Perangkat Lunak Manajemen Multi-Proyek untuk Visibilitas, Kontrol, dan Pelaporan Real-Time
Menangani 5, 10, atau bahkan lebih banyak proyek dengan tim yang sama, tenggat waktu yang terus berubah, dan pembaruan berbasis email? Kanna memberikan satu sumber kebenaran yang aman, papan proyek, kalender, laporan, file, dan alur persetujuan, sehingga Anda dapat beralih dari pemadaman masalah ke penyelesaian proyek yang lebih terprediksi.
Tantangan Berbasis Data yang Dihadapi Manajer Proyek Saat Ini
1. Mengelola banyak proyek paralel membebani kapasitas
Sebanyak 85% manajer proyek mengawasi lebih dari satu proyek, paling sering 2–5 proyek secara bersamaan, dengan kekurangan staf yang signifikan dilaporkan oleh tim manajemen proyek. Kondisi ini memicu perpindahan konteks yang sering, pengambilan keputusan yang lebih lambat, serta meningkatnya risiko terhadap kualitas.
2. Produktivitas Hilang akibat Perpindahan Konteks dan Alat yang Tersebar
Perpindahan tugas atau aplikasi yang terlalu sering dapat menurunkan produktivitas hingga 40%; pekerja berpindah antar aplikasi sekitar 1.200 kali per hari dan dapat membutuhkan sekitar 9–23 menit untuk kembali fokus setelah terjadi gangguan. Waktu yang hilang ini akan terakumulasi di seluruh proyek dan tim.
3. Kesenjangan Visibilitas Menyebabkan Keterlambatan dan Risiko Anggaran
Kurang dari separuh organisasi secara konsisten menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran, dengan 44% manajer proyek menyebutkan keterbatasan sumber daya dan tenggat waktu yang tidak realistis sebagai tantangan utama. Permasalahan ini semakin diperparah ketika pembaruan proyek tersebar di email dan utas percakapan.
4. Risiko Orang Dalam dan Off-boarding Mengancam Data Proyek
Kontrol akses yang lemah dan proses off-boarding yang lambat menciptakan kebocoran data: 20% organisasi melaporkan pelanggaran yang dilakukan oleh mantan karyawan, dan 83% mantan karyawan mengakui masih memiliki akses ke akun, sehingga mengekspos file proyek, gambar teknis, dan data klien.
Referensi:
Bagaimana Kanna Mengatasi Masalah-Masalah Ini
1. Visibilitas Portofolio Terpusat dan Real-Time
Lihat seluruh proyek dalam satu tampilan. Kanna Project menyatukan tampilan daftar, papan, dan kalender untuk melacak status, tahapan, serta tenggat waktu di seluruh lokasi proyek, lengkap dengan peringatan keterlambatan, sehingga Anda dapat memprioritaskan sumber daya dan mengambil keputusan dengan cepat. Dari tingkat portofolio hingga tugas, semua pihak melihat satu sumber kebenaran yang sama secara real-time, yang mengurangi perpindahan tugas dan perpindahan konteks.
2. Satu Pusat Terpadu untuk Komunikasi, Dokumen, dan Pelaporan
Pindahkan pekerjaan dari inbox dan grup obrolan. Obrolan per proyek/tugas, laporan mobile yang terstandarisasi, serta folder foto dan dokumen terpusat memastikan pembaruan tersusun rapi, mudah dicari, dan dapat dibagikan secara instan. Hal ini mengurangi kehilangan produktivitas hingga 40% akibat perpindahan antar alat, serta menghindari pekerjaan ulang yang disebabkan oleh kebingungan versi.
Referensi:ActivTrak
3. Kontrol yang Skalabel dengan Keamanan dan Persetujuan
Lindungi data sensitif sejak tahap perancangan. Kontrol akses yang fleksibel untuk tim internal dan subkontraktor, autentikasi dua faktor, pembatasan perangkat/alamat IP, log audit, serta alur persetujuan dan tanda tangan bawaan menjaga data proyek Anda tetap patuh terhadap standar keamanan, bahkan ketika terjadi perubahan tim. Pendekatan ini secara langsung mengatasi risiko orang dalam dan off-boarding yang berkaitan dengan file proyek, gambar teknis, dan informasi pelanggan.
Referensi:
4. Dirancang untuk Kondisi Lapangan
Berfungsi baik secara online maupun offline. Antarmuka mobile yang mudah digunakan untuk tim lapangan, pelaporan offline saat sinyal terbatas, serta penyimpanan file yang persisten (tanpa masa kedaluwarsa). Antarmuka multibahasa dan dukungan regional membantu Anda melakukan skalabilitas di berbagai lokasi.
5. Mengapa KANNA Cocok untuk PMO Multi-Proyek dan Tim Pelaksana
- ・Satu sumber informasi yang aman untuk jadwal, file, obrolan, dan laporan
- ・Keputusan yang lebih cepat dan lebih tepat dengan status real-time dan peringatan keterlambatan
- ・Lebih sedikit pekerjaan ulang: gambar/spesifikasi yang benar dan laporan terstandarisasi setiap saat
- ・Risiko yang lebih rendah melalui tata kelola akses, alur persetujuan, dan jejak audit
- ・Onboarding lebih cepat: impor data/template dan langsung siap operasional dalam hitungan menit
