ในยุคการใช้ Project Management Program บริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพ

การรวบรวมข้อมูลสำหรับการจัดการลูกค้าโดยใช้ Excel มีข้อจำกัดเนื่องจากจำนวนสัญญาเพิ่มขึ้น

－เริ่มจากอธิบายเกี่ยวกับธุรกิจของ บริษัท กรุงไทย มิซูโฮ ลีสซิ่ง จำกัด

คุณคุโรสึ: บริษัทของเราเป็นบริษัทร่วมลงทุนระหว่างธนาคารกรุงไทย จำกัด (มหาชน) และ บริษัท มิซูโฮ ลีสซิ่ง จำกัด ของญี่ปุ่นที่ดำเนินธุรกิจในประเทศไทยเป็นหลัก เราใช้จุดแข็งนี้เป็นพื้นฐานในการให้บริการแต่ละธุรกิจในประเทศ รวมถึงการสนับสนุนบริษัทญี่ปุ่นที่ต้องการเข้ามาทำธุรกิจในประเทศไทย


คุณวิลาสินี: เราให้บริการลีสซิ่งสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ไปจนถึงธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็กแบบครบวงจรไม่ว่าจะเป็นการเช่าทางการเงิน เช่าดำเนินการ และ เช่าซื้อเครื่องจักร อุปกรณ์การผลิต อุปกรณ์สำนักงาน ยานพาหนะและทรัพย์สินอื่นๆ เพื่อใช้ในกิจการ รวมทั้งบริการรถเช่ารวมบำรุงรักษา นอกจากนี้เรายังให้บริการเช่าซื้อเครื่องจักรและอุปกรณ์ทางการเกษตรแก่เกษตรกรรายย่อยอีกด้วย

－KANNA สามารถสนับสนุนงานส่วนใดและช่วยแก้ไขปัญหาอะไรบ้าง?

คุณวิลาสินี: เราได้นำ KANNA เข้ามาดูแลจัดการธุรกิจเช่าซื้อเครื่องจักรและอุปกรณ์ทางการเกษตร เช่น รถแทรกเตอร์ รถเกี่ยวนวดข้าว แก่เกษตรกรรายย่อย ซึ่งได้เริ่มขึ้นอย่างเป็นทางการเมื่อเดือนเมษายน 2567 โดยในกระบวนการสมัครขอสินเชื่อเราต้องการเอกสารเพื่อยืนยันตัวตน สถานที่อยู่ เอกสารการประกอบอาชีพ เอกสารทางการเงิน เพื่อประกอบการพิจารณาอนุมัติสินเชื่อ และเราต้องติดตามสถานะการชำระคืนของลูกค้าอย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่เริ่มสัญญาไปจนจบสัญญา

จากกระบวนการทำงานดังกล่าว เจ้าหน้าที่การตลาดประจำพื้นที่ภูมิภาคมีหน้าที่ไปพบลูกค้าที่เป็นเกษตรกร ทำการรวบรวมเอกสารที่จำเป็นและส่งต่อข้อมูลเพื่อพิจารณาสินเชื่อ รวมถึงติดตามสถานะการชำระคืนอย่างสม่ำเสมอ

อย่างไรก็ตามวิธีการรับ-ส่งเอกสาร และประวัติการติดตามการชำระเงินระหว่างทีมก็มีหลายช่องทาง เช่น อีเมล ไลน์ แชร์ไฟล์ หรือโทรศัพท์ ซึ่งแตกต่างกันไปในแต่ละคน ทำให้ไม่สามารถรวมฐานข้อมูลให้อยู่ในที่เดียวกันได้ ก่อนหน้าที่เราจะใช้ระบบ KANNA ข้อมูลประวัติการติดตามถูกจัดเก็บแบบไม่เป็นระบบทำให้ต้องเสียเวลาในการรวบรวมข้อมูลเพื่อให้พร้อมใช้งาน นอกจากนี้ การทำสัญญากับลูกค้านั้นจำเป็นต้องใช้ทั้งเอกสารและภาพถ่าย ซึ่งการรับ-ส่งข้อมูลผ่านอีเมลและแชร์ไฟล์ก็ยังมีข้อจำกัดทำให้ไม่สะดวกต่อการทำงาน



คุณคุโรสึ: อย่างที่ทราบครับว่าลูกค้าของเราเป็นเกษตรกรรายย่อย หากเปรียบกับลูกค้ากลุ่มบริษัทก็ถือได้ว่าเรื่องการได้รับข้อมูลที่ครบถ้วนจากลูกค้าเกษตรกรนั้นเป็นไปได้ยาก กลุ่มลูกค้าเกษตรกรจะมีได้รายได้ตามฤดูกาลเก็บเกี่ยวผลผลิตเป็นหลัก ดังนั้นเพื่อประเมินความสามารถในการชำระเงินค่าเช่า จำเป็นต้องมีเอกสารพิสูจน์สินทรัพย์ เช่น กรรมสิทธิ์ที่ดินหรือทรัพย์สินอื่นๆ ในขั้นตอนการประเมินนี้ พนักงานของเราจะถ่ายภาพแล้วส่งภาพมาประกอบการพิจารณา ถ้าภาพมีความละเอียดสูง ขนาดของไฟล์ก็จะใหญ่ ทำให้ไม่สามารถส่งทางอีเมล์ได้ อาจจำเป็นต้องลดคุณภาพของภาพถ่ายลง ความคมชัดก็ลดลงไปตาม อีกทั้งพนักงานก็จะต้องเสียเวลาในการแก้ไขภาพให้มีขนาดเล็กลง

     อีกประเด็นนึงก็คือ ความละเอียดอ่อนของกลุ่มเกษตรที่มีรายได้ตามฤดูกาล เมื่อเริ่มสัญญาไปแล้วเราต้องใช้ความใส่ใจในการติดตามสถานะการชำระคืน ซึ่งก่อนหน้านี้เราใช้ Excel ในการจัดการสถานะการชำระคืนของลูกค้า แต่หลังจากที่ดำเนินธุรกิจมาเป็นระยะเวลา 2 ปี จำนวนสัญญาใหม่เพิ่มขึ้น การใช้ Excel แบบเดิมอาจไม่เพียงพออีกต่อไปจึงหาตัวช่วยที่จะเข้ามาจัดการในส่วนนี้ ทำให้เราตัดสินใจเลือกใช้ KANNA

ด้วยคุณสมบัติที่สามารถประยุกต์ใช้ในการดำเนินงาน ซึ่งรองรับหลายภาษารวมถึงภาษาไทยถือเป็นปัจจัยหลักในการตัดสินใจ

－ทำไมถึงเลือกใช้ KANNA ในการแก้ไขปัญหาเรื่องการแชร์ข้อมูลและการจัดการสถานะของลูกค้า

คุณคุโรสึ: ทางเรารู้สึกว่าการใช้บุคลากรในการจัดการข้อมูลลูกค้าที่อยู่ระหว่างสัญญา*และการพัฒนาข้อมูลของกลุ่มลูกค้าใหม่ในอนาคตยังมีข้อจำกัด ดังนั้นเพื่อการเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานและการขยายธุรกิจ จำเป็นต้องพิจารณาเริ่มนำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ในการทำงาน ซึ่งก่อนหน้านี้เราก็ได้พิจารณาโปรแกรม CRM อื่นๆ ที่มุ่งเน้นการจัดการเรื่องความสัมพันธ์กับลูกค้า ซึ่งก็มีอยู่มากในตลาดแต่ยังไม่สามารถตอบโจทย์ของเราได้ เนื่องจากความต้องการของเราคือ อยากให้ลูกค้าแต่ละรายอยู่ในรูปแบบ 1 คนต่อ 1 โปรเจกต์และต้องง่ายต่อการติดตามสถานะของลูกค้า

*ลูกค้าที่อยู่ระหว่างสัญญา:ผู้ที่ได้รับการกู้ยืมต้องชำระหนี้ตามข้อตกลง โดยมีการติดตามและจัดการการชำระหนี้นี้อย่างครบถ้วน

ในช่วงหนึ่งเราเคยคิดที่จะพัฒนาแอปพลิเคชันของเราเองด้วยครับ แต่ด้วยเรื่องระยะเวลา กระบวนการที่ต้องออกแบบผ่านทีมพัฒนา และ ค่าใช้จ่ายก็เป็นปัจจัยสำคัญในการพิจารณา ในระหว่างที่กำลังคิดหาทางแก้ไขปัญหาก็ทราบข่าวว่าบริษัท Aldagram Inc. ผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ KANNA เปิดให้บริการที่ไทย

ตอนแรกก็ยังไม่มั่นใจนักครับ เพราะทราบมาว่าแอปพลิเคชันนี้เน้นกลุ่มอุตสาหกรรมก่อสร้างที่ทำงานนอกสถานที่ แต่หลังจากได้ฟังการนำเสนอแล้วก็เข้าใจมากขึ้นว่า KANNA สามารถปรับแต่งได้หลากหลายตามต้องการ ไม่ใช่แอปพลิเคชันที่ใช้ได้เฉพาะกับการก่อสร้างหรือโรงงานเท่านั้น

หลังจากที่ได้พูดคุยกับคุณนากาฮามะ ประธานบริษัท Aldagram Inc. ผมก็แจ้งถึงปัญหาของเราอย่างตรงไปตรงมาและผมก็ได้รับคำแนะนำว่า "หากใช้วิธีจัดการสถานะของลูกค้าด้วยการสร้างลูกค้าแต่ละรายในรูปแบบ 1 คน ต่อ 1 โปรเจกต์ ด้วยคุณสมบัติของแอปพลิเคชัน KANNA ก็น่าจะเพียงพอแล้ว" ถือว่าตรงกับความคิดของเราพอดีครับ รวมถึงการรองรับภาษาต่างๆ ก็ตอบโจทย์สภาพแวดล้อมของการทำงานในทีม ทั้งภาษาอังกฤษ ภาษาญี่ปุ่นและภาษาไทย ไม่ว่าใครจะถนัดภาษาอะไรก็สามารถใช้งานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ทั้งหมดนี้เป็นปัจจัยสำคัญในการเลือกใช้บริการ KANNA

การแชร์ข้อมูลถูกทำให้เป็นระบบเดียวด้วยฟังก์ชันการรายงาน

－หลังจากที่เริ่มใช้ KANNA แล้ว มีอะไรเปลี่ยนแปลงบ้าง

คุณวิลาสินี: ปัจจุบันเราใช้งานโดยมองลูกค้า 1 คน คือ 1 โปรเจกต์ตามที่คุณคุโรสึได้กล่าวไว้ ในช่วงที่เราจะเริ่มใช้ KANNA เราก็เริ่มทำความเข้าใจว่า ถ้าเป็นโครงการก่อสร้าง การแสดงสถานะของแตต่ละโปรเจกต์จะเป็น "การทำใบเสนอราคา" "การตรวจสอบหน้างาน" "ระหว่างการก่อสร้าง" "เสร็จสมบูรณ์" "ออกใบแจ้งหนี้แล้ว" เป็นต้น แต่สำหรับเราที่เป็นบริษัทสินเชื่อนั้น เราได้ปรับแต่งสถานะให้เหมาะสมกับงานของเรา โดยมีสถานะแสดงตั้งแต่ "การยื่นขอสินเชื่อ" และสถานะ ”ระหว่างพิจารณา” เป็นต้น

     นอกจากนี้ การแบ่งปันข้อมูลลูกค้าจากที่เคยใช้การสื่อสารผ่านอีเมลหรือโทรศัพท์ ก็ได้เปลี่ยนมาใช้ฟังก์ชัน การรายงานของ KANNA ทั้งหมดเนื่องจากมีหลายคนชอบและเคยชินกับการสื่อสารและส่งข้อมูลผ่านแอปพลิเคชันสำหรับการสื่อสาร ดังนั้นในช่วงเริ่มต้นการใช้งานมีหลายคนที่ใช้ฟังก์ชันแชท KANNA พวกเขารู้สึกว่ามันง่ายเหมือนกำลังใช้ แอปพลิเคชันสำหรับการสื่อสารนั้นอยู่เลย อย่างไรก็ตามปัจจุบันเราได้ย้ายมาแชร์ข้อมูลด้วยการใช้ฟังก์ชันการรายงานแทน การแบ่งปันข้อมูลเป็นระบบระเบียบมากขึ้นและยังสามารถรวมข้อมูลเป็นรายงานได้ด้วย

การรวมข้อมูลเป็นรายงาน (export) ช่วยให้การข้อมูลง่ายขึ้น สำหรับการเสริมข้อมูลเล็กๆ น้อยๆ หรือคำถามเพิ่มเติมและการติดต่อทั่วไป เราก็ใช้การติดต่อผ่านแชทใน KANNA
การแชร์เอกสาร รูปภาพที่เคยทำผ่านการแนบไฟล์อีเมลก็ได้เปลี่ยนมาเก็บในโฟลเดอร์ใน KANNA แทน ซึ่ง KANNA มีการสร้างโปรเจกต์แยกสำหรับลูกค้าแต่ละราย ทำให้การเก็บและการค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าแต่ละคนเป็นเรื่องง่าย นอกจากนี้ยังสามารถอัปโหลดภาพได้โดยไม่มีข้อจำกัดเรื่องขนาดไฟล์ ทำให้ลดความยุ่งยากและทำงานได้เร็วขึ้น เพราะไม่ต้องลดขนาดภาพก่อนส่ง 
คุณคุโรสึ: นอกจากการจัดการสถานะของลูกค้าและการแชร์ข้อมูลภายในทีมแล้ว KANNA ยังเป็นตัวช่วยจัดเก็บข้อมูล การรายงานต่างๆ ซึ่งมีประโยชน์มาก เนื่องจากที่ผ่านมาธนาคารกลางแห่งประเทศไทยได้ขอให้สถาบันการเงินแต่ละแห่งเสนอ แผนการปรับโครงสร้างให้กับลูกหนี้ที่ประสบปัญหาในการชำระคืน คำขอนี้มีผลตั้งแต่เดือนมกราคม 2567 เป็นต้นไป และเมื่อมีการขอให้เปิดเผยสาเหตุการล่าช้าและข้อเสนอการช่วยเหลือใดที่ให้กับลูกหนี้ที่ประสบปัญหา ด้วยเหตุนี้ทำให้เรามีหน้าที่ต้อง ให้ข้อมูลรายละเอียดอย่างครบถ้วน
แม้ว่าจะมีการขอข้อมูลที่ละเอียดมาก แต่ KANNA ก็สามารถสร้างและประมวลผลข้อมูล ทำให้เราเรียกรายงานได้ทันทีที่ต้องการ ถ้าไม่มี KANNA เราจะต้องค้นหาข้อมูลที่กระจัดกระจายทั้งในอีเมลหรือ Excel ซึ่งผมจินตนาการว่าคงเป็นการรวมข้อมูลที่ค่อนข้างลำบากครับ

KANNA เป็นช่องทางที่รวมรวมข้อมูลและทำให้ทุกคนเข้าถึงฐานข้อมูลได้ ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น

－ผลลัพธ์หลังจากที่นำ KANNA มาใช้งาน ไม่เพียงแต่สามารถจัดการสถานะลูกค้าและการแชร์ข้อมูล ยังสามารถใช้ในการเตรียมรายงานของลูกค้า หากมีการถูกขอข้อมูล

คุณวิลาสินี: ก่อนที่จะนำ KANNA เข้ามาใช้งาน ผู้จัดการจะเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดการข้อมูลที่พนักงานการตลาดภูมิภาคส่งเข้ามาผ่านช่องทางและรูปแบบที่หลากหลาย ข้อมูลไม่ถูกเก็บในที่เดียว ทำให้การรวบรวมข้อมูลเป็นเรื่องยาก ต้องค้นหาข้อมูลที่ จำเป็นจากแหล่งต่างๆ ต้องใช้ความจำว่าเรื่องนั้นๆ ได้สื่อการกันในช่องทางไหน เช่น อีเมล ไลน์ แฟ้มเอกสาร เป็นต้น จากนั้นรวบรวมข้อมูลใน Excel กระบวนการนี้ต้องใช้เครื่องมือหลายชนิด ทำให้ใช้เวลาในการค้นหาและรวบรวมค่อนข้างมาก

แต่หลังจากใช้ KANNA การติดตามสถานะของลูกค้าและเอกสารทั้งหมด ถูกจัดเก็บใน KANNA เพราะฉะนั้นเวลาที่เสียไปกับการค้นหาอีเมล แฟ้มเอกสาร ไลน์ และ Excel นั้นลดลงไปอย่างมาก ทำให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น การปรับปรุงประสิทธิภาพ นี้ไม่เพียงแต่สำหรับดิฉันในฐานะผู้จัดการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพนักงานในแต่ละส่วนด้วย ก่อนหน้านี้เราต้องถ่ายภาพสินทรัพย์ ที่จำเป็นสำหรับการประเมินด้วยสมาร์ทโฟน ส่งภาพไปยังคอมพิวเตอร์ ลดขนาดภาพเพื่อให้สามารถแนบอีเมลได้ แต่ตอนนี้หลังจากถ่ายภาพด้วยสมาร์ทโฟน เราสามารถอัปโหลดไปยัง KANNA ได้ทันที ทำให้การแชร์ข้อมูลระหว่างทีมเป็นไปแบบเรียลไทม์ ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นอย่างมากเมื่อเทียบกับวิธีการก่อนหน้านี้

คุณคุโรสึ: ผมคิดว่าการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นหลังใช้งาน KANNA สามารถอธิบายเป็นคำสั้นๆ ได้ว่า "การรวมฐานข้อมูลไว้ในที่เดียว" หลังจากที่มีการสื่อสารกับลูกค้า เราสามารถสร้างรายงานผ่าน KANNA เมื่อถ่ายภาพเสร็จ ก็อัปโหลดลง KANNA ได้ทันที และเพื่อติดตามสถานะของลูกค้า เราก็สามารถเช็คได้ใน KANNA ทุกวัน การที่เรารวมศูนย์การทำงานจากอีเมล โทรศัพท์ และ Excel มาเป็น KANNA ทำให้ทุกคนสามารถทำงานได้อย่างไม่สับสน และมีความชัดเจนมากขึ้น

การเชิญบริษัทพันธมิตร (Partner) ให้เข้ามาร่วมใช้งาน เสริมความร่วมมือด้วย KANNA

－เมื่อ KANNA สามารถเป็นศูนย์กลางในการส่งผ่านข้อมูลให้คุณได้แล้ว บริษัทของคุณมีแผนการพัฒนาอย่างไรในอนาคต

คุณวิลาสินี: เราเริ่มใช้ KANNA อย่างเต็มรูปแบบในเดือนกุมภาพันธ์ 2567 แม้จะเป็นเวลาเพียงประมาณครึ่งปี แต่เราก็สามารถเห็นผลลัพธ์ที่ชัดเจนได้ อีกทั้งยังมีบางฟังก์ชันที่เรายังไม่ได้ใช้งานอย่างเต็มที่ เช่น Gantt Chart เป็นต้น
นอกจากนี้ยังได้ยินว่ามีการเพิ่มฟังก์ชันออฟไลน์ที่สามารถใช้แอปพลิเคชันได้ในสภาพแวดล้อมที่มีการจำกัดการสื่อสาร ดังนั้นในอนาคตเราคาดหวังจะได้ใช้งานฟังก์ชันใหม่ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้มากขึ้นค่ะ เราอยากจะเชื่อมต่อกลุ่มข้อมูลที่ส่งออกมาจากระบบของบริษัทให้เข้ากันกับ KANNA ได้โดยตรง

คุณคุโรสึ: ผมมองถึงการเชื่อมต่อระบบของบริษัทเข้ากับ KANNA และการเพิ่มฟังก์ชันที่สามารถแสดงข้อมูลสะสมไว้บนแดชบอร์ด ไม่เพียงแต่ช่วยแก้ปัญหาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเท่านั้น แต่อาจจะทำให้ KANNA กลายเป็นเครื่องมือ ในการขยายธุรกิจได้ในขณะเดียวกัน ไม่เพียงแค่การใช้งานภายในบริษัทของเรา เรายังได้เชิญบริษัทพันธมิตร (Partner) ให้มาเข้าร่วมใช้งาน KANNA เราเชื่อว่าการแก้ปัญหาจำเป็นต้องอาศัยความร่วมมือจากบริษัทอื่นๆ ด้วย ดังนั้นในอนาคตเราจะใช้ KANNA เป็นศูนย์กลางในการเสริมความร่วมมือกับบริษัทพันธมิตร (Partner) ให้แน่นแฟ้นขึ้นและมุ่งมั่นขยายธุรกิจต่อไป