Mengubah Operasional dari Proses Manual Menjadi Sistem Terpusat di Mana Semua Orang Bekerja dengan Data yang Sama Bersama KANNA
case study
Watford Control x Edison
Mengubah Operasional dari Proses Manual Menjadi Sistem Terpusat di Mana Semua Orang Bekerja dengan Data yang Sama Bersama KANNA
Electricity, Gas, Heat Supply, and Water Services
Thailand
Company Name
Watford Control x Edison
Business Activities
Bergerak di bidang perdagangan sistem pasokan daya cadangan (backup power supply).
Services
KANNA Project
KANNA Report
Watford dan Edison bergerak di bidang jual beli sistem daya cadangan, lengkap dengan solusi After Sales & Service yang menyeluruh. Perusahaan ini menyediakan layanan dari hulu ke hilir, mulai dari penawaran, manajemen proyek, sampai dukungan pelanggan pasca-pengiriman.
Saat ini perusahaan memiliki sekitar 50 karyawan. Tujuan utamanya adalah menyeragamkan operasional dalam satu sistem yang transparan dan memungkinkan semua departemen mengakses data real-time yang sama. Hal ini meningkatkan efisiensi, mengurangi pekerjaan ganda, dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik di setiap tahap.
Background And Effects of KANNA Implementation
Issue
Masalah
Sebelum mengadopsi KANNA, perusahaan banyak mengandalkan dokumen kertas dan spreadsheet Excel untuk perhitungan biaya, perencanaan, dan pelacakan proyek. Akibatnya, alur kerja jadi rumit dan memakan waktu.
Setiap rapat butuh menyiapkan dan mencetak banyak dokumen.
Informasi tersebar di berbagai saluran file kertas, telepon, dan aplikasi chat.
Komunikasi butuh banyak langkah misalnya, saat ada karyawan yang absen, pekerjaan langsung tersendat karena yang lain harus mencari informasinya.
Dokumen dan file penting rawan hilang atau kedaluwarsa, sehingga data sering diminta berulang kali.
Tantangan ini menyebabkan keterlambatan, mengganggu kelangsungan alur kerja, dan meningkatkan risiko kesalahan terutama pada proses penjualan dan pengiriman proyek yang punya tenggat ketat.
Key Factors For Implementation
Alasan utama di balik keputusan menerapkan KANNA:
Sistem yang mencakup seluruh alur kerja, dari pra-penjualan sampai pasca-pengiriman.
Kemampuan melacak pekerjaan di setiap tahap dan langsung tahu di mana keterlambatan terjadi dan kenapa.
Mengurangi risiko penalti akibat keterlambatan pengiriman proyek.
Fitur yang Paling Berkesan
Gantt Chart & Timeline – Semua orang melihat rencana proyek yang sama.
Pelacakan PO & Tenggat Proyek
Visibilitas real-time atas biaya dan profit proyek
Berbagi Foto & Dokumen – Penyimpanan file terorganisir dengan pencarian instan.
Pelacakan Penjualan – Pemisahan jelas antara aktivitas pra-penjualan dan proses pasca-PO.
Laporan & Dasbor – Mudah dipahami, memungkinkan pengawasan langsung oleh manajemen.
Sebelum memutuskan, perusahaan sempat mengevaluasi sistem lain, tapi menemui kendala soal kestabilan, kerumitan, dan fungsi yang kurang lengkap. Pada akhirnya, KANNA terbukti jadi solusi paling cocok untuk kebutuhan operasional mereka.
Effects and Improvements
Setelah menerapkan KANNA, perusahaan merasakan peningkatan nyata dalam efisiensi, kelangsungan alur kerja, dan pengambilan keputusan bisnis.
Data, dokumen, dan foto terpusat di satu lokasi yang aman.
Baik staf kantor maupun tim lapangan bisa langsung mengakses informasi lewat perangkat mobile.
Waktu komunikasi berkurang dari hitungan jam menjadi hanya beberapa menit.
Lebih sedikit kesalahan akibat file usang atau ganda.
Bisa memverifikasi tanggal pembuatan pekerjaan untuk mencegah penyalahgunaan data lama.
Visibilitas jelas atas order yang hilang (lost orders), memungkinkan penyesuaian strategi penjualan berbasis data.
Person Interviewed
Mr. Tanarat Smitiwitya and Mr. Piyapong Sasoontara
Tanggapan dari Manajemen
Manajemen dan staf punya pandangan yang sama: penerapan KANNA telah meningkatkan cara kerja perusahaan secara signifikan.
Proses kerja lebih sistematis dan tidak banyak pekerjaan ganda.
Semua departemen berbagi timeline yang sama, mengurangi kebingungan dan miskomunikasi.
Pelacakan tugas dan serah terima antar tim jadi lebih cepat dan praktis.
Manajemen bisa meninjau data real-time dan mengambil keputusan lebih cepat dan tepat.
Pesan untuk Perusahaan yang Mempertimbangkan KANNA
Mr. Tanarat Smitiwitya — Assistant Sales Manager
"Kalau Anda belum punya sistem, mulailah sekarang. Kalau tidak, perusahaan Anda akan terus berjalan tanpa sistem. Punya platform yang bisa diakses semua orang membuat pekerjaan jadi lebih jelas, transparan, dan berkesinambungan."
Mr. Piyapong Sasoontara
"Punya sistem terpusat yang bisa diakses semua orang dari mana saja memastikan semua bekerja di bawah rencana yang sama dan informasi tidak tersebar. Kalau Anda masih bekerja manual di komputer, KANNA adalah solusi yang membuat operasional lebih mudah dan sistematis."
Pengembangan KANNA yang Diharapkan ke Depan
Dasbor untuk menganalisis Lost Jobs / Lost Orders.
Dasbor yang menampilkan % progres semua proyek, agar bisa fokus ke yang hampir selesai.
Tampilan analitik yang lebih canggih untuk mendukung perencanaan proyek dan strategi penjualan ke depan.
Article Published on:
