Okinawa Electric Power Company, Inc.

Infrastruktur Kelistrikan di Okinawa — Wilayah dengan Banyak Pulau Terpencil dan Sering Diterpa Topan

— Pertama, bisakah Anda ceritakan tentang bisnis Okinawa Electric Power Company?

Mr. Yamashiro: Sebagai satu-satunya penyedia listrik di Prefektur Okinawa, bisnis utama kami adalah menyediakan pasokan listrik di seluruh wilayah. Okinawa merupakan prefektur kepulauan yang membentang luas di atas lautan—sekitar 1.000 km dari timur ke barat dan 400 km dari utara ke selatan—terdiri dari banyak pulau besar dan kecil. Kami memasok listrik ke 38 pulau berpenghuni, termasuk pulau utama Okinawa.


Selain itu, melindungi keindahan lingkungan alami Okinawa merupakan tanggung jawab utama kami, seiring dengan menjaga pasokan listrik yang stabil. Karena itu, isu lingkungan menjadi prioritas utama dalam strategi manajemen kami, dan kami tengah mengembangkan solusi energi terpadu yang berkelanjutan.



Mr. Minei: Okinawa tidak hanya terdiri dari banyak pulau terpencil, tetapi juga terletak di wilayah yang sering dilanda topan. Karena itu, diperlukan pendekatan yang berbeda dibandingkan wilayah lain untuk memastikan pasokan listrik yang stabil dan mendorong energi terbarukan. Salah satu kekuatan utama kami adalah jaringan listrik mandiri berskala kecil, yang memungkinkan divisi transmisi dan distribusi kami bekerja secara terpadu dengan divisi pembangkitan dan ritel selama bencana alam.

Di wilayah lain di Jepang, transmisi/distribusi dan pembangkitan/ritel ditangani oleh perusahaan berbeda. Namun, di Okinawa—dengan kondisi unik yang berisiko tinggi terhadap topan—pasokan listrik yang stabil ke 38 pulau berpenghuni memerlukan koordinasi yang lebih erat. Dengan sistem cadangan yang kuat, kami memastikan semua divisi dapat bertindak cepat dan efektif saat terjadi bencana.



Mr. Hokama:  Bisnis kami mencakup beragam operasi, tetapi penerapan KANNA difokuskan pada Departemen Transmisi. Departemen ini bertanggung jawab atas pembangunan, pemeliharaan, dan perbaikan fasilitas transmisi, dan kami menggunakan KANNA untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Solusi Efektif untuk Menghindari Pembuangan Waktu dan Kesalahan Laporan

— Anda memilih KANNA untuk pekerjaan maintenance dan perbaikan fasilitas transmisi. Tantangan apa yang mendorong keputusan ini?

Mr. Yahata: Inspeksi dan pemeriksaan fasilitas transmisi sangat penting untuk memastikan pasokan listrik yang stabil. Untuk operasi ini, kami bekerja sama dengan beberapa perusahaan mitra, di mana Okinawa Denko Co., Ltd.—perusahaan yang berada dalam satu grup dengan Okinawa Electric—berperan sebagai koordinator pekerjaan inspeksi dan pemeriksaan.

Secara praktik, perusahaan mitra melakukan inspeksi di lapangan, menyusun laporan hasil, dan menyerahkannya ke staf Okinawa Denko. Tim Okinawa Denko kemudian meninjau laporan dari berbagai lokasi, mengonsolidasikannya berdasarkan jalur transmisi, dan menyerahkannya kepada kami di Okinawa Electric.



Kami kemudian meninjau laporan-laporan tersebut untuk menentukan tindakan yang diperlukan. Jika dibutuhkan perbaikan, kami menyiapkan rencana konstruksi. Namun sebelum KANNA diterapkan, ketidakefisienan terjadi di semua pihak—baik perusahaan mitra di lapangan, Okinawa Denko sebagai koordinator, maupun kami di Okinawa Electric.

Mr. Yamashiro: Tantangan utama di pihak perusahaan mitra adalah ketidakefisienan dalam proses transkripsi, yaitu memindahkan catatan dari kertas ke format digital. Karena inspeksi dilakukan di luar ruangan, penggunaan laptop tidak praktis. Oleh karena itu, staf mencatat hasil di kertas dan mengambil foto dengan kamera digital.

Untuk menyerahkan laporan ke Okinawa Denko, catatan harus diketik ulang ke Excel atau Word, dan foto dipindahkan dari kartu SD ke komputer. Semua ini memaksa staf kembali ke kantor, menyebabkan keterlambatan dan potensi kesalahan input.

Keterlambatan ini berdampak pada Okinawa Denko, yang harus menunggu laporan lengkap dan menghubungi pekerja lapangan untuk klarifikasi jika ada data yang tidak jelas, sehingga menambah waktu proses.

Mr. Yahata: Ketika perusahaan mitra dan Okinawa Denko mengalami keterlambatan, waktu peninjauan laporan oleh Okinawa Electric juga tertunda. Dalam kasus mendesak, hal ini berisiko menyebabkan keterlambatan penanganan.

Selain itu, karena Okinawa Denko menggabungkan laporan sebelum menyerahkan ke kami, kami sering menerima banyak laporan sekaligus, yang meningkatkan risiko adanya informasi penting terlewat.
Kami menyadari perlunya sistem yang dapat mengurangi kehilangan waktu sekaligus mencegah kesalahan dan kelalaian. Itulah motivasi utama kami memperkenalkan KANNA.

KANNA Report: Menyederhanakan Alur Pelaporan dari Pembuatan hingga Peninjauan

— Anda memilih KANNA tidak hanya untuk mengurangi waktu yang terbuang dalam proses pembuatan, pengiriman, dan peninjauan laporan, tetapi juga untuk mencegah kelalaian dalam proses pemeriksaan. Apa yang akhirnya meyakinkan Anda bahwa KANNA merupakan solusi yang tepat?

Mr. Minei: Kemudahan penggunaan dan fungsionalitas yang kuat menjadi faktor penting, namun penentu utamanya adalah kelebihan KANNA yang menyediakan akun gratis tanpa batas bagi anggota perusahaan eksternal. Kami bekerja erat dengan Okinawa Denko dan sejumlah perusahaan mitra, termasuk yang terlibat dalam tender terbuka. Dengan KANNA, kami bisa menambah mitra baru tanpa biaya tambahan, memudahkan onboarding tanpa membebani anggaran.

Mr. Yamashiro: Fitur yang paling menentukan adalah KANNA Report, yang memungkinkan pembuatan laporan langsung melalui smartphone atau tablet. Sebelumnya, alur pelaporan sangat inefisien karena laporan dibuat dengan menulis di kertas, mengambil foto dengan kamera digital, dan mewajibkan staf untuk kembali ke kantor untuk menyusun laporan. Kini, staf dapat mengisi data, mengambil foto, dan membuat laporan di satu aplikasi. Lebih baik lagi, KANNA juga mendukung impor template Excel yang sudah digunakan di kantor, sehingga staf dapat menggunakan format yang familiar. Karena semua dibuat secara digital dari awal, kami tidak lagi diharuskan membuat transkrip sehingga mengurangi beban kerja dan risiko salah input.



Semua data bisa langsung diunggah ke cloud, memungkinkan staf Okinawa Denko dan Okinawa Electric melihat laporan secara real-time dan merespons segera jika ada kasus mendesak. Dengan kata lain, fitur-fitur KANNA secara langsung menjadi solusi bagi tantangan yang kami hadapi.

Hindari Pembuangan Waktu, Kesalahan Transkripsi, dan Kesenjangan Komunikasi Secara Bersamaan

— Setelah menggunakan KANNA, hasil seperti apa yang telah Anda lihat?

Mr. Yamashiro: Dengan KANNA Report, kami mendapatkan hasil yang persis seperti yang kami harapkan.
Bagi tim kami yang bekerja di lapangan, catatan kertas manual kini digantikan oleh smartphone. Cukup dengan memasukkan informasi yang diperlukan ke dalam formulir seperti menulis catatan, laporan akan selesai secara otomatis. Bahkan bagian yang memerlukan lampiran foto pun mudah dipahami, karena ditandai secara visual dengan ikon kamera, membuat pengoperasiannya sangat intuitif.




Begitu laporan selesai, laporan tersebut akan otomatis diunggah ke cloud. Baik staf Okinawa Electric Power maupun Okinawa Denko dapat mengaksesnya secara real time, dan ada notifikasi yang memastikan setiap pengiriman baru terlihat tanpa penundaan. Hal ini secara signifikan mempercepat pemahaman situasi di lapangan dan menghilangkan risiko terlewatnya pembaruan penting. Sebagai hasilnya, hasil inspeksi terbaru dapat ditinjau tepat waktu, memungkinkan kami merencanakan operasi selanjutnya dengan jauh lebih jelas.



Untuk membantu perusahaan mitra beradaptasi dengan mulus, kami awalnya mengimpor format Excel yang telah lama mereka gunakan. Namun, karena KANNA Report dapat disesuaikan dengan template no-code, kami berencana untuk secara bertahap mengoptimalkan tampilan berdasarkan masukan dari Okinawa Denko dan perusahaan mitra kami, agar data lebih mudah dilihat dan dimasukkan melalui smartphone. Langkah ini akan semakin menyederhanakan pembuatan dan peninjauan laporan, meningkatkan kecepatan serta efisiensi secara keseluruhan.

Mr. Yahata: Selain KANNA Report, kami juga memanfaatkan fitur KANNA lainnya. Tanggung jawab Grup Transmisi kami mencakup proyek konstruksi, di mana pemantauan progres harian sangat penting. Sebelum memperkenalkan KANNA, kami meminta perusahaan mitra untuk menyiapkan dokumen yang menunjukkan pekerjaan hari sebelumnya dan rencana hari ini, lalu mengonversinya ke PDF dan mengirimkannya melalui email sebelum jam kerja dimulai.

Proses ini membutuhkan komputer untuk menyiapkan dokumen dan mengirim file sehingga menambah beban kerja. Sekarang, laporan progres ditangani langsung di KANNA. Setelah memilih proyek terkait dan membuka f fitur laporan, mereka cukup memasukkan detail yang diperlukan. Sama seperti pada KANNA Reports, informasi tersebut langsung diunggah ke cloud dan pemberitahuan dikirim melalui notifikasi.

Hasilnya, perusahaan mitra tidak lagi perlu membuka komputer, membuat PDF, atau melampirkan file pada email—sebuah pengurangan beban kerja yang signifikan. Bagi kami di pihak penerima, efisiensi yang diperoleh juga sama besarnya: tidak perlu lagi memeriksa email, membuka lampiran, dan menyimpan file. Sebagai gantinya, kami dapat langsung membuka proyek di KANNA, di mana laporan progres harian ditampilkan secara berurutan dan memudahkan peninjauan kapan saja.



Mr. Hokama: Fitur chat di KANNA juga sangat berkontribusi pada peningkatan efisiensi operasional kami. Di Okinawa Electric Power, kami memiliki sistem portal internal yang memungkinkan komunikasi dengan rekan kerja dan perusahaan grup kami, Okinawa Denko. Namun, karena pembatasan keamanan, sistem ini tidak dapat diakses dari kantor di luar jaringan internal, bahkan jika ada akses internet, sehingga kami harus sangat bergantung pada panggilan telepon.

Tentu saja, panggilan telepon sangat berguna untuk komunikasi mendesak, dan beberapa hal lebih mudah dijelaskan melalui percakapan. Namun, panggilan telepon tidak meninggalkan catatan, dan kesalahpahaman dapat terjadi. Dengan fungsi chat KANNA, setiap pesan baru memicu notifikasi, memastikan kecepatan yang sama seperti panggilan telepon, sambil meninggalkan catatan tertulis yang dapat diakses semua pihak terkait.

Saat ini, praktik kami adalah menggunakan chat sebagai sarana utama berbagi informasi, dan ketika hal mendesak terjadi, kami tetap melakukan panggilan tetapi selalu menindaklanjutinya dengan memposting informasi yang sama di chat. Dengan cara ini, isi pembicaraan tidak terbatas pada dua orang di telepon, seluruh anggota proyek dapat melihatnya dan memastikan berbagi informasi berjalan lebih lancar. Karena gambar juga dapat dilampirkan, komunikasi menjadi lebih jelas, dan kami secara efektif menghilangkan risiko kesalahpahaman.



Mr. Yamashiro: Salah satu keuntungan terbesar dari KANNA adalah semua pihak yang terlibat dapat melihat informasi yang sama. Kemudahan ini juga berlaku pada fitur berbagi dokumen. Okinawa memiliki sekitar 1.200 menara transmisi, masing-masing harus diperiksa setiap lima tahun sehingga ada lebih dari 200 inspeksi setiap tahun. Dengan volume sebesar itu, mengatur foto dan dokumen untuk setiap lokasi menjadi beban besar sebelum kami menggunakan KANNA.

Kini, KANNA berfungsi sebagai platform terpusat untuk berbagi dokumen. Materi inspeksi serta foto sebelum dan sesudah setiap menara disimpan dalam folder proyek khusus di KANNA. Hal ini memungkinkan staf Okinawa Denko dengan mudah mengekspor dokumen dan gambar yang diperlukan saat menyiapkan laporan.

Bagi kami di Okinawa Electric Power, sebelum menggunakan KANNA, kami harus menghubungi Okinawa Denko setiap kali ingin memeriksa kondisi terkini menara. Sekarang, kami cukup membuka folder proyek di KANNA dan meninjau materinya sendiri. Ini menghilangkan kebutuhan untuk mengganggu mitra kami, sekaligus memungkinkan kami memantau progres secara langsung.

KANNA Juga Mudah Digunakan oleh Pekerja Senior, Fitur Chat Mampu Mencegah Miskomunikasi

— Sebagai perusahaan yang bertanggung jawab mengoordinasikan kontraktor mitra, bisakah Anda ceritakan bagaimana perubahan yang terjadi di Okinawa Denko (Okidenko) sejak mengadopsi KANNA?

Mr. Akamine (Okidenko): Di antara perusahaan mitra kami, beberapa pekerja lapangan berusia 60 hingga 70 tahun. Ketika kami pertama kali mengumumkan penerapan KANNA, wajar jika ada sedikit penolakan terhadap perubahan kebiasaan lama. Namun, fungsi chat dengan cepat diterima oleh semua orang. Saya percaya hal ini karena cara kerjanya mirip dengan aplikasi chat yang sudah akrab digunakan banyak orang dalam kehidupan sehari-hari.


Berkat kontraktor mitra kami yang secara aktif menggunakan fungsi chat, hal ini sangat membantu kami di Okidenko. Sebagai penghubung antara Okinawa Electric Power dan para kontraktor, setiap kali kami menerima pesan mendesak dari mereka, kami harus segera menyampaikan informasi tersebut ke Okinawa Electric Power.

Sebelum memperkenalkan KANNA, alur komunikasi berjalan dari kontraktor → Okidenko → Okinawa Electric Power, yang secara tak terhindarkan menyebabkan kehilangan waktu. Namun dengan fungsi chat KANNA, semua pihak yang terlibat dapat langsung melihat informasi secara real time, sehingga ketidakefisienan akibat miskomunikasi dapat dihilangkan.

Tentu saja, peran kami dalam berkoordinasi dengan kedua pihak mengenai bagaimana menanggapi masalah mendesak tetap tidak berubah. Namun, dengan mengalihkan aliran informasi melalui chat KANNA, waktu yang dibutuhkan untuk berbagi informasi menjadi lebih singkat, dan kecepatan respons kami secara keseluruhan meningkat.



Kami juga menerima umpan balik dari perusahaan mitra kami yang mengatakan, “Sangat praktis karena bisa langsung mengunggah foto.” Sebelumnya, mereka harus mengambil foto dengan kamera digital, membawanya kembali ke kantor, lalu mentransfernya ke komputer—proses yang cukup merepotkan. Sekarang, semuanya dapat dilakukan di perangkat seluler, mulai dari mengambil foto hingga membagikannya. Bagi kami juga, ini merupakan peningkatan besar. Kami dapat memeriksa foto yang diambil di lapangan secara real time.

Di sisi lain, kami masih dalam proses mendorong adopsi yang lebih luas untuk menggunakan KANNA Report. Karena template Excel yang sudah ada dapat diimpor apa adanya, perusahaan mitra kami tidak mengalami kesulitan untuk menyesuaikan diri. Namun, sebagian merasa kesulitan memasukkan informasi pada layar perangkat seluler yang kecil. Mendengarkan umpan balik tersebut dengan saksama dan menyampaikannya kembali ke Okinawa Electric Power juga merupakan bagian dari tanggung jawab kami.

Pasokan Listrik yang Stabil, Keselamatan di Lapangan, dan Tanggap Bencana: Memperluas Peran KANNA

— Terima kasih. Terakhir, bagaimana Anda melihat perkembangan Okinawa Electric Power di masa mendatang seiring berlanjutnya penerapan alat DX seperti KANNA?

Mr. Minei: Seperti yang disebutkan oleh Mr. Akamine dari Okidenko, salah satu prioritas kami adalah mendorong adopsi yang lebih luas terhadap KANNA Report di antara perusahaan mitra. Sejak kami memperkenalkan sistem ini, tidak ada lagi kebutuhan untuk tetap menggunakan format konvensional berbasis kertas.

Kami berencana terus menyesuaikan template laporan dengan fleksibilitas yang lebih besar, tidak hanya agar entri data lebih mudah, tetapi juga agar informasi dapat dimanfaatkan dengan lebih baik sebagai data digital.
Pada saat yang sama, kami sedang mengeksplorasi cara untuk meningkatkan keterbacaan, termasuk kemungkinan menyediakan tablet bagi perusahaan mitra.

Kami dapat melanjutkan pertimbangan-pertimbangan ini karena manfaat dari penerapan KANNA sudah jelas terlihat. Seiring meluasnya penggunaan, perusahaan mitra, Okidenko, dan kami di Okinawa Electric Power akan sama-sama melihat pengurangan waktu yang dihabiskan untuk pembuatan, pengiriman, dan peninjauan laporan. Berdasarkan perkiraan saat ini, KANNA akan mengurangi beban kerja administrasi per rute inspeksi sekitar 95 menit untuk perusahaan mitra, 140 menit untuk Okidenko, dan hingga 170 menit untuk Okinawa Electric Power.



Selain meningkatkan efisiensi operasional, kami juga melihat KANNA sebagai alat yang efektif untuk tanggap bencana. Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, Okinawa sering dilanda topan. Melindungi keselamatan pekerja kami sekaligus memastikan respons yang cepat memerlukan persiapan matang dan berbagi informasi secara cepat. Sebagai contoh, ketika topan besar mendekat pada tahun 2024, kami membuat proyek khusus di KANNA yang dikhususkan untuk informasi terkait topan sebagai bagian dari upaya kesiapsiagaan kami.

Untungnya, badai tersebut tidak mendarat langsung. Namun, jika terjadi hantaman langsung, kami dapat memperkirakan terjadinya pemadaman listrik secara luas, serta pohon tumbang yang memblokir jalan dan mengganggu transportasi. Dengan menyiapkan proyek khusus topan di KANNA dan mengonsolidasikan foto lapangan, video, serta pembaruan lalu lintas lokal di sana, kami dapat mempercepat berbagi informasi dan respons terhadap bencana. Selain itu, ketika tiba saatnya menyusun laporan pasca-bencana, data yang sudah terorganisir memungkinkan kami meninjau situasi secara lengkap, cepat, dan akurat.

Transformasi digital merupakan tantangan yang dihadapi seluruh perusahaan kami. Jika kami dapat menunjukkan praktik terbaik penggunaan KANNA dalam operasi sehari-hari maupun dalam tanggap darurat, kami dapat memperluas penerapannya ke luar patroli inspeksi dan manajemen konstruksi ke bidang bisnis lainnya. Dengan ini, kami akan terus secara aktif mempromosikan penggunaan KANNA.