工程表をエクセルで作るには？作り方や注意点、おすすめツールも

工程表とは、プロジェクトの進捗状況やスケジュールを管理するために、作業内容や担当者、納期などを1つの表にまとめたものです。建築業をはじめ、さまざまな現場で活用されています。

そんな工程表は、エクセルを使って簡単に作成できます。

ただ、作り方を誤ってしまうと、情報が正しく反映されなかったり、現場でトラブルが起こったりといった事態になりかねません。

このような点から、エクセルで工程表を作成する場合は、正しい手順や注意点を事前に把握しておくことが大切です。

本記事では、エクセルでの工程表の作り方について、注意点やおすすめツールも交えて解説します。

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【前提】工程表とは？

工程表とは、プロジェクトの進捗状況やスケジュールを管理するために、作業内容や担当者、納期や手順などを1つの表にまとめたものです。各作業が「いつ開始され、いつ完了するのか」を一目で確認できるため、現場での情報共有がスムーズになります。

そんな工程表はさまざまな種類が存在しており、現場の規模や目的、使い方によって柔軟に設計できます。加えて、記載する項目をカスタマイズできるため、プロジェクトの状況にあわせた最適なものを作成することが可能です。

このような仕組みであることから、建築や工事といった現場以外にも、システム開発やWebサイトの設計など、幅広いシーンで活用されています。

関連記事：工程表とは？役割や行程表との違い、5つの種類とおすすめの方法も

エクセルで作れる工程表の種類

エクセルを活用すれば、簡単に工程表の作成が可能です。ただ、バーチャート工程表とガントチャート工程表といったように、単純な操作で作成できるものに限られています。

たとえば、工程管理曲線やネットワーク工程表のような曲線の描画が必要であったり、表計算ソフトの仕様にあわなかったりするものは作成できない点に注意が必要です。

このような点を踏まえて、まずは、エクセルで作れる範囲での工程表の特徴をおさえておきましょう。

ここでは、エクセルで作れる工程表の種類について、以下2点を解説します。

エクセルで作れる工程表の種類

1. バーチャート工程表
2. ガントチャート工程表

①バーチャート工程表

バーチャート工程表とは、縦軸に作業内容を、横軸に作業を実施する日付を記載した表です。基本的に、多くの現場ではバーチャート工程表が採用されています。

バーチャート工程表は「どの作業を、いつまでに完了させれば良いのか」が明瞭であり、プロジェクト全体のスケジュールを把握しやすい点が特徴です。また、作成方法も比較的シンプルであるため、管理側にとっても扱いやすいメリットがあります。

バーチャート工程表は、全体的な作業の可視化を優先したい場合に、おすすめの工程表といえます。

関連記事：バーチャート工程表とは？メリットや注意点、作り方やポイントも

②ガントチャート工程表

ガントチャート工程表とは、縦軸に作業項目を、横軸に進捗状況を記載する表です。この表はバーチャート工程表と作成方法や見た目が類似しているものの、横軸に記載する内容が大きく異なります。

ガントチャート工程表は「どの作業が、どのくらい完了しているのか」を確認できるため、管理者が進捗を把握したい際に利用しやすい形式です。作業の遅れや進み具合を視覚的に捉えられるため、早期に問題を発見しやすくなります。

このようなことから、ガントチャート工程表は作業の進捗状況を重点的に管理したい場合に作成したい表といえます。

関連記事：ガントチャート工程表とは？バーチャート工程表との違いや作り方も

エクセルでのバーチャート工程表の作り方とは？

バーチャート工程表は、エクセルの基本機能だけで作成できます。セルへの入力と塗り潰しを組み合わせることで、視覚的にわかりやすい工程表が完成します。

ただ、作成の流れを把握せずに進めると、使いづらい工程表になってしまうおそれがあるため、手順やポイントを事前に確認しておくことが大切です。

ここでは、エクセルでのバーチャート工程表の作り方について、以下の流れで解説します。

バーチャート工程表の作り方

1. 横軸に日付を入力する
2. 縦軸に作業内容を入力する
3. 作業の開始日と終了日を入力する
4. 対象となる作業の期間のセルを塗り潰す
5. 必要に応じて、項目を追加する

①横軸に日付を入力する

まず、横軸にプロジェクト期間の日付を入力します。

1行目に日付を連続して入力し、プロジェクトの開始日から終了日までをカバーします。エクセルのオートフィル機能を使えば、日付の連続入力が効率的におこなえます。

なお、週単位や月単位で区切りをつけると、スケジュールの把握がしやすくなるためおすすめです。

②縦軸に作業内容を入力する

次に、工程表に記載すべき作業を洗い出し、縦軸にプロジェクトの作業内容を入力します。

この際に、入力する作業は実施する順序で並べると、全体の流れが把握しやすくなります。

なお、作業内容を抽出する際は、抜け漏れがないように注意が必要です。また、作業の粒度を揃えておくと、管理がしやすくなります。

③作業の開始日と終了日を入力する

続いて、各作業の開始日と終了日を入力します。

作業内容の横に、開始日と終了日を記載する列を設けます。この情報をもとに、次のステップでセルを塗り潰すため、正確に入力することが大切です。

なお、開始日と終了日を設定する際は、前後の作業との関連性を考慮しましょう。前工程が完了しなければ着手できない作業もあるため、依存関係を把握したうえで日程を決定します。

④対象となる作業の期間のセルを塗り潰す

次に、各作業の期間に該当するセルを塗り潰します。開始日から終了日までのセルを選択し、背景色を設定します。

これによって、「どの期間に、どの作業がおこなわれるのか」が視覚的に把握できるようになります。

なお、塗り潰しの際に、作業の種類ごとに色を変えると、視覚的に明瞭にすることが可能です。

⑤必要に応じて、項目を追加する

最後に、必要に応じて項目を追加します。

たとえば、担当者名や備考欄、進捗状況などの項目を追加すると、よりスムーズかつ詳細な管理が可能となります。

上記を踏まえて、「現場によって必要なものは何か」といった観点で追加していくと、プロジェクトに最適な工程表になるでしょう。

エクセルでのガントチャート工程表の作り方とは？

ガントチャート工程表もバーチャート工程表と同様に、セルへの入力と塗り潰しといったエクセルの基本機能で作成することが可能です。

ただ、ガントチャート工程表は進捗率を管理する形式であるため、バーチャート工程表とは異なる考え方が必要です。

上記も踏まえて、ガントチャートならではのポイントを把握しておくことが大切です。

ここでは、ガントチャート工程表の作り方について、以下の流れで解説します。

ガントチャート工程表の作り方

1. 横軸に進捗率を入力する
2. 縦軸に作業内容と担当者を入力する
3. 作業の進捗率に応じてセルを塗り潰す
4. 必要に応じて、項目を追加する

①横軸に進捗率を入力する

まず、横軸に「0〜100%」までの進捗率を、10%刻みや20%刻みで入力します。

この際に入力する刻み幅は、プロジェクトの規模や性質にあわせて調整するようにしましょう。細かく管理したい場合は5%刻み、大まかに把握したい場合は20%刻みが適しています。

②縦軸に作業内容と担当者を入力する

次に、縦軸に作業内容と担当者を入力します。

この際に、入力する作業内容は、実施する順序で上から並べるようにしてください。また、担当者の列を設けておくと、「誰が、どの作業を担当しているのか」が明確になります。

加えて、作業のカテゴリや工程番号を追加しておくと、担当者から見てもわかりやすくなるためおすすめです。

③作業の進捗率に応じてセルを塗り潰す

続いて、各作業の進捗率に応じて、セルを塗り潰します。具体的には、現在の進捗状況を確認し、該当する進捗率までのセルを塗り潰すようにしてください。

この工程は定期的に実施しておくことで、リアルタイムに近い進捗管理が可能になります。

工夫として、予定進捗と実績進捗で色を分けると、遅れや進みが一目でわかります。

④必要に応じて、項目を追加する

最後に、プロジェクトや現場の状況に応じて、必要な項目を追加しましょう。

たとえば、予定完了日や実績完了日、遅延日数や備考欄などを追加すると、より詳細な進捗管理が実現できます。また、問題が発生した際の記録欄を設けておくと、振り返りにも活用することが可能です。

作成当初だけでは不明な点も多くあるため、運用しながら必要な情報を見極め、随時追加していくのが効果的です。

エクセルで工程表を作る際の注意点

エクセルで工程表を作成する場合、いくつかの制約を受けてしまいます。たとえば、作成できる種類が限定されたり、自動管理ができなかったりといった点が挙げられます。

ほかにも注意点が存在するため、事前に把握しておき、自社の状況にあわせて別の選択肢も用意しておくのが良いでしょう。

ここでは、エクセルで工程表を作る際の注意点について、以下5点を解説します。

エクセルで工程表を作る際の注意点

1. 作成できる種類が限定される
2. 自動で管理できない
3. リアルタイムの情報が反映されない
4. 表計算ソフトが必要である
5. スマートフォンやタブレットでの共有がしづらい

①作成できる種類が限定される

エクセルは表計算ソフトであるため、作成できる工程表の種類が限定されます。具体的には、バーチャート工程表とガントチャート工程表に限られてしまい、グラフ式工程表やネットワーク工程表などの曲線や複雑な図形が必要な工程表の作成が困難です。

もし、ほかの種類の工程表を作成したい場合は、専用ツールや別のソフトウェアを利用するしかありません。

②自動で管理できない

エクセルで作成した工程表は、基本的に手動での更新が必要です。

そのため、進捗状況の変更や日程の修正など、すべての情報を手作業で入力しなければならず、更新の手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れが発生するリスクもあります。

このような問題の対策としては、関数やマクロを活用して一部の作業を自動化する方法があります。

③リアルタイムの情報が反映されない

エクセルで作成した工程表は、リアルタイムでの情報共有が難しい傾向にあります。

そのため、ファイルを更新しても、共有相手が最新版を開かなければ、古い情報のままで作業を進めてしまうケースが少なくありません。

このようなことから、クラウドストレージを活用してファイルを共有する方法が対策として挙げられます。

④表計算ソフトが必要である

エクセルで作成した工程表を閲覧・編集するには、表計算ソフトのダウンロード・インストールが必要です。

そのため、たとえばMicrosoft Excelがインストールされていない端末では、工程表のファイル自体を使用できないおそれがあります。

対策としては、Googleスプレッドシートに変換して共有する方法があります。ただ、レイアウトが崩れたり、一部の機能が使えなかったりするケースもあるため注意が必要です。

⑤スマートフォンやタブレットでの共有がしづらい

エクセルで作成した工程表は、スマートフォンやタブレットでの閲覧・編集がしづらい傾向にあります。

とくに、スマートフォンの場合、画面サイズの制約から、工程表全体を把握しにくく、操作性も低下してしまいます。現場でスマートフォンを使って確認したい場面では、不便を感じることが多いでしょう。

このような問題の対策として、スマートフォン向けに最適化された専用ツールの使用が挙げられます。

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工程表の作成・運用で効率化したいなら、専用ツールがおすすめ！

工程表の作成は、エクセルを利用すれば、誰でも作成が可能です。

しかし、作成できる種類が限定される点や自動で管理できない点、スマートフォンでの共有がしづらい点といった多くの問題を孕んでいます。

このようなことから、工程表の作成・運用を効率化したい場合は、専用ツールを利用するのがおすすめです。

たとえば、施工管理アプリ「KANNA」であれば、工程表の作成から共有、進捗管理までを一元化できます。また、現場の業務効率化に特化したツールであるため、スマートフォンやタブレットからでも簡単に操作可能です。

上記のような点から、「工程表の作成・運用をより効率化したい」と考えている場合には、専用ツールの選択肢も踏まえた検討がおすすめです。

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まとめ

本記事では、エクセルでの工程表の作り方について、注意点やおすすめツールも交えて解説しました。

工程表はバーチャート工程表やガントチャート工程表であれば、特別なスキルがなくても比較的手軽にエクセルで作成することが可能です。

ただ、作成できる種類が上記の2点に限定されたり、リアルタイムの情報共有が難しかったりといった制約がある点には注意しなければなりません。

上記のような点を踏まえて、自社の状況や管理者側の業務負担を踏まえて、エクセルの作成以外の別の選択肢も用意しておくのが良いでしょう。とくに、昨今で注目を集めている「KANNA」をはじめとした専用ツールを活用すれば、より効率的な作成や運用が実現できます。

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よくある質問

エクセルで作れる工程表の種類は？

エクセルを活用すれば、簡単に工程表の作成が可能です。ただ、バーチャート工程表とガントチャート工程表など、単純な操作で作成できるものに限られています。

エクセルでのバーチャート工程表の作り方は？

エクセルでのバーチャート工程表の作り方は、以下の流れです。

バーチャート工程表の作り方

1. 横軸に日付を入力する
2. 縦軸に作業内容を入力する
3. 作業の開始日と終了日を入力する
4. 対象となる作業の期間のセルを塗り潰す
5. 必要に応じて、項目を追加する

関連記事：バーチャート工程表とは？メリットや注意点、作り方やポイントも

エクセルでのガントチャート工程表の作り方は？

エクセルでのガントチャート工程表の作り方は、以下のステップでおこないます。

ガントチャート工程表の作り方

1. 横軸に進捗率を入力する
2. 縦軸に作業内容と担当者を入力する
3. 作業の進捗率に応じてセルを塗り潰す
4. 必要に応じて、項目を追加する

関連記事：ガントチャート工程表とは？バーチャート工程表との違いや作り方も