写真や案件をまとめて共有！紙ベースで多忙だった業務連絡をKANNAに集約

KANNAのおかげで何往復もする伝達やり取りが解消された

──KANNAの導入のきっかけを教えていただけますか？

岡山陽一さん（以下、岡山）：弊社では建築資材の販売や配送だけでなく、資材に伴った取り付け工事も行っています。最近では幅広い工事に対応し、ユニットバスやキッチンの販売取り付け工事や、外構、エクステリアの工事も手掛けています。

KANNAは、全国の同業他社さんのつながりでご紹介いただき、2021年3月から使い始めています。普段から紙のやりとりが多く、確認連絡だけに手間と時間がかかりすぎていたので、なんとか改善したいという強い課題感がありました。

他社の施工管理アプリもチェックしていましたが導入金額が高い上に、機能も多すぎてよくわからない。社内にはそもそもスマートフォンに慣れていない社員もいたので、導入時にフォローができるか、浸透するかが不安でした。反面KANNAはよく使う機能に絞り込まれているため単純明快で使いやすく、金額が導入しやすかったことも決め手でした。

──紙のやりとりが「通常業務を圧迫するほど」とは、どれくらい大変だったのでしょうか？

岡山：FAXでのやりとりに非常に時間がかかってしまいました。地方ならではかもしれませんが、FAXで資料を送信する前に必ず送り状を添える習慣があります。弊社では職人や工務店といった送付先に、一人一人必ず送り状と一言を添えて送信していました。

加えて、送付した資料が不明瞭と言われたら、さらに詳細を書き込んだ資料をFAXで送り直します。たった一つの案件について説明するだけでも、3〜4回の連絡の行き来が必要だったのです。

LINEを使うことも試してみたのですが、結局...FAXでの連絡と同じように全員に個別で図面と行き先を連絡しなければなりませんでした。案件ごとのグループを利用した連絡に変えてもみましたが、今度はやりとりが増えるたびにチャットに書き込んだ情報がどんどん流れてしまい、会話の中から必要な情報を探し出すことに手間がかかってしまいました。

いろいろ試してみたものの、帰宅時間が遅くなったり、本来やるべき仕事に時間が割けなかったりと、社員も非常にストレスを感じていたはずです。

連絡業務に時間がかかりすぎて帰宅時間も遅くなってしまっていた

──KANNAを導入してからはどのように情報共有が改善されましたか？

岡山：KANNAで案件ごとに情報をまとめることができるようになったことで、連絡の手間が大幅に減りました。一件一件詳しい内容も記載でき、KANNAに情報を入れた後に心配ならば「ここを見ておいてね」と一本連絡を入れるだけで済みます。これまで一現場につき、30分から1時間ぐらいはやり取りに使われていたことを考えると、時間にゆとりが出て他の仕事にも集中できるようになりました。

──社内でのKANNAの感触はいかがでしょうか？導入する際に難しさやハードルを感じましたか？

岡山：社員にKANNAは好評です。導入時にスマートフォンを使い慣れていない方もいらっしゃいましたが、使い方をサポートしたらすぐに使いこなせるようになりました。

弊社では70歳に近い方もいらっしゃいますが、KANNAを難なく使いこなしています。スマートフォンを持っていない社員に対しては、事務員に代理で情報を入れさせるようにして対応しています。今では社内だけでなく、協力会社の方にもお使いいただいています。

詳細な情報だけでなく写真の共有で社員の道迷いや伝達ミスも防ぐ

資材配達の業務にもKANNAを活用。道に迷うことも、配達場所の間違いも減った

──情報共有が楽になったことで、他にも改善された点はありますか？

岡山：弊社では建築資材の卸売も担当しており、資材配達のための情報共有にもKANNAを活用しています。KANNA導入以前は、納品伝票に行き先や置き場所を書いていました。田舎で同じ住所に家が2軒、3軒あるというケースは多く、行き先の住所にたどり着いたものの、一体どの家が対象なのか、資材はどこに置いたら良いのかと迷うことが多くありました。私が絵を描いて伝える工夫もしていましたが、団地のようにどれも似たような建物であればやはり区別がつきづらく、道に迷うこともありました。

今はKANNAに配達場所の詳細を記載するだけでなく、建物の外観写真も添付して配達担当者に伝えています。配達担当者も写真を見て具体的な置き場所を確認することができるので、資材置き場の間違いも減るようになりました。KANNAであれば、現場までの地図も載せられる上に、ナビも立ち上がるようになっています。詳細情報を一回で手に入れることができるので、配達員だけでなく、職人も施工現場に迷うことがなくなりました。

──写真添付機能で伝達ミスも防げているとのことですが、他にも写真を活用されていますか？

岡山：これまでも職人からLINEで施工完了後の写真が送られてきていましたが、私が忙しいとすぐに「ダウンロード→保存」が出来ないこともよくあります。

しばらく経ってから写真を保存しようとすると、今度は保存期間が切れてしまいダウンロードできなくなる。再度アップロードをお願いするのは本当に忍びなく、ストレスでしたね。

KANNAは写真保存も便利ですし、いつでもダウンロードできるので「急いで保存しないと！」と焦る心配もありません。案件フォルダに入れる＋チャット内でも写真が送れるようになったことで、文字で伝わらないことも視覚的に写真で伝えられます。

職人も施工が終わり次第KANNAに写真をあげてくれているので、現場を見に行かずとも工事完了の様子がわかるようになりました。おかげで、お客様や工務店への施工報告もすぐ行えるようになりました。

KANNAで生まれた時間を地域に根付くための活動へ使っていく

──KANNAで生まれた時間を今後どのように事業に活かしていきたいですか？

岡山：岡山建築資材店に対するイメージを変えていきたいですね。古くから地域の皆様にご利用いただいていますが、ガラス屋・サッシ屋として認知されており、窓や玄関以外の家周りの工事もできることをもっともっと知っていただきたい。

これまでは、情報連絡の業務で手一杯で、なかなか営業活動もできていませんでした。KANNAは情報伝達の精度を上げると同時に、業務の手間を減らします。コミュニケーションや指示に時間をかけることがなくなった分、現場のことは現場に任せ、新規のお客様や新たな施工の問合せ受注のための訪問や周知活動に充てていきたいです。

より幅広い施工に対応できることを伝えて、地域の皆様の生活に根付いた存在になりたいですね。

連絡業務の手間を削減して地域に根付くための活動へ時間を活用したい