Mengapa Gantt Chart Penting Dalam Manajemen Proyek IT?

Dalam sistem manajemen proyek, Gantt Chart merupakan salah satu alat paling populer untuk memvisualisasikan perencanaan dan penjadwalan dari sebuah proyek. Termasuk menyusun dan merencanakan jadwal proyek IT.

Tidak hanya visualisasi, namun bagan Gantt juga memberikan informasi yang runut dan berbasis waktu untuk pengerjaan masing-masing tim di setiap bagian dari proyek yang sedang berjalan.

Lantas, bagaimana peran Gantt Chart dalam manajemen proyek IT (Information Technology)? Apakah bagan ini memang bisa membantu tim pengembang dalam menentukan alur proyek IT tersebut? 

Pendahuluan: Tantangan dalam Manajemen Proyek IT

Setiap proyek memiliki masalah dan tantangannya masing-masing. Namun, proyek IT pastinya memiliki tantangan tersendiri yang berbeda dibandingkan dengan proyek lainnya.
Berikut ini beberapa tantangan yang mungkin terjadi di dalam manajemen proyek IT.

Tidak Jelasnya Permasalahan Detail Dari Klien

Dalam sebuah proyek IT, Anda mungkin akan sering menemukan momen ketika klien tidak tahu apa sebenarnya yang mereka butuhkan dan inginkan. Dengan kata lain, klien sering tidak bisa menggambarkan dengan jelas apa yang ingin mereka selesaikan dengan bantuan sistem IT tadi.

Karena proyek IT biasanya berfungsi untuk membantu tumbuh kembangnya bisnis klien yang sudah ada. Sehingga sangat penting untuk mengetahui landasan berpikir dan tujuan klien dalam membuat sebuah proyek IT.

Untuk meminimalisasi hal ini, Anda harus berusaha menggali apa yang menjadi kebutuhan dari klien, hingga benar-benar mengerti solusi seperti apa yang bisa Anda tawarkan.

Tidak Menyiapkan Ruang Lingkup Komunikasi Yang Efektif

Dalam pengelolaan proyek IT dan manajemen proyek apapun, membangun komunikasi yang efektif adalah sebuah keharusan. Dengan komunikasi yang baik, Anda bisa menemukan solusi terbaik untuk klien Anda.

Salah satu solusi, mungkin Anda membutuhkan software manajemen proyek IT yang bisa menjadi wadah komunikasi efektif bagi semua pihak yang terlibat dalam proyek tersebut.

Tidak Jelasnya Tujuan & Kriteria Keberhasilan Proyek 

Sebagai seorang manajer proyek IT, Anda harus bisa membantu klien dalam menentukan tujuan dari pelaksanaan proyek dan kriteria keberhasilan dari proyek yang direncanakan.

Jika tidak ada kesepakatan yang jelas untuk tolok ukurnya, bisa jadi klien akan menyampaikan bahwa pekerjaan Anda tidak maksimal atau tidak berhasil. Maka dari itu, penting untuk membuat kesepakatan awal mengenai target dan kriteria keberhasilan (KPI) yang jelas bersama klien.

Tidak Adanya Rencana Darurat (Backup Plan)

Sebagai seorang manajer proyek, Anda harus mengetahui bahwa perencanaan proyek IT membutuhkan rencana cadangan (backup plan). Karena bisa saja selama proyek berjalan, terjadi berbagai perubahan atau penambahan yang berbeda dari rencana awal.

Anda membutuhkan rencana cadangan untuk mitigasi jika terjadi hal-hal yang melenceng dari rencana awal. Gunakan skenario “What If” sambil mengumpulkan data yang relevan untuk melakukan analisis rencana cadangan.

Kurangnya Kesiapan & Tanggung Jawab Tim

Tim pengembang IT biasanya menjadi kunci utama dalam sebuah proyek IT, terutama dalam pengembangan software. Untuk itu, Anda harus bisa menyiapkan tim yang paham betul dengan pekerjaan dan alur kerja dari perencanaan yang sudah Anda siapkan.

Untuk memantau alur kerja dan progress, gunakan alat manajemen proyek untuk memantau timeline proyek IT, workflow proyek IT, dan tracking progres proyek IT agar semuanya sesuai rencana yang sudah disiapkan.

Cara Gantt Chart Membantu Manajemen Proyek IT

Bagaimana cara bagan Gantt bisa membantu sistem manajemen proyek IT? Untuk mendapatkan jawaban, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu fungsi Gantt Chart berikut ini.

1. Bagan Gantt berguna untuk membuat dan mengelola visualisasi proyek dengan cakupan yang luas. Sehingga dengan menggunakan bagan ini, Anda bisa memvisualisasikan kepada seluruh pihak terkait proyek, berikut tahapan kerja dari masing-masing bagian.
2. Bagan Gantt memudahkan setiap pihak pengambil keputusan untuk melacak dan memantau tingkat kemajuan dari proyek yang sedang berjalan. Hal ini memudahkan untuk melakukan penyesuaian jika terjadi perubahan.
3. Dengan menggunakan Gantt Chart, Anda bisa memvisualisasikan pekerjaan mana saja yang saling terkait dan tidak. Hal ini memudahkan untuk memastikan sumber daya yang ada sudah optimal dan penggunaannya efisien.
4. Software manajemen proyek dengan bagan Gantt bisa menjadi wadah untuk komunikasi bagi semua pihak yang terkait. Hal ini memungkinkan untuk berbagi rencana ataupun perubahan rencana kepada seluruh pihak yang terkait di dalam proyek IT.
5. Dengan visualisasi menggunakan bagan Gantt, Anda bisa melakukan analisis untuk identifikasi potensi kesalahan atau penundaan yang mungkin terjadi. Selanjutnya Anda bisa melakukan langkah korektif untuk meminimalisasi risiko yang mungkin terjadi.

Selain bagan Gantt, ada juga metode SCRUM yang bisa digunakan dalam sistem manajemen proyek. Namun jika Anda bandingkan SCRUM vs Gantt Chart dalam proyek IT, maka Anda akan mengetahui bahwa SCRUM lebih cocok untuk proyek jangka pendek dengan ruang lingkup cakupan proyek yang sempit.

Sedangkan pendekatan menggunakan bagan Gantt lebih cocok digunakan untuk proyek IT dengan skala yang lebih luas dengan tim yang lebih beragam. 
Baca juga: Gantt Chart vs PERT Chart

Contoh Penggunaan Gantt Chart dalam Proyek IT

Dari sekian banyak proyek IT, mari ambil contoh proyek software development. Dalam proses pengembangan perangkat lunak, Gantt Chart akan memudahkan pembagian keseluruhan proses pengerjaan ke tahapan-tahapan (milestone) yang lebih kecil.

Dengan bagan Gantt, Anda dapat memvisualisasikan keseluruhan tahapan kerja dan membagikannya kepada semua pihak yang terlibat dalam proyek.

Adapun tahapan kerja yang bisa Anda bagikan dalam proyek pengembangan perangkat lunak ini adalah : 

• Aktivitas manajemen proyek
• Tahapan inisiasi atau perencanaan
• Tahapan desain software
• Tahap pengembangan software
• Tahapan analisis kualitas software
• Tahapan peluncuran & pemeliharaan software

Selain itu, Gantt Chart juga bisa digunakan tim untuk mengirimkan bug report dan melacak permasalahan dari software yang sedang dikembangkan. Sehingga tim pengembang bisa menentukan mana bug yang menjadi prioritas untuk diperbaiki terlebih dahulu.

Rekomendasi Software Gantt Chart untuk Manajemen Proyek IT

Berikut ini ada beberapa rekomendasi software Gantt Chart untuk IT yang bisa Anda gunakan untuk manajemen proyek IT.

KANNA

Aplikasi KANNA memiliki fitur Gantt Chart yang memungkinkan untuk berbagi dan mencetak bagan Gantt dengan mudah, karena penyimpanan datanya berbasis cloud.

Selain itu, KANNA juga memudahkan manajer proyek untuk memeriksa keseluruhan status pengerjaan dari setiap pengelolaan proyek IT. Dari fitur kalender proyek yang tersedia, Anda bisa memeriksa beberapa proyek sekaligus dan melihat siapa yang ditugaskan untuk mengerjakan apa.

Kelebihan signifikan KANNA terletak pada fitur pengingat otomatis. Anda akan selalu mendapatkan email pengingat ketika suatu tugas akan dimulai atau berakhir sehingga tugas tidak akan terlupa.

Microsoft Project

Aplikasi manajemen proyek ini memudahkan Anda untuk membuat dan mengedit tabel untuk pengerjaan, sumber daya, dan tanggal pengerjaan. Semuanya tinggal Anda input ke dalam tabel yang tersedia dan software ini akan otomatis menghasilkan Gantt Chartnya.

Kelebihan lainnya, karena dikembangkan oleh Microsoft, software ini sudah terintegrasi dengan Excel, Outlook, dan SharePoint untuk kemudahan berbagi dan berkolaborasi dengan seluruh anggota tim proyek.

Gantt Project

Gantt Project merupakan software open source yang memang dirancang khusus untuk pengaplikasian bagan Gantt. Kelebihannya, software ini bisa Anda unduh dan gunakan secara gratis.

Selain itu fitur yang tersedia juga cukup untuk Anda bisa menganalisis ketergantungan antar bagian atau tugas, serta menghitung jalur kritis, mendeskripsikan tugas, menetapkan sumber daya, dan membuat laporan.

Kekurangannya adalah tidak memiliki integrasi dengan perangkat lain, sehingga tidak memiliki fitur kolaborasi.

Kesimpulan: Mengapa Gantt Chart Harus Digunakan dalam Proyek IT?

Dengan berbagai fitur dan keunggulan yang ditawarkan di atas, terlihat jelas bahwa Gantt Chart memiliki peran penting dalam proses pengambilan keputusan di dalam sebuah proyek IT. Itulah kenapa Gantt Chart menjadi alat yang sangat penting dalam sistem manajemen proyek IT.