5 Kesalahan Umum Dalam Menggunakan Gantt Chart Dan Cara Menghindarinya

Dalam sebuah site management proyek, Gantt Chart sering digunakan untuk memvisualisasi timeline jadwal proyek, pengelolaan sumber daya, dan melacak sejauh mana kemajuan proyek yang sedang berjalan.

Namun, terlepas dari banyaknya fungsi gantt chart tadi, seringkali orang salah dalam memahaminya. Hal inilah yang menyebabkan proyek sering tertunda penyelesaiannya, pembengkakan anggaran, dan berbagai masalah lainnya, yang menyebabkan site management proyek menjadi kacau.

Untuk menghindari kesalahan pembacaan gantt chart dalam site management proyek, Anda perlu memperhatikan hal-hal berikut di bawah ini agar proyek yang berjalan bisa selesai tepat waktu dengan rancangan biaya yang sesuai.
Baca juga: Gantt Chart: Pengertian, Fungsi, dan Cara Menggunakan

Kesalahan Umum Dalam Pembuatan Gantt Chart

Agar bisa meminimalkan atau terhindar dari kesalahan manajemen proyek yang berdampak kepada tertundanya penyelesaian proyek yang sedang berjalan, Anda wajib mengetahui 5 kesalahan umum dalam pembuatan Gantt Chart di bawah ini. 

Tidak Menentukan Cakupan Proyek

Kesalahan umum yang membuat orang sering salah dalam menggunakan Gantt Chart dalam site management proyek adalah tidak menentukan terlebih dahulu cakupan proyek yang akan dikerjakan. Padahal, hal ini adalah hal yang wajib Anda lakukan.

Memberi Terlalu Banyak Detail Informasi Pada Gantt Chart

Banyak yang beranggapan bahwa dalam menyusun Gantt Chart yang baik, perlu untuk memberikan informasi yang banyak dan detail pada setiap bagian bagan. Padahal hal itu tidak perlu.

Memang penting untuk menyertakan informasi dan tugas yang harus dikerjakan dalam Gantt Chart dari site management proyek. Namun, Anda tidak harus memberi informasi detail pada setiap bagian bagan. Terkadang pada praktiknya, hal itu malah akan mengganggu.  

Tidak Memperbarui Gantt Chart Secara Berkala

Gantt Chart merupakan visualisasi dari proses pengerjaan dalam site management proyek. Oleh sebab itu, sebagai seorang perancang bagan, Anda harus melakukan pembaruan bagan secara berkala. Terutama di bagian cakupan, lini masa (timeline), dan sumber daya proyek.

Contohnya, jika ada satu bagian bagan yang pengerjaannya tertunda, maka Anda perlu melakukan pembaruan untuk lini masa pengerjaan dari waktu total pengerjaannya. Jika tidak, maka tim pelaksana lapangan bisa miskomunikasi dan waktu pengerjaannya bisa jadi tumpang tindih di lapangan.

Tidak Melakukan Analisis Faktor Ketergantungan Antar Bagian Bagan

Kesalahan lainnya dalam pembuatan Gantt Chart adalah tidak memasukkan analisis faktor ketergantungan antara satu bagian bagan dengan yang lain.

Contohnya, dalam site management proyek untuk pembangunan rumah. Jika aktivitas pemasangan instalasi pipa air dalam rumah tertunda, maka aktivitas mana saja yang akan ikut tertunda? 

Apakah pemasangan jalur instalasi listrik dalam rumah, harus menunggu instalasi pipa air selesai? Jika tidak, berarti proses instalasi listrik dan instalasi pipa tidak memiliki faktor ketergantungan. Karena jika salah satu tertunda maka tidak menyebabkan yang lain juga tertunda pengerjaannya.

Menyalahgunakan Bagan Untuk Tujuan Yang Tidak Seharusnya

Gantt Chart adalah bagan yang menyajikan visualisasi dari sebuah perencanaan proyek agar dapat mudah dipahami oleh setiap pelaksana bagian pengerjaan. Bukan untuk mengatur secara mendetail, mengendalikan, mendikte, atau bahkan menyalahkan.

Oleh karena itu penting untuk perancang bagan Gantt menggunakan bagan ini sebagai alat untuk perencanaan, pemantauan, serta komunikasi secara visual. Bukan untuk memaksakan, mendikte, atau mengkritik.
Baca juga: Panduan Lengkap Fungsi Gantt Chart dalam Manajemen Proyek

Dampak Kesalahan Pembuatan Gantt Chart Terhadap Proyek

Apa saja dampak kesalahan dalam pembuatan Gantt Chart yang tidak tepat sasaran terhadap site management proyek?

1. Pembuatan Gantt Chart yang tidak memperhatikan cakupan proyek, maka target tidak akan tercapai. Mulai dari target pengerjaan hingga target penyelesaian proyeknya. 
2. Pembuatan Gantt Chart yang memberi informasi terlalu banyak pada sebuah bagian bagan justru terkadang membuat pelaksana lapangan sulit untuk membaca dan memahami bagan yang Anda buat.
3. Apa dampaknya jika pembaruan bagan tidak Anda lakukan secara berkala? Tentunya penjadwalan proyek yang berjalan bisa menjadi berantakan pelaksanaannya. Mulai dari terjadinya miskomunikasi, hingga penundaan penyelesaian proyek, dan lain sebagainya.
4. Jika Anda tidak melakukan analisis faktor ketergantungan antara satu bagian bagan dengan yang lain, akan menyebabkan lini masa bagan Anda menjadi semakin panjang dan tidak sesuai target.
5. Jika Anda menyalahgunakan Gantt Chart untuk mengatur dan mendikte, maka dapat menyebabkan kebencian, frustasi, dan demotivasi di antara anggota tim, terutama tim pelaksana. Hal ini juga bisa mengurangi nilai kreativitas dan kolaborasi dalam pengerjaan proyek.

Cara Memperbaiki Kesalahan Dalam Menggunakan Gantt Chart

Tentukan Cakupan Proyek Dengan Jelas

Cakupan ini mulai dari pemahaman yang jelas tentang tujuan, indikator keberhasilan, hingga keteraturan dari jadwal dari proyek yang akan berjalan. Tanpa melakukan hal ini, mustahil visualisasi perencanaan proyek yang Anda buat menggunakan Gantt Chart bisa terlaksana dengan baik.

Contohnya, jika Anda sedang merencanakan proyek pembangunan kompleks perumahan. Maka Anda harus menentukan cakupan proyeknya, mulai dari rumah tipe berapa saja dan fasilitas apa saja yang akan dibangun.

Kemudian, berapa lama durasi pembangunan hingga serah terima kunci kepada pembeli. Hingga sumber daya apa saja yang harus tersedia agar pengerjaan proyek bisa berjalan dengan lancar dan selesai tepat waktu.

Masukkan Hanya Informasi Penting Di Dalam Gantt Chart

Cukup berikan informasi penting dan kelompokkan tugas utama sesuai target pengerjaan dengan poin-poin yang jelas agar bagan yang Anda susun, mudah terbaca oleh pelaksana proyek. Inilah pentingnya visualisasi bagan dengan porsi yang tepat.

Perbarui Gantt Chart Secara Berkala

Lakukan pembaruan bagan secara berkala agar bisa visualisasi perencanaan dan pelaksanaan proyek bisa terlaksana dengan baik. Dengan bagan yang selalu update, maka pelaksana proyek bisa mengetahui bagian mana yang memiliki potensi penundaan dan mengambil langkah penyesuaian.

Lakukan Analisis Faktor Ketergantungan Antar Bagian Bagan

Dalam membuat Gantt Chart yang baik, Anda harus memperhatikan faktor ketergantungan antara satu bagian bagan dengan bagian yang lain. Anda harus menentukan mana bagian yang terkait dengan yang lain dan mana yang tidak.

Dengan melakukan analisis faktor ketergantungan ini, maka manajer proyek dapat mengambil tindakan korektif jika terjadi keterlambatan dalam satu bagian pengerjaan yang saling terkait. Dan jika tidak saling terkait, maka lini masa pengerjaan juga tidak bertambah panjang.

Tahu Batasan Penggunaan Gantt Chart Dalam Site Management Proyek

Gantt Chart merupakan alat dari manajemen proyek yang berguna untuk memvisualisasikan lini masa dari aktivitas proyek agar berjalan sesuai target. Cukup memberikan informasi pokok dan tidak terlalu mendetail sehingga terkesan mendikte pada setiap bagian bagan.

Tools dan Aplikasi Yang Bisa Membantu

Berikut ini adalah tiga tools yang bisa membantu Anda dalam membuat Gantt Chart dalam site management proyek. 

Kanna Project Management

KANNA Project Management merupakan aplikasi manajemen proyek, yang memungkinkan Anda untuk melakukan visualisasi semua informasi penting dalam suatu site management proyek.

Anda bisa mengecek secara berkala kemajuan status dari lokasi dan proyek pembangunan, terutama untuk industri konstruksi dan teknik sipil. Hal ini mempermudah dalam membuat penilaian dan pengambilan keputusan yang tepat dan cepat.

Asana

Asana merupakan platform manajemen proyek yang mempermudah komunikasi dan kolaborasi tim yang menyediakan fitur untuk kemudahan tim melacak proyek dan tugas dari awal hingga selesai.

Monday.com

Platform Monday.com menyediakan papan visual berbasis kolom, yang membuat tim Anda bisa mengatur proyek, tugas dan alur kerja dalam satu tempat secara fleksibel.

Kesimpulan 

Gantt Chart merupakan alat manajemen proyek berbasis visual yang efektif untuk perencanaan proyek. Anda harus merancang penggunaan Gantt Chart agar benar-benar efektif. 

Dengan menghindari kesalahan umum yang sudah dipaparkan di atas, manajer proyek diharapkan dapat membuat rencana proyek yang akurat, melacak kemajuan, meminimalkan potensi penundaan dan menyelesaikan proyek yang berhasil tepat waktu dan sesuai anggaran.