณในการดำเนินธุรกิจในอนาคตและแนวทางการใช้ KANNA เป็นอย่างไรบ้าง?
คุณ Enoki:
อย่างที่ผมได้กล่าวไปแล้ว ประโยชน์ของการนำ KANNA มาใช้นั้นชัดเจนมาก แม้ว่าระดับการใช้งานในแต่ละสาขาทั่วประเทศจะแตกต่างกัน แต่สาขาที่ใช้งาน KANNA อย่างเต็มที่ต่างก็มีประสิทธิภาพงานที่ดีขึ้น และยิ่งใช้งานมากขึ้นเรื่อย ๆ ส่งผลให้เกิด วงจรเชิงบวก (virtuous cycle)
ผลลัพธ์ที่ดีนี้ทำให้ได้รับเสียงตอบรับที่ดี แม้แต่แผนกที่ดูแลงานซ่อมบำรุงโดยเฉพาะก็แสดงความสนใจที่จะนำ KANNA มาใช้ และมีแผนจะเริ่มใช้งานในปีงบประมาณหน้า
เมื่องานของแต่ละแผนกมีขั้นตอนที่แตกต่างกัน การทำงานร่วมกันจึงยากขึ้นและมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดมากขึ้น ดังนั้น การทำให้เครื่องมือเป็นมาตรฐานเดียวกันทั่วทั้งบริษัทจึงเป็นสิ่งจำเป็น
เมื่อ KANNA ถูกใช้อย่างแพร่หลายไม่เพียงเฉพาะในแผนกวิศวกรรม แต่รวมถึงแผนกอื่นด้วย ย่อมมี ไอเดียใหม่ ๆ เกี่ยวกับวิธีการใช้งาน เกิดขึ้นจากแต่ละสาขาและแต่ละแผนก
ตัวอย่างเช่น สาขาจูโกกุ–ชิโกกุซึ่งเป็นหนึ่งในสาขาที่ใช้ KANNA อย่างแข็งขัน ได้เริ่มใช้ ฟังก์ชันปฏิทิน (calendar function) เพื่อบริหารจัดการบริษัทคู่ค้าแล้ว
เราจะค่อย ๆ ทำให้แนวทางที่ได้รับจากแต่ละแผนกเป็นมาตรฐาน และสร้างระบบที่ทุกคนที่เกี่ยวข้องสามารถสัมผัสได้ถึง “ประสิทธิภาพงานที่ดีขึ้น”