ด้วยจำนวนโครงการก่อสร้างมากถึง 700 โครงการต่อปี ความท้าทายคือการที่มีเอกสารจำนวนมหาศาลในการทำงาน แต่ด้วยการนำ KANNA เข้ามาใช้ พวกเขาสามารถดำเนินงานแบบ ‘ลดการใช้กระดาษได้ถึง 80%

บริษัทผู้ผลิตกระจกเอกชนแห่งแรกของญี่ปุ่น ผู้บุกเบิกเทคโนโลยีล้ำสมัยบนรากฐานประวัติศาสตร์

– ก่อนอื่น ช่วยเล่าถึงธุรกิจของ AGC Techno Glass Co., Ltd. หน่อยได้ไหมครับ

คุณโมริชิตะ:
เราเป็นบริษัทผู้ผลิตกระจกเอกชนแห่งแรกของญี่ปุ่น โดยมีประวัติยาวนานกว่า 140 ปีนับตั้งแต่ก่อตั้งในปี 1883 (เมจิที่ 16) ตั้งแต่เริ่มต้นเราผลิตกระจกเฉพาะทาง และได้ขยายธุรกิจเพื่อตอบสนองต่อความต้องการในแต่ละยุคสมัย เช่น ผลิตภาชนะทนความร้อนและหลอดไฟในทศวรรษ 1960 ผลิตชิ้นส่วนจอแสดงผลโทรทัศน์ในทศวรรษ 1980 ปัจจุบันเราเป็นฐานสำคัญของทุกธุรกิจเชิงกลยุทธ์ของกลุ่ม AGC ไม่ว่าจะเป็นอิเล็กทรอนิกส์ ยานยนต์ และวิทยาศาสตร์เพื่อชีวิต และเรายังพัฒนาผลิตภัณฑ์กระจกหลากหลายชนิดในทุก ๆ วัน

ด้วยการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีการหลอม การแปรรูป และการเคลือบฟิล์มที่เราสั่งสมมาอย่างยาวนาน เรามีระบบครบวงจรตั้งแต่การพัฒนาไปจนถึงการผลิต และยังมีศูนย์การผลิตที่เชี่ยวชาญด้านการผลิตแบบล็อตเล็กแต่หลายชนิด เราจัดหาวัสดุให้กับอุตสาหกรรมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วแต่คาดว่าจะเติบโตอย่างมากในอนาคต ไม่ว่าจะเป็นสมาร์ทโฟนประสิทธิภาพสูง การขับขี่อัตโนมัติ AR/VR เซมิคอนดักเตอร์รุ่นใหม่ และเวชศาสตร์ฟื้นฟูด้วยจำนวนโครงการก่อสร้างมากถึง 700 โครงการต่อปี บริษัทเผชิญความท้าทายด้านเอกสารและเวลาที่ใช้ในการค้นหาข้อมูลในพื้นที่กว้างใหญ่

– บริษัทของคุณมีเทคโนโลยีล้ำสมัยที่สั่งสมจากประวัติศาสตร์อันยาวนาน อะไรคือความท้าทายที่ทำให้คุณตัดสินใจนำ KANNA มาใช้ และกับแผนกใด

คุณโมริชิตะ:
เราได้นำ KANNA Project และ KANNA Report มาใช้ใน กลุ่มงานอาคารสถานที่ (Facilities Group) ของแผนกเทคโนโลยีอุปกรณ์ (Equipment Technology Department) ซึ่งเป็นที่ทำงานของผม หน้าที่ของเรารวมถึงการจัดทำสเปกสำหรับงานก่อสร้างภายในบริษัท การบริหารงานก่อสร้าง ตลอดจนการซ่อมบำรุงสิ่งปลูกสร้างและโรงงานสาธารณูปโภคภายในบริษัท AGC Technoglass มีสำนักงานใหญ่และโรงงานตั้งอยู่ที่เมืองโยชิดะ อำเภอไฮบาระ จังหวัดชิซูโอกะ บนพื้นที่กว้างใหญ่ มีอาคารหลายหลังและมีสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ดำเนินงานอยู่ทุกวัน ด้วยประวัติศาสตร์ที่ยาวนาน เราจึงมีงานก่อสร้างที่หลากหลาย ทั้งการซ่อมแซมอาคาร การบำรุงรักษาอุปกรณ์ และการติดตั้งสิ่งอำนวยความสะดวกใหม่ ๆ

โรงงานของเรามีขนาดใหญ่มาก ครอบคลุมพื้นที่ประมาณเท่ากับ 5 โตเกียวโดม กลุ่มงานอาคารสถานที่ (Facilities Group) ของเราดูแลงานก่อสร้างเฉลี่ย 350 โครงการต่อปี ในขณะที่ AGC Technoglass ดูแลการบำรุงรักษาและการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกประมาณ 700 แห่งต่อปี เกือบทุกวันจะมีโครงการก่อสร้างใดสักแห่งดำเนินอยู่ เพื่อให้มั่นใจว่าการก่อสร้างดำเนินไปอย่างปลอดภัย เราจึงต้องให้บริษัทคู่ค้าส่งเอกสารจำนวนมากทุกวัน ซึ่งก่อนหน้านี้ทุกอย่างทำบนกระดาษทั้งหมด มองย้อนกลับไปแล้ว มันไม่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่ง… (ยิ้มเจื่อน ๆ)

ก่อนอื่น ปริมาณเอกสารบนกระดาษนั้นมหาศาลมาก เราต้องเจาะรูเอกสารที่ส่งเข้ามาทุกวันแล้วเย็บใส่แฟ้มหนา ๆ งานง่าย ๆ แบบนี้กลับใช้เวลามาก ชั้นวางเอกสารในออฟฟิศเต็มอย่างรวดเร็ว เราจึงต้องย้ายเอกสารเก่าไปเก็บในคลัง แต่เมื่อถึงเวลาต้องตรวจสอบรายละเอียดงานก่อสร้างที่ผ่านมา มันกลายเป็นเรื่องยุ่งยาก เราต้องออกจากออฟฟิศไปยังคลังเอกสาร หาตามชั้น จนถึงเปิดทีละหน้าเพื่อค้นข้อมูล… ผมไม่รู้เลยว่าเสียเวลาไปเท่าไรในการหาสิ่งที่ต้องการ

ไม่ใช่แค่กระดาษที่สูญหาย เอกสารในคอมพิวเตอร์ผมก็เช่นกัน แม้จะจัดเก็บรูปภาพและแบบก่อสร้างไว้ในเซิร์ฟเวอร์ แต่ตำแหน่งโฟลเดอร์และการตั้งชื่อไฟล์แตกต่างกันไปตามแต่ละคน ทำให้ทุกคนเสียเวลามากในการค้นหาและสงสัยว่า “รูปนั้นอยู่ที่ไหน?” อย่างไรก็ตาม หากสามารถจัดการเอกสาร รูปภาพ และข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างรวมศูนย์ตามแต่ละโครงการ ก็จะสามารถหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว และกำจัดความไม่มีประสิทธิภาพที่เคยมีมา ความเชื่อเช่นนี้เองที่นำไปสู่การนำ KANNA มาใช้

ปัจจัยตัดสินใจคือ “ความมั่นใจว่ารูปแบบจะไม่เปลี่ยน” ทางเลือกที่ได้รับการยอมรับจากทั้งบริษัทคู่ค้าและฝ่ายความปลอดภัย

– เหตุใดจึงเลือก KANNA เพื่อบริหารจัดการข้อมูลการก่อสร้างแบบรวมศูนย์

คุณโมริชิตะ:
เหตุผลหลักที่เราเลือก KANNA คือการมีฟังก์ชัน “KANNA Report” ซึ่งช่วยให้เราดิจิทัลรายงาน Excel ที่ใช้งานอยู่โดยคงหน้าตาและความสะดวกในการใช้งานไว้ได้ ตอนที่ผมเห็นครั้งแรกถึงกับคิดว่า “นี่คือการปฏิวัติ!” ความกังวลที่ใหญ่ที่สุดของเราคือ การนำเครื่องมือใหม่มาใช้อาจเพิ่มภาระที่ไม่จำเป็นแก่บริษัทคู่ค้าที่ร่วมงานกับเรามานาน การเปลี่ยนรูปแบบอย่างมากอาจสร้างความสับสนในหน้างาน แต่ด้วย KANNA เราไม่ต้องกังวลเรื่องนี้เลย ยิ่งไปกว่านั้น บัญชีสำหรับบริษัทคู่ค้าสามารถออกให้ได้ฟรีไม่จำกัดจำนวน เราไม่สามารถขอให้พวกเขาจ่ายค่าใช้เครื่องมือได้อยู่แล้ว โครงสร้างราคานี้เองจึงเป็นแรงจูงใจสำคัญสำหรับเรา

KANNA ยังมั่นใจได้ในด้านความปลอดภัย

กลุ่ม AGC มีเทคโนโลยีเฉพาะทางมากมาย ทำให้ตั้งมาตรการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลในระดับสูง บางเครื่องมือไม่สามารถนำมาใช้ได้เนื่องจากข้อกังวลด้านความปลอดภัย แต่กลุ่มของเราได้สร้างระบบแบ่งปันข้อมูลภายในกลุ่มและนำเครื่องมือดิจิทัล (DX Tools) ที่ผ่านมาตรฐานความปลอดภัยของกลุ่มเข้ามาใช้ ผมได้รู้จัก KANNA ตอนที่เห็นบนเว็บไซต์ของกลุ่ม โดยมีข้อความว่า “เครื่องมือนี้สามารถนำมาใช้ได้โดยไม่มีปัญหา”

“ใช้งานสะดวกและง่ายขึ้น” เสียงตอบรับจากบริษัทคู่ค้า — 3 การเปลี่ยนแปลงที่น่าประทับใจที่เกิดขึ้นจาก KANNA

– หลังจากนำ KANNA มาใช้แล้ว เกิดผลลัพธ์อย่างไรบ้าง

คุณโมริชิตะ:
ตั้งแต่นำ KANNA มาใช้ เราเห็นการเปลี่ยนแปลงที่น่าตื่นเต้นในหน้างานอย่างต่อเนื่อง อันดับแรกคือการจัดการเอกสารที่เคยเป็นปัญหามายาวนานได้รับการปรับปรุงอย่างมาก ด้วย KANNA Report เราสามารถดำเนินการก่อสร้างแบบไร้กระดาษได้ประมาณ 80% ของโครงการก่อสร้างที่ดูแลโดยกลุ่มงานอาคารสถานที่ สิ่งนี้ช่วยตัดขั้นตอนการส่งเอกสารให้บริษัทคู่ค้าเซ็นชื่อ ลดภาระของทั้งสองฝ่ายได้อย่างมาก เดิมทีบริษัทคู่ค้าต้องมาที่ออฟฟิศเพื่อพิมพ์เอกสารก่อนออกไปหน้างาน แต่ตอนนี้สามารถกรอกข้อมูลผ่านสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตได้เลย ทำให้เราดีใจมากเมื่อได้ยินพวกเขาพูดว่า “ไม่ต้องมาที่ออฟฟิศแล้ว”

รูปแบบการสื่อสารก็เปลี่ยนไปอย่างมากเช่นกัน รายงานการทำงานประจำวันถูกจัดการผ่านฟังก์ชันรายงานของ KANNA โดยมีการอัปเดตความคืบหน้าพร้อมรูปภาพ ทำให้ผมเข้าใจสถานการณ์ได้โดยไม่ต้องไปที่หน้างาน ผลลัพธ์ที่เห็นได้ชัดอีกอย่างหนึ่งคือการลดจำนวนโทรศัพท์ ในอดีตโทรศัพท์มักดังระหว่างการประชุมจนต้องหยุดการประชุม แต่ตอนนี้เราสื่อสารผ่านแชตของ KANNA จึงไม่ต้องกังวลเรื่องนี้อีก ต่างจากอีเมลที่ต้องมีคำขึ้นต้นหรือคำลงท้าย เช่น “ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ” ตอนนี้เราบอกบริษัทคู่ค้าว่า “แจ้งความต้องการได้เลย” ส่งผลให้ทั้งสองฝ่ายใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น


ท้ายที่สุด เราสามารถแก้ปัญหาการจัดการรูปถ่ายและเอกสารแบบรวมศูนย์ ซึ่งเป็นสิ่งที่เราต้องการมานานได้สำเร็จ เดิมทีเราต้องโอนรูปภาพลงคอมพิวเตอร์ สแกนเอกสารกระดาษ และจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์บนเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งเป็นงานที่ใช้เวลามาก แต่ตอนนี้ข้อมูลทั้งหมดถูกจัดระเบียบตามเคสใน KANNA ทำให้เราสามารถค้นหาเอกสารใด ๆ ได้อย่างรวดเร็วไม่ว่าจะเก่าขนาดไหน เรารู้สึกว่าผลลัพธ์สะสมจากการปรับปรุงเล็ก ๆ เหล่านี้ส่งผลอย่างมากจริง ๆ

“คงลำบากถ้าไม่มี KANNA” สู่การก่อสร้างที่ง่าย ปลอดรั่วไหล และฉลาด พร้อมมุ่งขยายการใช้งานไปยังแผนกอื่น

– ขอบคุณมาก สุดท้ายช่วยเล่าให้ฟังหน่อยว่าบริษัทของคุณวางแผนจะพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานต่อไปอย่างไรในขณะที่ยังคงใช้ KANNA

คุณโมริชิตะ:
กลุ่มงานอาคารสถานที่ของเราตั้งเป้าหมายที่จะ “ดิจิทัลเอกสารงานก่อสร้างทั้งหมด” ภายในปี 2024 และ KANNA เป็นพันธมิตรสำคัญในการบรรลุเป้าหมายนั้น ผู้จัดการงานก่อสร้างได้ให้กำลังใจเราว่า “คงลำบากถ้าไม่มี KANNA กรุณาใช้ต่อไปให้มากขึ้น” คำพูดนี้เองที่ทำให้เรากระตือรือร้นมากขึ้นในการขอความคิดเห็นตรง ๆ จากบริษัทคู่ค้าและเพื่อนร่วมงานในบริษัทว่าควรปรับปรุงเครื่องมือนี้อย่างไรให้ใช้งานง่ายยิ่งขึ้น

ไม่ใช่แค่ฟังก์ชันของเครื่องมือที่ทำให้เราตื่นเต้นกับ KANNA แต่ทีมงานของ Aldagram ผู้ให้บริการ KANNA ก็พร้อมรับฟังและใส่ใจทุกคำขอปรับปรุงฟีเจอร์อยู่เสมอ เรามักได้รับคำตอบว่า “เราเริ่มทำฟีเจอร์นั้นแล้ว” ทำให้เรามีความมั่นใจในความมุ่งมั่นที่จะพัฒนาเครื่องมือร่วมกับผู้ใช้

ด้วยการตอบสนองเชิงบวกและความเชื่อมั่นนี้ เราต้องการขยาย KANNA จากแผนกของเราไปสู่แผนกอื่น ๆ ภายในบริษัท แน่นอนว่าจะมีบางคนต่อต้านแนวทางใหม่นี้ แต่เราไม่กังวล เพราะบริษัทคู่ค้าที่ใช้ KANNA อยู่ในปัจจุบันสามารถใช้งานได้อย่างราบรื่นเกินความคาดหมายและเห็นถึงความสะดวกสบายจริง ๆ “พอได้ใช้จริงแล้วจะเข้าใจว่ามันสะดวกแค่ไหน” เราเชื่อว่านี่คือเหตุผลที่โน้มน้าวได้ดีที่สุด

ด้วยเหตุนี้ เราจึงวางแผนกิจกรรมประชาสัมพันธ์และการบรรยายการใช้งาน KANNA และกำหนดให้ปี 2025 เป็นช่วงเวลาสำคัญในการเตรียมการขยายใช้ภายในบริษัท เราต้องการให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับงานก่อสร้างสามารถใช้ KANNA ได้อย่างเชี่ยวชาญ และทำให้สโลแกนของบริษัท “การก่อสร้างที่ง่าย ปลอดรั่วไหล และฉลาด” เกิดขึ้นจริงในทุกแผนก เราพร้อมแล้วที่จะเริ่มเตรียมการเต็มรูปแบบเพื่ออนาคตนั้น