SNSでのミスコミュニケーションから解放！信頼向上で協力会社もストレスフリーに！

東京・埼玉を中心に内装・外装を手掛けるリフォームのプロフェッショナル

── 事業内容を教えていただけますか。

島田：東京・埼玉を中心に、地場の工務店や不動産会社からの依頼で、内装・外装含め、マンションや戸建てのリフォームなどを行っています。不動産会社からリフォームの依頼を受けるのが、売上の4割程度。それ以外ですと、以前は大手の内装・外装業者の営業をしていましたので、地場の工務店からサッシなどの資材販売や、外壁の工事などの依頼を部分的に受けたりしています。

2022年7月に決算を迎えますが、会社の設立から丸2年になります。おかげさまで、初年度と比較して売上も20％ほどアップしています。

──現在、協力業者さんは何社いらっしゃいますか？

島田：30～40社くらいです。色々な企業との取引が発生し、業種もバラバラです。

こちらから依頼する内容は、建物全体のリフォームもあれば、ちょっとした修繕などもあります。弊社としてもお客さまからご依頼を頂いたら、できる限り断らずに承るよう心掛けています。

社長一人で顧客とのやりとり
新規営業に手が回らない状況に…

──KANNAの導入前は、どんな課題を抱えていましたか？

島田：新規営業に工務店や不動産会社に営業に回りたいのですが、実際には業務が追いつかずその時間が確保できていません。創業以来、既存のお客様からのご紹介で続けてこられた状態です。

私が独立して立ち上げた会社なので、顧客との打ち合わせも今の所全て私がやっています。社員も一名採用しましたが、まだ慣れていないのもあり仕事を渡せずにいたのは悩みでしたね。

事務員にも同様に私が仕事を渡しきれていなかった。職人さんに何を伝えたら良いのかが分からないので、塗装やクロスの建材屋さん、電気関連会社、設備関連会社など、あらゆる関係先に対して私がSNSを使って写真などを送っていました。これが本当に大変で、作業は煩雑になっていました。

──SNSやメールと比較した際の、KANNAを利用するメリットはどこにありますか？

島田：SNSでやりとりをしていて、発注の品番を間違えるトラブルが起きたことがありました。SNSは、取引先ごとにスレッドが立っているので、別の現場の情報と取り違えてしまったのです。でも正直に言えば、この管理のこういったミスはいつか起きるのではないかと内心思っていました。

一方でKANNAだと、現場となる「物件」ごとにスレッドが分けられるので、こういったミスが起こりづらいのです。一つのスレッドの中でいくつもの案件情報を時系列もバラバラにやり取りしているのと、どちらが整理されているかは一目瞭然です。これはSNSには無い強みで、非常に助かります。

それからもう一点良いなと思うところがあって、ビフォーアフターの写真の管理が非常に楽だという点です。弊社もまだまだ創業したての会社ですから、工事の実績として営業用に見せられる写真が欲しいのですが、SNSで色々な現場の写真を送っているとどれがどの現場の写真なのか、分からなくなるんです。

KANNAだと物件ごとに写真が纏まりますから、検索の利便性も高く、そういった作業もしなくて済みます。SNSのように画像の保存期限も無いので、「消えてしまった！」と焦ることもなく、ありがたいですね。

現場の状況を、職人さんなどに伝える際にも便利です。

こちらは最初の打ち合わせだと特に現場の写真を何十枚も送りたいのですが、送る方も送られる方も大変。今は「KANNAのフォルダを見ておいて」と伝えるだけで済むようになりました。

以前は、現場に調査をしに行っても、あとで写真の整理が面倒だからと、写真の撮影枚数も抑えていましたが、今はお客さまに使いたい写真をKANNAから選んでもらっているので、現場でも余計な気を使わずに撮影でき、スピード感が増しました。

──現場の職人さんや協力会社さんからの反応はいかがですか？

島田：慣れたやり方を変えるって簡単ではありません。最初は嫌がられました。なんでSNSで送って来ないんだと。

でも、いくつかの案件で試しに使ってもらううちに、職人さんたちも自主的にKANNAを見に行くようになって、すぐに慣れてくれました。

工期の途中から入る協力会社の方たちも、現場入りする前にKANNAで住所や写真、図面のデータを自分たちで見て、情報が不足していれば「〇〇の写真が欲しい」といった電話をもらえるようになりました。

私の頭の中にある情報を、「KANNAを見てくれ」と伝えるだけで共有できるようになったのは、職人さんたちにとっても間違いなくプラスに働いていると思います。

──島田社長も、すぐに使いこなせましたか？

島田：使い始めて1、2ヶ月の頃は要領をつかめず大変でしたが、KANNA導入前の私は「とにかくこのシステム(KANNA)に懸けるしかない」「使えるようにならないとダメだ」という心の叫びがあって、それほど情報共有に限界を感じていました。3か月くらい使っていると登録されているデータ数もかなり増えていました。

弊社では月当たり20〜30件ほどの現場が動き、基本的に全部私が管理しています。

年末のような繁忙期は1ヶ月事務員と顔を合わせないなんてこともありました。そうなると、1日4現場程度回っているような状態で、もう頭の中がごちゃごちゃ。結果的に指示を間違ってしまって、怒られてしまうこともありました。

それだけ新たなツールの必要に迫られていたんです。

本当にやっておいてよかったと、心の底から安堵しています。

「伝える」ことが格段に楽になり、精神的なゆとりが生まれた

──KANNAを導入して、変わったこと・良かったことはどんなことですか？

島田：写真の管理がラクになり、精神的な負担が減りました。

お客さまや協力会社さんから急に資料を求められても、事務員の方に「この現場のこういう写真」と説明して代わりに送付してもらえるようになりました。

いつでも案件の情報が手元にあると、後から修理が発生してしまった時にも、スマホでワンクリックで修理会社に依頼できます。KANNAが無かったら、一度事務所に戻って住所を確認して、写真のデータを探して…、どれだけ時間のロスがあったことか。今では考えられません。

それから、お客さまからのご指摘や追加工事が入る時も同様に、過去にどういった作業をしていたのかが記録として残っていますから一目瞭然です。たとえ記憶が薄れていても、責任の所在や原因、証拠がすぐに掴めます。

これが本当に精神的にプレッシャーになっていて、「問い合わせがあった時に答えられるか」「思い出せるか」という不安に常に駆られていました。

自分の頭の中の情報を外付けのメモリに移し替えているようなイメージですよね。図面や写真を詳細にきちんと管理していることで顧客からの信頼に繋がり、営業的にも良い影響がありました。

今後のKANNAへの期待

──今後、KANNAに期待されるのはどのようなことですか？

島田：写真をアップロードする際に、多少時間がかかってしまう点。

あとは、目的の資料に辿り着くまでの階層がもう少し少なくなると良いなと感じています。

機能は今で充分です。多機能になったとしてもこちらでは使いきれません。

現状の使用感がもっと良くなれば申し分ありません。

引き続き、お世話になりたいと思います。

──KANNAの導入で生まれた空き時間を、どう活用したいですか？

島田：まずは新規の営業回りです！

工務店などにさらにアプローチをしたいです！あとは工程管理のさらなる効率化を目指します。

会社としての当面の目標は、売上高年間5億円です。

以前勤めていた会社は25人体制で年間10億円程の売上でした。目標を達成するために協力会社さんとのさらなる連携、社員は10～15人くらいの体制にしていきたいのです。

そうなると採用・教育にも時間を掛けることになります。

私自身がもっと動ける時間を作らなければなりませんね！ KANNAには本当に感謝していますし、同業他社の方々にもぜひ勧めていきたいと思っています！